中學(xué)檔案管理的重要性及強(qiáng)化措施探討

王虎

【摘要】中學(xué)檔案是對(duì)學(xué)校各方面情況的真實(shí)記錄，可以確保學(xué)校今后的發(fā)展、建設(shè)有據(jù)可循。在學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大下，中學(xué)檔案管理內(nèi)容越來(lái)越復(fù)雜，囊括了更廣的范圍，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)引起高度重視，大力支持和幫助檔案管理工作。如此才可以將中學(xué)檔案應(yīng)有的價(jià)值最大化發(fā)揮出來(lái)，更好地服務(wù)于學(xué)校的管理、教學(xué)和科學(xué)。對(duì)此，本文首先闡述了中學(xué)檔案管理的重要性，并對(duì)加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的措施進(jìn)行了探討，以供參考。

【關(guān)鍵詞】中學(xué)檔案;重要性;信息化建設(shè)

學(xué)校檔案是學(xué)校在長(zhǎng)時(shí)間的教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中慢慢積累形成的具有價(jià)值的歷史資料，綜合反映了學(xué)校的所有工作，真實(shí)記錄了學(xué)校過(guò)去的工作活動(dòng)。學(xué)校檔案工作是把學(xué)校辦好的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是對(duì)學(xué)校教育質(zhì)量以及管理水平進(jìn)行衡量的關(guān)鍵性標(biāo)志。怎樣運(yùn)用有效措施進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)校檔案管理，是我們應(yīng)深入探討的重要課題。

一、中學(xué)檔案管理的重要性

學(xué)校的檔案是學(xué)校各項(xiàng)工作中所產(chǎn)生的表格、圖片和文字等形式多樣的記錄，如學(xué)校的教研活動(dòng)、教學(xué)和常規(guī)管理等。其主要內(nèi)容是學(xué)校的教學(xué)、管理、教學(xué)研究、校園文化建設(shè)、校園建設(shè)等方面有關(guān)的各種載體和記錄。相對(duì)來(lái)說(shuō)，中學(xué)檔案信息真實(shí)展現(xiàn)出了學(xué)校的情況，為學(xué)校提供了重要的信息。借助檔案，學(xué)校管理層可以總結(jié)學(xué)校長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)的各項(xiàng)教學(xué)和管理等經(jīng)驗(yàn)，對(duì)學(xué)校的發(fā)展極為有利，借助檔案可以為學(xué)校今后的工作提供有效依據(jù)。借助分析檔案，可以充分了解中學(xué)在今后發(fā)展中的教育教學(xué)工作等方面的演變情況，從而深刻認(rèn)識(shí)到在此過(guò)程中學(xué)校價(jià)值建設(shè)和自身形象的成敗和得失，確保學(xué)校今后的發(fā)展有據(jù)可循。

二、加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的有效對(duì)策

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視度。要借助各種各樣的方式讓領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識(shí)到檔案管理直接決定了師生的利益、信息安全和學(xué)校的整體利益，讓領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作。要及時(shí)提醒管理不善導(dǎo)致的惡性事件，使領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下檔案管理已成為影響各方利益的關(guān)鍵問(wèn)題。檔案不僅可以為工作的開(kāi)展提供重要參考，同時(shí)和學(xué)校、個(gè)人的信息安全息息相關(guān)。若是管理專(zhuān)業(yè)，甚至?xí)?dǎo)致惡性事件的發(fā)生，最終可能由領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層自身的責(zé)任意識(shí)，引起管理層的高度重視，可以加大其對(duì)檔案管理資金、物理和人力的投入力度，重視新時(shí)期信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值和管理效率的提高。

（二）完善檔案管理制度。檔案管理制度是有效、順利開(kāi)展檔案管理工作的重要前提，檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱利用都應(yīng)具備完善的制度，全部人員嚴(yán)格遵循制度辦事。詳細(xì)來(lái)說(shuō)，學(xué)校應(yīng)和實(shí)際情況相結(jié)合，把與之對(duì)應(yīng)的檔案收集制度、借閱制度和管理制度等制定出來(lái)，并對(duì)檔案收集規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作出明確規(guī)定，這樣便能朝著正確的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案管理工作，防止檔案管理缺乏規(guī)范性和完整性等問(wèn)題出現(xiàn)。除此之外，還應(yīng)對(duì)各崗位的職責(zé)權(quán)限和責(zé)任追究制度予以明確，保證責(zé)任明確、工作條理清晰，不會(huì)發(fā)生越權(quán)或混亂等現(xiàn)象，同時(shí)只要出現(xiàn)了問(wèn)題，可以第一時(shí)間找到負(fù)責(zé)人，而非互相推卸責(zé)任。

（三）提高管理隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。人是所有管理工作的核心，中學(xué)檔案管理同樣如此。管理部門(mén)人才的數(shù)量和素質(zhì)的高低與管理水平息息相關(guān)。在中學(xué)檔案管理中，應(yīng)構(gòu)建起科學(xué)的人才選拔制度，使檔案管理部門(mén)人員的專(zhuān)業(yè)能力得到有效保證。在中學(xué)檔案管理工作中，既要具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力和扎實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)還應(yīng)具備良好的思想政治水平和職業(yè)道德，如此在檔案管理工作中，才可以積極主動(dòng)按照相關(guān)規(guī)范要求辦事，把檔案管理的責(zé)任承擔(dān)起來(lái)。中學(xué)檔案管理人員必須具有從業(yè)資格證，同時(shí)就新招聘人員和在職人員，可以在某一固定時(shí)間組織參加專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，為相互之間的經(jīng)驗(yàn)交流創(chuàng)造條件，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍整體管理水平和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的全面提高。

（四）加快中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)步伐。要將檔案管理的現(xiàn)代化水平提高，充分發(fā)揮檔案服務(wù)功能，促進(jìn)學(xué)校制度的改革和發(fā)展，同時(shí)也使社會(huì)對(duì)檔案信息的需求得到滿足。要想把中學(xué)檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)，需要應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，這樣既能促進(jìn)工作效率的提高，同時(shí)還可以延長(zhǎng)檔案壽命。首先，在中學(xué)檔案管理中要重視將信息管理的時(shí)效性提高，確保第一時(shí)間準(zhǔn)確傳輸信息。其次，要借助計(jì)算機(jī)對(duì)中學(xué)檔案進(jìn)行管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等各種現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，把整理好的檔案資料輸入到計(jì)算機(jī)中，通過(guò)技術(shù)處理后，把聲像、圖片和文字等資料變成數(shù)據(jù)資料，同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)格式。最后，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，積極對(duì)檔案管理工作予以創(chuàng)新，借助網(wǎng)絡(luò)，公布不在保密范圍中的中學(xué)檔案信息，把更加高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)提供給全校師生，充分共享檔案信息資源。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著教育體制改革的不斷深入，中學(xué)管理工作陷入機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存的局面。在中學(xué)教育事業(yè)中檔案管理工作占據(jù)著極為重要的位置，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，在最短的時(shí)間內(nèi)將完善的管理制度建立起來(lái)，加大投入力度，把更多能力強(qiáng)、素質(zhì)高的檔案管理人員培養(yǎng)出來(lái)。如此才可以有效提高學(xué)校檔案管理工作，將中學(xué)檔案資料的作用充分發(fā)揮出來(lái)，促進(jìn)學(xué)習(xí)的良好發(fā)展。

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