檔案數(shù)字化的質(zhì)量和保密工作分析

摘 要：現(xiàn)代化信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的發(fā)展和普及已經(jīng)深入到社會各行各業(yè)中，甚至已經(jīng)融入了居民的日常生產(chǎn)和生活，數(shù)字化的理念和操作也已經(jīng)深入人心并且潛移默化地改變著人們的習(xí)慣。眾所周知，傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)工作都是依靠人工書寫進(jìn)行的，這種方式不僅效率低，而且需要耗費(fèi)大量的人力資源。而在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的工作數(shù)據(jù)信息記錄方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在海量信息的來臨，為了提高工作效率并且減少數(shù)據(jù)整理的錯(cuò)誤，數(shù)據(jù)信息記錄和檔案工作進(jìn)行模式和方法上的變革需要利用到數(shù)字化和現(xiàn)代信息技術(shù)。對此，本文將針對檔案數(shù)字化的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行開展，并且對突出問題提出相關(guān)對策。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;質(zhì)量;保密工作

1 檔案數(shù)字化的特點(diǎn)分析

1.1 經(jīng)濟(jì)效益好

檔案數(shù)字化的經(jīng)濟(jì)效益高是相比于傳統(tǒng)的人工書寫檔案來說的，一方面，檔案數(shù)字化意味著工作可以在線上進(jìn)行，節(jié)省了大量的人力成本用于對檔案的編輯書寫以及校對上，可以將成本重點(diǎn)支出在聘請更加專業(yè)的檔案管理人才中，這樣又能夠提高檔案工作的效率;另一方面，傳統(tǒng)的檔案工作室占地面積很大，因此檔案都是采用書寫而成的，所用到的檔案文件和檔案袋非常多，要進(jìn)行分類保管，管理和保存成本也會相應(yīng)提高，而檔案數(shù)字化不需要專門的檔案室，而計(jì)算機(jī)的存儲空間非常大，而且存儲的數(shù)據(jù)和信息會更多。

1.2 檔案利用率高

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是采用編號的方式進(jìn)行分類和排列的，首先在查找方面就比較困難，因此檔案管理室的檔案是非常多的，雖然經(jīng)過了分類，但是在查閱時(shí)也需要耗費(fèi)一定的時(shí)間;另外，紙質(zhì)檔案最大的缺點(diǎn)之一就是容易損壞，放置時(shí)間過長也會造成模糊等，而紙質(zhì)檔案又沒有備份，一旦信息缺失或者模糊就很難進(jìn)行重新更正;同時(shí)，紙質(zhì)檔案非常難以轉(zhuǎn)移，一旦轉(zhuǎn)移就要花費(fèi)大量的人力物力。而檔案數(shù)字化則打破了這些界限和限制，通過計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)終端就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)連接，將檔案內(nèi)容快速傳遞到需要的地方，而且存儲在計(jì)算機(jī)中的檔案只要安全工作和備份做好就永遠(yuǎn)不會遺失，檔案資料和信息利用率也就提高了。

2 檔案數(shù)字化面臨的突出問題

檔案數(shù)字化如果要建立完善，對系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的要求是非常高的，這樣才能保證大量的數(shù)據(jù)信息能夠被存儲完整，同時(shí)能夠不斷地進(jìn)行更新;另外，檔案數(shù)字化的操作要足夠方便，特別是在檔案檢索功能上效率一定要高，不能出現(xiàn)檢索失誤，而且不能出現(xiàn)卡頓或者系統(tǒng)崩潰，檢索的速度也需要不斷提高，這樣才能讓檔案數(shù)字化凸顯出自身的優(yōu)勢。因此，檔案數(shù)字化對計(jì)算機(jī)的CPU性能要求很高。并且數(shù)字檔案的保密性不強(qiáng)，在計(jì)算機(jī)上備份和管理檔案數(shù)據(jù)非常容易會被竊取或者篡改信息。

3 檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制

3.1 建立健全檔案管理制度

建立檔案管理制度是首要前提，只有對檔案數(shù)字化的各項(xiàng)工作進(jìn)行明確規(guī)定，并將整個(gè)建設(shè)流程進(jìn)行細(xì)化，才能保證實(shí)際工作的順利性。而建立檔案管理制度要依據(jù)我國的相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定，包括檔案建立過程、相關(guān)的限制、安全防范機(jī)制以及工作人員的守則等都需要一一細(xì)分，并且在建立之后保證落實(shí)和監(jiān)督，根據(jù)實(shí)施過程中的問題再進(jìn)行分析，并且逐步完善管理制度，提高可實(shí)施性。

3.2 做好數(shù)字檔案的檢查驗(yàn)收

為了提高檔案數(shù)字化的安全性和準(zhǔn)確性，要對數(shù)字檔案進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，并且將整個(gè)檔案系統(tǒng)進(jìn)行評估。而整個(gè)檢查的環(huán)節(jié)包括設(shè)備、人員和流程三個(gè)方面。設(shè)備方面，就是要檢查設(shè)備軟硬件的性能以及是否滿足建立檔案的需求;而工作人員則是對他們的業(yè)務(wù)態(tài)度和操作能力進(jìn)行考察;流程方面則是主要檢查一些容易出錯(cuò)或者失誤的方面，并且將整體流程過一遍，確認(rèn)無誤。而在檢查過程中，一旦出現(xiàn)紕漏或者錯(cuò)誤要及時(shí)上報(bào)并進(jìn)行修正和調(diào)整，將損失和錯(cuò)誤降到最低，并且對整個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行整體評價(jià)。

4 檔案數(shù)字化的安全保密控制

4.1 重視檔案管理人員的素質(zhì)提升

即使是數(shù)字檔案也需要人為進(jìn)行操作和管理，因此工作人員是整個(gè)安全保密工作的核心，只有切實(shí)提高檔案管理人員的工作素質(zhì)和態(tài)度，才能降低檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)。首先，要對管理人員進(jìn)行安全教育，讓他們意識到檔案安全工作的重要性，并且進(jìn)行定期的安全教育和宣傳;同時(shí)，還要對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，特別是關(guān)于檔案安全工作和設(shè)備操作的技術(shù)和技能，讓他們提高自主進(jìn)行檔案安全維護(hù)的能力，可以解決一些意外狀況，減少檔案的損失。

4.2 重視安全保密系統(tǒng)建設(shè)

由于數(shù)字檔案存儲在計(jì)算機(jī)中，安全風(fēng)險(xiǎn)性也相應(yīng)地提高，因此利用計(jì)算機(jī)的安全保密系統(tǒng)加強(qiáng)對數(shù)字檔案的管理是安全保密控制的重要內(nèi)容。要懂得利用目前最新的信息技術(shù)來更新安全保密軟件和系統(tǒng)，這樣能夠提升安全系統(tǒng)的防護(hù)能力，還要定期對保密系統(tǒng)進(jìn)行檢查，一旦出現(xiàn)潛在的問題要及時(shí)解決或者更新系統(tǒng);同時(shí)，對于安全保密系統(tǒng)檢查中出現(xiàn)的情況和問題要及時(shí)記錄，并且做好整理和分析，在下一次的檢查中重點(diǎn)檢查這方面，如果仍然存在問題要進(jìn)行上報(bào)并且徹底解決。

4.3 定期進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)備份

數(shù)據(jù)備份是防止數(shù)字檔案信息丟失的一個(gè)最好辦法，只有將數(shù)據(jù)多進(jìn)行備份，才能在數(shù)據(jù)失效或者出現(xiàn)問題時(shí)將損失降到最低。因此，定期進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)備份，并且將數(shù)據(jù)備份分到各個(gè)設(shè)備中，并且根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的機(jī)密性和重要性進(jìn)行分別存儲，將機(jī)密性較高的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行多重備份和管理，這樣能夠更好地保護(hù)檔案數(shù)據(jù)。

4.4 采取嚴(yán)格的門禁制度

防止計(jì)算機(jī)系統(tǒng)被入侵的一項(xiàng)重要工作就是采取嚴(yán)格的門禁制度，對于計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)的入口密碼設(shè)置要非常嚴(yán)格，并且采取分級制，不同等級的計(jì)算機(jī)工作人員擁有的密鑰是不同的，每一個(gè)密鑰能夠獲取的權(quán)限也是不同的，這樣就能夠防止有工作人員竊取信息或者不法分子盜用密碼等。另外，在登錄系統(tǒng)時(shí)還要對工作人員身份進(jìn)行驗(yàn)證，杜絕大部分無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)。

5 結(jié)束語

綜上，檔案數(shù)字化對于信息還量化的今天具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，通過數(shù)字檔案的建立和管理能夠提高檔案的利用率、準(zhǔn)確性和管理效率，從而節(jié)省大量的人力成本，并且還能夠提高檔案管理的工作效率。

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作者簡介

霍泳言（1991-），女，漢，廣東佛山，項(xiàng)目經(jīng)理，本科，研究方向：檔案整理，檔案數(shù)字化。