淺析醫(yī)院后勤服務(wù)外包業(yè)務(wù)內(nèi)部控制審計(jì)

時(shí)媛媛 鄭輝

摘 要 自公立醫(yī)院綜合改革試點(diǎn)指導(dǎo)意見實(shí)施以來(lái)，醫(yī)院將優(yōu)質(zhì)資源致力于發(fā)展醫(yī)療、科研、教學(xué)等核心業(yè)務(wù)，而今外包服務(wù)行業(yè)日漸成熟，加快了醫(yī)院后勤社會(huì)化發(fā)展的進(jìn)程，后勤服務(wù)外包在節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本、提高服務(wù)質(zhì)量及工作效率上都有顯著的優(yōu)勢(shì)，但也給醫(yī)院管理者帶來(lái)了新的內(nèi)控監(jiān)管挑戰(zhàn)。本文就醫(yī)院如何細(xì)化后勤服務(wù)外包業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理考核評(píng)價(jià)體系，如何加強(qiáng)內(nèi)部控制審計(jì)，從而提升醫(yī)院的社會(huì)服務(wù)效率及效益進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞 后勤服務(wù) 外包業(yè)務(wù) 內(nèi)部控制 審計(jì)

隨著城市公立醫(yī)院綜合改革的深入，大力提升醫(yī)療技術(shù)水平、充分激發(fā)醫(yī)療綜合實(shí)力已成為醫(yī)院發(fā)展的核心。后勤服務(wù)行業(yè)已逐漸成為優(yōu)質(zhì)高效、低耗方便的新型醫(yī)院后勤保障機(jī)構(gòu)。與之相應(yīng)，社會(huì)、病患及醫(yī)護(hù)人員對(duì)醫(yī)院后勤服務(wù)的需求標(biāo)準(zhǔn)也隨之提升。后勤業(yè)務(wù)以低技術(shù)、高密集勞動(dòng)型服務(wù)為主，主要為醫(yī)院提供基本運(yùn)營(yíng)及專業(yè)服務(wù)保障工作。讓專業(yè)的人做專業(yè)的事，提高醫(yī)院管理質(zhì)量，緩解醫(yī)院人員編制有限等難題。通過對(duì)后勤服務(wù)科學(xué)精細(xì)化的管理，從內(nèi)部控制著手優(yōu)化對(duì)后勤服務(wù)外包業(yè)務(wù)審計(jì)監(jiān)督和評(píng)價(jià)，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而更好地為醫(yī)院服務(wù)，推進(jìn)我國(guó)醫(yī)療行業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展。

一、醫(yī)院后勤服務(wù)外包在內(nèi)控管理方面存在的問題

（一）采購(gòu)過程中內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)和隱患

1.采購(gòu)方式不規(guī)范。醫(yī)院在采購(gòu)后勤外包業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照《采購(gòu)法》及《招標(biāo)法》等文件要求選擇采購(gòu)方式，達(dá)到所屬地區(qū)政府下發(fā)采購(gòu)限額規(guī)定的項(xiàng)目必須按公開招標(biāo)流程辦理。但現(xiàn)實(shí)中違規(guī)分解逃避公開招標(biāo)的行為時(shí)常出現(xiàn)，如某地區(qū)醫(yī)院采購(gòu)物業(yè)服務(wù)，項(xiàng)目金額153萬(wàn)元，采購(gòu)需求只有物業(yè)公司提供的耗材用具、管理費(fèi)、稅金等物料費(fèi)用35萬(wàn)元。而最核心的屬于物業(yè)公司的保潔人員工資成本118萬(wàn)元，實(shí)際以勞務(wù)外派形式算作醫(yī)院臨時(shí)職工，相關(guān)工資記入醫(yī)院的人員成本。招標(biāo)文件僅以上述物料管理費(fèi)為采購(gòu)內(nèi)容，未包括勞務(wù)人員工資，而對(duì)服務(wù)人員的考核及報(bào)酬發(fā)放都由物業(yè)公司管理，以此來(lái)粉飾采購(gòu)程序的合法化。

2.合同執(zhí)行不規(guī)范。外包服務(wù)合同臨近合作期滿時(shí)，因前期論證或者組織采購(gòu)程序不及時(shí)，導(dǎo)致采購(gòu)期限過長(zhǎng)，存在本次外包服務(wù)項(xiàng)目已到期，而新簽訂的合同未生效，醫(yī)院被動(dòng)地執(zhí)行過期合同，會(huì)帶來(lái)很多風(fēng)險(xiǎn)隱患。同時(shí)，合同中未注明接管方案內(nèi)容，極易出現(xiàn)新、舊外包服務(wù)公司在退出及接管時(shí)期，各方職責(zé)、服務(wù)內(nèi)容及具體交接內(nèi)容無(wú)計(jì)劃、無(wú)措施，造成對(duì)外包公司管理混亂的局面。

3.合同簽訂不嚴(yán)謹(jǐn)。合同是供需雙方利益的保障，因合同標(biāo)的與中標(biāo)通知書標(biāo)的不一致、違約責(zé)任不清、執(zhí)行單位與收款單位不一致、履約責(zé)任解釋不清等條款問題，極易產(chǎn)生歧義、誤解或引起法律方面的糾紛，也無(wú)法保障雙方的合法權(quán)益。

（二）內(nèi)控評(píng)價(jià)體系不完善

后勤服務(wù)的質(zhì)量和工作效益直接影響醫(yī)院所要付出的時(shí)間、財(cái)力及人力成本，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)可以讓醫(yī)院全身心地投入核心業(yè)務(wù)的發(fā)展。如今醫(yī)院的內(nèi)控評(píng)價(jià)體系不科學(xué)，未形成多部門聯(lián)檢監(jiān)管機(jī)制，實(shí)操性不強(qiáng)，過于表面化，日常內(nèi)控監(jiān)管考核不及時(shí)、不全面，管理的方式流于形式或未按合同約定定期對(duì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)做全面的評(píng)價(jià)考核，導(dǎo)致因服務(wù)不到位而產(chǎn)生的矛盾不能及時(shí)得到反饋和改善，醫(yī)護(hù)員工及患者對(duì)現(xiàn)狀不滿意，最終影響了醫(yī)院的整體形象。

二、精細(xì)內(nèi)控管理后勤外包業(yè)務(wù)質(zhì)量的內(nèi)控審計(jì)對(duì)策

（一）采購(gòu)過程內(nèi)控管理審計(jì)

1.重視主體責(zé)任，避免合同履約風(fēng)險(xiǎn)。增強(qiáng)對(duì)合同控制管理意識(shí)，做好采購(gòu)全過程內(nèi)部審計(jì)工作，關(guān)注合同訂立、履行、登記歸檔及糾紛處理中薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)管。審查和評(píng)價(jià)是否執(zhí)行正確采購(gòu)方式，復(fù)核合同條款與招標(biāo)文件是否相符，簽訂合同是否合規(guī)、有無(wú)越權(quán)行為，重點(diǎn)審核合同文本是否存在重大遺漏、缺陷和歧義等內(nèi)容。對(duì)照合同條款每年定期審查合同的履約情況。建立科學(xué)的處理機(jī)制，對(duì)違約行為追究相關(guān)責(zé)任。

2.明確自身需求，科學(xué)編制業(yè)務(wù)預(yù)算。內(nèi)審部門應(yīng)對(duì)后勤服務(wù)業(yè)務(wù)是否依據(jù)醫(yī)院自身實(shí)際需求作出評(píng)價(jià)，服務(wù)項(xiàng)目是否充分。同時(shí)做好咨詢工作，可依據(jù)《綜合醫(yī)院組織編制原則》（以下簡(jiǎn)稱《原則》）等相關(guān)規(guī)定合理測(cè)算所需預(yù)算。方法可以按所需服務(wù)人員數(shù)量、所分擔(dān)區(qū)域面積及服務(wù)項(xiàng)目復(fù)雜度來(lái)制定。如一家三級(jí)綜合醫(yī)院，開放床位2000張，現(xiàn)要測(cè)算保潔人員的配置比例。依據(jù)《原則》，按每人擔(dān)當(dāng)20～25床來(lái)算，至少應(yīng)有80名衛(wèi)生員即保潔服務(wù)人員。

3.明晰資金來(lái)源，規(guī)范采購(gòu)過程合法化。充分發(fā)揮內(nèi)審部門事中審計(jì)監(jiān)督職責(zé)，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)明晰政府采購(gòu)還是自主采購(gòu)行為，對(duì)達(dá)到當(dāng)?shù)刎?cái)政部門下達(dá)采購(gòu)限額規(guī)定的，必須采用公開招標(biāo)方式，同時(shí)做好請(qǐng)示備案。審查是否科學(xué)制定招標(biāo)項(xiàng)目、范圍、內(nèi)容與要求。關(guān)注采購(gòu)活動(dòng)中各流程的合法性，如投標(biāo)單位資質(zhì)、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)是否完備合理、記錄是否真實(shí)詳細(xì)、評(píng)標(biāo)結(jié)果依據(jù)是否充分等。

（二）完善考核體系，建立內(nèi)控管理評(píng)價(jià)模式

1.建立聯(lián)合監(jiān)管機(jī)制。確立外包業(yè)務(wù)歸口管理部門，因后勤涉及多行業(yè)，專業(yè)性較強(qiáng)且管理要求又各不相同，醫(yī)院應(yīng)建立由醫(yī)務(wù)、護(hù)理、后勤、財(cái)務(wù)、基建相關(guān)職能科室及班子成員等聯(lián)合監(jiān)管小組，定期或抽查外包單位履行質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)的情況。后勤應(yīng)為主管部門，全面負(fù)責(zé)與外包公司的日常工作，對(duì)質(zhì)量考核監(jiān)督發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)通知服務(wù)機(jī)構(gòu)整改。財(cái)務(wù)應(yīng)以后勤每月提交的考核表作為付款依據(jù)。內(nèi)部審計(jì)及監(jiān)督管理部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)日常監(jiān)管發(fā)現(xiàn)問題的整改情況，未達(dá)到整改要求的，應(yīng)及時(shí)提醒聯(lián)合監(jiān)管小組按合同規(guī)定作出相應(yīng)的處罰，并實(shí)施后續(xù)整改落實(shí)情況的跟蹤調(diào)查。

2.精細(xì)內(nèi)控管理制度。完善后勤外包內(nèi)控管理制度及流程，形成覆蓋整個(gè)外包業(yè)務(wù)流程的監(jiān)管協(xié)調(diào)模式。細(xì)化后勤外包考核制度如質(zhì)量達(dá)標(biāo)要求及外包公司接管及退出方案等。量化考核分值清單，明確各項(xiàng)指標(biāo)分值占比，與外包單位達(dá)成共識(shí)，以便發(fā)現(xiàn)問題時(shí)有章可循，充分界定醫(yī)院與外包公司之間的職責(zé)。以質(zhì)量考核內(nèi)容來(lái)評(píng)價(jià)結(jié)果作為支付費(fèi)用的依據(jù)。不斷改進(jìn)內(nèi)控管理制度，追蹤落實(shí)形成閉環(huán)管理，持續(xù)改進(jìn)常態(tài)監(jiān)管機(jī)制。

3.建立長(zhǎng)效的日常內(nèi)控監(jiān)督管理模式。正確評(píng)價(jià)內(nèi)控監(jiān)管是否周全到位，審閱各項(xiàng)工作具體落實(shí)人員的工作記錄單，不定期抽查人員出勤情況，關(guān)注實(shí)際在崗人數(shù)是否與合同相符，審閱后勤日常管理留有的記錄清單，是否定期對(duì)外包業(yè)務(wù)管理情況進(jìn)行深入分析、考核?？梢允褂迷u(píng)分法定期考核，建議邀請(qǐng)物業(yè)管理人員共同參與，分別從員工出勤情況、前任問題落實(shí)整改情況等進(jìn)行考核評(píng)分，并說(shuō)明評(píng)分和扣分原則，及時(shí)公布評(píng)分結(jié)果，及時(shí)填寫《質(zhì)量檢查記錄單》，物業(yè)應(yīng)填寫整改措施和整改期限，根據(jù)落實(shí)整改情況可酌情予以扣分。依據(jù)所得分?jǐn)?shù)除以總分?jǐn)?shù)的所得值乘以標(biāo)準(zhǔn)物業(yè)費(fèi)金額，得出本期實(shí)際物業(yè)費(fèi)。內(nèi)審及監(jiān)督部門應(yīng)關(guān)注質(zhì)量檢查記錄單所列明事項(xiàng)的評(píng)分及具體落實(shí)整改情況。

三、結(jié)語(yǔ)

后勤服務(wù)單位應(yīng)融入服務(wù)醫(yī)院的管理文化和理念，只有真正融入被服務(wù)對(duì)象的環(huán)境才能提供更高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。公立醫(yī)院也應(yīng)明確自身的需求，利用精細(xì)化內(nèi)控考核體系，監(jiān)督和評(píng)價(jià)醫(yī)院外包業(yè)務(wù)內(nèi)控監(jiān)督制度落實(shí)情況，充分發(fā)揮審計(jì)及內(nèi)控管理制度的作用，促進(jìn)后勤標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，為患者及醫(yī)務(wù)人員提供安全舒適的醫(yī)療環(huán)境，最終實(shí)現(xiàn)與外包公司共贏，從而推動(dòng)公立醫(yī)院穩(wěn)健、可持續(xù)發(fā)展。

（時(shí)媛媛單位為大連大學(xué)附屬中山醫(yī)院;鄭輝單位為大連市第六人民醫(yī)院）

參考文獻(xiàn)

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