基于PDCA循環(huán)的儀器設(shè)備動態(tài)管理方法探究

陳 瑞

山西農(nóng)業(yè)大學(xué) 山西太谷 030800

高校是培養(yǎng)人才和進行科學(xué)研究的地方，儀器設(shè)備是高校辦學(xué)的物質(zhì)基礎(chǔ)，其中大型及貴重儀器設(shè)備更是評價一所高校辦學(xué)實力的標志。著名學(xué)者施一公教授談到“中國要創(chuàng)建世界一流大學(xué)，不僅要引進一流的教授隊伍，還要為他們創(chuàng)造培養(yǎng)人才、進行尖端科學(xué)研究的‘軟環(huán)境’”[1]。這里的“軟環(huán)境”就包括了重視儀器設(shè)備的建設(shè)。在一定程度上，儀器設(shè)備的管理和使用及運行效益直接決定了教學(xué)和科研水平。

儀器設(shè)備的項目化管理是指管理部門以儀器設(shè)備為管理對象，根據(jù)高校設(shè)備管理工作的戰(zhàn)略目標，運用項目化管理的思路及項目管理的知識、技能、工具等，對儀器設(shè)備的全生命周期進行有效的計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制的系統(tǒng)管理活動[2]，目的是實現(xiàn)儀器設(shè)備的精細化管理，合理分配資源，提高其使用效益。運用項目化的思維方式，采用PDCA循環(huán)動態(tài)過程管理方法，結(jié)合高校儀器設(shè)備管理的實際特點，才能對高校儀器設(shè)備管理存在的問題有針對性地改進和提高，切實保障全生命周期管理體系的階段性成果的實現(xiàn)，并使儀器設(shè)備管理水平不斷提升。

1 PDCA過程動態(tài)管理方法

管理學(xué)中過程動態(tài)管理方法稱為PDCA循環(huán)方法[2]，是為提高系統(tǒng)質(zhì)量和管理效益所進行的計劃(Plan)、執(zhí)行(Do)、檢查(Check)、處理和改進(Act)等工作的循環(huán)過程，它是一個分析問題和解決問題的原則方法，由于其具有廣泛的通用性，現(xiàn)已被多個管理領(lǐng)域所采納[3]。

高校在儀器設(shè)備管理過程中，可通過學(xué)習(xí)PDCA過程動態(tài)管理方法來優(yōu)化各部門各環(huán)節(jié)的流程步驟，實現(xiàn)對儀器設(shè)備的項目化管理。

2 PDCA在學(xué)校綜合改革任務(wù)制訂和實現(xiàn)中的運用

從生命周期的角度來看，一個項目可以劃分為一系列不同的項目階段，這些項目階段構(gòu)成了項目的全過程，這些階段連接起來的項目全過程就構(gòu)成了項目的生命周期[4]。高校儀器設(shè)備的管理引入全生命周期管理的理念，旨在將儀器設(shè)備的購置論證、招標采購、驗收入庫、日常使用、維修保養(yǎng)、回收調(diào)撥和處置等多個分散的管理階段重新梳理，統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計和優(yōu)化[5,6]。儀器設(shè)備管理的全生命周期結(jié)構(gòu)圖如圖1所示。

圖1 全生命周期結(jié)構(gòu)圖

2.1 綜合改革任務(wù)計劃階段(Plan)

我校綜合改革任務(wù)的制訂是完成2016年資產(chǎn)清查后續(xù)工作，進一步明晰資產(chǎn)使用的責(zé)任主體，清理核實和歸類統(tǒng)計固定資產(chǎn)，提高儀器設(shè)備利用率。2018—2019學(xué)年秋季開學(xué)，學(xué)校教學(xué)科研儀器設(shè)備總數(shù)26 847臺(套)，儀器設(shè)備總值38 085.59萬元，生均16 763元。其中，20萬元以上教學(xué)科研儀器設(shè)備334臺(套)，總值13 833.95萬元；主要用于本科教學(xué)的20萬元以上儀器設(shè)備244臺(套)，總價值10 559.66萬元。

學(xué)校共有本科教學(xué)實驗室70個，實驗室房屋使用面積39 875.25平方米，其中專業(yè)實驗室62個，其他類別實驗室8個。

教代會執(zhí)委會通過的《山西農(nóng)業(yè)大學(xué)綜合改革方案(草案)》中提到綜合改革任務(wù)“優(yōu)化資產(chǎn)管理體制機制”，具體內(nèi)容為“自主處置已達使用年限、應(yīng)淘汰報廢的資產(chǎn)”。

2.1.1 分析結(jié)果 找到困難

此次綜合改革任務(wù)的制訂，是以財政部固定資產(chǎn)清查為契機，針對資產(chǎn)清查的結(jié)果，對擬報廢儀器設(shè)備進行處置。通過資產(chǎn)清查，發(fā)現(xiàn)儀器設(shè)備管理仍然存在以下困難。

(1)管理制度約束力較弱。儀器設(shè)備的管理涉及多個環(huán)節(jié)，我?，F(xiàn)行儀器設(shè)備管理辦法是多年前制訂的，相關(guān)辦法隨學(xué)校建設(shè)和發(fā)展已經(jīng)不能適用于解決現(xiàn)在的新問題，導(dǎo)致管理辦法無法細化到儀器設(shè)備全生命周期的各階段，使得管理辦法形同虛設(shè)，儀器設(shè)備無法物盡其用。如對大型儀器設(shè)備的利用率較低、辦理調(diào)撥借用手續(xù)不全、賠償制度中金額的設(shè)置沒有落到實處等。

(2)信息技術(shù)的運用有待提升。資產(chǎn)清查涉及實驗室眾多，儀器設(shè)備數(shù)量龐大，早前儀器設(shè)備管理采用系統(tǒng)錄入信息和手填固定資產(chǎn)卡片的方式相結(jié)合，沒有完全實現(xiàn)信息化方式。儀器設(shè)備在使用過程中經(jīng)過實驗室調(diào)整、存放地點變化、領(lǐng)用人員調(diào)動等，各實驗室資產(chǎn)管理員大多為兼職，有的只進行了資產(chǎn)卡片的更改，而沒有及時錄入管理系統(tǒng)，出現(xiàn)賬、卡、物不符現(xiàn)象。

(3)不同部門管理系統(tǒng)對接不完善。儀器設(shè)備管理從計劃購置到報廢結(jié)束的整個生命周期如圖1所示，涉及招標采購管理辦公室、實驗設(shè)備處、計財處、國有資產(chǎn)管理處、人事處、科技處等職能部門。不同部門之間數(shù)據(jù)的共享及業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)是儀器設(shè)備全生命周期管理的關(guān)鍵因素。如資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財務(wù)管理系統(tǒng)未實行實時對接，實物建賬和財務(wù)報賬仍然存在建賬時間差的問題[7]；人事系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)未實行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，人事調(diào)整變動不能及時傳遞資產(chǎn)管理員的變化，造成權(quán)責(zé)不明、推諉扯皮現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.1.2 針對困難 制訂目標計劃

(1)細化儀器設(shè)備管理辦法。為加強學(xué)校儀器設(shè)備的管理，優(yōu)化資源配置，提高其使用效益，根據(jù)教育部《高等學(xué)校儀器設(shè)備管理辦法》(教高〔2000〕9號)，結(jié)合本校實際情況，實驗設(shè)備處草擬《山西農(nóng)業(yè)大學(xué)儀器設(shè)備管理辦法》，經(jīng)學(xué)校審核通過發(fā)文頒布后，將開始試行。

(2)集中處置待報廢的儀器設(shè)備，建立定期核查制度。對于資產(chǎn)清查中出現(xiàn)的賬物不符、有賬無物、有物無賬等現(xiàn)象，不管是歷史原因造成還是使用不當損壞，歸根結(jié)底是沒有進行有規(guī)律的定期核實檢查。重采購輕管理的錯誤觀念致使大量的儀器設(shè)備閑置。要變被動為主動，積極建立儀器設(shè)備的定期核查制度，將資產(chǎn)清查融入儀器設(shè)備日常管理工作中，可按月、季度、半年、一年來定期核查，并將核查結(jié)果在校園網(wǎng)上公示，提高賬物相符率。

(3)健全儀器設(shè)備的損壞、丟失賠償制度。2019年全國高校執(zhí)行新的《政府會計制度》(教財〔2018〕6號)，要求對資產(chǎn)進行每月折舊。這啟示我校可根據(jù)儀器設(shè)備的損失價值、損失原因和責(zé)任大小，對責(zé)任人擬處以儀器設(shè)備折算損失價值一定百分比率的賠款。損失價值計算方法：損失價值=資產(chǎn)原值×[(額定使用年限—已使用年限)/額定使用年限]，這個公式考慮了不同類別資產(chǎn)的折舊年限，較合理地對儀器設(shè)備進行價值評估。

2.2 綜合改革任務(wù)實施階段(Do)

2.2.1 建立儀器設(shè)備的定期清查機制

在草擬《山西農(nóng)業(yè)大學(xué)儀器設(shè)備管理辦法》中，將對儀器設(shè)備的清查工作劃分為三個層次：第一層是領(lǐng)用人進行日常清查。登錄資產(chǎn)管理系統(tǒng)，對所管轄儀器設(shè)備進行查詢盤點，如新增或是報損，做到隨時清查。第二層是使用單位進行季度清查。對領(lǐng)用人提交的盤點結(jié)果進行抽查，抽查結(jié)果進行匯總，按季度上報實驗設(shè)備處。第三層是實驗設(shè)備處進行年度清查。導(dǎo)出全校盤點Excel格式表格，匯總單位抽查結(jié)果，制訂核查方案并對核查結(jié)果進行公示。

我校教學(xué)科研儀器設(shè)備報廢工作是嚴格按照《山西省財政廳關(guān)于對山西省教育廳及所屬單位資產(chǎn)清查結(jié)果的批復(fù)》(晉財資〔2017〕105號)文件的規(guī)定開展的。截至目前，設(shè)備處已經(jīng)收回應(yīng)淘汰報廢儀器設(shè)備12 583臺(件)，價值4 879萬元。資產(chǎn)清查報廢儀器設(shè)備情況見表1。

表1 資產(chǎn)清查報廢儀器設(shè)備情況表

具體實施步驟如下。

第一步，根據(jù)資產(chǎn)清查的結(jié)果，對擬報廢儀器設(shè)備在完成鑒定、審批程序后，實驗設(shè)備處統(tǒng)計整理出儀器設(shè)備明細清單，并向儀器設(shè)備的使用單位發(fā)出通知，回收清單中列明的設(shè)備實物。

第二步，對各使用單位交回的待報廢儀器設(shè)備，根據(jù)對應(yīng)的固定資產(chǎn)卡片核實設(shè)備編號、名稱、價值等信息。逐項清點無誤后，由使用單位管理人簽字確認，暫放在實驗設(shè)備處院內(nèi)，直至收回所有待報廢的儀器設(shè)備實物。

第三步，向主管單位教育廳提出申請，對擬報廢儀器設(shè)備進行產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓，得到批復(fù)后，授權(quán)山西省產(chǎn)權(quán)交易中心股份有限公司協(xié)助我校進行資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓?，F(xiàn)已在省產(chǎn)權(quán)官網(wǎng)和 E交易電子平臺網(wǎng)絡(luò)媒體發(fā)布轉(zhuǎn)讓公告。

2.2.2 實現(xiàn)部門間和部門內(nèi)的信息融通

全生命周期的儀器設(shè)備管理理念，將周期中的各種類業(yè)務(wù)按照用戶服務(wù)和管理的需求統(tǒng)一管理。這一過程涉及眾多利益相關(guān)方，每一部門關(guān)注的焦點和角度都不同，必然有沖突和隔閡，要消除高校多部門間的門戶隔閡和人為分割不同業(yè)務(wù)所導(dǎo)致的差異[8]。部門間要實現(xiàn)信息融通，招采辦、計財處要打通預(yù)算經(jīng)費、資金流向、招標環(huán)節(jié)的信息共享；部門內(nèi)的信息融通，在驗收建賬時打通采購驗收流程，做到信息互通。

如農(nóng)學(xué)院采購的實驗臺，招標采購管理辦公室依據(jù)《山西省2018-2019年度集中采購目錄及采購限額標準》把該物資歸類為設(shè)備，采購方式為詢價；采購結(jié)束，設(shè)備處在登記建賬中依據(jù)《高等學(xué)校固定資產(chǎn)分類及編碼》把實驗臺歸類為家具。但家具的類別，在政府采購中不論金額大小、組織形式均為政府集中，采購方式為定點。針對類似情況，采購部門和建賬部門要加強協(xié)調(diào)溝通，資產(chǎn)分類口徑要一致，對特殊物資進行統(tǒng)一界定，減少教師辦理業(yè)務(wù)的時間，更專注科學(xué)研究。

2.3 綜合改革任務(wù)檢查階段(Check)

通過檢查發(fā)現(xiàn)實施狀態(tài)的有關(guān)信息，將信息與原計劃作比較，采取措施進行糾偏，從而保證計劃的正常實施。截至2018年12月31日，核減清查報廢處置資產(chǎn)后的固定資產(chǎn)匯總情況如圖2、圖3所示。圖2按儀器設(shè)備使用方向，行政、教學(xué)、科研分別檢查匯總了報廢、待報廢、待修、丟失、其他的數(shù)量和金額；圖3按資產(chǎn)類型車輛、動物、房屋、家具、設(shè)備、文物和陳列品進行核查統(tǒng)計。通過對資產(chǎn)數(shù)據(jù)分析，匯總各實驗室資產(chǎn)現(xiàn)狀情況，合理整合，為學(xué)校決策提供數(shù)據(jù)支撐。

圖2 按使用方向核減清查報廢處置資產(chǎn)后的固定資產(chǎn)情況表

圖3 按資產(chǎn)類型核減清查報廢處置資產(chǎn)后的固定資產(chǎn)情況表

針對影響綜合改革任務(wù)實施的關(guān)鍵因素和節(jié)點，設(shè)置主要控制點管理是行之有效的辦法?？v觀儀器設(shè)備的全生命周期，不同時間點、不同階段都可進行分析檢測。在對資產(chǎn)清查擬報廢進行統(tǒng)計的過程中，財務(wù)賬和實物賬數(shù)量和總金額合計相符，但按照資產(chǎn)類型分類，對通用設(shè)備和專用設(shè)備的歸類，財務(wù)賬和實物賬不符。如對計算機的檢查，通用設(shè)備和專用設(shè)備均包含，財務(wù)賬按用途把行政單位購置的歸類為通用，把教學(xué)單位購置的歸類為專用；實物賬把計算機統(tǒng)歸類為通用設(shè)備。為實現(xiàn)資產(chǎn)財務(wù)賬和實物賬分類相符，必須實現(xiàn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)對接。

2.4 綜合改革任務(wù)處理與改進階段(Act)

我?，F(xiàn)在的統(tǒng)計數(shù)據(jù)存在多平臺、多入口的特點，有資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)，各平臺數(shù)據(jù)相互獨立，如設(shè)備建賬，設(shè)備處的審核日期和計財處的報賬日期不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，導(dǎo)致財務(wù)的報賬憑證和設(shè)備審核日期年度不一致，給統(tǒng)計數(shù)據(jù)帶來很大工作量。資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)對接是計提折舊費用的前提。折舊工作的起點是資產(chǎn)賬與財務(wù)賬在總量和類別明細上要統(tǒng)一，固定資產(chǎn)在資產(chǎn)管理部門和財務(wù)部門的分類要一致。目前資產(chǎn)管理部門存在兩種分類并行，即原有的十六大類和財務(wù)的六大類。資產(chǎn)系統(tǒng)每月底給財務(wù)系統(tǒng)推送折舊大表，折舊費用的憑證自動生成，因此迫切需要系統(tǒng)對接。

未來，依托學(xué)校規(guī)劃，運用大數(shù)據(jù)思維，將建立以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的校園一體化集成式網(wǎng)絡(luò)平臺。屆時將實現(xiàn)采購設(shè)備信息自動導(dǎo)入驗收環(huán)節(jié)模塊；發(fā)票掃描上傳；報銷單留存、交接；教師不用再前來領(lǐng)取發(fā)票、現(xiàn)場入賬及報賬，全部由相關(guān)部門工作人員網(wǎng)上辦理；發(fā)票和報賬資料由設(shè)備處、計財處傳遞流轉(zhuǎn)，完成報賬。通過一體化平臺，避免用戶在設(shè)備處財務(wù)間處往返跑腿，減少中間環(huán)節(jié)，解決了報賬“最后一公里”的難題，加快設(shè)備采購執(zhí)行效率，充分保障了經(jīng)費執(zhí)行進度。既解決教師報賬難的問題，又緩解了財務(wù)報賬累的問題。

3 結(jié)語

以儀器設(shè)備的生命周期管理為主線，運用PDCA循環(huán)的過程動態(tài)管理方法貫徹整個管理階段，儀器設(shè)備的管理實現(xiàn)計劃明確、過程清晰、問題反饋、提高改進的往復(fù)循環(huán)，每一過程的實施都涉及制度的改進、部門的協(xié)調(diào)、資料數(shù)據(jù)的分析等工作，在不斷發(fā)現(xiàn)和解決問題的循環(huán)過程中，實現(xiàn)工作流程公開、透明、有序進行，提高儀器設(shè)備管理的水平，更好地為教學(xué)科研服務(wù)。