老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理問題及對策研究

郭瀟霄

摘 要：隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展和人們生活觀念的變化，人們越來越重視終身發(fā)展的教育，老年大學(xué)也越來越受到廣大老年人的喜愛。老年大學(xué)的出現(xiàn)為老年人提供了接受再教育和學(xué)習(xí)發(fā)展的平臺，給老年人的晚年生活帶來了諸多的樂趣，同時還能夠幫助解決空巢老人問題，因此老年大學(xué)的設(shè)立與運行具有一定的社會意義。但是由于目前許多老年大學(xué)大多是一些政府事業(yè)單位開辟的公益性機構(gòu)，在教學(xué)與教務(wù)管理中還存在著諸多的不足，其中老年大學(xué)的學(xué)籍檔案管理問題最為突出，一定程度上影響了老年大學(xué)的組織運行效率。文章就主要圍繞老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理中存在的問題進行分析，進而提出有效的解決之策。

關(guān)鍵詞：老年大學(xué);學(xué)籍檔案管理;問題及對策研究

老年大學(xué)的學(xué)籍檔案管理工作主要就包括對老年學(xué)員基本資料和信息的收集與整理，對老年學(xué)員在校期間參與的各類活動以及獲得各類榮譽、老年學(xué)員所選擇的學(xué)習(xí)科目和考核成績等相關(guān)內(nèi)容進行詳細(xì)和準(zhǔn)確的記錄，從而生成學(xué)籍檔案。這些檔案信息和資料能夠真實的反應(yīng)老年大學(xué)各類教學(xué)活動和老年學(xué)員的參與和學(xué)習(xí)情況，不僅能夠為老年大學(xué)下一步的教學(xué)工作提供基礎(chǔ)依據(jù)，還體現(xiàn)了老年大學(xué)內(nèi)部管理的正規(guī)化和專業(yè)化，體現(xiàn)了對學(xué)員的尊重，有利于老年大學(xué)教學(xué)效率和管理水平的提升。

1 老年大學(xué)強化學(xué)籍檔案管理的重要性

1）完善老年大學(xué)的教務(wù)管理制度。老年大學(xué)強化對學(xué)籍檔案的管理有利于不斷的完善老年大學(xué)的教務(wù)管理制度。老年大學(xué)在進行組織管理的過程中，會涉及到各種各樣的教務(wù)管理工作，主要就包括學(xué)校管理規(guī)章制度的設(shè)定、檔案管理以及后勤保障等，檔案管理作為教務(wù)管理的主要內(nèi)容，需要從各類檔案信息資料的收集、整理、分類、更新補充、查哥等各個方面予以規(guī)范，從而提高老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理水平，使得老年大學(xué)的教務(wù)管理更為規(guī)范化和科學(xué)化。

2）為老年大學(xué)的教學(xué)計劃與課程設(shè)置提供依據(jù)。老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的有效開展還能夠為老年大學(xué)教學(xué)計劃的制定和課程的設(shè)置提供最為基礎(chǔ)的依據(jù)。首先通過對老年人年齡、興趣愛好以及過往工作經(jīng)驗等基本資料的收集和整理，我們可以根據(jù)老年人的不同特點來優(yōu)化學(xué)校的課程設(shè)置，給老年人提供更加豐富多樣的選擇，真正的滿足老年人的興趣愛好需求。其次，檔案管理工作還要重視對老年人在校期間各類學(xué)習(xí)成績和所獲得的榮譽進行詳細(xì)的記錄并錄入檔案，將其作為評選年度優(yōu)秀學(xué)員的重要依據(jù)，不僅能夠提高老年人學(xué)習(xí)的熱情和積極性，還能夠充分的挖掘老年人的潛力和優(yōu)勢，讓老年人真正的學(xué)有所長，按其特點實行分類教學(xué)，完善教學(xué)計劃，實現(xiàn)終身發(fā)展。

2 老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理中存在的問題分析

1）對學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識不足。當(dāng)前老年大學(xué)的學(xué)籍檔案管理工作存在著一定的問題和不足，首先就表現(xiàn)在老年大學(xué)普遍的缺乏對學(xué)習(xí)檔案管理工作的重要性認(rèn)知。造成這種問題的主要原因就在于，老年大學(xué)同正規(guī)的學(xué)校教育不同，其所實施教育的對象是沒有就業(yè)和升學(xué)需求的老年人，這就導(dǎo)致了許多老年大學(xué)忽視了學(xué)籍檔案管理工作，沒有建立起完善的學(xué)籍檔案管理制度，在管理人員配置和機構(gòu)設(shè)置上存在一定的欠缺，使得學(xué)籍檔案信息資料不全，不利于老年大學(xué)管理水平的提高。

2）學(xué)籍檔案管理工作的方式方法落后。老年大學(xué)的學(xué)籍檔案管理工作還存在著方式方法落后的問題。許多老年大學(xué)在進行學(xué)籍檔案管理時仍然采用傳統(tǒng)的管理方法，更多的依靠紙質(zhì)檔案來進行檔案資料的整理與保存，學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)水平不高。這部分紙質(zhì)檔案在整理保存和查詢方面存在著諸多的不便，不僅會降低檔案資料的利用率，還會增加學(xué)校檔案管理工作的成本。另外還有一部分老年大學(xué)在進行檔案信息管理時，會利用到計算機等設(shè)備進行檔案資料信息的錄入，改良了基本的操作方式，但是由于缺乏相對完善的信息管理系統(tǒng)，后續(xù)的信息收集和檔案更正補充存在一定的滯后性，學(xué)校各部門之間缺乏配合與聯(lián)系，從而影響了學(xué)習(xí)檔案管理工作的效率。

3）學(xué)籍檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高。目前老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作還存在著檔案管理人員綜合素質(zhì)不高的問題。由于缺乏對檔案管理工作的認(rèn)識，相應(yīng)的人員配置也存在著一定的不合理現(xiàn)象，從事檔案管理工作的教務(wù)人員缺乏責(zé)任意識和工作積極性，沒有及時的對檔案信息資料進行整理和補充，影響了學(xué)員學(xué)籍檔案的真實性和準(zhǔn)確性。

3 老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理的優(yōu)化措施研究

1）構(gòu)建完善的學(xué)籍檔案管理制度。老年大學(xué)要切實的提高學(xué)籍檔案管理水平，就必須要構(gòu)建相對完善的學(xué)籍檔案管理制度，加強對學(xué)籍檔案管理工作重要性的認(rèn)識。首先，老年大學(xué)必須要成立專門的檔案管理部門，對相關(guān)學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和流程進行明確，從老年學(xué)員入學(xué)到學(xué)期結(jié)束進行全流程的學(xué)籍檔案資料信息收集和整理，確保學(xué)籍檔案按照真實性和完整性。其次，老年大學(xué)的學(xué)籍檔案管理工作應(yīng)當(dāng)更加具備開放性，也就是說學(xué)籍檔案管理要更多的有老年學(xué)員的參與，因為在老年學(xué)員之中不乏一些事業(yè)單位和企業(yè)的離退休干部，他們有著比較豐富的管理經(jīng)驗和能力，可以對學(xué)籍檔案管理工作提供一定的指導(dǎo)和幫助，能夠不斷的優(yōu)化老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作方式，使老年大學(xué)的學(xué)籍檔案管理不斷朝著專業(yè)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

2）創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理方法。老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作還必須要實現(xiàn)管理方式方法的創(chuàng)新，也就是說要不斷的提高學(xué)籍檔案管理信息化水平。首先，老年大學(xué)必須要突破傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，將紙質(zhì)檔案管理升級成為電子檔案管理，簡化檔案管理工作流程，提高檔案管理工作效率。通過利用一定的電子設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，生成電子檔案進行備份和保存，不僅方便了對檔案信息的檢索與查詢，同時還能夠利用信息系統(tǒng)直接對檔案信息進行修改和補充。其次，老年大學(xué)在進行學(xué)籍檔案管理工作時還需要不斷的完善檔案信息管理系統(tǒng)，對內(nèi)部學(xué)員和工作人員開放，同時設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，讓學(xué)員夠?qū)崿F(xiàn)快速精準(zhǔn)的查詢，工作人員則能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資料的收集、整理與更正，同時老年大學(xué)各部門都可以利用信息管理系統(tǒng)及時的上傳各類教學(xué)與活動信息，確保了檔案管理信息資料的全面性。

3）提高檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。老年大學(xué)在進行學(xué)習(xí)檔案管理工作的過程中，還需要不斷的提高檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。老年大學(xué)必須要對檔案管理工作人員的能力進行相應(yīng)的考核，不斷的強化工作人員有關(guān)檔案管理的專業(yè)知識，同時還要提高檔案管理工作人員的計算機應(yīng)用能力，更好的適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需求，為檔案管理工作效率的提高奠定人員基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

老年大學(xué)的學(xué)籍檔案管理工作是一項細(xì)致的管理工作，老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理水平和效率的高低就反映出老年大學(xué)辦學(xué)的專業(yè)化程度，因此老年大學(xué)必須要重視學(xué)籍檔案管理工作，優(yōu)化創(chuàng)新管理模式和方法，提高學(xué)籍檔案利用率。

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