當前外事單位管理模式創(chuàng)新及外事檔案管理研究

摘 要：本文對外事管理的概念及基本工作原則進行了說明，并對當前形式下我國不同區(qū)域外事單位所采取的管理模式進行了分析，提出優(yōu)化外事管理的措施，可為地方機構(gòu)開展外事管理工作及提高工作效率提供參考及借鑒。

關(guān)鍵詞：外事單位;管理模式;對外開放

外事管理工作作為政府公共事業(yè)的重要組成部分，在樹立國家對外形象、開展對外交流中有著舉足輕重的作用和地位。外事管理體制是外事管理工作的基礎(chǔ)，在很大程度上影響著外事管理工作能否充分發(fā)揮作用。順應(yīng)時代潮流和社會發(fā)展的外事管理體制能夠強有力地保障外事管理工作的高效運行。而結(jié)合現(xiàn)有我國外事單位管理情況，對其現(xiàn)有管理模式進行研究并實施創(chuàng)新，將對政府單位外事管理工作的開展具有積極意義。以下將對其進行說明與分析，具體內(nèi)容如下：

1 當前外事單位管理模式討論

我國占地面積較多，而多年來隨著我國對外開放政策的逐漸深入，我國改革區(qū)域均會不同程度的涉及外事管理工作。而由于長期以來我國不同區(qū)域之間對外開放程度的不同，在外事管理方法及模式的選擇中也存在差異，以下具體說明：

1.1 沿海區(qū)域的外事管理模式

由于沿海區(qū)域?qū)ν饨煌I(lǐng)域?qū)挕⒔?jīng)濟外向度高，存在較多的外資企業(yè)、外國常駐機構(gòu)，同時，面臨較多的外國黨、政、代表團交流活動，涉外任務(wù)多、事項多、范圍廣。該種情況下要求外事管理中除了要做好傳統(tǒng)的外事接待、因公出國等管理和服務(wù)工作外，外國記者管理、涉外案件協(xié)調(diào)處理、防止境外非政府組織滲透等維安工作也屬于外事管理的重點。在該種情況下，該類區(qū)域建立了省管市、市管縣的外事管理模式，并將省、市、縣三級地方政府單獨設(shè)立外事機構(gòu)，并建立地方三級黨委外事工作領(lǐng)導小組工作機制，實現(xiàn)了對外事活動的全方面管理及監(jiān)控。

1.2 邊陲省份的外事管理模式

對于如新疆、青海、西藏、云南等省份，由于其地處邊境，其地理位置及外部環(huán)境決定了外事管理體制的獨特性。即該些區(qū)域?qū)嵤┩馐鹿芾淼闹攸c已將服務(wù)國家總體外交作為外事工作管理的重點。相對發(fā)達開發(fā)區(qū)域，涉及的外事管理工作業(yè)相對減小。因此，該些區(qū)域?qū)嵤┑耐馐鹿芾砟Ｊ街饕ㄒ韵聨c：其一，外事管理重的地區(qū)設(shè)中央、省、市、縣四級外事管理體制;其二，在州、地、市三級政府設(shè)立獨立外事機構(gòu)，列入政府工作部門;其三，對凡邊境州、縣行政區(qū)、民族問題復雜、敏感，境外敵對勢力關(guān)注度高的非邊境州設(shè)立獨立外事部門，歸口管理本行政區(qū)域外事工作。

1.3 內(nèi)陸區(qū)域外事管理模式

對于內(nèi)陸，如四川、重慶、陜西等區(qū)域，其涉及的外事活動比較居中，而隨著該類省份經(jīng)濟的逐漸發(fā)展及開放程度的深入，外事管理活動在未來一段時間內(nèi)將逐步擴大并與沿海區(qū)域齊平。隨對外開放程度的加深，做好地方外事管理應(yīng)作為服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟建設(shè)及招商引資的主要手段之一而被重視。因而，對于該些區(qū)域，外事管理模式可參考沿海區(qū)域的外事管理，如采用“省管市、市管縣”外事管理模式，并在省、市、縣三級地方政府單獨設(shè)立外事機構(gòu)，同時列入政府工作日常負責歸口管理本行政區(qū)外事工作和本級黨委外事工作領(lǐng)導小組辦公室日常工作。另，對于一些不單獨設(shè)立外事機構(gòu)的縣，可將其職能納入政府辦公室等管理。

2 外事工作檔案管理研究

我國現(xiàn)階段處于經(jīng)濟快速發(fā)展時期，而在該種情況下，涉外工作變得異常頻繁。由于工作事務(wù)繁忙，容易造成檔案管理的漏洞及對外事工作后續(xù)的開展造成一定影響。關(guān)于外事檔案管理特點及管理重點可從以下幾個方面進行說明：

2.1 外事檔案管理特點

外事檔案是外事工作和歷史情況的真實記錄，是外事工作的歷史真憑實據(jù)，是外事工作參考的第一手材料。隨著全球經(jīng)濟一體化的發(fā)展，不僅國際間的合作交流頻繁，區(qū)域經(jīng)濟及合作已經(jīng)走向國際化。該種情況下，外事工作已成為政府檔案管理的日常工作之一，因此，外事檔案管理也應(yīng)成為檔案管理必不可少的一部分。外事檔案是涉外工作中有保存價值材料，即政府與國外團體或個人在經(jīng)濟考察、學術(shù)交流、科研合作、人才培養(yǎng)、等活動中所形成的有保存價值材料。如文 字圖表、錄音錄像、照片等材料，它們不僅是涉外 交流活動的真實寫照，也是外事工作歷史記錄，是推進外事工作改革和發(fā)展的重要依據(jù)。因此，作好外事檔案管理工作是外事工作的核心及重點，政府及相關(guān)部門應(yīng)采取有效措施應(yīng)對。

2.2 關(guān)于強化外事檔案管理的思考

其一，為確保外事檔案管理工作開展，明確各單位檔案管理相關(guān)人員的職責權(quán)限是基礎(chǔ)，如相關(guān)責任人必須重視檔案管理工作，在實際實施中要求并監(jiān)督相關(guān)人員按照相關(guān)規(guī)定要求做好資料文件的歸檔工作。其二，在推進館藏檔案數(shù)字化的進程中，可以簡化基礎(chǔ)整理，深化檢索工作，豐富檔案數(shù)據(jù)資源，逐步實現(xiàn)館藏檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享和網(wǎng)上利用查閱。把好數(shù)字化工作的每一個環(huán)節(jié)關(guān)口，杜絕原始文件丟失、破損以及檔案信息刪減、篡改等行為。其三，做好電子檔案管理中的審核審批工作，對于檔案管理人員而言，接受檔案的入口應(yīng)明確，做好審批工作及專人負責檔案交接是基礎(chǔ)。其四，借助計算機系統(tǒng)實施檔案管理可提高管理效率及減少差錯率，相關(guān)單位應(yīng)引進或建立電子檔案管理系統(tǒng)，減少人為提交環(huán)節(jié)所帶來的交接不清及不全等情況，以確保電子檔案管理工作的實施及開展。

3 結(jié)束語

關(guān)于外事管理問題，一直是國家及地方政府重點關(guān)注的重點。而應(yīng)對不同的區(qū)域經(jīng)濟、政治及文化特色，不同省市應(yīng)采取不同的管理模式，以做好外事活動管理工作并利用外事管理活動服務(wù)地方經(jīng)濟的發(fā)展及促使區(qū)域社會穩(wěn)定。而應(yīng)對現(xiàn)有我國對外開放程度的加深及復雜的國際環(huán)境，我國及地方政府應(yīng)加強對外事管理機構(gòu)的管理，并采取有效的措施對外事管理模式進行優(yōu)化將為更好開展外事工作及服務(wù)社會提供保證。

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作者簡介

拓慧璠（1989-），陜西榆陽，榆林市人民對外友好協(xié)會辦公室。