淺析如何有效提高老年大學(xué)的檔案管理成效

孫鮮輝

摘 要：近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)于檔案管理提出了更高的要求。老年大學(xué)的檔案管理直接反應(yīng)了老年大學(xué)的教學(xué)活動(dòng)和行為的全部總和，是老年大學(xué)提高自身辦學(xué)水平、強(qiáng)化教學(xué)能力、規(guī)范教學(xué)能力的重要依據(jù)，也是衡量老年大學(xué)辦學(xué)質(zhì)量和管理的重要體現(xiàn)，作為老年大學(xué)的檔案管理人員，要立足老年大學(xué)的實(shí)際情況，創(chuàng)新管理模式和方法，本文筆者就當(dāng)前老年大學(xué)檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況，談?wù)劺夏甏髮W(xué)如何有效提高檔案管理成效，希望對(duì)老年大學(xué)的檔案管理提供一些淺顯的幫助和參考。

關(guān)鍵詞：老年大學(xué)；檔案管理；成效；規(guī)范化

1 引言

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

2 老年大學(xué)檔案管理的開(kāi)展

2.1 明確檔案管理人員的職責(zé)

職責(zé)意識(shí)是老年大學(xué)檔案管理人員必備的工作精神和認(rèn)識(shí)。老年大學(xué)在提高檔案管理成效的同時(shí)，需要把檔案管理人員的職責(zé)落實(shí)清楚，強(qiáng)化其制度和職責(zé)意識(shí)，樹(shù)立良好的職業(yè)道德和奉獻(xiàn)精神。對(duì)于檔案管理的流程，檔案管理部門要制度化、規(guī)范化、流程化，強(qiáng)調(diào)職能優(yōu)勢(shì)，從管理人員的思想和認(rèn)識(shí)上全面的落實(shí)檔案管理職責(zé)。牢記職責(zé)、不忘崗位意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，是老年大學(xué)檔案管理人員所必須的。

2.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，提高管理水平

良好的業(yè)務(wù)能力和規(guī)范是一項(xiàng)工作能夠行之有效的完成的基本和保障。檔案管理業(yè)務(wù)技能是衡量檔案管理工作的重要依據(jù)，落實(shí)檔案管理流程、明確檔案管理職責(zé)、確認(rèn)檔案管理職能，是檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和管理水平提高的重要參照和依據(jù)。作為檔案管理部門要充分的加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，積極的開(kāi)展和參加各類的培訓(xùn)和研討交流和會(huì)議，注重交叉科學(xué)的再學(xué)習(xí)和再培養(yǎng)。提高檔案管理人員的水平，可以推動(dòng)老年大學(xué)檔案管理工作的不斷發(fā)展和進(jìn)步。此外作為老年大學(xué)管理部門，要對(duì)培訓(xùn)后的能力做好評(píng)估工作，確保培訓(xùn)的經(jīng)費(fèi)能給落到實(shí)處，對(duì)于培訓(xùn)期間任務(wù)完成欠佳的，應(yīng)給與相關(guān)的人員的責(zé)任追究。

2.3 充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化檔案管理成效

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也深受其益。在老年大學(xué)的檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員可以充分的了解和認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)于檔案管理的重要作用。比如對(duì)于檔案的調(diào)閱，管理部門可以嘗試把紙質(zhì)檔案數(shù)字化、信息化，通過(guò)檢索系統(tǒng)方便查閱。對(duì)于檔案保存，可以利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)數(shù)字化的保存方式，簡(jiǎn)化工作流程、提高保存能力。通過(guò)卓有成效的把信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合在一起，可以再優(yōu)化檔案管理人員的工作流程的情況下，進(jìn)一步的優(yōu)化檔案管理的全面工作，比如優(yōu)化對(duì)檔案的監(jiān)督管理。信息化技術(shù)讓管理更有效率、讓檔案管理流程更加簡(jiǎn)化、讓檔案規(guī)范和制度不斷豐富，推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

2.4 落實(shí)科學(xué)的考核和評(píng)價(jià)制度

科學(xué)的考核和評(píng)價(jià)制度，是全面的鼓勵(lì)和推動(dòng)老年大學(xué)檔案管理工作的重要力量。作為檔案管理部門，要科學(xué)的制定考核和評(píng)價(jià)的內(nèi)容，并且把考核和評(píng)價(jià)的結(jié)果與關(guān)乎檔案管理人員切身利益的職稱、晉升等結(jié)合在一起，充分的激發(fā)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性。同時(shí)在落實(shí)考察內(nèi)容的過(guò)程中，要重視考核的落實(shí)，不能把考核淪落為老年大學(xué)對(duì)外展示的“花瓶”。事實(shí)證明，科學(xué)的考核和評(píng)價(jià)制度，可以有效的激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和管理積極性，不斷強(qiáng)化他們的奉獻(xiàn)精神，樹(shù)立高尚的職業(yè)道德和操守。

3 結(jié)語(yǔ)

實(shí)踐證明，全面的提高老年大學(xué)的檔案管理成效，可以全面的優(yōu)化老年大學(xué)的教學(xué)與管理工作。當(dāng)前只有不斷的提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力，才能為檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程“建言獻(xiàn)策”。作為老年大學(xué)的檔案管理部門，要充分的立足老年大學(xué)的實(shí)際情況，因地制宜的開(kāi)展檔案管理工作，落實(shí)相關(guān)的考核和評(píng)價(jià)制度，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，推動(dòng)老年大學(xué)的檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

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