財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建研究

郭語

摘要：近些年很多大型公司使用財(cái)務(wù)共享服務(wù)手段，轉(zhuǎn)變自己的企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式，在提高財(cái)務(wù)流程和內(nèi)部業(yè)務(wù)流程等方面效率的同時(shí)，還能降低運(yùn)作成本、提升財(cái)務(wù)管理水平、推動(dòng)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的進(jìn)行、提供各種類型的商業(yè)化服務(wù)等。

本文首先概述構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的原則與特性，再通過構(gòu)建的前期準(zhǔn)備、構(gòu)建過程中的關(guān)鍵點(diǎn)、運(yùn)作中的關(guān)鍵點(diǎn)和實(shí)施后的持續(xù)改進(jìn)等方面進(jìn)行論述，結(jié)合綜合物流企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建的案例，提出有意義的構(gòu)建對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享;服務(wù)中心構(gòu)建;財(cái)務(wù)管理

20世紀(jì)80年代初，美國福特公司創(chuàng)建了共享服務(wù)，到了20世紀(jì)90年代，福特、通用等美國跨國大型企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。受經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)的影響，我國大部分企業(yè)以事業(yè)部為基礎(chǔ)，不斷多元化發(fā)展，這種情勢(shì)下，企業(yè)財(cái)務(wù)集中管控的現(xiàn)象越來越普遍。為了更加契合企業(yè)的戰(zhàn)略需要，很多企業(yè)采用財(cái)務(wù)共享模式來適應(yīng)環(huán)境的變化，它的出現(xiàn)使得兼顧企業(yè)運(yùn)營成本和企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力成為可能。

一、構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)的原則與特性

（一）構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)的原則

只有加強(qiáng)企業(yè)管理水平與管理體系的建設(shè)，提高財(cái)務(wù)管理工作的效率，規(guī)范企業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)，才能體現(xiàn)出財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心集中、高效、統(tǒng)一的職能，因此構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)遵循特定的原則。

1.考量與規(guī)劃全面性

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建與實(shí)施需要考量多方面的因素，這種財(cái)務(wù)管理模式具有構(gòu)建周期長，搭建過程對(duì)應(yīng)技術(shù)更新速度快的特點(diǎn)，且整個(gè)模式呈現(xiàn)一種系統(tǒng)化的特征，同時(shí)跨部門、跨地區(qū)，對(duì)應(yīng)的規(guī)劃就更加復(fù)雜多面。企業(yè)必須做好全面的規(guī)劃，基于當(dāng)下的發(fā)展?fàn)顩r和未來的經(jīng)營計(jì)劃等，詳細(xì)分析需要注意的事項(xiàng)，保證共享中心建好之后能長期有效率的達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。否則可能因?yàn)榧夹g(shù)等原因，帶來更新不同步或滯后更新等矛盾。

2.財(cái)務(wù)管理權(quán)限的合理把控

大多需要構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)，往往會(huì)因?yàn)閺?fù)雜的內(nèi)部組織架構(gòu)，設(shè)置眾多的子公司。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建是為了更高效、全面的完成財(cái)務(wù)任務(wù)，因此對(duì)中心財(cái)務(wù)工作的集中管控力度的合理把控，能保障總公司的財(cái)務(wù)管理權(quán)，避免該權(quán)限受到分散與轉(zhuǎn)移。按照這樣的需求構(gòu)建的共享中心，才能持續(xù)為企業(yè)提供動(dòng)力支持，保障企業(yè)資本流轉(zhuǎn)的安全性。

（二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的特性

1.業(yè)務(wù)處理的高度自動(dòng)化

在大數(shù)據(jù)與會(huì)計(jì)電算化的推動(dòng)下，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采取分析與共享這一過程的自動(dòng)化程度得到加深，工作效率也得到提升，不僅實(shí)現(xiàn)了企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)信息的處理需要，也實(shí)現(xiàn)了高效率的財(cái)務(wù)管理工作。

2.傳統(tǒng)財(cái)務(wù)服務(wù)方式的改進(jìn)

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)服務(wù)方式是各個(gè)分支機(jī)構(gòu)分別設(shè)置單獨(dú)的財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的成立使各分支組織集中化為共享中心的形式。具體表現(xiàn)在三個(gè)方面的改進(jìn)：辦公場(chǎng)所分離式的轉(zhuǎn)換;交流方式遠(yuǎn)程化;財(cái)務(wù)信息需要在共享中心被分拆后再提供給各分支機(jī)構(gòu)。

3.財(cái)務(wù)工作中體現(xiàn)出的服務(wù)意識(shí)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心主要是為了給企業(yè)提供財(cái)務(wù)服務(wù)，因此整個(gè)過程需要以服務(wù)對(duì)象的體驗(yàn)與結(jié)果的評(píng)價(jià)為主進(jìn)行加強(qiáng)，保證財(cái)務(wù)工作的進(jìn)行。并能在會(huì)計(jì)信息質(zhì)量保障的基礎(chǔ)上，關(guān)注過程與結(jié)果，提高客戶滿意度，并按客戶內(nèi)部需求出發(fā)，充分體現(xiàn)出在財(cái)務(wù)工作中為客戶提供服務(wù)的意識(shí)。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建前后的注意事項(xiàng)

（一）構(gòu)建的前期準(zhǔn)備

1.構(gòu)建前對(duì)企業(yè)進(jìn)行變革。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)施不管是對(duì)企業(yè)的管理方式和管理理念，還是對(duì)參與者自身利益的影響，都會(huì)帶來深度較大的變革。要想成功變革，需要使參與者充分了解并相信變革對(duì)自己的影響利大于弊，就需要企業(yè)管理層及時(shí)疏導(dǎo)員工中出現(xiàn)的疑慮，并采取合適有效的鼓勵(lì)策略。有了好的變革管理，企業(yè)后續(xù)的構(gòu)建工作才能順利有效進(jìn)行。

2.構(gòu)建前的選址工作。企業(yè)在選址工作方面首要仔細(xì)分析已有共享服務(wù)中心的密集程度，并預(yù)測(cè)所在城市的綜合競(jìng)爭(zhēng)力水平，對(duì)行政機(jī)構(gòu)的工作效率和環(huán)境狀況進(jìn)行了解，最后還要對(duì)該地區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施、人口素質(zhì)、消費(fèi)水平等方面進(jìn)行了解，從成本等角度選定在各方面較為合適的地區(qū)進(jìn)行構(gòu)建。

3.構(gòu)建前的業(yè)務(wù)選擇。傳統(tǒng)的分散式財(cái)務(wù)管理模式經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)、管理和決策方面的重疊管理，這樣會(huì)造成很多弊端，同時(shí)影響會(huì)計(jì)核算工作效率，從而降低財(cái)務(wù)部門的工作績(jī)效。因此，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在構(gòu)建前需要參照這些方面來選擇業(yè)務(wù)內(nèi)容：首先選擇具有相同性質(zhì)的業(yè)務(wù);其次是在業(yè)務(wù)單元中較為通用的業(yè)務(wù);還有能標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù);最后是適應(yīng)企業(yè)管理需求的業(yè)務(wù)。

（三）構(gòu)建后的持續(xù)改進(jìn)

要想長遠(yuǎn)發(fā)展，只是構(gòu)建服務(wù)中心是不夠的，還要企業(yè)能提高管理水平和工作效率，進(jìn)一步為客戶提供高質(zhì)量的服務(wù)。在提高管理水平方面，需要管理者引進(jìn)先進(jìn)的評(píng)價(jià)體系，認(rèn)清企業(yè)在行業(yè)中的地位，并能對(duì)服務(wù)中心的工作績(jī)效給出較為全面的評(píng)價(jià);在提高工作效率方面，通過全面的評(píng)價(jià)體系，讓員工認(rèn)清自己的優(yōu)缺點(diǎn)，提高員工工作水平的同時(shí)提升企業(yè)整體的績(jī)效。通過這兩個(gè)途徑，為客戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、案例分析財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建

（一）綜合制造業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建過程

全球化的“互聯(lián)網(wǎng)+”及經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展使得制造企業(yè)數(shù)量迅速擴(kuò)張，對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)管理工作也隨之復(fù)雜多樣。運(yùn)營成本的增加和人員工作素質(zhì)的差異，以及會(huì)計(jì)主體之間的大量同質(zhì)性工作，促進(jìn)制造企業(yè)需要構(gòu)建起財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。具體的構(gòu)建步驟包括以下幾點(diǎn);

1.分析財(cái)務(wù)部的同質(zhì)性工作

詳細(xì)分析每個(gè)分公司和子公司財(cái)務(wù)部的工作，列出具有同質(zhì)性的工作，放入企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。

2. ERP系統(tǒng)的支持

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心一般都在企業(yè)總部構(gòu)建，這使得很多工作出現(xiàn)空間上的阻隔，比如子公司財(cái)務(wù)報(bào)表由各地傳遞到服務(wù)中心就有損失和延遲的風(fēng)險(xiǎn)，解決這一問題的方法就是引入ERP系統(tǒng)，確保實(shí)時(shí)信息能安全傳遞。

3.中心崗位的設(shè)置和人員安排

根據(jù)服務(wù)中心的工作內(nèi)容，建立專門的結(jié)算組，負(fù)責(zé)具體的會(huì)計(jì)事務(wù)應(yīng)收應(yīng)付和銀行企業(yè)間資金的核查;建立專門的賬務(wù)組，負(fù)責(zé)賬務(wù)和固定資產(chǎn)處理。建立專門的內(nèi)審組，負(fù)責(zé)審查各企業(yè)的實(shí)際內(nèi)部控制和財(cái)務(wù)管理工作。

4.合并清賬應(yīng)收應(yīng)付

制造企業(yè)由于行業(yè)業(yè)務(wù)的特征，很多分公司和子公司的客戶和供應(yīng)方是有同一用戶，甚至同行有時(shí)是企業(yè)的客戶，也是供應(yīng)方。根據(jù)這些業(yè)務(wù)特征，企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心采用合并清賬的方法，實(shí)施收付款計(jì)劃。

5.統(tǒng)一管理報(bào)銷和賬務(wù)

采用統(tǒng)一做賬方法能有效避免不規(guī)范使用會(huì)計(jì)科目、不統(tǒng)一實(shí)施會(huì)計(jì)政策等情況，同時(shí)對(duì)原始單據(jù)的要求也能井然有序。

6.制造企業(yè)的定期內(nèi)審

制造企業(yè)需要要求內(nèi)審組，定期對(duì)分公司和子公司進(jìn)行定量的內(nèi)部審計(jì)，審查流程規(guī)范性、系統(tǒng)輸入及時(shí)性、管理完善性等，這些問題會(huì)影響應(yīng)收款的回收等。

（二）構(gòu)建的保障措施

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建過程必定出現(xiàn)多種問題，是一個(gè)需要長期持續(xù)改進(jìn)的過程，應(yīng)對(duì)這種問題，唯有憑借團(tuán)隊(duì)力量，理智解決困難，這種新的模式才能越來越成熟，為之后全球化管理打好基礎(chǔ)。因此，要保障財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的有效運(yùn)行就需要采取以下幾種相應(yīng)的措施。

1.多個(gè)部門之間需要互相配合，支持系統(tǒng)不斷更新完善。

2.涉及到跨境的企業(yè)，其財(cái)務(wù)人員要求的專業(yè)水平和職業(yè)道德等素質(zhì)更高。

3.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的人員需要定期接受培訓(xùn)，適應(yīng)不斷發(fā)展的技術(shù)和業(yè)務(wù)要求。

4.由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的開放性，內(nèi)部數(shù)據(jù)有失真的風(fēng)險(xiǎn)，因此需要審計(jì)人員定期進(jìn)行審計(jì)，保證數(shù)據(jù)真實(shí)性。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建有以下幾點(diǎn)建議：一是重心放在企業(yè)人員參與度上，提高員工的服務(wù)意識(shí)，同時(shí)使其認(rèn)同企業(yè)的變革;二是構(gòu)建服務(wù)中心的體系管理制度需要加強(qiáng)規(guī)范化實(shí)施力度;三是構(gòu)建服務(wù)中心的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防機(jī)制需要強(qiáng)化監(jiān)督管理。由此來完善財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建，從而更好的完成財(cái)務(wù)管理工作任務(wù)，提高企業(yè)績(jī)效和員工工作效率，更好的為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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