辦公自動(dòng)化中的文書檔案歸檔的實(shí)踐與思考

[摘 要]檔案管理系統(tǒng)作為辦公自動(dòng)化的重要組成部分，對現(xiàn)行檔案管理體制的影響是深遠(yuǎn)的。為此，筆者就目前公司辦公自動(dòng)化中的文書檔案歸檔作如下分析和思考。

[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化；文書檔案歸檔；實(shí)踐與思考

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）25-0340-01

文書檔案管理是企事業(yè)單位發(fā)展中重要的信息整合環(huán)節(jié)，是各種資料實(shí)現(xiàn)整理，分類以及信息分享的載體，而檔案對于一個(gè)單位或者是企業(yè)的發(fā)展來說有著不可替代的意義，是企事業(yè)單位各項(xiàng)重大事件的記錄載體，也是未來各項(xiàng)決策制定的依據(jù)，在辦公自動(dòng)化普及和推廣的趨勢下，企事業(yè)單位文書檔案整理工作質(zhì)量也逐漸提高，同時(shí)其中所存在的問題也一一暴露出來。為了能夠更好的推動(dòng)辦公自動(dòng)化進(jìn)程，全面分析其中存在的問題，并制定合理的解決措施是非常必要的，只有這樣才能夠符合新時(shí)代發(fā)展的要求，推動(dòng)企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1 實(shí)現(xiàn)文書檔案歸檔自動(dòng)化的必要性

自動(dòng)化的文書檔案管理系統(tǒng)是以網(wǎng)絡(luò)信息化及現(xiàn)代化為目標(biāo)，而進(jìn)行的新型技術(shù)運(yùn)用，其發(fā)展的基礎(chǔ)是為了促使系統(tǒng)的各個(gè)層面，都能夠達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的管理性能，實(shí)現(xiàn)在管理工作中的先進(jìn)性及合理性，促使檔案管理工作更加規(guī)范全面。采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，由于計(jì)算機(jī)對于文字信息的處理能力十分強(qiáng)大，文書檔案管理工作在計(jì)算機(jī)的幫助下，也就得到了有效的改善。文件資料的收集、分類、統(tǒng)計(jì)也就變得簡單易行，辦公效率也得到了極大的提高，能夠從根本上減輕檔案工作者的日常辦公壓力，檔案管理員能夠隨時(shí)通過系統(tǒng)的指示操作，完成對各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)清查與檢索，得出所需的相關(guān)資料，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的自動(dòng)化辦公。

2 建立科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)

應(yīng)用計(jì)算機(jī)的方式管理檔案系統(tǒng)，在對文件進(jìn)行傳遞以及編號時(shí)其過程具有較明顯的優(yōu)勢，但是，目前在管理檔案的工作中，并不是所有的檔案工作都適合應(yīng)用計(jì)算機(jī)的方式進(jìn)行管理。尤其像文件的鑒定、分類或者組卷的一類工作，較注重人的經(jīng)驗(yàn)判斷，并沒有固定的形式，所以應(yīng)用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行判別，具有較困難的問題。所以，在面對這種現(xiàn)象，應(yīng)該充分的考慮到計(jì)算機(jī)的有關(guān)優(yōu)勢，充分的發(fā)揮出檔案管理的功能。檔案管理的系統(tǒng)應(yīng)該區(qū)別于手工管理的方式，在要求論證的情況下，要對每一個(gè)手工的環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的研究與分析，并認(rèn)真地研討出哪一類的檔案工作可以應(yīng)用于計(jì)算機(jī)的管理模式，哪些的檔案管理工作是必須要依靠人來完成。自進(jìn)行分配以后，檔案管理的工作才能更加的提高管理效率。在進(jìn)行分析中，會(huì)發(fā)現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)中較為難處理的一個(gè)問題就是文件的立卷環(huán)節(jié)。如果應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理的模式，在這一環(huán)節(jié)中有關(guān)人士要對文件進(jìn)行鑒定，以及對歸檔簽訂、期限簽訂，并且包括文件的分類以及組卷，對案卷的順序進(jìn)行排列以及編寫案卷號等程序。并且對文件進(jìn)行簽訂的過程中，人們需要去判斷文件的各項(xiàng)分類、組卷以及對案卷的標(biāo)題進(jìn)行擬寫等。因此，檔案管理系統(tǒng)的工作造成了較復(fù)雜的局面，并且對于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也不能夠充分的發(fā)揮出功能，由此會(huì)造成阻礙檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)程。所以，建立起科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理的程序進(jìn)行簡化，摒棄繁瑣的環(huán)節(jié)，將立卷的方式更新形式，應(yīng)用單份文件歸檔的方式具有良好的應(yīng)用價(jià)值。采用單份文件歸檔的形式，文件省去了分類、組卷以及擬寫標(biāo)題等內(nèi)容，并且能夠根據(jù)解決計(jì)算機(jī)存在的歸檔困難的問題。但是，即使將立卷方式進(jìn)行了改變，一些有關(guān)于文件的鑒定工作也應(yīng)該由人為進(jìn)行判斷，不能夠?qū)⑦@一程序省略。所以，在文件的歸檔中，檔案部門的主要工作就是做好對文件的鑒定，保證檔案的質(zhì)量。建立科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)，能夠?yàn)闄n案的歸檔工作提供更有效的質(zhì)量保障，簡化檔案管理中的有關(guān)環(huán)節(jié)，提高管理的效率。

3 對電子檔案管理的幾點(diǎn)看法

1）對檔案管理人員的要求

電子檔案的管理工作從形式上看。工作人員只需按動(dòng)鍵盤就可以完成各項(xiàng)管理工作，很輕松。很方便，而實(shí)際上要求每個(gè)檔案工作人員要有很高的文化素質(zhì)。在對電子檔案管理的過程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、形象技術(shù)、數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)技術(shù)和人工智能技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要求檔案管理人員不僅要掌握扎實(shí)的專業(yè)知識，同時(shí)又要有比較廣泛的現(xiàn)代科學(xué)知識，以適應(yīng)社會(huì)對檔案工作的要求。為信息社會(huì)的發(fā)展、為人類的進(jìn)步服務(wù)。

2）保證原始性是管理電子檔案的關(guān)鍵

盡管電子文件的原始認(rèn)定遇到了認(rèn)識上和技術(shù)上的障礙，但我們不能否認(rèn)它的原始性存在，關(guān)鍵在于我們?nèi)绾伪ＷC這種原始性。我想可以通過法律手段、行政手段和技術(shù)措施來解決。首先，依靠法律行政手段規(guī)范人的行為.保證電子文件的原始性，在電子文件的形成、歸檔、管理、利用等環(huán)節(jié)責(zé)任到人，對有關(guān)人員建立連鎖責(zé)任制.以法律行政手段予以控制。其次，要高度重視技術(shù)措施，這是保證電子檔案資料安全可靠的最重要前提。

3）探索保護(hù)電子檔案的有利措施

要有一個(gè)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，包括環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、載體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，管理部門應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)研究，檔案工作者據(jù)以采取相應(yīng)的措施，以延長電子檔案資料的保存期限。還應(yīng)加大資金投入，改善技術(shù)裝備，根據(jù)電子文檔的特點(diǎn)配備相應(yīng)的設(shè)施。

4 自動(dòng)化文書歸檔的實(shí)踐與思考

采取電腦自動(dòng)化與人工紙制化相結(jié)合的方式。利用計(jì)算機(jī)管理檔案，在文件的傳遞、排序、編號、檢索以及存儲(chǔ)上具有明顯的優(yōu)勢，但并不是所有檔案工作都可以由計(jì)算機(jī)來替代。因此，在檔案管理模塊的設(shè)計(jì)階段就應(yīng)考慮如何利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的效能。在檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)，必須對手工管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的分析，分清哪些環(huán)節(jié)宜于計(jì)算機(jī)管理，哪些環(huán)節(jié)必須人為干預(yù)，哪些環(huán)可以通過改變管理模式而達(dá)到能夠適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理。

采取計(jì)算機(jī)與人工鑒定歸檔相結(jié)合的方式。單份文件歸檔，文件不必進(jìn)行分類、組卷，省去擬寫案卷題名等一系列程序，可以很好地解決計(jì)算機(jī)歸檔難的問題，但要注意，即使改變了立卷方式，文件的鑒定工作還是需要人為去判別，并且不能省略。因此，在文件歸檔環(huán)節(jié)中，檔案部門的主要職責(zé)就是進(jìn)行文件的鑒定工作。由于文件無需分類、組卷，文件經(jīng)鑒定后可以直接進(jìn)行排序編號，迅速轉(zhuǎn)化成檔案。使歸檔工作變得方便而快捷，這將會(huì)極大地縮短每年的文書歸檔時(shí)間。采取簡化歸檔程序與高效率檔案利用相結(jié)合的方式。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，將擺脫以往長期以來的一種經(jīng)驗(yàn)式的模糊管理狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案管理由案卷級深入到文件級，由對檔案外部特征（目錄）管理過渡到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理的轉(zhuǎn)變，為公司高效率的檔案利用工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案管理系統(tǒng)的難點(diǎn)，關(guān)鍵在于文件轉(zhuǎn)化成檔案的這一過程，即文件立卷過程。按傳統(tǒng)的檔案管理模式，這一過程我們需要經(jīng)過文件的鑒定，包括歸檔鑒定（即鑒定文件是否需要?dú)w檔）和期限鑒定（即保管期限的鑒定），文件分類，文件的組卷，擬寫案卷題名，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，排列案卷順序，編寫案卷號等程序。

5 結(jié)束語

總之，當(dāng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用之后，文書檔案管理必須樹立一個(gè)全新的觀念，只有摒棄舊的管理思想和管理模式，才能從整體上提高檔案工作的管理水平和工作效率，將檔案人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來，才有充裕的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)利用和編研工作，從而在數(shù)字化程度越來越高的新世紀(jì)里實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)的飛躍。

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作者簡介：

李苗，1983年5月出生，2006年畢業(yè)于山東大學(xué)歷史文化學(xué)院檔案管理學(xué)，研究方向?yàn)闄n案歸檔與利用。