試論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升策略

趙錦秀

【摘要】事業(yè)單位的檔案非常重要，如何高效率管理檔案，是擺在事業(yè)單位面前需要及時(shí)處理的問題之一，利用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，得到事業(yè)單位普遍認(rèn)可，但是由于種種原因，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在這樣或那樣的問題。本文分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀以及其意義，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升策略方面進(jìn)行闡述，希望能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有所幫助。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);策略

我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，帶動(dòng)了事業(yè)單位的快速成長(zhǎng)，事業(yè)單位的數(shù)量以及員工越來(lái)越多。因此，事業(yè)單位的檔案管理工作，變得越來(lái)越繁雜。事業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到這個(gè)問題，并且有意通過信息化技術(shù)來(lái)提升檔案管理的效率。不過，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中并不是一帆風(fēng)順，面臨諸多問題，這些問題，將在本文進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題。1.單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理建設(shè)的態(tài)度不積極。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)年齡一般來(lái)說比較大，對(duì)于信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)不夠深入;領(lǐng)導(dǎo)一般認(rèn)為“檔案管理信息化建設(shè)有必要，如果花錢太多，就得慎重考慮一下”。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的態(tài)度不積極，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，甚至停滯不前;也有可能，雖然信息化建設(shè)完成了，但是在實(shí)際應(yīng)用中，沒有實(shí)質(zhì)上的改觀，只停留在形式上。2.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)水平低。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)信息技術(shù)有一定的要求，需要相關(guān)硬件設(shè)備，還需要懂軟件操作技術(shù)的信息管理員。由于事業(yè)單位考慮檔案管理信息化建設(shè)的設(shè)備成本以及人員工資，因此，在采購(gòu)設(shè)備以及招聘信息管理員的時(shí)候，沒有進(jìn)行較高級(jí)別的配置，這就導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化在今后的實(shí)際運(yùn)營(yíng)中存在效率低以及信息化管理檔案工作繁雜等問題。3.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)章制度不健全。目前國(guó)家對(duì)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)是有一定要求的，但是由于相關(guān)規(guī)章制度不完善;檔案管理人員在對(duì)待檔案管理的具體工作上，存在著消極的態(tài)度，降低了工作效率，影響了事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，沒有把信息化的科技力量發(fā)揮出來(lái)。

（二）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在問題的原因。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在問題的原因，主要來(lái)自兩個(gè)方面：第一，對(duì)信息化技術(shù)管理檔案的效果，沒有充分認(rèn)識(shí)，沒有看到科技的力量。第二，滿足于傳統(tǒng)的檔案管理方法，認(rèn)為沒到必須實(shí)施信息化技術(shù)的地步。正是因?yàn)檫@兩方面原因，導(dǎo)致了單位檔案信息化建設(shè)存在各種問題。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

科技是第一生產(chǎn)力，一個(gè)國(guó)家的綜合實(shí)力體現(xiàn)在科技水平上，我們國(guó)家由于在改革開發(fā)的影響下，科技水平呈直線上升;科技的發(fā)展，帶動(dòng)了信息的發(fā)展，利用信息技術(shù)管理檔案，不僅僅能提升單位檔案的效率，更能夠保證單位檔案的完整性，可以通過信息技術(shù)進(jìn)行檔案?jìng)浞?同時(shí)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，還能節(jié)約檔案管理成本。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升策略

（一）組織單位從領(lǐng)導(dǎo)到員工的培訓(xùn)。事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)，需要單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭;因此，通過培訓(xùn)讓單位領(lǐng)導(dǎo)，充分肯定信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理的意義，一次性投入，長(zhǎng)遠(yuǎn)看節(jié)約成本，提高效率;只有領(lǐng)導(dǎo)充分肯定了信息化的作用，才會(huì)全面支持單位的檔案管理信息化建設(shè)。事業(yè)單位的員工數(shù)量多，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要全體員工大力支持，該配合的要積極配合;因此，需要通過培訓(xùn)，讓全體員工能夠支持信息化管理檔案，并且全力支持。

（二）事業(yè)單位加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金支持。單位檔案管理信息化建設(shè)，從短期來(lái)看，尤其是前期購(gòu)買設(shè)備、軟件以及聘請(qǐng)信息技術(shù)管理員，需要大筆投入;這就要求事業(yè)單位加大資金投入，充裕的資金能夠購(gòu)買更先進(jìn)的信息化設(shè)備，聘請(qǐng)有能力的信息技術(shù)管理員，這對(duì)事業(yè)單位檔案管理也是非常重要的，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，能夠給事業(yè)單位節(jié)約成本，提高檔案管理效率。

（三）加快檔案管理信息化建設(shè)的速度。檔案管理信息化建設(shè)的速度要快，這是因?yàn)闀r(shí)間越長(zhǎng)，越影響單位人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的支持熱情。另外，時(shí)間越長(zhǎng)，信息化建設(shè)的成本也會(huì)越高。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理員的培訓(xùn)。單位檔案管理在完成信息化建設(shè)之后，需要合格的管理員來(lái)負(fù)責(zé)平時(shí)的信息化檔案維護(hù)以及及時(shí)錄入新的檔案信息，在單位需要檔案信息的時(shí)候，能夠及時(shí)調(diào)閱檔案，這些都需要非常熟練的操作。因此，需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理員的培訓(xùn)，熟練操作信息化管理檔案的每一步。

四、結(jié)語(yǔ)

單位檔案信息化建設(shè)的提升，需要由單位領(lǐng)導(dǎo)及單位全體同仁以及國(guó)家等多方面共同努力推進(jìn)，大家要對(duì)信息化管理單位檔案的效果有信心。以上詳細(xì)論述了提升單位檔案管理信息化建設(shè)的策略，希望能夠給大家提供一些借鑒。

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