大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化

崔麗

摘 要：伴隨著云計算和計算機技術(shù)的不斷推廣應用，高校檔案管理工作的信息收集整理及保存等環(huán)節(jié)都實現(xiàn)了電子化和信息化，因此如何實現(xiàn)管理模式的優(yōu)化成為重要研究問題之一。本文從了解大數(shù)據(jù)時代給高校檔案管理帶來的挑戰(zhàn)入手，結(jié)合具體變革內(nèi)容來探討優(yōu)化策略，以此來更好地發(fā)揮信息技術(shù)在高校檔案管理工作的效用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;高校檔案管理;模式變革

近些年互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)越來越廣泛地應用到各行各業(yè)中，其不僅豐富了各項服務的內(nèi)容，而且大大提高了服務工作的效率和質(zhì)量。就高校檔案管理而言，大數(shù)據(jù)時代的到來使得其理念、內(nèi)容及模式等都發(fā)生巨大變革，這要求高校檔案管理工作人員盡可能利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來優(yōu)化工作內(nèi)容和管理模式，以此來提高整體工作的效率和質(zhì)量。

1 大數(shù)據(jù)時代給高校檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

1.1 對檔案管理觀念的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代的到來使得高校檔案管理工作人員的管理觀念不得不變革，如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來提高檔案收集及保存工作的效率和質(zhì)量成為重要研究問題之一。檔案管理工作的開展離不開檔案信息的收集和整理，這首先需有充分判斷檔案價值，并在此基礎(chǔ)上根據(jù)其價值信息來設(shè)定保存年限，最后實現(xiàn)檔案的有效保存。在傳統(tǒng)檔案管理思路下，這些工作的開展面臨較大挑戰(zhàn)，而大數(shù)據(jù)時代的到來使得檔案保存呈現(xiàn)出數(shù)字化發(fā)展趨勢，進而有助于更好地提升檔案管理工作的服務性能和工作效率。

1.2 對檔案管理技術(shù)的挑戰(zhàn)

當前大部分高校在處理檔案時采用的仍是人工模式，這一模式在利用方面需要工作人員進行手工存檔，因此這一管理方法顯得較為粗放，而且在具體應用方面也面臨效率低下的問題。大數(shù)據(jù)時代的到來使得越來越多高校在檔案管理方面開始利用電子信息技術(shù)，這不僅提高了檔案管理工作的電子化程度，而且有助于提升管理工作的整體效率和質(zhì)量，因此大數(shù)據(jù)時代對檔案管理技術(shù)帶來巨大挑戰(zhàn)，其要求相關(guān)工作人員掌握新型電子化技術(shù)來開展檔案管理工作。

1.3 對檔案數(shù)據(jù)安全的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的高校檔案管理工作需要做好人防、技防和物防這三方面安全工作，這樣可以有效保障檔案信息的安全性，因此其檔案信息的安全威脅較小。但是當年大數(shù)據(jù)時代使得越來越多高校在檔案管理方面轉(zhuǎn)向電子模式，而開放的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺大大增加了檔案信息的泄露風險性。部分高校在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理工作時未能做好安全防護措施，因此導致其客戶端受到網(wǎng)絡(luò)攻擊并造成檔案信息泄露，這是大數(shù)據(jù)時代對檔案數(shù)據(jù)安全造成挑戰(zhàn)的重要表現(xiàn)之一。

2 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的變革

2.1 檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)時代的到來要求工作人員轉(zhuǎn)變其檔案管理觀念，盡可能利用數(shù)據(jù)技術(shù)來提供優(yōu)質(zhì)化和全面化服務。除了傳統(tǒng)的收集整理檔案信息外還要提供信息查詢等服務，這不僅可以豐富高校檔案管理工作的內(nèi)容，而且可以使檔案管理工作深入到信息利用環(huán)節(jié)。從某種意義上講，大數(shù)據(jù)時代的到來使得云技術(shù)和計算機進入百姓視野，其同時也成為檔案信息的儲存媒介，而這一新型媒介的出現(xiàn)及使用使得檔案管理觀念也在發(fā)生變化。

2.2 檔案采集和處理環(huán)節(jié)的轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)時代的到來大大提高了檔案信息的采集效率和處理質(zhì)量，其在原有的整合數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上實現(xiàn)了分類化建檔并形成數(shù)據(jù)庫。各高校可以利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)技術(shù)來建檔，同時根據(jù)不同學院專業(yè)等進行分類設(shè)置數(shù)據(jù)庫，這一方法的應用有助于提高檔案信息的查詢和更正效率。除此之外，各高校可以利用數(shù)據(jù)技術(shù)來實時校正檔案信息，刪除無用數(shù)據(jù)并規(guī)范管理模式，以此來提高檔案數(shù)據(jù)的準確性和詳實性。

2.3 檔案歸檔和保存環(huán)節(jié)的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)檔案管理工作中需要填寫紙質(zhì)檔案，而高校的檔案信息繁雜，其中包含不同學院不同專業(yè)的海量數(shù)據(jù)信息，因此如何做好檔案信息的歸檔和保存工作成為重要研究問題之一。伴隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，越來越多高校檔案管理工作人員開始利用計算機技術(shù)開展檔案歸檔和保存工作，以此來提高數(shù)據(jù)信息的分類效率和保存質(zhì)量。在使用計算機技術(shù)的過程中可以先進行時間標注并設(shè)定保存期限，在此基礎(chǔ)上按照不同學院專業(yè)進行分類，這可以提高檔案信息的查詢便捷程度并優(yōu)化檔案管理工作的服務質(zhì)量。

2.4 檔案安全工作的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)檔案管理工作中只要做好人防、技防和物防就可以最大程度避免出現(xiàn)檔案信息泄露情況，而大數(shù)據(jù)時代的到來使得檔案信息的安全性受到極大威脅。當前越來越多高校開始利用數(shù)據(jù)平臺來儲存檔案信息，這雖然提高了檔案信息管理工作的電子化程度，但同時可以增加了檔案信息泄露的可能性，一旦出現(xiàn)黑客攻擊和病毒入侵問題，后果不可想象。除此之外，部分高校所使用的檔案信息管理技術(shù)并不完善，再加上檔案儲存方法存在疏漏，這些同樣大大增加了檔案信息數(shù)據(jù)的安全風險，因此可以說，大數(shù)據(jù)時代的到來使得高校檔案管理的安全工作面臨轉(zhuǎn)變。

3 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的優(yōu)化

3.1 建立現(xiàn)代化的檔案管理理念

高校檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變管理理念，既要做好檔案管理宣傳工作，又要做好現(xiàn)代化檔案管理理念的普及工作，這樣才能使得新型檔案管理理念深入人心。在宣傳方面需要涉及大數(shù)據(jù)時代對高校檔案管理內(nèi)容及模式產(chǎn)生的影響，以及如何優(yōu)化高校檔案管理模式才能更好地發(fā)揮數(shù)據(jù)技術(shù)的應用作用，進而實現(xiàn)與大數(shù)據(jù)時代主題的緊密契合。在此基礎(chǔ)上積極建立現(xiàn)代化檔案管理模式，其要求檔案管理人員認識到工作目的和核心，以此來實現(xiàn)管理模式的優(yōu)化，檔案管理工作人員可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的豐富化，由傳統(tǒng)的保存層面升級到服務層面來提高工作質(zhì)量。

3.2 制定檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略

高校在利用數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化自身檔案管理模式時需要制定檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，這一戰(zhàn)略的制定可以更好地契合高校自身發(fā)展狀況和檔案管理需求，以此來優(yōu)化數(shù)據(jù)技術(shù)的應用質(zhì)量。在具體工作中，高校檔案管理工作人員可以組成專項小組來深入分析，既要保障高校檔案信息得到充分使用，又要提高數(shù)據(jù)信息的加工處理質(zhì)量，這樣才能制定出與高校發(fā)展模式相契合的檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。除此之外，高?？梢越M織科研人才來建立檔案信息統(tǒng)籌機制，借助這一機制來提高不同學院專業(yè)檔案信息的聯(lián)合效率，以此來更好地發(fā)揮信息技術(shù)在高校檔案管理工作的效用。

3.3 對檔案人才隊伍的建設(shè)進行加強

數(shù)據(jù)技術(shù)的高效應用離不開技術(shù)人才的培養(yǎng)，因此高校在利用數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理工作時需要加強檔案人才隊伍的建設(shè)，通過積極優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)來提高其應用數(shù)據(jù)技術(shù)的能力。高?？梢越M織開展云計算和計算機技術(shù)方面的培訓活動，借助這些培訓活動來提高檔案管理人員對數(shù)據(jù)技術(shù)的了解程度，在此基礎(chǔ)上培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才來優(yōu)化檔案管理模式。除此之外，各高校在招聘檔案管理人員時要增加對計算機網(wǎng)絡(luò)方面知識的考核力度，這對于推行數(shù)據(jù)化檔案信息管理模式而言具有重要意義。

4 結(jié)束語

為了更好地適應大數(shù)據(jù)時代所帶來的變革，高校檔案管理工作人員要改變其管理理念，同時要增加對數(shù)據(jù)技術(shù)的理解應用能力，這樣才能更好地將新型技術(shù)應用到檔案信息管理工作中。各高校要建立完善檔案信息數(shù)據(jù)庫并做好信息整合工作和數(shù)據(jù)安全工作，以此充分發(fā)揮數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理工作的積極作用。

參考文獻

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