高校檔案信息化建設(shè)問題研究

摘 要：檔案管理作為高校教育管理的重要組成部分，是學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的綜合體現(xiàn)，也是學(xué)校教學(xué)能力的重要表現(xiàn)。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，高校對檔案管理工作的要求也越來越高，如何做好檔案信息化建設(shè)成為諸多高校檔案管理亟待解決的問題。本文將探究高校檔案信息化建設(shè)中所存在的問題，有針對性的制定相應(yīng)對策，提升高校檔案管理能力，推動高校檔案管理信息化建設(shè)，為高校的發(fā)展提供助力。

關(guān)鍵詞：高校檔案;信息化;信息化建設(shè);對策

當(dāng)今時代，互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算迅猛發(fā)展，智能化、數(shù)字化、信息化等技術(shù)越來越普及，奠定了檔案管理工作中大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用基礎(chǔ)，而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的進(jìn)步，相應(yīng)開源程序的功能也越來越完善，由此帶來的檔案信息儲存設(shè)備、檔案數(shù)字化系統(tǒng)的技術(shù)提升，使得高校檔案信息化管理成為了可能。但是，單純將紙質(zhì)檔案形式轉(zhuǎn)化為無紙化管理對于完成檔案信息化建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要對現(xiàn)有檔案工作進(jìn)行優(yōu)化，并提升檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)和技能。

1 高校檔案信息化建設(shè)的問題

1.1 對檔案信息化認(rèn)識不清

高校作為最先接觸前沿科技、前沿理念的組織，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、磁盤陣列存儲等諸多技術(shù)已經(jīng)開始在高校檔案管理中應(yīng)用，這使得高校檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。目前，單一的紙質(zhì)檔案開始逐步向電子檔案發(fā)生轉(zhuǎn)變，但是，現(xiàn)階段高校中大多數(shù)檔案管理工作人員對于檔案電子化的認(rèn)識不夠全面，沒有認(rèn)識到檔案電子化帶來的效率和便利，更沒有意識到檔案信息化建設(shè)的必要性，在檔案管理的過程當(dāng)中，仍然堅(jiān)持進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理。

同時在高校組織機(jī)構(gòu)中，檔案管理部門不屬于高校的核心部門，在日常工作中，檔案管理工作也得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視。基于此，高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)度十分緩慢，甚至有一些學(xué)校沒有一個完整、合理、有效的檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃，而這最終會影響到整個高校的檔案管理工作效率。

1.2 缺乏資金支持

檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是磁盤陣列存儲、大數(shù)據(jù)存儲、云存儲、高速傳輸?shù)燃夹g(shù)，而以目前的市場情況來看，即使是最基礎(chǔ)的存儲設(shè)備、檔案管理軟件也需要不菲的資金支持，同時，檔案信息化又是一個長期、全面、復(fù)雜的工作，需要持續(xù)投入大量的資金和設(shè)備，軟件的更新、硬件的更換、網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)都需要耗費(fèi)學(xué)校大量的資金成本。

即使有些高校為檔案信息化建設(shè)投入了部分資金，但在實(shí)際建設(shè)的過程當(dāng)中，由于沒有意識到檔案的信息化建設(shè)對軟件、硬件的高要求，投入的資金不足以支持高性能的設(shè)備和軟件，反而拖慢了發(fā)展步驟。具體分為兩個方面：第一，在硬件設(shè)施方面。高校檔案信息化建設(shè)數(shù)據(jù)的傳輸是以網(wǎng)絡(luò)傳輸為主，對于網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)乃俣扔幸欢ǖ囊螅悄壳案咝，F(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)比較陳舊，難以滿足速度需求，而全部更換網(wǎng)絡(luò)代價過高，一般高校難以承擔(dān)。第二，在檔案管理軟件方面，在信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，檔案管理人員必須使用專業(yè)軟件進(jìn)行，隨著軟件的使用，必須隨時對軟件進(jìn)行升級，再加上需要對軟件操作人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，大部分高校不愿意為軟件支付高昂的維修、維護(hù)費(fèi)用，從而停滯了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

1.3 檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍素質(zhì)有待提升

檔案信息化建設(shè)是技術(shù)發(fā)展到一定程度的產(chǎn)物，而新的技術(shù)就意味的新的挑戰(zhàn)和學(xué)習(xí)，在加上高校擴(kuò)大招生，師生規(guī)模越來越大，學(xué)科建設(shè)、學(xué)生管理、人事管理等等方面面臨的情況更加復(fù)雜，由此，高校檔案信息化工作相對于以往更加復(fù)雜和專業(yè)。但是，高校檔案管理工作人員卻沒有出現(xiàn)較為明顯的增長。甚至，一些高校的檔案工作人員都不具備檔案相關(guān)專業(yè)，對于檔案管理工作都沒有深刻的認(rèn)識，對于檔案信息化建設(shè)，更缺乏足夠的專業(yè)知識儲備和計(jì)算機(jī)技術(shù)能力。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的對策

2.1 強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的意識

首先，高校要在檔案管理工作當(dāng)中樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，使得檔案管理信息化建設(shè)的意識不斷提升。高校的管理者要重視檔案管理工作，要將對檔案管理部門的科學(xué)引導(dǎo)和建設(shè)納入到高校的總體發(fā)展戰(zhàn)略當(dāng)中，使得學(xué)校的檔案工作能夠擁有一個更加科學(xué)、更加明確的方向。同時，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)工作的投入力度。需要清楚的認(rèn)識到高校的檔案管理部門是高校檔案信息化建設(shè)的重要實(shí)施者，需要對于以往輕視檔案管理工作的想法進(jìn)行適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)變，對于學(xué)校的檔案管理工作給予正確的認(rèn)識。對不同階段的檔案信息化工作進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，以這樣的方式來有計(jì)劃、有目的地推進(jìn)檔案工作，進(jìn)而不斷的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

2.2 加大檔案信息化建設(shè)的投入力度

高校檔案信息化工作必須要投入相應(yīng)的資金，這是開展信息化建設(shè)的首要前提。在保證資金充足的條件之下，高校檔案管理部門需要做好一系列的準(zhǔn)備工作，以迎接檔案管理信息化建設(shè)。不斷的強(qiáng)化檔案管理人員的信息化意識，以此作為依托，對當(dāng)前的信息管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，對一些新的信息管理軟件進(jìn)行科學(xué)的應(yīng)用，通過這樣的方式來進(jìn)一步的保證檔案信息化工作得以有效推進(jìn)。具體而言，可以通過以下兩個方面入手：第一，檔案管理部門要盡快爭取資金，努力提升檔案管理部門在學(xué)校組織結(jié)構(gòu)中的地位，使得資金的投入有所保障;第二，要強(qiáng)化檔案管理工作信息化設(shè)備的采買，對于當(dāng)前檔案管理部門的各種計(jì)算機(jī)硬軟件設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代;第三，要以更加科學(xué)，更加效率，更加實(shí)用作為核心觀念，對于軟件進(jìn)行適當(dāng)?shù)纳?，可以通過購買或者自主研發(fā)等多種方式來有效的推進(jìn)，由此促使現(xiàn)代化的檔案管理工作得以確立;第四，要進(jìn)一步的嘗試強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)離不開網(wǎng)絡(luò)給予的相應(yīng)支持，高效的傳輸網(wǎng)絡(luò)以及大容量的儲存設(shè)備是必須的。

2.3 強(qiáng)化人員素質(zhì)

高校檔案管理的信息化建設(shè)最終還是離不開人才，人才作為最核心的勞動力，在高校檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中起到不可替代的作用，因此就需要進(jìn)一步的提升檔案信息化工作人員的信息化素養(yǎng)，讓他們能夠清楚的認(rèn)識到檔案管理工作信息化所帶來的極大優(yōu)勢和便利。具體而言，可以嘗試從以下兩個方面入手：第一，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人要對于相關(guān)從業(yè)者的素質(zhì)進(jìn)行摸底，對于從業(yè)人員的實(shí)際工作狀況進(jìn)行全方位的了解，在這個過程當(dāng)中，可以通過不同的途徑，針對于檔案管理人員在日常工作當(dāng)中所遇到的困難和所存在的一些不良的工作習(xí)慣進(jìn)行及時的糾正。通過培訓(xùn)等多種方式來提升檔案管理人員的檔案管理專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)操作能力，最大限度的提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以此作為基礎(chǔ)，進(jìn)一步的提升檔案部門信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用水平;第二，應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校當(dāng)前檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)來進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，通過講座、定向培訓(xùn)等多種方式來進(jìn)一步的提升高校檔案管理工作人員的基本素養(yǎng)，更好的推動高校檔案管理信息化建設(shè)。

3 結(jié)語

檔案信息化的出現(xiàn)，在很大程度上推動了檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級。檔案信息化使得檔案的載體、檔案的使用方式等都發(fā)生了翻天覆地的變化。在這樣的條件之下，高校應(yīng)當(dāng)更加積極的去迎合信息化的發(fā)展趨勢，迎合信息化的發(fā)展方向。結(jié)合當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)信息化的需求，以信息技術(shù)管理作為依托，將技術(shù)和管理有機(jī)的結(jié)合在一起，不斷的推動高校檔案信息化建設(shè)持續(xù)向前發(fā)展。

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作者簡介

趙悅（1991-），女，漢族，陜西省西安市人，助理館員，圖書情報(bào)碩士，西安醫(yī)學(xué)院，圖書情報(bào)。