醫(yī)院文書檔案信息化管理探究

李嘉予

摘 要：在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)逐漸被滲透到各個行業(yè)的發(fā)展過程中，并成為了我們實際生活非常重要的組成部分。醫(yī)院的文書檔案資料能夠為醫(yī)院在不斷發(fā)展的過程中制定科學(xué)的管理決策提供重要的依據(jù)，所以強化醫(yī)院文書檔案信息化管理，能夠有效提升醫(yī)院文化檔案的管理水平。本文通過闡述醫(yī)院文書檔案信息化管理的意義，并根據(jù)實際情況提出強化醫(yī)院文書檔案信息化管理的策略，促使醫(yī)院文書檔案管理工作能夠取得質(zhì)的飛躍。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書檔案;信息化管理

隨著信息化技術(shù)飛速發(fā)展，各個領(lǐng)域逐步引入信息化手段，所以在醫(yī)院文書檔案的管理過程中，為了強化文化檔案管理的水平，便需要充分重視信息化管理技術(shù)的應(yīng)用。通過建立健全文書檔案信息化管理制度，搭建良好的文化檔案信息化管理平臺，從而最大限度提升醫(yī)院文書檔案的信息化管理水平[1]。

1 醫(yī)院文書檔案信息化管理的意義

1）有利于提高醫(yī)院文書檔案的管理效率。在醫(yī)院以往的文書檔案管理模式下，人工當是醫(yī)院管理文書檔案所不可或缺的重要力量。但也基于人工作業(yè)的限制性，故使得文書檔案歸檔不及時，管理效率低下等問題普遍存在。對此，若能基于信息技術(shù)來誒醫(yī)院文書檔案的管理過程提供有力支撐，如歸檔、統(tǒng)計、分析等，如此一來，不僅能使文書檔案管理工作免受時間與空間的限制，且能基于網(wǎng)絡(luò)來進行實時的查詢、利用、保存等操作。以此還能進一步提升醫(yī)院文書檔案的利用率，繼而為醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展提供支撐。

2）有利于保護醫(yī)院文書檔案資料的原件。因紙質(zhì)的文書檔案原本將無法避免遭受溫度、濕度等自然因素影響。加之人為的操作失誤亦可能造成檔案資料的原件破壞，故積極采用信息化的管理手段，讓醫(yī)院文書檔案實行數(shù)字化管理方法，這樣為文化檔案資料查詢、復(fù)印和利用創(chuàng)造了便利的條件。不僅如此，在基于網(wǎng)絡(luò)的檔案信息管理平臺之上，檔案部門還能直接對文書檔案資源進行調(diào)用、歸檔等處理，如此一來，將能進一步減少對紙質(zhì)文書檔案原件資料的侵擾，從而對醫(yī)院文書檔案資料的原件起到良好的保護作用[2]。

3）有利于實現(xiàn)資源互補共享。積極將信息化的管理策略運用至醫(yī)院的文書檔案管理過程，能夠讓文化檔案資料管理逐步由單一向多元化體系轉(zhuǎn)變，繼而在增進醫(yī)院內(nèi)部各科室與辦公室之間的交流與文書檔案的共享效率同時，確保檔案作用的充分發(fā)揮。與此同時，積極聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還能讓醫(yī)院文書檔案的傳遞過程變得實時化，如此一來，一旦發(fā)現(xiàn)未及時歸檔的文書檔案信息，便能直接由發(fā)現(xiàn)科室將之轉(zhuǎn)發(fā)給檔案管理部門。屆時，檔案管理部門便可直接根據(jù)部門提交的遺漏檔案內(nèi)容來予以歸檔處理，這樣便能夠讓醫(yī)院的各個科室之間真正實現(xiàn)文書檔案信息資源共享、交換和互補，最大限度保障醫(yī)院文書檔案資料的準確性，為強化醫(yī)院文書檔案資料的利用效率創(chuàng)造良好的條件。

2 醫(yī)院文書檔案信息化管理策略

1）增強文書檔案管理者的管理意識，樹立良好的文書檔案管理觀念。在當前醫(yī)院文書檔案信息化管理過程中，增強文書檔案管理者的管理意識是非常關(guān)鍵的點。通常醫(yī)院文書檔案管理者的管理意識在一定程度上決定了文書檔案管理的質(zhì)量，以及文書檔案資料的利用效率。首先，要求醫(yī)院文書檔案管理者必須具備認真負責(zé)的工作態(tài)度，對待工作始終保持良好的工作意識，嚴格遵守文書檔案管理的紀律;其次，指導(dǎo)文書檔案資料管理者學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識，準確掌握信息化管理技術(shù)，深入了解文書檔案信息化管理的作用和意義，從而逐步樹立起良好的文書檔案管理意識;再次，對醫(yī)院文書檔案管理者定期進行檢查，時刻讓他們在思想上保持不懈怠的情緒，切實增強文書檔案管理者的管理意識。

2）建立健全文書檔案管理制度，規(guī)范醫(yī)院文書檔案管理。在醫(yī)院文書檔案的信息化管理過程中，建立健全文書檔案管理制度是保證文書檔案質(zhì)量的重要條件。首先，在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，應(yīng)該設(shè)立專門的文書檔案信息化管理部門，專門負責(zé)文化檔案信息化管理。其次，建立健全醫(yī)院文書檔案管理制度，讓醫(yī)院文書檔案管理工作更加的規(guī)范化[3]。醫(yī)院的文書檔案管理負責(zé)人可根據(jù)自身的實際情況和管理方面的知識點，制定規(guī)范化的文書檔案管理方案，以便能夠讓文書檔案資料的管理能夠規(guī)范進行。同時，還需要明確醫(yī)院文書檔案資料管理人的責(zé)任，合理劃分職能范圍，這樣才能夠有效確保醫(yī)院文書檔案管理的實效性。

3）搭建文書檔案管理平臺，加快醫(yī)院文檔信息化進程。當下，諸多醫(yī)院在對文書檔案的管理方面均是朝著信息化的方向發(fā)展，而發(fā)展的具體形式則是以電子檔案的形式來替代傳統(tǒng)的實體保管，如此一來，網(wǎng)絡(luò)共享管理亦可同步開展，這將進一步提升醫(yī)院的文書檔案管理效力。對此，為切實加快醫(yī)院文書檔案的信息化進程，則需對醫(yī)院過往的信息化運行機制及模式予以合理創(chuàng)新，以此在進一步保障醫(yī)院的檔案安全同時解決好保密和保存難等問題。當然，這也并非意味著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案便毫無用處。相反，醫(yī)院亦需對電子與紙質(zhì)文檔的保管給予同樣重視，以此方能醫(yī)院檔案信息化進程的進一步加快提供有力支撐。

4）加強文書檔案資料的利用，提高文書檔案資料的利用效率。在醫(yī)院文書檔案的管理過程中采用信息化技術(shù)，不僅便于文書檔案管理，而且也為文書檔案資料的利用創(chuàng)造了良好的條件。因此，為了最大限度提升醫(yī)院文書檔案資料的利用效率，充分發(fā)揮好信息技術(shù)的優(yōu)勢作用，首先需要樹立起文書檔案服務(wù)醫(yī)院發(fā)展工作的理念。讓醫(yī)院的文書檔案資料不會真正成為死檔案，樹立良好的文書檔案管理意識，以便為文書檔案資料的利用打下堅實的基礎(chǔ)。其次，注重挖掘文書檔案中有價值的信息。例如，通過對醫(yī)院內(nèi)部所發(fā)生的重大病例和案例重點標記出來，為后面這些案例在利用檔案資料的過程中提供便利的條件。同時，還需要采取系統(tǒng)化的管理方案對醫(yī)院的儀器設(shè)備等資料進行管理，切實保證這些儀器能夠真正得到利用，從而為醫(yī)院文書檔案資料的利用效率提升奠定堅實的基礎(chǔ)。

5）提升文書檔案管理人員綜合素質(zhì)，打造高水平的文書檔案管理隊伍。醫(yī)院文書檔案資料管理工作人員的綜合素質(zhì)在一定程度上決定了醫(yī)院文書檔案資料管理的實效性。尤其是在當前醫(yī)院服務(wù)水平不斷提升的背景下，醫(yī)院的各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平不斷提高，讓醫(yī)院的文書檔案資料使用效率持續(xù)被拉升，所以需要醫(yī)院文書檔案管理人員嚴格按照醫(yī)院的實際工作開展，以此保證醫(yī)院的文書檔案管理能夠更好的滿足醫(yī)院各項醫(yī)療工作的需求。因此，需要醫(yī)院文書檔案管理工作人員不斷參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，有效提升自己的綜合素質(zhì)，切實打造出一支高水平的文書檔案管理隊伍，為提升醫(yī)院文書檔案的信息化管理水平提供重要的人力支撐。

總之，在醫(yī)院文書檔案的信息化管理過程中，要求管理人員必須具備較強的文書檔案管理意識，樹立良好的文書檔案管理觀念、建立健全文書檔案管理制度，規(guī)范醫(yī)院文書檔案管理、搭建文書檔案管理平臺，加快醫(yī)院文檔信息化進程、提升文書檔案管理人員綜合素質(zhì)，打造高水平的文書檔案管理隊伍、加強文書檔案資料的利用，提高文書檔案資料的利用效率。只有這樣才能夠讓醫(yī)院文書檔案資料的作用充分凸顯出來。

參考文獻

[1]孫婭佳.醫(yī)院檔案信息化管理工作存在的問題與對策研究[J].卷宗，2017（16）：78-79.

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[3]顧建珍.解析信息化技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的價值及創(chuàng)新應(yīng)用作用[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2017（70）：160-161.