淺析醫(yī)院人事檔案管理中的問題及對策

何衛(wèi)

【摘要】目前，我國正在著重發(fā)展醫(yī)療體制，而醫(yī)院人力資源的合理分配是醫(yī)療衛(wèi)生體制發(fā)展的前提，所以人事檔案管理至關(guān)重要，但是目前我國很多醫(yī)院尤其是基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人事檔案管理還存在一些問題，對醫(yī)院和國家醫(yī)療體系的發(fā)展帶來了消極影響?；诖?，本文主要分析了我國醫(yī)院人事檔案管理中的問題，并提出了針對性的改善、創(chuàng)新方法，希望能為相關(guān)工作人員提供參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;人事檔案管理;問題;對策

人事檔案的真實(shí)性關(guān)系到醫(yī)院職工的發(fā)展，由醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)以及專門的管理部門管理、負(fù)責(zé)。如今，為了順應(yīng)時代的發(fā)展，很多醫(yī)院已經(jīng)在轉(zhuǎn)型，此時，醫(yī)院人事檔案管理內(nèi)容和方法也應(yīng)該跟隨其腳步，逐步升級管理內(nèi)容、完善檔案信息收集的方法，才能進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院人事資源的合理應(yīng)用以及醫(yī)院的長久發(fā)展。

一、醫(yī)院人事檔案管理存在的一系列問題

（一）檔案信息利用率不高。很多基層醫(yī)院的人事檔案管理依然靠人工，檔案信息大多數(shù)為紙質(zhì)版，不僅難以完好保存，海量的人事信息更新也不及時，這就導(dǎo)致檔案信息的意義不大。另外很多醫(yī)院人事信息內(nèi)容不全面，只記錄非常淺顯的年齡、性別、崗位等一般資料，嚴(yán)重欠缺對員工的能力、專長、研究領(lǐng)域的記載，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息的利用率很低。

（二）管理手段不科學(xué)。如今的社會是信息化時代，所有行業(yè)的發(fā)展都離不開計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，醫(yī)院檔案管理也勢必會朝著數(shù)字化、信息化方向發(fā)展。醫(yī)院的人事信息包括很多種類，而且信息量極大，人工工作耗費(fèi)時間很長，而且分類不準(zhǔn)確，也很可能導(dǎo)致信息的錯誤和丟失，這對于醫(yī)院的發(fā)展極為不利。另外，目前很多醫(yī)院只能夠通過計算機(jī)檢索目錄并存儲信息，信息化管理方式仍需完善。

（三）管理人員不專業(yè)。據(jù)調(diào)查，很多醫(yī)院的人事檔案管理人員不是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的，所以他們的管理方式不科學(xué)，而且缺乏相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致檔案信息更新不及時，保存不完整，這會直接損害到醫(yī)院工作人員的切身利益，間接影響醫(yī)院的發(fā)展。雖然我國很多大學(xué)都開辦了檔案管理專業(yè)，但是醫(yī)院招聘人才時對專業(yè)把關(guān)不嚴(yán)，甚至有人通過“關(guān)系”進(jìn)入醫(yī)院。他們的能力不足，缺乏責(zé)任感;專業(yè)性不足，不熟悉檔案信息管理軟件，操作很容易出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致人事檔案的分類、整理等不準(zhǔn)確。

二、醫(yī)院人事檔案管理的改進(jìn)措施

（一）創(chuàng)新管理模式。目前，我國加大了對醫(yī)療制度的改革力度，以前的人事檔案管理都屬于靜態(tài)管理，紙質(zhì)檔案存放在檔案室，很少有人翻閱，如今應(yīng)將其轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)化管理，實(shí)現(xiàn)信息的全面性，提高資源利用率。當(dāng)今醫(yī)療改革的新動向是有效整合醫(yī)療資源并利用醫(yī)療資源，同時推動全民健康，充分調(diào)動及發(fā)揮醫(yī)院人力資源的功效。醫(yī)院應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將所有的人事信息統(tǒng)一歸檔到數(shù)據(jù)庫，并完善數(shù)據(jù)庫檢索模式，讓信息的查詢、更改、印制更加方便、快捷。

（二）細(xì)化檔案分類。醫(yī)院人事檔案涉及范圍很廣，不僅包含在職員工的性別、崗位、職稱等，還涵蓋每位曾經(jīng)或者目前在職人員的崗位變動、獎懲情況等信息。所以信息的準(zhǔn)確分類至關(guān)重要。而且目前的檔案信息分類比以前更加精細(xì)，所以醫(yī)院要順應(yīng)國家醫(yī)療體制的發(fā)展，調(diào)整現(xiàn)有分類，保障檔案信息的準(zhǔn)確性和精細(xì)度。

（三）加強(qiáng)信息鑒定力度。任何檔案信息都應(yīng)保證其真實(shí)性，醫(yī)院人事檔案也不例外，所以醫(yī)院管理人員應(yīng)該重視檔案資料的材料鑒定，并且要加大檔案信息的收集力度，保證其全面性。需要注意的是，檔案的轉(zhuǎn)移以及新信息大記錄很常見，在檔案移交、更新的過程中，檔案材料形成部門應(yīng)該完全知情，并保證信息的真實(shí)性。在人事檔案管理中，很多員工會晉升或者調(diào)整職位，這些資料的真實(shí)性都很重要，所以在經(jīng)過多次核對，保證信息真實(shí)的情況下，才能歸檔，避免虛假信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫。

（四）改善管理環(huán)境。無論哪個行業(yè)，哪種類型的工作，整潔的環(huán)境是提高工作效率的前提，所以醫(yī)院應(yīng)該為人事檔案管理部門的工作人員提供一個安靜、設(shè)備齊全的辦公環(huán)境。目前很多醫(yī)院無法完全脫離紙質(zhì)檔案，所以紙質(zhì)檔案的存放環(huán)境應(yīng)防潮、防火、防霉，避免檔案信息損壞;電子檔案信息則需要完善的硬件環(huán)境，打印機(jī)、計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)都應(yīng)備齊，檔案管理軟件也應(yīng)該處于最優(yōu)狀態(tài)，保障信息化資料錄入及搜索的便捷性。另外，還需要加強(qiáng)對相關(guān)管理人員的培訓(xùn)與考核，針對屢次犯錯的員工，應(yīng)給予一定的懲罰，工作細(xì)致、認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工應(yīng)該受到精神和物質(zhì)方面的獎勵，有獎有罰，才能激勵員工更好地工作，提高醫(yī)院人事檔案管理的科學(xué)有效性。

三、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理涉及甚廣，不僅和員工的利益息息相關(guān)，還關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展以及我國醫(yī)療體制的改革。但是目前醫(yī)院人事管理還存在管理方式落后、檔案利用率不高等問題，限制了醫(yī)院的發(fā)展，所以相關(guān)工作人員及醫(yī)院應(yīng)該采取有效措施完善檔案管理，比如：加強(qiáng)員工培訓(xùn)，完善硬件設(shè)施等等，這樣才能不斷提升醫(yī)院人事檔案管理的有效性。

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