新時期高校辦公室工作特點及人員素質(zhì)要求

張連君

摘要：高等學校的辦公室是對高校的各項工作進行綜合治理的重要管理部門，其工作水平直接關(guān)系到高校各項職能的迅速發(fā)展和順利進行情況。在新的發(fā)展時期之下，網(wǎng)絡技術(shù)飛速發(fā)展，人與人之間的溝通和交流變得越來越方便，縮短了人們之間的距離，為高校辦公室工作方式的變革提供了新的發(fā)展方向，同時也對高校辦公室工作人員的素質(zhì)提出了更高層次的要求。

關(guān)鍵詞：高校;辦公室;新時期;工作方式;人員素質(zhì)

中圖分類號：G647? ? ?文獻標志碼：A? ? ?文章編號：1674-9324（2019）43-0241-03

高校辦公室的工作涉及學校的教學科研安排、黨政工作管理、產(chǎn)業(yè)后勤保障以及其他方面的師生服務等，在社會發(fā)展形勢不斷變化的情況下，高校辦公室的工作也逐漸發(fā)生了變化，呈現(xiàn)出多方面的工作特點。因而要不斷促進和保證辦公室工作人員自身素質(zhì)的提升，以便能夠在新時期的發(fā)展形勢之下，使高校人員素質(zhì)與辦公室的工作特點相適應，這對學校管理水平的提升、各項工作的順利進行以及高校的全面健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

一、新時期高校辦公室工作的特點

高校的辦公室是學校領(lǐng)導與師生之間進行高效溝通、與企業(yè)或其他高校之間進行交流合作的重要窗口，高校辦公室擔負著綜合協(xié)調(diào)學校的各項工作、收集學校信息以及處理學校的日常事務等多項任務。在新時期的高校辦公室工作中，呈現(xiàn)出了不同的特點，具體如下。

1.工作的復雜性。在國家大力推行改革開放的大發(fā)展背景之下，我國高等學校也在不斷加大自身的開放程度，這也就加大了學校辦公室工作的復雜程度。根據(jù)教育部的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，截至2017年年底，我國各類的高等教育在學的總規(guī)模人數(shù)達到3779萬，這樣的高等教育規(guī)模在全世界首屈一指。而與學校的招生規(guī)模和教學規(guī)模不斷增加相對應的是，高校的辦公室機構(gòu)在不斷精簡，工作人員也在逐步減少，有些高校甚至實行兩塊牌子一班人馬的辦公形式，這在無形中加大了高校辦公室的工作壓力，加劇了工作任務。還有一方面是學校工作與社會的聯(lián)系逐漸密切，產(chǎn)學研的合作力度不斷加大，學生的就業(yè)、科研成果的合作以及校地合作工作的不斷開展，都使得高校辦公室的工作范圍不斷擴大。在新時期的發(fā)展形勢之下，高校不但需要完成上級教育機關(guān)所安排的教學任務，達成教學目標;同時還要與社會各界加強合作力度，各類企業(yè)、事業(yè)單位以及一些理事會等部門，都需要高校辦公室與其進行溝通交流，進而安排相關(guān)的合作計劃和事宜。高校辦公室的工作也不再局限于學校內(nèi)部的工作協(xié)調(diào)和安排、文件的撰寫和發(fā)布以及相關(guān)會議的舉行和召開等，這些都對辦公室的人員素質(zhì)提出了較高的要求。

2.新時期的信息化。信息化的發(fā)展趨勢是當前社會的發(fā)展大方向，在新時期的發(fā)展形勢之下，借助于信息化技術(shù)來提高高校辦公室的工作效率和準確度是高校辦公室工作的一大特點?？傮w看來，高校辦公室必須成為高校信息的集中中心和處理樞紐，負責學校各項事務信息的收集、加工處理和實行發(fā)布。因而在這樣的發(fā)展形勢之下，高校辦公室一方面需要加強自身的硬件配置，采購計算機，改造辦公環(huán)境，借助于現(xiàn)代化信息技術(shù)建立設(shè)備先進、功能齊全而且處理效率較高的校園計算機網(wǎng)絡，實現(xiàn)學校多部門之間的有效連接，縮短高校辦公室的辦公距離;另一方面，與先進的辦公系統(tǒng)相對應的就是需要提升辦公室工作人員的素質(zhì)，先進的信息技術(shù)處理系統(tǒng)首先要求高校辦公室人員具有一定的計算機操作基礎(chǔ)，能夠運用計算機完成日常工作中的數(shù)據(jù)收集、信息檢索以及信息的加工和傳遞工作。此外，辦公室的工作人員還要及時轉(zhuǎn)變自身的思維觀念和思想認識，要定期對辦公室的工作人員進行現(xiàn)代化的管理意識的培訓，推行無紙化的辦公觀念，實現(xiàn)學校的事務處理信息化、政策實行智能化以及指揮調(diào)度現(xiàn)代化的目標，實現(xiàn)高校的高速發(fā)展。

3.工作要求的規(guī)范化。規(guī)范化的要求是當今高校辦公室工作得以高效、順利進行的重要保證，前文已述，高校辦公室的工作復雜程度較高，工作涉及的范圍較廣，而且具有較高的突發(fā)性和臨時性，因而辦公室工作需要有一定的規(guī)范制度來進行約束和指導。同時，高校辦公室的工作有較高的重要性，是關(guān)系到學校的教師和學生的重要信息中心，隨意的一個電話、一個通知或是一句問答，就可能對學生或教師的思想情緒產(chǎn)生不良影響，同時還可能對學校的形象產(chǎn)生負面效應。因而，高校辦公室工作在保證效率的前提之下，還需要保證工作的質(zhì)量，這就要求對學校辦公室的工作進行規(guī)范化管理。建立健全相關(guān)的辦公室工作制度和評判標準，將各項事務的責任明確到每個人，細致劃分和要求工作標準和規(guī)程，只有這樣才能夠保證辦公室的工作順利進行，從而做到有章可循、有序銜接，這也是高校辦公室工作得以順利發(fā)展的重要前提。

4.開放化。在現(xiàn)代的發(fā)展形勢之下，我國的高等教育事業(yè)正處在飛速發(fā)展的時期，教學規(guī)模不斷加大，高等教育工作與人民大眾的聯(lián)系越來越密切，已經(jīng)成為關(guān)系到廣大人民群眾切實利益的重要工作。加之現(xiàn)代社會信息化程度的提升，人民對于高等教育學校的招生標準、學費情況、教學質(zhì)量以及學生的就業(yè)率等問題的關(guān)注度不斷增加，這就要求高等教育學校的各項工作要向著透明化、清晰化和開放化的方向發(fā)展。作為學校工作調(diào)度的樞紐，高校辦公室需要對學校的各項工作進行定期公示，在學校網(wǎng)站、學院網(wǎng)站上向人民群眾宣傳國家的教育政策，促進學校工作的透明化發(fā)展，增加人民群眾對高校的信任度和認可度，加快學校的發(fā)展速度。

二、高校辦公室人員的素質(zhì)要求

（一）思想道德品質(zhì)要求

思想品質(zhì)是個人的政治信仰、理想信念以及道德修養(yǎng)的總領(lǐng)和綜合概括，具備高尚的思想品質(zhì)，是保證學校辦公室工作得以順利、高效進行的重要保證，也是高校的各項管理工作得到學校全體師生、社會各界認可的重要前提。

1.深刻理解和把握習近平新時代中國特色社會主義思想。習近平新時代中國特色社會主義思想，是馬克思列寧主義在我國發(fā)展的新時期與發(fā)展形勢相結(jié)合的重要思想，也是發(fā)展的世界觀、方法論的重要體現(xiàn)，習近平新時代中國特色社會主義思想與馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想以及科學發(fā)展觀一脈相承，又體現(xiàn)出了新時期我國的發(fā)展方向和科學規(guī)劃。作為高校辦公室的工作人員，必須緊密結(jié)合時代發(fā)展特點，深入學習習近平新時代中國特色社會主義思想，堅持黨性原則，嚴守組織紀律，對于在學校的管理事務中出現(xiàn)的問題，要進行科學而全面的分析，要運用習近平新時代中國特色社會主義思想進行解決。辦公室的工作中有很多涉及較強的政策性的工作，黨政工作計劃的制定、領(lǐng)導講話的擬定、學校工作年度總結(jié)報告以及其他的各類文件的處理工作等，都與黨的領(lǐng)導政策息息相關(guān)。相關(guān)的工作人員需要深刻理解黨的十九大精神，另外學校需要組織辦公室的工作人員進行統(tǒng)一學習，堅持社會主義的辦學方向不動搖。

2.堅持實事求是。實事求是是我黨的重要工作原則，也是做好高校辦公室工作的重要前提和保證。辦公室的工作人員在向領(lǐng)導匯報工作進展、調(diào)查學校的各項數(shù)據(jù)以及與企業(yè)進行合作事宜的洽談工作時，都需要堅持實事求是的原則，以科學認真的態(tài)度去完成每項工作。堅持一切從實際出發(fā)的工作原則，在工作中不摻雜個人的情緒，不讓私人感情影響到正常的工作安排和計劃，更不能出現(xiàn)弄虛作假或者是顛倒是非的情況。對于辦公室工作人員來說，與學校相關(guān)領(lǐng)導的接觸機會較多，也正是因為如此，在執(zhí)行領(lǐng)導的相關(guān)決定和指示時，需要在自己的角度提出對于事件的看法和處理意見，對于一些不符合實際情況的事情，要向領(lǐng)導闡明事情的真相，而對于那些與實際情況相符的決定，需要嚴格按照相關(guān)的規(guī)定程序執(zhí)行。在進行一些相關(guān)事件的調(diào)查工作時，需要將自己的所見、所聞原原本本地反映給領(lǐng)導，要敢于說真話，也要說實話，不能被自己的情感影響，不夸大、也不刻意去縮小影響，要遵循實事求是的原則，將事物的本來面貌呈現(xiàn)到領(lǐng)導面前。此外，在日常的工作中，不能對上級領(lǐng)導唯唯諾諾，更不能對下級同事趾高氣揚、擺出領(lǐng)導的架勢。高校是培養(yǎng)人才和進行教學活動的重要場所，也是各種思潮交匯的重要樞紐，作為高等教育部門的重要組成場所，辦公室的工作人員需要在工作中堅持實事求是的原則，塑造求真務實的典范，無論是與學生交流還是與教師溝通，都需要保持謙虛謹慎、清正廉潔的作風。只有這樣的辦公室工作人員，才能受到學校師生的尊敬，才能促進和保證學校各項工作的順利進行，從而促使學校的穩(wěn)步發(fā)展。

3.強烈的事業(yè)心，無私奉獻的品質(zhì)。正如前文所述，高校的辦公室工作紛繁復雜，任務較多而且較為煩瑣，需要涉及學校師生的各個方面。一些人將學校的辦公室部門形容為“門庭若市”，學校的辦公室需要處理的文件較多，接待工作也多，還需要籌備會議工作、接聽一些電話詢問等，因而許多的工作在工作時間內(nèi)都完不成，需要加班加點，這其中的辛苦不言而喻。也正是因為如此，需要學校辦公室的工作人員具備一定的耐心、強烈的事業(yè)心和無私奉獻的高尚品質(zhì)，如此才能夠保證辦公室日常工作的順利進行。事業(yè)心和奉獻的精神品質(zhì)是無形的，也沒有一個具體的評判標準，但是這些卻能夠在日常工作的積極性、對待師生的態(tài)度等方面體現(xiàn)出來，這也能夠在一定程度上反映出學校辦公室工作人員思想品質(zhì)的優(yōu)劣。

（二）較高的專業(yè)業(yè)務能力

學校辦公室工作人員的業(yè)務能力是衡量辦公室工作人員素質(zhì)的關(guān)鍵所在，這也代表了一個學校的管理工作的效率。在較為落后的觀念中，辦公室人員的角色就是替領(lǐng)導跑腿、組織協(xié)調(diào)學校工作等，甚至有人說辦公室的工作不需要什么能力，就是執(zhí)行領(lǐng)導命令的“機器人”。這樣的觀念存在很大的缺陷和錯誤，高校辦公室工作需要工作人員具備較高的專業(yè)性，高素質(zhì)的工作人員是學校發(fā)展和進步的重要保證，會直接影響學?？茖W管理水平的提升以及人才的培養(yǎng)和輸送工作。

1.具備現(xiàn)代化的管理能力。在當前的社會發(fā)展形勢之下，社會現(xiàn)代化的速度不斷提升，而高校又是各種新想法和新思潮誕生的搖籃，不但具有知識密集的特點，而且不斷誕生各類高科技技術(shù)手段，辦公室管理工作也面臨多種多樣的變化，因而辦公室工作人員需要不斷汲取知識，了解和把握新的技術(shù)手段，以享受高科技知識的滋養(yǎng)。這就要求高校辦公室的工作人員具備頭腦靈活、知識更新快、業(yè)務流程熟悉以及手腳勤快的技能，以保證高校辦公室工作的順利開展。若是不能夠緊跟時代的發(fā)展，在日常的工作中不吸取新的知識，不學習新的技能，而是采取一貫的落后做法，閉目塞聽或是淺嘗輒止，不但會大大降低日常的工作效率，甚至會影響學校正常工作的開展和安排，導致工作中出現(xiàn)失誤。在現(xiàn)代化管理的管理學觀點中，管理工作是通過系統(tǒng)的組織、領(lǐng)導以及調(diào)控等措施來完成的，管理工作的對象是一切的資源，需要利用一切資源達到完成既定目標的目的。而對于學校的辦公室管理工作而言，需要運用學校的場地資源、組織資源以及其他方面的各種學校資源來促進和保證學校的各項工作和活動的開展。就拿一場普通的學術(shù)會議的舉辦來說，需要進行多方面的協(xié)調(diào)工作：一方面是會議的計劃，需要根據(jù)當前學生的學習現(xiàn)狀或是行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，確定這次會議的主題和方向;還要制定會議名稱、確定參加的嘉賓和主講人;還有對于會議進程的計劃和安排、會議預算、接待工作的準備、發(fā)言文件的起草以及會議時間的敲定等，這些都需要有詳細的計劃清單。另外一方面是會議的組織工作，在會議的基本方向確定之后，需要進行場地的預定、會議用品的準備、接待工作的具體化以及相關(guān)的住宿、就餐安排等工作，會議代表的簽到登記，以及對于會議的整體流程的把握等。在這個過程中，辦公室的工作人員需要熟悉和精通各個方面的工作內(nèi)容，在會議的進行過程中，還要實時監(jiān)督各項工作的開展情況，調(diào)整工作進度，及時有效地處理在會議的準備或是進行過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)調(diào)場內(nèi)外的調(diào)控、場外的服務等。而這些工作都需要辦公室的工作人員具備較強的現(xiàn)代化管理能力，才能夠保證會議順利開展，給與會者留下深刻的印象。

2.一定的綜合分析能力。調(diào)查和評判學校的教學工作是高校辦公室的重要工作之一。在進行調(diào)查的過程中，需要調(diào)查教師的教學態(tài)度、教學質(zhì)量等情況，還需要把握學校的教與學、管理工作和服務態(tài)度的關(guān)系以及教書育人的思維觀念的信息。這些信息的獲取都需要自己去親身親歷，拿到第一手的資料，但是由于個人的能力有一定的局限性，因而很可能不能全面地把握這些情況，這就需要高校的辦公室人員仔細辨別和處理這些數(shù)據(jù)資料，運用綜合分析的能力認真篩選和比較所得的數(shù)據(jù)，得到最有價值的信息，并依照這些調(diào)查結(jié)果向領(lǐng)導進行匯報。在這一過程中，首先需要辦公室工作人員具備勤奮的工作態(tài)度，因為信息的收集工作是一項較為艱巨的任務，良好的工作態(tài)度是完成這部分工作的關(guān)鍵;而在信息的處理階段，需要辦公室工作人員具有較好的綜合分析能力，能夠在眾多的數(shù)據(jù)中快速、準確地找到反映實際情況的數(shù)據(jù)，并對這些數(shù)據(jù)進行綜合分析，得到自己需要的信息。因而辦公室工作人員需要有較好的綜合分析能力。

3.較好的文字功底。學校辦公室的工作人員需要與各種文件打交道，因而需要具備一定的文字功底，要熟悉各類文件格式，這是順利完成本職工作的重要保證。公文寫作除了需要基本的文章要素之外，還具有一定的特殊性，即準確性。公文類的文章不僅需要準確表達出領(lǐng)導的思想觀念，還需要文章的措辭準確、格式正確等，這些都要求辦公室的工作人員具備較高的文字功底。

三、總結(jié)

總體來說，新時期的發(fā)展形勢對辦公室工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求，除去專業(yè)的素質(zhì)能力之外，還需要與時俱進，全面增強自身的綜合素質(zhì)。

參考文獻：

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