機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案電子信息化的管理

摘要：在長(zhǎng)期的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作發(fā)揮著不可忽視的作用。隨著我國(guó)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，實(shí)現(xiàn)文書檔案電子信息化管理成為必然趨勢(shì)。文書檔案電子信息化建設(shè)讓我們清晰地意識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)今的檔案電子信息化管理，因此，探索滿足新時(shí)代社會(huì)發(fā)展所需要的文書檔案電子信息化管理方法迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：文書檔案;電子信息化;檔案管理

引言

當(dāng)今社會(huì)，電子信息化的普及與應(yīng)用已成為社會(huì)發(fā)展主流中的新常態(tài)，同時(shí)，隨著文書檔案的數(shù)據(jù)量急劇增加，文書檔案管理模式也受電子信息化的深刻影響，發(fā)生了顛覆性的變革，推進(jìn)文書檔案的電子信息化管理，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案的收集、管理、開發(fā)利用是新時(shí)期賦予文書檔案管理體系的歷史性任務(wù)和神圣使命。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理的弊端

文書檔案是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位進(jìn)行信息查閱存儲(chǔ)、經(jīng)營(yíng)（提拔）決策等的重要依據(jù)，是檔案工作必不可少的內(nèi)容。傳統(tǒng)的文書檔案主要以紙質(zhì)文件為載體進(jìn)行保管，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力進(jìn)行分類歸檔，造成了檔案管理工作低效率。如：傳統(tǒng)的檔案查閱需要提前填寫檔案查閱單，查檔單位和存檔單位分別簽字、蓋章、登記才可查閱，大大降低了檔案利用的時(shí)效性;傳統(tǒng)的文書檔案多為紙質(zhì)文件，不易長(zhǎng)期保存，在長(zhǎng)期翻閱后，極易造成檔案破損，甚至無(wú)法修復(fù)，導(dǎo)致部分原始信息丟失;傳統(tǒng)文書檔案要求存檔室必須具備保密、除濕、除塵等條件，一些基層單位無(wú)法在無(wú)法滿足上述條件而存檔，存在安全隱患;傳統(tǒng)文書檔案所涉條目繁多、存儲(chǔ)量巨大，需要專門檔案人員長(zhǎng)期維護(hù)，增加了人工管理成本，且在查檔時(shí)容易出現(xiàn)低效率重復(fù)工作。

二、電子信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

計(jì)算機(jī)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代必不可少的生產(chǎn)力工具，通過(guò)將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計(jì)算機(jī)，可以使檔案變?yōu)閿?shù)字形式，即快捷可更改，又能夠及時(shí)分享，存儲(chǔ)安全且便捷，比起傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)勢(shì)極大。

1.檔案的共享與辦公自動(dòng)化

在全社會(huì)進(jìn)入辦公自動(dòng)化的背景下，文書檔案的錄入工作變得輕而易舉，檔案電子信息化管理系統(tǒng)可與自動(dòng)化辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，實(shí)時(shí)資源共享，同時(shí)，檔案的收集、整理、歸檔、利用實(shí)現(xiàn)一體化工作流程，這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動(dòng)化的發(fā)展，提高了工作效率。

2.更快、更準(zhǔn)確的檔案查閱

電子信息化檔案管理最大的優(yōu)勢(shì)，便是效率。傳統(tǒng)的檔案查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時(shí)間上，也表現(xiàn)在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準(zhǔn)確，極難出現(xiàn)錯(cuò)誤，而具體使用的時(shí)候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時(shí)，也減少了工作人員的負(fù)擔(dān)。

3.極大地便利了檔案信息的利用

傳統(tǒng)文書檔案利用主要是以復(fù)印為主，近年來(lái)隨著國(guó)家提倡機(jī)關(guān)事業(yè)單位“無(wú)紙化辦公”，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)得到廣泛運(yùn)用，紙質(zhì)文書檔案和電子信息化檔案管理極不協(xié)調(diào)，且電子檔案提供的信息化數(shù)據(jù)能夠直接在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中使用，為使用者提供了極大的便利。

4.時(shí)效性和管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理模式流程繁瑣，檔案查詢效率較低，這加大了使用者的使用成本，而新的電子信息化檔案管理，檔案的錄入、整理降低了人為操作的失誤，大大提升了檔案的正確率，同時(shí)電子信息化檔案從采集、錄入、歸檔、入庫(kù)到利用全部通過(guò)自動(dòng)化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)，使檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化、現(xiàn)代化，提高了檔案管理效率。

5.加大了信息存儲(chǔ)能力

檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，涉及到許多方面，傳統(tǒng)文書檔案信息錄入量少，而電子信息化的檔案管理系統(tǒng)讀寫方便，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫(kù)。

6.優(yōu)秀的存儲(chǔ)媒介

傳統(tǒng)的文書檔案大都是紙質(zhì)的，文件體積大，易潮、易燃，不易備份、保存、轉(zhuǎn)移，存在安全隱患或丟失后無(wú)法復(fù)原的問(wèn)題。而電子信息化檔案管理易備份、可修復(fù)，而且利用硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備體積小、重量輕，發(fā)生災(zāi)害時(shí)易轉(zhuǎn)移。

三、電子信息化檔案管理的主要問(wèn)題及防范措施

1.主要問(wèn)題

（1）電子檔案的信息傳輸安全問(wèn)題。

由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，電子檔案在傳輸過(guò)程中容易被竊取、篡改，甚至通過(guò)USB、藍(lán)牙等方式泄漏，對(duì)檔案的機(jī)密性和不可外傳性造成威脅。

（2）電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，大多有領(lǐng)導(dǎo)簽字、單位蓋章，一旦入檔真實(shí)性、合法性較有保證，而電子檔案由于容易復(fù)制、修改，其真實(shí)性、合法性鑒別較為困難。

（3）計(jì)算機(jī)病毒對(duì)檔案的危害問(wèn)題。

電腦病毒、黑客攻擊等會(huì)通過(guò)各種方式破壞計(jì)算機(jī)及檔案管理系統(tǒng)的軟件、硬件防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，導(dǎo)致電子文檔的丟失和系統(tǒng)癱瘓。

2.防范措施

（1）提高檔案管理人員素質(zhì)。

加強(qiáng)使用電子檔案保密宣傳力度，對(duì)檔案管理者開展持續(xù)業(yè)務(wù)、保密、法律培訓(xùn)，提高檔案管理者的法律意識(shí)、保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，保證檔案管理的規(guī)范性、安全性。

（2）加強(qiáng)電子檔案的軟硬件建設(shè)。

按照檔案工作規(guī)范化管理的要求，檔案室配置除濕機(jī)、溫濕度劑、密集柜等各種設(shè)施設(shè)備，確保檔案無(wú)霉變、蟲蛀等不良現(xiàn)象，同時(shí)加強(qiáng)殺毒軟件的更新和防黑客技術(shù)的學(xué)習(xí)，防止對(duì)檔案系統(tǒng)的攻擊和惡意修改。

（3）有效運(yùn)用現(xiàn)代防范技術(shù)。

如運(yùn)用加密技術(shù)預(yù)防電子檔案被截獲;運(yùn)用簽署技術(shù)防止除傳輸者外的雙方的可信性;運(yùn)用權(quán)限控制技術(shù)防止除檔案管理者外的無(wú)關(guān)人員對(duì)系統(tǒng)的非法訪問(wèn);運(yùn)用現(xiàn)代監(jiān)控技術(shù)防止檔案信息不受侵犯。

（4）建立完善的安全管理制度。

檔案管理部門要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的檔案管理制度，對(duì)每份檔案進(jìn)行“全過(guò)程管理”。主要包括：制作過(guò)程中要明確責(zé)任分工，確保每份檔案可追溯;確保歸檔資料要完整、真實(shí)、無(wú)病毒，且與源文件一致;運(yùn)用只讀光盤或一次性寫入光盤作為存儲(chǔ)介質(zhì)，層層備份，定期檢查檔案的有效性、安全性;一式三套保存電子檔案，一套封存保管，一套異地保管，一套提供查閱，做到萬(wàn)無(wú)一失。

（5）加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理。

由于電子檔案的特殊性，其安全性受多種條件制約，目前還不能以電子檔案完全取代紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)檔案在合適的物理?xiàng)l件下可保存較長(zhǎng)時(shí)間且其不易修改的優(yōu)勢(shì)決定了在加快紙質(zhì)檔案電子信息化發(fā)展的同時(shí)仍然不能放松對(duì)紙質(zhì)檔案的管理。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理信息化是全國(guó)檔案事業(yè)正在建設(shè)和發(fā)展的一項(xiàng)重要工程，山西省委組織部要在2020年底前實(shí)現(xiàn)省管干部全部檔案電子化，隨后各市、縣實(shí)現(xiàn)市管、縣官干部檔案電子化，必須大力推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理電子信息化建設(shè)，檔案管理者要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，利用信息技術(shù)提高檔案工作效率、保證信息安全。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：呂梁市能源局）