構(gòu)建高校微后勤信息平臺的實踐與思考

陳建平 李海林

[摘 要]文章以浙江經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學院為例，提出了高校微后勤信息平臺的建設思路、建設原則、建設路徑，并總結(jié)了取得的成效和進一步優(yōu)化地方向，可以為同類高職院校提供實踐范式。

[關(guān)鍵詞]高校;微后勤信息平臺;實踐與思考

[中圖分類號]G647.4 [文獻標識碼]A

1 建設背景

浙江省教育廳在《浙江省教育信息化“十三五”發(fā)展規(guī)劃》中明確“以信息技術(shù)推進教育公平和創(chuàng)新，構(gòu)建網(wǎng)絡化、數(shù)字化、個性化、終身化的教育體系，是全面實現(xiàn)教育現(xiàn)代化的重要內(nèi)容”，同時指出，要把“優(yōu)化學校信息化環(huán)境，推進智慧校園建設”“提升信息化應用服務能力”作為教育信息化“十三五”發(fā)展規(guī)劃的重要工作?？梢姡ㄔO智慧校園，實現(xiàn)智慧服務已經(jīng)成為了高校迫在眉睫的建設任務。浙江省許多高校的數(shù)字化校園建設已初見成效，但高校智慧后勤服務的建設都比較緩慢，尤其是高職院校，建設智慧后勤服務的力量不足。就我校而言，智慧后勤建設遠遠滯后于學校智慧校園的整體建設，后勤服務主要還是傳統(tǒng)的線下服務方式，最多跑一次改革還沒有落到實處，后勤服務效率和師生滿意度有待提高。因此，開展高校智慧后勤實現(xiàn)路徑與應用研究，構(gòu)建學校的微后勤平臺，對推進我校的智慧后勤建設，提高師生對后勤服務的滿意度，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

2 建設的思路

為快速推進我校的智慧后勤建設，我們在文獻分析的基礎上，運用個案研究和實地調(diào)研方法，了解、分析和研究了省內(nèi)外高校后勤信息化開展情況，以汲取成功的經(jīng)驗，結(jié)合我校實際，提出后勤信息化建設思路。

2.1 調(diào)研情況的分析和啟示

陜西師范大學是全國高校后勤信息化的先行者，歷經(jīng) 10余年建設，組建專項開發(fā)團隊，投入大量的人力進行調(diào)研、開發(fā)、優(yōu)化，伴隨信息技術(shù)的進步而不斷修改、完善，在智能報修方面取得了顯著成績，根據(jù)學校自身管理的特點，對保修項目多次進行更新迭代，實現(xiàn)全程可跟蹤，績效可評價，耗用可查詢的全方位服務體系，滿足了學校后勤管理和服務的需求。

浙江師范大學后勤信息化建設采用自主開發(fā)式模式進行，主要由學校自己的網(wǎng)絡中心提供相應的硬件基礎配置，學校師生自主地進行相關(guān)應用軟件的開發(fā)，依靠學校自身力量進行信息化建設，根據(jù)自身需求，基于陜西師范大學智能報修服務系統(tǒng)進行優(yōu)化，增加了個性化設計，同時拓展后勤服務的業(yè)務范圍，在訂餐、電費充值、智能充電、留言互動等方面不斷創(chuàng)新，形成后勤各個業(yè)務全覆蓋的后勤管理平臺，微服務的受眾人數(shù)多，傳播速度快。

杭州科技職業(yè)技術(shù)學院汲取了陜西師范大學微后勤服務項目的寶貴經(jīng)驗，結(jié)合自身管理體制進行了優(yōu)化，微后勤服務直接在學校官方微信公眾號進行建設，由學校統(tǒng)一規(guī)劃，建有后勤服務、收入查詢、網(wǎng)上支付、監(jiān)督反饋等全方位的服務平臺，充分發(fā)揮了集中服務的優(yōu)勢，不需師生關(guān)注很多公眾號，即可享受校園微生活。

分析與啟示：調(diào)研的三所高校后勤信息化建設成效顯著，主要是后勤技術(shù)力量強，建設資金投入大，且建設周期較長。我校的后勤信息化建設現(xiàn)狀一方面后勤信息化建設力量薄弱。后勤服務與管理任務重，人員數(shù)量少，服務與管理人員學歷低、年齡偏大，專業(yè)技術(shù)人員缺乏，且沒有計算機專業(yè)背景的人，人員整體素質(zhì)低與后勤信息化建設差距較大。另一方面智慧校園起步較早，投入較大。至2017年已實現(xiàn)了全校教職工和學生統(tǒng)一身份認證、校園“一卡通”等智慧校園子系統(tǒng)的建設。因此，我校不能照搬上述高校后勤信息化建設的具體做法，只能借鑒他們的成功經(jīng)驗。

2.2 本校后勤信息化建設思路

借鑒調(diào)研高校后勤信息化建設的成功經(jīng)驗，結(jié)合我校的實際情況，我們提出了本校后勤信息化建設的思路，即在數(shù)字化校園總的框架思路下進行總體設計、分步實施，低成本快速推進線上物業(yè)報修、用工、用水、醫(yī)療服務等師生呼聲較高的信息模塊。

2.2.1 在智慧校園總的框架思路下進行總體設計

后勤信息化是數(shù)字化校園的一個重要組成部分，在數(shù)字化校園總的框架思路下進行總體設計，有利于快速推進后勤信息化工作。一是后勤信息化建設中所需的全校教職工和學生統(tǒng)一身份認證、組織結(jié)構(gòu)、校園“一卡通”可以調(diào)取使用，為學校的后勤信息化建設提供了數(shù)據(jù)基礎。二是將學校后勤管理體制改革和服務理念融入信息化建設，納入學校數(shù)字化校園集中管理，可借助平臺宣傳，快速推廣應用，同時也能有效地避免重復建設，減少資金投入。

2.2.2 借助微信公眾平臺，低成本快速推進后勤信息化

微信公眾平臺是騰訊主要面向名人、政府、媒體、企業(yè)等機構(gòu)推出的合作推廣業(yè)務，自2012年8月上市以來一直得到廣大用戶的青睞。目前，微信公眾平臺已成為了企事業(yè)單位“自媒體”活動的重要陣地，微官網(wǎng)、微會員、微推送、微支付、微活動、微報名、微分享、微名片、小程序等運營手段多樣，且開發(fā)容易和推廣快捷。

一是投入成本小。將服務程序嫁接在微信的公眾號服務平臺上，借助微信的公共資源，不需要單獨架設服務器，硬件投入成本低。程序開發(fā)基于公眾號或小程序，相對簡單，人力成本投入低。

二是用戶體驗好?，F(xiàn)階段，高校師生智能手機、微信運用已普及，利用微信公眾號進行推廣，能有效地避免安裝APP程序給用戶帶來的手機“卡頓”的煩惱，讓用戶樂于應用、方便運用。

三是傳播速度快。作為自媒體營銷的領(lǐng)頭羊，微信公眾號本身就有著傳播特性與營銷優(yōu)勢，后勤信息化借助微信公眾平臺建設，既可以點對點地尋找目標受眾，也能通過微信朋友圈、微信群等實現(xiàn)網(wǎng)狀輻射傳播，傳播速度快，受眾人數(shù)多。

3 建設原則

根據(jù)建設總體思路，我們確定了“需求導向、簡單便捷、績效可考、決策有用”的建設原則。

（1）需求導向。在對學校微后勤信息平臺建設總體設計的前提下，優(yōu)先開發(fā)師生需求強烈、使用高頻的子項目模塊，以需求驅(qū)動，促進應用和發(fā)展，有利于加快平臺建設進程。

（2）簡單便捷。平臺操作界面友好，操作者只須按操作界面指引操作即可，或簡單培訓就能掌握操作要領(lǐng)。平臺維護便捷，系統(tǒng)使用到的專業(yè)技術(shù)通過友善的界面呈現(xiàn)，降低管理人員在系統(tǒng)維護過程中的操作難度。按簡單便捷的原則構(gòu)建平臺，不需要操作和系統(tǒng)管理人員具備較高技術(shù)知識或相關(guān)技能，有利于在全校師生中推廣和使用。

（3）績效可考。通過平臺建設，規(guī)范和優(yōu)化業(yè)務管理流程，使后勤工作過程“可測、可量、可控”，工作結(jié)果“可比、可考”，執(zhí)行者和管理者的責任明確，工作的質(zhì)與量均有據(jù)可查，可以解決崗位權(quán)、責不夠明確，監(jiān)督辦法沒有落實的關(guān)鍵問題，有利于堵塞管理漏洞，降低管理成本，提高管理效率。

（4）決策有用。平臺建設是數(shù)據(jù)的建立和數(shù)據(jù)的深度挖掘過程，管理者可以通過對平臺的數(shù)據(jù)進行分析，實現(xiàn)能耗監(jiān)管、績效評價。

4 實施路徑

為穩(wěn)步高效地推進微后勤建設，有組織地開展各項工作，迅速推廣應用，學校指定了專人負責組織建設，有序開展需求調(diào)查、梳理工作流程、遴選軟件供應商及系統(tǒng)建設、優(yōu)化、推廣工作。

（1）成立后勤信息化工作小組。由后勤管理部門負責人任組長，各科室業(yè)務骨干為組員，成立專項建設工作小組，進一步明確信息化建設過程中的職責與具體分工。組長負責領(lǐng)導和協(xié)調(diào)部門內(nèi)外的工作，對建設思路進行總體設計，組員負責專業(yè)業(yè)務梳理、需求調(diào)查及建設維護等分步實施工作，加快推進信息化建設。

（2）進行需求調(diào)查。以最多跑一次為抓手，對后勤管理涉及的各項業(yè)務進行分析，把師生在校園里工作生活的“痛點”找出來，把這些痛點作為信息化建設底層的方向指引，迅速定位到信息化建設關(guān)鍵的切入點，從師生報修、用工用水及醫(yī)療服務等業(yè)務切入，梳理和優(yōu)化工作流程，堅持“以服務師生為本，管服結(jié)合并行”的建設理念，把這些痛點變成爽點，提高師生滿意度。

（3）梳理和優(yōu)化工作流程。運用信息化手段對業(yè)務進行快捷、準確、精細的控制，使其更好地為師生服務，主要工作思路是改變傳統(tǒng)粗放式管理，提高管理的效能，實施創(chuàng)新管理，具體是要進一步梳理和優(yōu)化工作流程，找準業(yè)務的實施方式和控制節(jié)點，從而搭建信息化管理框架，這是信息化建設的關(guān)鍵。

（4）選聘軟件供應商。信息化軟件通常有自主開發(fā)、外包開發(fā)、合作開發(fā)、整體引進等方式。根據(jù)我校的實際情況，我們采用先選外包開發(fā)商服務一年，后招軟件供應商開發(fā)兩種方式。對軟件供應商的選聘，我們抓住兩點，一是有高校后勤信息化建設的經(jīng)驗和業(yè)績，二是良好的后期服務，如維護的快速響應，操作的管理人員及時培訓等。這樣做的最大優(yōu)點是縮短開發(fā)的應用時間，投入資金少。

（5）推進應用。采用線上線下同時推廣的方式，把應用推出去，讓師生用起來，讓后勤服務智慧化。線上推廣以圖文傳播為主，借助學校官微、門戶網(wǎng)、系部及社團網(wǎng)站等媒體進行宣傳。通過微后勤信息平臺多發(fā)布師生共同關(guān)注的話題、新聞、動態(tài)，讓微后勤信息化平臺走進師生生活、學習中，以口碑宣傳，提高師生關(guān)注量。線下推廣主要是通過宣傳冊、掃碼互動等形式邀請師生關(guān)注。

5 建設成效與思考

學校微后勤系統(tǒng)平臺的建成和使用， 基本實現(xiàn)了物業(yè)報修、用工、用水、醫(yī)療服務的后勤事務“最多跑一次”的目標。后勤服務水平和師生滿意度顯著提高。

5.1 建設成效

（1）實現(xiàn)了線上服務與線下服務相結(jié)合。學校微后勤管理系統(tǒng)目前已用于師生地日常生活學習中，實現(xiàn)了線上進行日常報修、訂水、用工、醫(yī)療咨詢預約及轉(zhuǎn)診等，線上、線下、微信端實時更新、數(shù)據(jù)同步。學校通過微后勤系統(tǒng)實現(xiàn)了無紙化辦公，師生在報修等過程中更加快速、方便，服務效率顯著提高。

（2）提高了師生服務的滿意度。學校微后勤平臺集智能報修、用工、訂水、醫(yī)療咨詢、醫(yī)療預約和轉(zhuǎn)診等為一體，自運行以來平臺在上述業(yè)務中為全校師生提供了“一站式”后勤服務。老師們通過實名制登錄網(wǎng)上服務平臺，實現(xiàn)“一卡通”訂水，在線扣款;全體師生根據(jù)需求提交具體維修，實現(xiàn)了“有報必修、限時維修”，并且提供了維修單受理、派單、過程跟蹤等全程閉環(huán)式服務流程，有效監(jiān)控信息反饋和維修進程;醫(yī)療服務為學生提供在線咨詢、預約報銷醫(yī)藥費、轉(zhuǎn)診登記等服務;微后勤平臺自建成以來，為師生員工提供了更加“專業(yè)、優(yōu)質(zhì)、高效、快捷”的后勤服務，實現(xiàn)了讓數(shù)據(jù)跑腿，僅一年多的時間累計收到報修、訂水、招領(lǐng)等信息5500余條，使用人數(shù)迅速增加，師生對后勤服務的滿意度顯著提高。

（3）提高了管理水平。傳統(tǒng)的線下服務實現(xiàn)了線上服務，服務全流程清晰透明，每項服務的流程“可測、可量、可控”，后勤管理部門能做到對各項業(yè)務進行全程監(jiān)督，及時收悉信息反饋、掌握相關(guān)耗用，為科學管理提供決策依據(jù)。微后勤信息平臺存儲了后勤服務人員出勤頻次及服務績效的基礎數(shù)據(jù)，通過對這些數(shù)據(jù)的分析，實現(xiàn)了微后勤信息平臺上各項服務結(jié)果的“可比、可考”，對后勤服務人員量化考核激勵機制初步建成。

5.2 幾點思考

隨著學校后勤業(yè)務的不斷拓展和“最多跑一次”改革的不斷深化，及師生對后勤服務的多樣化需求，我們也深刻地認識到微后勤信息平臺的建設需要不斷創(chuàng)新、深化和完善。

（1）積極探索更加人性化地設計。積極挖掘和發(fā)現(xiàn)師生對系統(tǒng)的使用習慣，特別是90后、00后的大學生的心理、思維方式等，在原有設計基本功能和性能的基礎上，進一步優(yōu)化對人機對話的界面和程序展現(xiàn)方式等

（2）進一步拓展微后勤應用范圍。積極探索微后勤平臺覆蓋的服務業(yè)務，為師生提供更全面的微服務項目。如訂餐、智能用電等，為校園微生活提供全方位的服務。

[參考文獻]

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