文書檔案管理工作的創(chuàng)新方法探析

摘 要：文書檔案管理工作對(duì)于一個(gè)組織或者單位來說都是至關(guān)重要的，很多檔案的信息能夠?yàn)榻M織的發(fā)展提供借鑒和參考，因此文書檔案的管理也越來越受到重視。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息技術(shù)發(fā)展的成果惠及了很多領(lǐng)域，文書檔案也不應(yīng)該落后，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作也該逐漸被淘汰了，本文將從文書檔案管理工作所存在的問題出發(fā)，探究其創(chuàng)新管理方法。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理;創(chuàng)新

文書檔案所記載的信息是一個(gè)組織發(fā)展歷程的象征，也包含著許多經(jīng)濟(jì)、政治信息，這些資料的妥善管理對(duì)于組織來說是十分重要的。因此，這項(xiàng)工作有必要進(jìn)行改革和創(chuàng)新，利用科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，節(jié)約人力、物力，從而更好的為組織服務(wù)。

1 文書檔案管理存在的問題

1.1 管理制度缺失

文書檔案管理存在的根本問題就是管理制度的缺失，雖然文書檔案管理工作存在著悠久的歷史，但并沒有一套科學(xué)的管理制度能夠?qū)@項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)范。大部分組織都有自己的考核制度、薪酬制度，卻鮮有聽說那個(gè)組織有自己的文書管理制度，大部分是綜合辦公室或者檔案室按照約定俗成的規(guī)則進(jìn)行收集和整理。在這方面的制度缺乏也導(dǎo)致部分人員分不清工作主次，只會(huì)機(jī)械的收集和整理這些文書檔案，而忽視了對(duì)這些檔案服務(wù)和利用價(jià)值的開發(fā)，文書檔案的實(shí)際作用并沒有被發(fā)揮出來。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高

在大部分組織中，管理者都對(duì)那些能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的部門更加關(guān)注，對(duì)于像“后勤”一樣的文書檔案管理工作是較為忽略的，在日常的辦公流程中地位并不高。很多領(lǐng)導(dǎo)都覺得這只是對(duì)于過去資料的收集，只能偶爾提供一些借鑒意義，所以對(duì)這項(xiàng)工作并不重視，文書檔案管理部門往往是無人問津的。

1.3 管理人員素質(zhì)有待提高

一些管理者對(duì)于文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠充分，他們認(rèn)為這是一項(xiàng)較為簡單、沒有什么技術(shù)含量的工作，所以很多組織招聘的文書檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力都較低。往往應(yīng)聘這類工作的人也都試圖這項(xiàng)工作比較清閑，看起來沒什么壓力。在入職后，日常的工作也比較敷衍，缺乏上進(jìn)心，不利于文書檔案管理工作的發(fā)展。實(shí)際上這并不是一項(xiàng)毫無技術(shù)性可言的工作，在圖書檔案管理這個(gè)專業(yè)中，就要學(xué)習(xí)組織檔案管理、文書學(xué)、檔案管理學(xué)等重要內(nèi)容，這是本科期間專門開設(shè)的學(xué)科，是存在專業(yè)人員的，看似誰都能做，但并不是誰都能做好，文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的前提就是建立一支高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)。

1.4 信息化程度不高

大部分組織的文書檔案管理工作還都停留于書面上，沒有實(shí)現(xiàn)電子化、信息化。這一點(diǎn)從各組織每年購進(jìn)的檔案盒數(shù)量就可以看出，從檔案室內(nèi)經(jīng)年積累的檔案數(shù)量也可以看出。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，云端的儲(chǔ)存功能也很強(qiáng)大，不一定所有的檔案都要留存紙質(zhì)版，既占用儲(chǔ)存空間，使用、查找起來也非常麻煩。落后的文書檔案管理工作已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代快節(jié)奏的組織管理，急需進(jìn)行創(chuàng)新和調(diào)整。

2 文書檔案管理工作的創(chuàng)新方法

2.1 加強(qiáng)管理制度創(chuàng)新

文書檔案管理工作創(chuàng)新的重中之重就是制度的創(chuàng)新。尤其對(duì)于那些沒有制度或者制度不健全的組織來說，要在這方面多下功夫?？梢越梃b國內(nèi)外在文書檔案管理工作這方面做的比較好的組織進(jìn)行借鑒，結(jié)合自身組織的規(guī)模和管理體制加以調(diào)整或完善，產(chǎn)生一個(gè)適合自己組織的文書檔案管理制度，為相關(guān)部門的工作提供依據(jù)。另外，明確工作重點(diǎn)，收集、整理不是目的，讓這些文書檔案真正的為組織發(fā)展提供借鑒、指明方向才是真正發(fā)揮這項(xiàng)工作的價(jià)值。

2.2 轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)觀念，加強(qiáng)重視

作為組織領(lǐng)導(dǎo)，不能只關(guān)注經(jīng)濟(jì)效益，更要總攬大局，用發(fā)展的眼光看待問題，文書檔案管理工作雖然不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，但在陷入困境時(shí)，往往是過去的經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌驇椭M織走出困境，這對(duì)不同類型的組織都是有著重要意義的。比如醫(yī)院，遇到一個(gè)癥狀特殊的病人的時(shí)候，往往就需要查閱過去的病例，看看有沒有相似的案例能夠提供幫助，有時(shí)候表面的現(xiàn)象并不能完全相信，從本質(zhì)上找到病因才是更重要的?？赡芸雌饋硎墙Y(jié)核問題，但其實(shí)是由于真菌感染所引起的，根據(jù)過去的從醫(yī)經(jīng)驗(yàn)可能無法一眼看出，但總有特殊的病例可以給醫(yī)生一些靈感，從而找到問題所在。對(duì)于其他組織也一樣，文書檔案管理工作就像是后備軍，當(dāng)你需要的時(shí)候，它總是能發(fā)揮自己獨(dú)特的作用。所以領(lǐng)導(dǎo)者要看到這項(xiàng)工作的重要性，對(duì)各部門一視同仁。

2.3 培養(yǎng)管理人才，提高人員素質(zhì)

建設(shè)一個(gè)高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)對(duì)于文書檔案管理工作來說是十分重要的。一方面，在任職資格條件上，可以優(yōu)先選擇具有從業(yè)經(jīng)歷的人或者是相關(guān)專業(yè)的畢業(yè)生，他們會(huì)對(duì)這項(xiàng)工作有著更清楚的認(rèn)識(shí)，往往會(huì)認(rèn)真負(fù)責(zé)，不會(huì)敷衍了事。另一方面，加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高專業(yè)技能素質(zhì)。首先，可以聘請(qǐng)專家或者高校教授給員工進(jìn)行知識(shí)技能培訓(xùn)提高他們的管理水平;其次，定期進(jìn)行能力測試，并收集日常工作的數(shù)據(jù)，找到員工的長處與不足，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰措施，在績效考核時(shí)納入相應(yīng)指標(biāo)，與薪酬體系掛鉤，以促進(jìn)管理人員專業(yè)技術(shù)能力的不斷提升。

2.4 文書檔案管理工作信息化

在信息化時(shí)代，文書檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升信息化水平。一方面，可以對(duì)必要的紙質(zhì)版資料進(jìn)行歸納整理，按編號(hào)分類，這樣便于日后的查找和使用。另一方面，可以構(gòu)建組織內(nèi)部的信息共享平臺(tái)，將部分文書檔案管理工作上傳到平臺(tái)上，供各個(gè)部門參考和使用。就像在醫(yī)院，遇到特殊的病人，醫(yī)院也會(huì)組織各個(gè)科室進(jìn)行大會(huì)診，并不是病人在心腦血管科就診，這個(gè)科室就關(guān)起門來診治，各個(gè)部門都是相通的，就像人的五臟六腑都需要血液循環(huán)一樣。信息的共享是十分重要的，比如在制造企業(yè)，接到客戶訂單時(shí)第一件事并不是投入生產(chǎn)，而是查一查檔案，看一看對(duì)方是否曾經(jīng)合作過，信譽(yù)怎樣，如果至今還有未付清的款項(xiàng)，自然是要先付清款項(xiàng)才能進(jìn)行下一次合作。有了企業(yè)內(nèi)部的信息共享平臺(tái)，在接到訂單時(shí)只需要在系統(tǒng)內(nèi)查找即可，不用再跑財(cái)務(wù)部查交易記錄等檔案，可以極大的提高效率。這樣的流程能夠最大程度的保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，避免出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。由于可能涉及到核心機(jī)密，要著重加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，避免被某些不法分子竊取組織機(jī)密，將組織暴露在風(fēng)險(xiǎn)之下。文書檔案管理工作的信息化不僅能夠最大程度的提高效率，還能夠節(jié)約成本，減少紙質(zhì)檔案收集、整理以及保存所使用的人力、空間成本。另外，實(shí)現(xiàn)組織之間的信息共享也很重要，一些可以公開的資料或者檔案可以在平臺(tái)上公布，各個(gè)組織間可以相互交流和借鑒，實(shí)現(xiàn)行業(yè)的發(fā)展。

3 結(jié)束語

對(duì)于文書檔案管理工作的創(chuàng)新要從現(xiàn)狀入手，有針對(duì)性的進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，結(jié)合組織內(nèi)部的實(shí)際情況，才能使文書管理工作開展的更加有條理，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)各部門之間的交流和信息共享，每個(gè)部門都不是孤立存在的，他們之間的業(yè)務(wù)流程也是有著千絲萬縷的關(guān)系，信息化能夠提高信息流轉(zhuǎn)的速度，迎接檔案管理工作的新時(shí)代。

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作者簡介

宋曉琳（1978-），女，漢族，吉林省白山市，本科，中級(jí)館員，研究方向：文書檔案管理。