淺析做好文書檔案管理工作的方法

吳楊

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位數(shù)量也在大幅度增加，單位在發(fā)展中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)資料，因此，企事業(yè)單位的發(fā)展對于文書檔案管理工作的要求逐漸提高。文書檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時應(yīng)正確的認(rèn)識自身工作在單位中的重要性，不斷地提高自身的工作質(zhì)量與工作效率，進(jìn)而實現(xiàn)單位的文書檔案工作質(zhì)量的提升，促進(jìn)單位進(jìn)行快速的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理工作;方法

企事業(yè)單位的文書檔案工作會對單位發(fā)展及運轉(zhuǎn)的各項資料進(jìn)行保存，以便于單位工作人員可以快速的項目的相關(guān)資料進(jìn)行查閱，為單位內(nèi)部人員高質(zhì)量的完成項目工作提供良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。由于我國的文書檔案管理工作的發(fā)展時間較晚，經(jīng)驗較少，企事業(yè)單位的文書檔案工作中還存在著較多的問題，影響著單位文書檔案管理工作質(zhì)量的快速提高。文書檔案管理人員應(yīng)根據(jù)單位對文書檔案管理的需求及科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展采取針對性的措施解決文書檔案管理工作中存在的問題，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)單位的快速發(fā)展。

1 明確文書檔案工作的重要意義

企事業(yè)單位中的文書檔案時是指單位在進(jìn)行日常運轉(zhuǎn)中的計劃、命令、知識等資料，文書檔案管理人員會根據(jù)文書檔案中的關(guān)鍵詞對文書檔案進(jìn)行分析與管理，使文書檔案具有較強(qiáng)的條理性，使單位的文書管理工作可以在單位的運行中為單位的決策、發(fā)展方向規(guī)劃等工作提供數(shù)據(jù)資料，促使單位向著正確的方向發(fā)展。文書檔案管理工作還可以在內(nèi)部人員需要單位內(nèi)部資料時，可以快速的調(diào)取相關(guān)資料工單位內(nèi)部人員進(jìn)行查閱，節(jié)省工作人員查閱資料的時間，提高工作人員的工作效率，促進(jìn)單位的快速發(fā)展[1]。

2 文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理模式過于陳舊，缺乏信息化

卷宗分類是我國較為傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，這種方式相對的較為落后，信息化水平較低，導(dǎo)致工作人員不能快速的為單位內(nèi)部員工調(diào)取出想要的文件，會對員工的工作效率產(chǎn)生一定的負(fù)面影響。近幾年，科技發(fā)展迅速，單位中計算機(jī)信息的大量使用，所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)也較多，因此，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式不能滿足單位的要求，相關(guān)工作人員應(yīng)對單位的文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，在文書檔案管理工作中使用計算機(jī)信息技術(shù)，使文書檔案管理工作更具有技術(shù)性，提高文書檔案管理工作的檢索功能，切實加強(qiáng)文書檔案管理工作在單位運行中的作用[2]。

2.2 管理人員綜合素質(zhì)較低

文書檔案管理工作的質(zhì)量與單位文書檔案管理人員的素質(zhì)有著直接的聯(lián)系，由于我國的相關(guān)專業(yè)人員較少，經(jīng)驗不足，因此，單位內(nèi)的文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)較低，這是影響文書檔案管理工作質(zhì)量無法提高的原因之一。我國企事業(yè)單位根據(jù)時代的要求實現(xiàn)了快速的發(fā)展，并且單位在發(fā)展中會使用對較多的科學(xué)技術(shù)提高自身的工作質(zhì)量，因此，對文書檔案管理人員的素質(zhì)要求較高。文書檔案管理人員不僅要對自身工作有一定的了解，還要使用計算機(jī)信息技術(shù)實現(xiàn)單位的檔案管理，使單位的檔案管理質(zhì)量有所提升[3]。

3 做好文書檔案管理工作的方法

3.1 提高文書檔案資料的搜集與整理

搜集各個部分的運行資料是單位進(jìn)行文書檔案管理的基礎(chǔ)，只有對單位中的信息進(jìn)行搜集，才能為單位內(nèi)部人員提供相應(yīng)的工作資料，進(jìn)而提高工作人員的工作質(zhì)量。搜集的零碎資料可以組成整個單位的信息資料庫，可以為單位的運行提供相關(guān)資料。文書檔案管理人員應(yīng)根據(jù)單位的發(fā)展情況高質(zhì)量的搜集單位相關(guān)信息及資料，保證文書檔案資料的全面性、深入性與準(zhǔn)確性，保證文書檔案可以為單位提高準(zhǔn)確的信息。另外，文書檔案管理人員應(yīng)對所搜集的信息進(jìn)行分析，并分類建冊，對單位的內(nèi)部文書檔案進(jìn)行完善。

3.2 提高文書檔案數(shù)字化管理水平

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作已經(jīng)不能滿足我國企事業(yè)單位的文書檔案管理工作的需求，管理人員應(yīng)根據(jù)單位的需求及時代的發(fā)展，使用計算機(jī)信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對單位的文書檔案進(jìn)行管理，使單位的文書檔案管理工作逐漸地趨于數(shù)字化，文書檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變自身的工作理念，學(xué)習(xí)文書檔案數(shù)字化技術(shù)，并數(shù)量的掌握相關(guān)技術(shù)，提高文書檔案管理的水平，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)單位的快速發(fā)展[4]。

3.3 提高文書檔案的系統(tǒng)化管理

企事業(yè)單位想要提高文書檔案管理工作的質(zhì)量，就要對文書管理工作進(jìn)行規(guī)范，使文書管理工作逐漸地趨于系統(tǒng)化，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量，使單位在行業(yè)中具有較強(qiáng)的競爭力，進(jìn)而促進(jìn)單位的快速發(fā)展。工作人員在進(jìn)行文書檔案資料整理時，不能無序的相關(guān)資料進(jìn)行儲存，要根據(jù)單位管理者的要求，系統(tǒng)的對資料進(jìn)行管理，使工作人員可以快速的調(diào)取相關(guān)資料。另外，單位內(nèi)部工作人員在進(jìn)行文書檔案資料查閱時，也要按照單位的規(guī)定進(jìn)行調(diào)取，保證資料使用的秩序，進(jìn)而使得單位文書檔案工作更加系統(tǒng)化。

3.4 推進(jìn)文書檔案業(yè)務(wù)能力的提升

文書檔案管理人的業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系到單位的文書檔案管理工作的質(zhì)量，單位應(yīng)重視文書檔案管理人員能力的提高，進(jìn)而提高文書檔案管理工作質(zhì)量。首先，單位應(yīng)對文書檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，幫助檔案管理工作人員接觸到更多的專業(yè)知識，對檔案管理專業(yè)知識進(jìn)行深層次的學(xué)習(xí)，并且邀請專業(yè)人員開展專業(yè)座談會，確保工作人員能力得到提升。其次，單位應(yīng)組織工作人員就專業(yè)知識及檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行交流，加強(qiáng)工作之間經(jīng)驗交換的程度，使檔案管理人員之間相互促進(jìn)，進(jìn)而提高檔案管理人員的工作質(zhì)量。最后，檔案管理工作人員在進(jìn)行工作時，應(yīng)明確自身能力提高對于文書檔案管理工作質(zhì)量提高的重要性，積極主動的對相關(guān)專業(yè)知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)能力，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)單位的長久穩(wěn)定發(fā)展[5]。

3.5 對文書檔案管理工作進(jìn)行不間斷的創(chuàng)新

企事業(yè)單位中的文書檔案管理工作是為單位運行進(jìn)行服務(wù)的，單位在進(jìn)行快速發(fā)展中，文書檔案管理人員應(yīng)根據(jù)單位內(nèi)部工作人員的需求對單位的文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，通過對管理方式的創(chuàng)新來提高單位文書檔案管理工作的管理效率與管理質(zhì)量，降低文書檔案管理工作中出現(xiàn)的失誤，科學(xué)的開展單位文書檔案管理工作，使檔案管理工作逐漸地趨于科學(xué)化。確保檔案管理工作可以為單位內(nèi)部工作人員提高優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，減少工作人員在查閱資料中浪費的時間，進(jìn)而提高工作人員的工作質(zhì)量，使單位在行業(yè)中具有一定的行業(yè)競爭力，加快單位的發(fā)展。

4 結(jié)論

企事業(yè)單位在進(jìn)行發(fā)展中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)資料，工作人員應(yīng)對其進(jìn)行管理，方便相關(guān)人員進(jìn)行資料調(diào)取。但是文書檔案管理工作在單位運轉(zhuǎn)中還存在著缺乏信息化、缺少相關(guān)人才、管理人員素質(zhì)水平較低等問題，嚴(yán)重影響了工作開展的質(zhì)量及進(jìn)度。新形勢下，企事業(yè)單位應(yīng)重視文書檔案管理工作的重要性，并對文書檔案管理中的問題進(jìn)行詳細(xì)的分析，采取提高文書檔案管理信息化、提高管理人員的業(yè)務(wù)能力等方式來提高單位的文書檔案管理工作的質(zhì)量，確保單位內(nèi)部人員在需要資料時可以在短時間內(nèi)的調(diào)取相關(guān)資料，切實提高工作開展質(zhì)量，進(jìn)而促進(jìn)單位的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]褚巍偉.我國公共檔案館檔案信息服務(wù)體系建設(shè)研究[D].安徽大學(xué)，2014.

[2]夏大為.公共服務(wù)視角下的當(dāng)代中國檔案館開放性設(shè)計策略研究[D].華南理工大學(xué)，2015.

[3]樊樹娟.大數(shù)據(jù)時代檔案職業(yè)改革與發(fā)展研究[D].山東大學(xué)，2015.

[4]肖敏.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)體系建設(shè)研究[D].湘潭大學(xué)，2015.

[5]李曉.基于用戶體驗的數(shù)字檔案資源服務(wù)質(zhì)量評價指標(biāo)模型研究[D].天津師范大學(xué)，2015.