職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題與對(duì)策

張彩虹

【摘要】隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，我國(guó)的職業(yè)學(xué)校發(fā)展突飛猛進(jìn)，在職業(yè)學(xué)校發(fā)展的過程中，學(xué)校對(duì)于人才的培養(yǎng)模式和管理方式越來越受到重視并在不斷地改進(jìn)。但是，職業(yè)學(xué)校檔案管理工作還存在著一些問題，制約了職業(yè)教育的發(fā)展。本文對(duì)檔案管理工作現(xiàn)狀及問題進(jìn)行分析，并提出應(yīng)對(duì)措施。

【關(guān)鍵詞】職業(yè)學(xué)校;學(xué)生檔案;管理;問題;對(duì)策

學(xué)校檔案的建立和保存對(duì)職業(yè)學(xué)校來說是非常重要的，檔案管理工作是體現(xiàn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，其作用日益凸顯，成為學(xué)校管理和發(fā)展的關(guān)鍵性信息資源，有助于強(qiáng)化學(xué)校建設(shè)，有利于促進(jìn)學(xué)校就業(yè)、教學(xué)質(zhì)量的提升，不僅是學(xué)校重要的財(cái)富，還是國(guó)家與社會(huì)發(fā)展的源泉。

一、職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

近年來，我國(guó)職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作有了改善和進(jìn)步，但不可否認(rèn)的是，目前仍有一些職業(yè)學(xué)校對(duì)學(xué)生資料管理工作的認(rèn)識(shí)度不高，他們雖然收集了很多資料和檔案，但沒有充分發(fā)揮檔案職能，對(duì)其做充分綜合利用和開發(fā)工作，這足以說明檔案資料的利用程度比較低，完全沒有發(fā)揮檔案管理的作用。

二、職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題

（一）信息收集不全面。我們知道，現(xiàn)在是信息化時(shí)代，信息化為檔案管理的技術(shù)和手段提供了重要保障。與此同時(shí)，對(duì)管理人員的水平和素質(zhì)也相應(yīng)提出了更高的要求。目前很多職業(yè)學(xué)校沒有聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員管理學(xué)生檔案資料，大部分由班主任或者學(xué)生輔導(dǎo)員作為兼職來?yè)?dān)任此項(xiàng)工作，他們沒有接受過專業(yè)的管理培訓(xùn)，缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)和基本技能，再加上學(xué)生管理工作本身就比較繁多，而且還有其他工作需要做，所以就很難有充足的時(shí)間在檔案管理工作上下功夫，從而導(dǎo)致了檔案管理工作效率低，檔案信息收集不完整;再者，很多職業(yè)學(xué)校從一開始對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)就不到位，他們錯(cuò)誤地認(rèn)為以后學(xué)校畢業(yè)踏入社會(huì)后使用到檔案的機(jī)會(huì)很少，不會(huì)對(duì)學(xué)生的人生造成負(fù)面影響，因此他們對(duì)學(xué)生檔案管理的重視度不高，信息收集工作做的不夠好。

（二）檔案管理人員素質(zhì)較低。由于職業(yè)學(xué)校檔案管理人員基本上不是專業(yè)出身，學(xué)歷較低，缺乏多元化的知識(shí)，而檔案管理是一項(xiàng)繁而雜的工作，其任務(wù)量大，這就導(dǎo)致他們無法在管理上做的細(xì)致，缺乏創(chuàng)新思維能力，這是不符合工作要求的，從而可見，缺乏專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才，也是影響檔案管理工作順利有序進(jìn)行的一個(gè)問題。

（三）不健全的管理制度。首先，職業(yè)學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，他們對(duì)檔案認(rèn)識(shí)度不足，缺乏管理意識(shí)，大部分職業(yè)學(xué)校在檔案管理上沒有設(shè)立單獨(dú)的編制，沒有建立專用的檔案資料庫(kù)房，很多檔案管理直接交給學(xué)生或者班主任來管理，這就無法保證檔案材料的完整性、安全性和規(guī)范性。其次，有關(guān)于職業(yè)學(xué)校檔案管理方面的法律法規(guī)很少，基本上是些較簡(jiǎn)單的規(guī)定，這就無法滿足現(xiàn)實(shí)需求。

（四）教學(xué)檔案材料較分散，結(jié)構(gòu)層次復(fù)雜。首先，在檔案資料管理這塊，沒有充分利用計(jì)算機(jī)處理檔案數(shù)據(jù)，只是簡(jiǎn)單地輔助人工管理檔案實(shí)體，這種傳統(tǒng)的管理模式不僅增加了紙張的成本，而且使得檔案材料比較分散，查找起資料來比較困難。其次，職業(yè)學(xué)校課程學(xué)科多，材料內(nèi)容豐富，層次結(jié)構(gòu)復(fù)雜，教學(xué)材料比較分散，從而使這些教學(xué)檔案資料收集起來任務(wù)比較重。所以，在整理教學(xué)檔案時(shí)，要多加小心，注意其準(zhǔn)確性。

三、解決職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理問題的措施

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。首先，學(xué)校要加大對(duì)檔案管理宣傳的力度，宣傳依法治檔，提高全體教職工的檔案法制意識(shí)。學(xué)校可以開展關(guān)于檔案方面的講座，或者利用多媒體或者校園網(wǎng)站來加強(qiáng)對(duì)檔案的宣傳，從而增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)同，實(shí)現(xiàn)檔案法制深得人心。其次，運(yùn)用信息化技術(shù)的作用，來實(shí)現(xiàn)適合本校情況的檔案管理系統(tǒng)，比如說，學(xué)?？梢云赣脤I(yè)的檔案管理人員，他們利用先進(jìn)的信息設(shè)備來實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生情況的動(dòng)態(tài)記錄和實(shí)時(shí)更新。

（二）建立健全的檔案管理制度。各學(xué)校要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及各級(jí)各類檔案管理辦法的要求，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定出符合職業(yè)學(xué)校的相關(guān)制度和辦法，明確工作職責(zé)，使學(xué)校檔案管理工作更加規(guī)范化。

（三）為檔案管理的有效實(shí)施提供可靠保障。設(shè)立專門的檔案室，購(gòu)置電子檔案錄入設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等，在檔案管理各環(huán)節(jié)配備必需的工具用品，另外要建立校園網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化網(wǎng)上辦公。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，職業(yè)學(xué)校全體人員必須提高對(duì)檔案管理工作的重視，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作不僅有利于對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)和有助于以后學(xué)生就業(yè)，而且有利于提高職業(yè)學(xué)校的管理水平，從而推動(dòng)了職業(yè)學(xué)校的進(jìn)步和發(fā)展。

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