高校財(cái)務(wù)實(shí)行網(wǎng)約報(bào)銷的優(yōu)勢、衍生的問題及對策

陳 琳

隨著教育經(jīng)費(fèi)加大投入、科研經(jīng)費(fèi)加速增長、日常管理多校區(qū)運(yùn)行，高校財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)量也日益增大。傳統(tǒng)模式下報(bào)銷人員在報(bào)銷大廳排隊(duì)等待接單，前臺(tái)審核人員接單后既要審核原始票據(jù)，又要審核審批手續(xù)，手工錄入相關(guān)信息編制記賬憑證后報(bào)銷人員才能離開，事后復(fù)核人員如果發(fā)現(xiàn)其他不合規(guī)的問題還要報(bào)銷人員來回往返修改。一方面報(bào)銷人員排隊(duì)等候時(shí)間長、滿意度低，另一方面財(cái)務(wù)人員工作量大、效率低。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展和財(cái)務(wù)信息化變革的新形勢下，部分高校開始改變財(cái)務(wù)傳統(tǒng)報(bào)銷模式開始實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)；網(wǎng)約報(bào)銷逐漸成為全面各地高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的主流趨勢，并逐步替換傳統(tǒng)窗口現(xiàn)場報(bào)銷得到全面應(yīng)用推廣。

一、南京工業(yè)大學(xué)全面網(wǎng)約報(bào)銷模式

南京工業(yè)大學(xué)通過多年的窗口排隊(duì)報(bào)銷模式后，于2016 年5 月推行網(wǎng)上預(yù)約“無等候”報(bào)銷模式，并在2018 年4 月1 日起全面實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式。全面網(wǎng)約后開設(shè)3 個(gè)網(wǎng)約接單窗口，專門安排4 個(gè)制單人員在后臺(tái)做賬，對無法網(wǎng)約的內(nèi)部轉(zhuǎn)賬、退押金、借住院費(fèi)等特殊業(yè)務(wù)可在任何一個(gè)窗口快速辦理2018 年年底日接單量最高達(dá)1500 筆，在實(shí)行全面網(wǎng)約過渡期還保留1 個(gè)窗口排隊(duì)現(xiàn)場審核制單。報(bào)銷人員將報(bào)銷單提交接單窗口初審后即可離開，制單人員在后臺(tái)做賬后出納直接將錢支付給預(yù)約的銀行賬戶，單據(jù)處理的速度和準(zhǔn)確性極大的提升。相對每天限號(hào)200 號(hào)并叫號(hào)排隊(duì)報(bào)銷的模式，減少了報(bào)銷大廳的人流量，縮短了報(bào)銷人員排隊(duì)等候的時(shí)間，提高了財(cái)務(wù)人員的接單和制單效率。

南京工業(yè)大學(xué)依托由財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)、網(wǎng)約報(bào)賬系統(tǒng)、網(wǎng)約授權(quán)系統(tǒng)、物流管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、酬金管理系統(tǒng)、無現(xiàn)金支付系統(tǒng)和國庫支付系統(tǒng)構(gòu)成的財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)，全面實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式。第一，高級財(cái)務(wù)平臺(tái)。針對報(bào)銷人員的開放的系統(tǒng)，由財(cái)務(wù)查詢、網(wǎng)約報(bào)賬、網(wǎng)約授權(quán)系統(tǒng)組成。主要功能包括網(wǎng)上填報(bào)、修改、撤銷和打印報(bào)銷單，查看明細(xì)信息、查看報(bào)銷物流，管理員授權(quán)無限額經(jīng)辦人和限額經(jīng)辦人網(wǎng)約報(bào)銷，查詢項(xiàng)目到款、酬金、項(xiàng)目余額等。第二，物流管理系統(tǒng)。主要功能是通過掃描單據(jù)條形碼進(jìn)行報(bào)銷單接收、分配、退回和查詢。第三，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，主要功能是報(bào)銷單轉(zhuǎn)入、酬金轉(zhuǎn)入后自動(dòng)錄入憑證，修改、查詢和復(fù)核憑證，付款信息輸出至無現(xiàn)金支付系統(tǒng)和匹配國庫支付系統(tǒng)，項(xiàng)目查詢和管理等。第四，酬金管理系統(tǒng)。主要功能是對勞務(wù)酬金報(bào)銷單進(jìn)行酬金審核、刪除，酬金輸出至無現(xiàn)金支付系統(tǒng)，對人員酬金信息進(jìn)行查詢等。第五，無現(xiàn)金支付系統(tǒng)。主要功能是銀校直聯(lián)按憑證付款和酬金批量支付，銀行收支明細(xì)查詢、支付失敗處理、賬戶管理等。第六，國庫支付系統(tǒng)。主要功能是在下達(dá)的項(xiàng)目中申請用款計(jì)劃、在用款計(jì)劃額度內(nèi)申請支付，生成支付憑證并提交銀行，查詢付款信息，打印國庫付款回單等。

財(cái)務(wù)信息化管理下全面網(wǎng)約報(bào)銷實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集信息化、單據(jù)流轉(zhuǎn)系統(tǒng)化、會(huì)計(jì)核算智能化、資金結(jié)算電子化。網(wǎng)上預(yù)約具體報(bào)銷模式：報(bào)銷人員整理好票據(jù)后登錄網(wǎng)約報(bào)銷系統(tǒng)→申請報(bào)銷單→填寫相關(guān)信息并提交→選擇預(yù)約時(shí)間地點(diǎn)→打印報(bào)銷單→報(bào)銷單簽字蓋章→報(bào)銷單投遞報(bào)銷窗口→接單人員初審→通過物流管理系統(tǒng)接單并分配→制單人員通過酬金管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)入酬金、通過財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)入單據(jù)并制單→審核人員復(fù)核憑證→出納人員通過無現(xiàn)金系統(tǒng)和國庫系統(tǒng)進(jìn)行付款（具體報(bào)銷流程見圖1）。

圖1 南京工業(yè)大學(xué)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷流程圖

二、高校財(cái)務(wù)實(shí)行網(wǎng)約報(bào)銷模式的優(yōu)勢

（一）單據(jù)填寫、票據(jù)遞交更簡便

網(wǎng)約報(bào)銷系統(tǒng)中設(shè)置了“日常報(bào)銷”、“國內(nèi)旅費(fèi)業(yè)務(wù)”、“暫借款業(yè)務(wù)”、“勞務(wù)酬金及獎(jiǎng)助業(yè)務(wù)”四個(gè)業(yè)務(wù)大類，報(bào)銷人員可以隨時(shí)登錄系統(tǒng)按票據(jù)類型申請報(bào)銷單。每個(gè)費(fèi)用項(xiàng)都有詳細(xì)說明和報(bào)銷要求，報(bào)銷人員只需按照票據(jù)類型填入金額，通過錄入工號(hào)或姓名自動(dòng)匹配銀行卡號(hào)，如有未沖銷的借款，在申請報(bào)銷時(shí)系統(tǒng)還能自動(dòng)提示，這使報(bào)銷人員填寫單據(jù)更為簡單明了。票據(jù)遞交也更為方便，不需要報(bào)銷人員排隊(duì)等候。打印出來的報(bào)銷單簽字蓋章審批后與原始票據(jù)一起遞交財(cái)務(wù)接單窗口初審掃描后報(bào)銷人員即可離開，報(bào)銷大廳人流量減少，報(bào)銷速度和服務(wù)滿意度大幅度提高。

（二）項(xiàng)目使用、資金結(jié)算更安全

網(wǎng)約報(bào)銷模式下項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算同步控制，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或被授權(quán)網(wǎng)約人員能夠在可用余額和費(fèi)用項(xiàng)額度內(nèi)隨時(shí)進(jìn)行預(yù)約，預(yù)約后資金實(shí)時(shí)凍結(jié)，避免了報(bào)銷制單時(shí)項(xiàng)目余額不足的問題。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能全面監(jiān)管經(jīng)費(fèi)，可以實(shí)時(shí)查詢可用余額、凍結(jié)情況、往來情況，授權(quán)網(wǎng)約經(jīng)辦人等。項(xiàng)目使用必須由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或者被授權(quán)的經(jīng)辦人操作，能夠有效避免項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)銷他人冒領(lǐng)冒用的現(xiàn)象。網(wǎng)約報(bào)銷后現(xiàn)金網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、無現(xiàn)金和國庫支付系統(tǒng)進(jìn)行了連接，報(bào)銷單轉(zhuǎn)入通過制單和復(fù)核后，資金直接支付給網(wǎng)約的銀行卡中，有效避免了資金漏付、重付、錯(cuò)付的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）會(huì)計(jì)核算、內(nèi)部管理更高效

網(wǎng)約報(bào)銷模式下費(fèi)用項(xiàng)目、摘要、金額和銀行賬戶等信息由報(bào)銷人員在網(wǎng)上自主錄入，在制單時(shí)能根據(jù)報(bào)銷人員填報(bào)的報(bào)銷單轉(zhuǎn)入自動(dòng)生成記賬憑證。報(bào)銷單由接單窗口統(tǒng)一接單、平均分配、后臺(tái)集中做賬，報(bào)銷業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)流水化作業(yè)。涉及國庫資金的經(jīng)費(fèi)制單時(shí)能直接匹配國庫系統(tǒng)的對應(yīng)項(xiàng)目，出納人員不需選擇錄入相關(guān)信息，只需要進(jìn)行核對后進(jìn)行提交，提高了會(huì)計(jì)核算的效率和準(zhǔn)確度。通過物流系統(tǒng)掃描條碼接單和分配報(bào)銷單，實(shí)時(shí)跟蹤報(bào)銷單的進(jìn)度，報(bào)銷人員在網(wǎng)上系統(tǒng)中能隨時(shí)查詢接單、分配、復(fù)核、支付等步驟。項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的開支明細(xì)、資金流向全程電子化，為項(xiàng)目結(jié)算、財(cái)務(wù)審計(jì)、決算提供了基礎(chǔ)，也提升了財(cái)務(wù)內(nèi)部管理水平。

三、高校財(cái)務(wù)實(shí)行網(wǎng)約報(bào)銷衍生的問題

（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)不完善，更新維護(hù)不及時(shí)

首先，網(wǎng)約系統(tǒng)申請報(bào)銷單時(shí)，不同項(xiàng)目號(hào)必須分開預(yù)約，同一個(gè)項(xiàng)目號(hào)的不同業(yè)務(wù)大類如日常報(bào)銷、暫借款不能同時(shí)預(yù)約，對私支付和對公支付的單據(jù)也不能同時(shí)預(yù)約，增加了網(wǎng)約填單的時(shí)間和難度。其次，修改報(bào)銷單或更改預(yù)約時(shí)間會(huì)產(chǎn)生新的預(yù)約號(hào)替換掉原來的預(yù)約號(hào)，必須重新打印報(bào)銷單遞交財(cái)務(wù)，報(bào)銷人員往往容易遺忘。最后，實(shí)行新的政府會(huì)計(jì)制度后財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)置了收支類型和經(jīng)濟(jì)科目，網(wǎng)約系統(tǒng)模板內(nèi)容的更新和維護(hù)不及時(shí)，報(bào)銷單轉(zhuǎn)入后無法自動(dòng)生成正確的憑證，報(bào)賬人員在網(wǎng)約時(shí)往往對“辦公費(fèi)”、“材料費(fèi)”、“設(shè)備費(fèi)”等費(fèi)用項(xiàng)區(qū)分不準(zhǔn)確，制單人員需要大量修正，這樣反而增加了工作量、降低了業(yè)務(wù)處理的效率。

（二）報(bào)銷單發(fā)現(xiàn)問題滯后，增加退單風(fēng)險(xiǎn)

實(shí)行網(wǎng)約報(bào)銷后，接單窗口對報(bào)銷單的經(jīng)費(fèi)使用范圍、審批簽字和發(fā)票現(xiàn)場進(jìn)行初審，但是對發(fā)票的金額不進(jìn)行計(jì)算核對。報(bào)銷金額與發(fā)票金額不一致、電子發(fā)票未簽字承諾、材料發(fā)票未附明細(xì)、住宿費(fèi)超標(biāo)等問題往往傳遞到制單或復(fù)核人員時(shí)才被發(fā)現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)問題滯后導(dǎo)致接單人員需要通過電話重新聯(lián)系報(bào)銷人員修改，整個(gè)單據(jù)的報(bào)銷時(shí)間就延長了。對于無法報(bào)銷的票據(jù)要退回報(bào)銷人員，物流系統(tǒng)要進(jìn)行退單操作，報(bào)銷人員如果沒有及時(shí)去報(bào)銷大廳將其領(lǐng)回，退單過程中存在票據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步引發(fā)財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷人員之間的矛盾。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)銷存在淡旺季，不能體現(xiàn)網(wǎng)約報(bào)銷的優(yōu)勢

高校財(cái)務(wù)一般每學(xué)期開學(xué)前以及寒暑假財(cái)務(wù)報(bào)銷人流量少，處于報(bào)銷淡季；全面網(wǎng)約過渡期保留的1 個(gè)非網(wǎng)約報(bào)銷窗口和網(wǎng)約報(bào)銷窗口的業(yè)務(wù)量差別較小，非網(wǎng)約報(bào)銷窗口不需排隊(duì)可以直接現(xiàn)場做賬后付款，而網(wǎng)約報(bào)銷的單據(jù)需要報(bào)銷人員在網(wǎng)上錄入信息由接單人員分配后做賬，付款時(shí)間也相應(yīng)靠后。每年年底12 月份和1 月份，財(cái)務(wù)關(guān)賬前、開賬后報(bào)銷處于旺季；隨著全面網(wǎng)約的推行，網(wǎng)約報(bào)銷的人數(shù)增加，網(wǎng)約報(bào)銷窗口也需要進(jìn)行排隊(duì)，排隊(duì)時(shí)間有可能超過非網(wǎng)約窗口。相比之下，不能體現(xiàn)網(wǎng)約報(bào)銷的優(yōu)勢，降低報(bào)銷人員網(wǎng)上預(yù)約積極性。

（四）簽字審批沒有電子化，延誤報(bào)銷時(shí)間

項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷，需要相關(guān)學(xué)院（部門）負(fù)責(zé)人簽字審批、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字、經(jīng)辦人簽字，部分經(jīng)費(fèi)報(bào)銷需要多個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)簽字審批、學(xué)院院長和副院長雙簽審批。簽字審批過程會(huì)耗費(fèi)報(bào)銷人員大量的時(shí)間和精力，網(wǎng)約模式下報(bào)銷人員還是和傳統(tǒng)報(bào)銷一樣，報(bào)銷人員無法在報(bào)賬大廳現(xiàn)場預(yù)約后交單，需要將打印出來的報(bào)銷單及所附的發(fā)票拿去找相關(guān)人員簽字。如果其中一個(gè)人出差在外報(bào)銷過程就會(huì)中斷，必須等其回來簽完字報(bào)銷單才能遞交到財(cái)務(wù)，可能延誤報(bào)銷時(shí)間，“簽字難”的問題使得網(wǎng)約報(bào)銷“無等候”的優(yōu)勢沒有充分發(fā)揮出來。

四、高校財(cái)務(wù)網(wǎng)約報(bào)銷的優(yōu)化對策

（一）及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)更新升級，提高系統(tǒng)安全性和穩(wěn)定性

隨著政府會(huì)計(jì)制度和個(gè)人所得稅制度改革，高校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、經(jīng)濟(jì)科目等都進(jìn)行了重新設(shè)置，對接的網(wǎng)約報(bào)銷系統(tǒng)、酬金管理系統(tǒng)也需要進(jìn)行更新升級。高校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)一般是委托外部單位開發(fā)，在實(shí)際操作中遇到的新問題需要及時(shí)反饋給開發(fā)商，以便進(jìn)一步修改程序，完善系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能。同時(shí)，隨著網(wǎng)約報(bào)銷的全面推廣，使用網(wǎng)約報(bào)銷系統(tǒng)的教職員工也會(huì)越來越多，在相對集中的時(shí)間同時(shí)訪問網(wǎng)約報(bào)銷系統(tǒng)，需要強(qiáng)大的服務(wù)器準(zhǔn)確進(jìn)行存儲(chǔ)、計(jì)算和傳輸財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。此外，通過下發(fā)詳細(xì)的系統(tǒng)操作指南，安排專人進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)，加強(qiáng)項(xiàng)目授權(quán)用戶權(quán)限管理控制，提高系統(tǒng)在使用過程中的安全性與穩(wěn)定性。

（二）完善網(wǎng)上簽字審批功能，實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)審批電子化

為了解決網(wǎng)約報(bào)銷“簽字難”的問題，可以開發(fā)網(wǎng)約手機(jī)微信客戶端，在系統(tǒng)中增加網(wǎng)上手寫板簽字審批功能。報(bào)銷人員在網(wǎng)約系統(tǒng)中申請報(bào)銷單、上傳原始單據(jù)電子照片作為附件、選擇審批人后，系統(tǒng)自動(dòng)向?qū)徟税l(fā)出微信提醒。審批人不受時(shí)間和空間限制，隨時(shí)登錄系統(tǒng)可以查看相關(guān)的詳細(xì)信息并進(jìn)行電子簽字和審批，線上和線下簽字同樣有效，對于緊急業(yè)務(wù)也能快速簽批。票據(jù)電子化，系統(tǒng)中存儲(chǔ)的報(bào)銷單和原始發(fā)票掃描件等信息可以存入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫作為電子檔案進(jìn)行保存，便于今后檔案的查閱。經(jīng)費(fèi)審批電子化，能有效解決報(bào)銷人員簽字難的問題，節(jié)約了工作時(shí)間，提高了工作效率。

（三）加強(qiáng)財(cái)務(wù)報(bào)銷知識(shí)宣傳，全面推行網(wǎng)約報(bào)銷

利用信息化手段加強(qiáng)財(cái)務(wù)報(bào)銷知識(shí)宣傳力度，通過學(xué)校財(cái)務(wù)網(wǎng)站、QQ 群、微信群、微信公眾號(hào)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及時(shí)發(fā)布網(wǎng)約報(bào)銷業(yè)務(wù)指南和新的規(guī)章制度等。成立“財(cái)務(wù)宣講團(tuán)”走進(jìn)每一個(gè)學(xué)院開展報(bào)銷宣傳講座活動(dòng)，詳細(xì)介紹常見經(jīng)費(fèi)科目報(bào)銷和網(wǎng)上預(yù)約操作過程中的要點(diǎn)，對網(wǎng)約報(bào)銷實(shí)際操作過程中的問題進(jìn)行答疑。推行“學(xué)生報(bào)賬員”和“科研財(cái)務(wù)助理”，對項(xiàng)目授權(quán)網(wǎng)約報(bào)銷，協(xié)助科研老師辦理科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷工作，定期進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷知識(shí)培訓(xùn)，提高了全校師生的網(wǎng)約報(bào)銷普及率。采用倒逼機(jī)制不再開設(shè)傳統(tǒng)排隊(duì)報(bào)銷窗口，進(jìn)一步完善網(wǎng)約報(bào)銷系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能，使其除了能預(yù)約日常報(bào)銷外還可以預(yù)約校內(nèi)轉(zhuǎn)賬、領(lǐng)取私托費(fèi)等業(yè)務(wù)，加強(qiáng)接單窗口初審降低退單率，開發(fā)短信平臺(tái)報(bào)銷狀態(tài)能及時(shí)通知報(bào)銷人員，更好的推行全面網(wǎng)約報(bào)銷。