行政事業(yè)單位檔案管理改革路徑思考

薛君妍

【摘要】在黨和國家的建設(shè)與發(fā)展中，檔案事業(yè)是不可或缺的部分，是崇高的事業(yè)。在當(dāng)今全球化與信息化背景下，為服務(wù)于行政事業(yè)單位的各項工作，深化檔案管理改革是檔案人員面臨的重要任務(wù)，應(yīng)積極探索改革路徑，提高檔案現(xiàn)代化管理水平，發(fā)揮檔案的功能與價值。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位;檔案管理;改革路徑

行政事業(yè)單位在國家機構(gòu)中是不可缺少的，其發(fā)展對整個國家的運作有重要影響。并且行政事業(yè)單位的檔案管理部門匯集重要信息，涉及本單位的各項業(yè)務(wù)資料信息，科學(xué)有序地推進檔案管理改革能為單位開展各項工作提供幫助，消除單位的后顧之憂，實現(xiàn)健康穩(wěn)定發(fā)展。因此，面對當(dāng)下行政事業(yè)單位在檔案管理中缺少法治宣傳、經(jīng)費投入、安全防范、檔案人才等不足，應(yīng)積極采取有效措施加以彌補，加快檔案管理改革步伐。

一、加強宣傳，建立健全檔案管理制度

部分行政事業(yè)單位的檔案法治意識較為淡薄，需要加大宣傳力度，爭取單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視，把檔案工作納入日常普法工作范疇，在做好各部門檔案宣傳工作的同時通過宣傳日、宣傳周、宣傳月等形式，每周或每月找一個相對固定的時間開展檔案法律法規(guī)的宣傳，利用單位內(nèi)部的公示欄、網(wǎng)絡(luò)等途徑，做好檔案法律法規(guī)普法工作的宣傳，組織開展座談會、研討會、知識競賽、展覽等活動，促使單位職工真正認識檔案，了解檔案法律法規(guī)，自覺自愿遵守《檔案法》。為保證有效開展檔案管理工作，行政事業(yè)單位還要建立健全工作制度，根據(jù)檔案管理實際情況逐條完善。例如要分析檔案管理人員的工作內(nèi)容，據(jù)此建立制度，嚴格約束人員行為，保證在工作面前人人平等。同時配合健全的獎懲制度，對在檔案管理中責(zé)任心強、有序開展各項工作、協(xié)調(diào)推進檔案管理的職工等給予物質(zhì)與精神的雙重獎勵;對在檔案管理中責(zé)任心不強、工作散漫、工作態(tài)度不明確的人員應(yīng)適當(dāng)處罰，讓其認識到自己的不足，及時有效改正。

二、增加投入，加快檔案的現(xiàn)代化管理

行政事業(yè)單位要注意把檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)納入日常經(jīng)費支出規(guī)劃，檔案管理部門的負責(zé)人更要及時向領(lǐng)導(dǎo)反映設(shè)施設(shè)備的問題，爭取科學(xué)合理的經(jīng)費支持，從而逐步優(yōu)化檔案管理設(shè)施，為實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理提供物質(zhì)條件。當(dāng)然，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)常被反復(fù)查閱或復(fù)印等，對長期保存檔案極為不利，應(yīng)借助檔案管理專業(yè)設(shè)施設(shè)備，例如掃描儀、計算機等，加快紙質(zhì)檔案電子化建設(shè)，大幅度提高行政事業(yè)單位檔案的查閱與利用效率。依托足夠的經(jīng)費投入，完善行政事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備配置，高效管理檔案，節(jié)省管理實物檔案付出的物力、人力，盡最大努力節(jié)約資源。在此基礎(chǔ)上統(tǒng)一整理電子檔案資料，做好編排與分類工作，有效建立數(shù)據(jù)庫，把可以公開查閱的行政事業(yè)單位檔案連入網(wǎng)絡(luò)，提供遠程查詢服務(wù)，共享資源。

三、加強防范，做好檔案安全管理工作

行政事業(yè)單位是國家的重要組成，其檔案資料中涉及很多關(guān)鍵性信息，凸顯檔案安全管理的重要性，要求檔案人員持續(xù)增強安全防范意識，促進檔案安全管理的常態(tài)化，不僅要杜絕各種隱患對檔案安全的威脅，還要預(yù)防不安全因素。行政事業(yè)單位的檔案管理工作主要包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等部分，在這些工作中安全使用對應(yīng)的設(shè)施設(shè)備是關(guān)鍵，應(yīng)做好檔案室的全天候監(jiān)控工作。例如加強消防設(shè)備的配置與更新，定期檢查檔案室的線路、設(shè)備等使用情況，及時維修，保證其安全運轉(zhuǎn);引入先進技術(shù)、設(shè)備，凈化單位檔案室的空氣，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)儲藏、安全保護，預(yù)防檔案被蟲蛀或發(fā)生霉變等;建立檔案信息安全管理系統(tǒng)，對電子檔案、檔案信息等實施安全監(jiān)控，保護網(wǎng)絡(luò)安全，防止檔案信息泄露或被非法篡改、盜用，保證行政事業(yè)單位檔案的安全性、完整性。

四、不斷提升，建設(shè)優(yōu)秀的檔案人才隊伍

檔案管理是綜合性學(xué)科，知識面廣，要求行政事業(yè)單位的檔案人員既要掌握檔案、歷史、情報、英語等學(xué)科知識，還要了解復(fù)印、攝影、計算機應(yīng)用等知識。所以行政事業(yè)單位要注意補充計算機與信息專業(yè)人才，為檔案人員提供更新知識、提升業(yè)務(wù)能力的機會和條件，強化在職培訓(xùn)。例如在配備單位的檔案人員時，應(yīng)控制好性別、年齡、專業(yè)結(jié)構(gòu)和文化水平等比例，通過多種途徑加強對他們的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織他們定期學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，并把學(xué)習(xí)情況和工作績效結(jié)合起來進行考核。作為行政事業(yè)單位的檔案人員，應(yīng)積極樹立終身學(xué)習(xí)意識，加大研究檔案管理業(yè)務(wù)的力度，對檔案業(yè)務(wù)知識要有系統(tǒng)的、深入的了解，不斷提高自己的文化水平;樹立超前意識，積極學(xué)習(xí)計算機、電子信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)等知識，用現(xiàn)代科學(xué)知識與技術(shù)武裝自己，持續(xù)提升檔案管理現(xiàn)代化與信息化水平，規(guī)范單位檔案管理;樹立服務(wù)意識，堅持通過檔案管理為單位運作提供服務(wù)的原則，克服陳舊的重管理、輕利用的檔案管理思想，主動積極想辦法，開發(fā)檔案資源，為有需要的人提供服務(wù)，從而體現(xiàn)檔案管理對行政事業(yè)單位的重要作用，持續(xù)提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

五、結(jié)語

總而言之，經(jīng)濟全球化和社會信息化的發(fā)展進程越來越快，行政事業(yè)單位的檔案管理缺陷逐漸暴露出來，要求檔案管理部門在日常工作中不僅要加強檔案法治宣傳，完善建立檔案管理制度，還要增加經(jīng)費投入，加快實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，同時加強檔案安全防范，提升人員專業(yè)素質(zhì)，建設(shè)一支優(yōu)質(zhì)的檔案人才隊伍，努力推進行政事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化與信息化進程，持續(xù)深化改革。

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