工程投標(biāo)文件編制效率的提升策略探討

周玲玲

摘要：在建筑市場(chǎng)發(fā)展的過程中，市場(chǎng)機(jī)制和秩序的建立對(duì)于實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)的開放和競(jìng)爭(zhēng)有序具有至關(guān)重要的作用。招投標(biāo)制度的推行有利于建設(shè)工程不斷實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理。通過質(zhì)量信譽(yù)高技術(shù)先進(jìn)管理規(guī)范的施工隊(duì)伍，實(shí)施建設(shè)工程可以為工程打下良好的基礎(chǔ)。隨著近年來我國(guó)投標(biāo)制度的日臻完善，在投標(biāo)過程中對(duì)投標(biāo)單位的要求越來越高。本文以工程投標(biāo)文件編制效率的提升策略探討為研究核心，分析闡述了在有限的投票時(shí)間內(nèi)編制出高效優(yōu)質(zhì)，符合招標(biāo)文件要求的投標(biāo)文件，提高投標(biāo)文件編制效率的相關(guān)內(nèi)容，為投標(biāo)工作的開展提供理論和實(shí)踐性的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：工程投標(biāo);文件編制;效率;提升策略

全球經(jīng)濟(jì)一體化發(fā)展模式下，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)已經(jīng)進(jìn)入到新的發(fā)展時(shí)代。國(guó)家的基礎(chǔ)建設(shè)日益完善，建設(shè)工程是開展基礎(chǔ)建設(shè)的首要工作，在建筑工程的實(shí)施過程中，投標(biāo)工作是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。隨著我國(guó)建設(shè)工程招投標(biāo)制度的實(shí)施對(duì)建筑安裝工程的成本，工程進(jìn)度和提高工作質(zhì)量有了新的要求，施工企業(yè)在生存和發(fā)展的過程中需要根據(jù)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的情況來進(jìn)行內(nèi)部和外部的不斷調(diào)整。規(guī)范工程招投標(biāo)程序的完整性，實(shí)現(xiàn)在投標(biāo)過程中相關(guān)文件的編制，科學(xué)化和規(guī)范化有利于工程投標(biāo)的過程中獲得更好的效果，工程投標(biāo)文件編制效率的提升對(duì)于施工企業(yè)具有至關(guān)重要的作用，能夠通過科學(xué)規(guī)范化的管理，實(shí)現(xiàn)建筑工程企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中獲得良好的優(yōu)勢(shì)。近年來，我國(guó)建筑工程在進(jìn)行建設(shè)之前，為了能夠使得建筑工程的質(zhì)量得到保障，并且最大限度的節(jié)省資金以及施工時(shí)間，都會(huì)采取招投標(biāo)的運(yùn)作方式來執(zhí)行，同時(shí)利用公平、公開、公正的原則來加以控制，這對(duì)于我國(guó)建筑行業(yè)的運(yùn)作來說，起到了良好的促進(jìn)作用。建筑施工企業(yè)本身在參與投標(biāo)的過程中，務(wù)必要依據(jù)自身的各方面條件來采取科學(xué)合理的報(bào)價(jià)措施及技巧，以此來提高競(jìng)標(biāo)成功的機(jī)率。

1清晰投標(biāo)編制流程，做好文件作業(yè)指導(dǎo)

投標(biāo)文件編制的過程是一個(gè)系統(tǒng)化的過程，在投標(biāo)文件編制的過程中需要掌握好各個(gè)環(huán)節(jié)之間的邏輯關(guān)系。在投標(biāo)文件編制的過程中，每一個(gè)環(huán)節(jié)之間都有著相關(guān)的聯(lián)系，而且投標(biāo)文件的編制過程處于一種動(dòng)態(tài)化的狀態(tài)。編制標(biāo)書需要進(jìn)行投標(biāo)報(bào)名，報(bào)名之后獲取招標(biāo)的文件，根據(jù)是否參與該項(xiàng)目投標(biāo)進(jìn)行評(píng)審，通過審批投標(biāo)手續(xù)的確認(rèn)來組織人員進(jìn)行確立投標(biāo)工作。在投標(biāo)文件形成初期，需要收集滿足投標(biāo)文件要求的相關(guān)材料，根據(jù)編制技術(shù)文件和商務(wù)性文件對(duì)文件進(jìn)行復(fù)核、審查、密封、蓋章，在開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)遞交投標(biāo)書等一系列活動(dòng)。所有的連串性的工作都需要根據(jù)邏輯性的關(guān)系進(jìn)行梳理。投標(biāo)工作開展的過程中環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間緊緊相扣，細(xì)節(jié)和細(xì)節(jié)之間緊緊銜接，如果出現(xiàn)了程序上的錯(cuò)亂就容易導(dǎo)致投標(biāo)活動(dòng)最終失敗。投標(biāo)文件的編制整體的流程需要從宏觀上進(jìn)行掌控，更需要從細(xì)節(jié)上進(jìn)行推進(jìn)，投標(biāo)工作流程的每一個(gè)環(huán)節(jié)和各項(xiàng)工作之間的關(guān)系都需要建立起密切的聯(lián)系，無論是靜態(tài)的關(guān)系還是動(dòng)態(tài)的關(guān)系，在標(biāo)注作業(yè)指導(dǎo)的工作流程圖中都需要明確各個(gè)流程的相關(guān)任務(wù)。投標(biāo)文件編制工作中的整體程序需要條理清楚、標(biāo)準(zhǔn)明確、職責(zé)清晰、程序規(guī)范，每一項(xiàng)具體的操作過程中需要按照相關(guān)的規(guī)范進(jìn)行操作，通過工作時(shí)間工作效率的提升來達(dá)到編制流程的規(guī)范化。

2運(yùn)用數(shù)據(jù)管理技術(shù)，建立信息管理系統(tǒng)

投標(biāo)書編制的整體過程中，會(huì)發(fā)現(xiàn)招標(biāo)文件里需要涉及技術(shù)人員單位業(yè)績(jī)等多個(gè)限定要求的相關(guān)問題，在單位符合要求的人員是多少，業(yè)績(jī)夠不夠，是否具有投標(biāo)的資格都需要在投標(biāo)前進(jìn)行確認(rèn)。那么，根據(jù)一般的情況往往不能夠確定部分人員和單位業(yè)績(jī)的相關(guān)要求，在技術(shù)人員的身份證、畢業(yè)證、職稱證、獲獎(jiǎng)證等相關(guān)的信息上還需要進(jìn)行每個(gè)人的確認(rèn)，如果是中間的個(gè)別人出現(xiàn)了差錯(cuò)，工作就會(huì)進(jìn)展得緩慢。編制單位的業(yè)績(jī)中需要從單位獲取符合招標(biāo)文件相關(guān)的業(yè)績(jī)要求，通過中標(biāo)通知書、合同業(yè)主證明、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和相關(guān)的原件，還需要進(jìn)行具體的掃描，這種工作方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，又無法快速獲得標(biāo)書內(nèi)所需要的信息，那么就需要在投標(biāo)文件編制的過程中運(yùn)用數(shù)據(jù)管理技術(shù)建立數(shù)據(jù)的信息管理系統(tǒng)，以更好的規(guī)范科學(xué)投標(biāo)的相關(guān)問題。建立投標(biāo)信息庫(kù)是現(xiàn)代化投標(biāo)單位具體要進(jìn)行的系統(tǒng)性改革，通過數(shù)據(jù)庫(kù)能夠編制出高質(zhì)量的投標(biāo)文件，在規(guī)范建立投標(biāo)信息庫(kù)的過程中需要掌握好組織理論，學(xué)過管理統(tǒng)計(jì)學(xué)以及運(yùn)籌學(xué)相關(guān)的內(nèi)容，對(duì)投標(biāo)的信息庫(kù)進(jìn)行綜合性的限制，要求投標(biāo)信息庫(kù)的內(nèi)容具有全面性、系統(tǒng)性、及時(shí)性，而且具有搜索的便捷性，在各種證件到期的過程中都要有提醒功能，通過新內(nèi)容的提示來使投標(biāo)信息庫(kù)更加完備，在投標(biāo)信息庫(kù)的整體建制的內(nèi)容中需要涵蓋投標(biāo)的所有內(nèi)容，需要選擇有經(jīng)驗(yàn)的人管理投標(biāo)信息庫(kù)，專業(yè)人員管理，既要懂得招投標(biāo)的相關(guān)內(nèi)容，又要明確數(shù)據(jù)處理的相關(guān)能力。例如標(biāo)書人員、單位業(yè)績(jī)信息、企業(yè)信息、業(yè)主信息和行業(yè)信息等方面都要在數(shù)據(jù)庫(kù)中集中體現(xiàn)出來，標(biāo)書的模塊可涵蓋年代地區(qū)類型，根據(jù)不同的模塊收集到數(shù)據(jù)庫(kù)中，每個(gè)標(biāo)書編制的過程都包括了準(zhǔn)備階段、投標(biāo)編制階段和投標(biāo)的后期階段，在人員模塊的設(shè)計(jì)中需要按照專業(yè)職稱年齡學(xué)歷進(jìn)入，自然情況的設(shè)定，人員的模塊，每個(gè)人要進(jìn)行個(gè)性化的編制，通過實(shí)時(shí)信息更新來獲取數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性，單位業(yè)績(jī)模塊需要按照類型年代入庫(kù)，根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目中標(biāo)的通知書合同，業(yè)主證明，獲獎(jiǎng)證書項(xiàng)目情況等進(jìn)行全部信息的收錄，企業(yè)信息方面，各個(gè)施工單位要按照資質(zhì)證書、財(cái)務(wù)信息、企業(yè)概況、組織機(jī)構(gòu)等方面的問題進(jìn)行綜合性的架構(gòu)。業(yè)主信息的模塊需要建立業(yè)主人事機(jī)構(gòu)辦事指南等信息管理，通過所有的信息管理來確認(rèn)內(nèi)容上的可行性，內(nèi)容在實(shí)施的過程中更要掌握好信息是否符合相關(guān)的要求，在具體的設(shè)計(jì)過程中各個(gè)模塊的信息需要實(shí)時(shí)進(jìn)行更新，投標(biāo)信息管理系統(tǒng)要做到數(shù)據(jù)庫(kù)的精準(zhǔn)，通過數(shù)據(jù)檢索功能來編制投標(biāo)書，可以迅速準(zhǔn)確的找到所需的最新資料，編標(biāo)的整體過程就會(huì)呈現(xiàn)出信息化管理的狀態(tài)節(jié)省了大量的時(shí)間，能為重點(diǎn)問題的確認(rèn)提供充裕的時(shí)間，在現(xiàn)代化的投標(biāo)文件編制過程中信息化的應(yīng)用越來越廣泛，依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的操作，能夠使投標(biāo)文件的編制工作進(jìn)入到快車道的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

3精確控制文件編制過程，做好多個(gè)環(huán)節(jié)控制

投標(biāo)文件的編制過程需要在每一個(gè)環(huán)節(jié)和內(nèi)容進(jìn)行精確的控制，對(duì)于多個(gè)環(huán)節(jié)的控制，需要從流程上進(jìn)行總體上的指導(dǎo)。投標(biāo)文件過程的控制，響應(yīng)招標(biāo)文件的要求，對(duì)工作進(jìn)展進(jìn)行穩(wěn)定性的控制，控制重點(diǎn)文件的質(zhì)量按照關(guān)鍵環(huán)節(jié)和主導(dǎo)因素的操作來控制策劃好文件編制的過程，在文件編制的過程進(jìn)行全程的監(jiān)測(cè)控制，實(shí)施過程中進(jìn)行精確控制，就是為了有效控制投標(biāo)活動(dòng)的質(zhì)量關(guān)，在文件編制過程前，按照標(biāo)書作業(yè)指導(dǎo)制定控制策略，哪一個(gè)環(huán)節(jié)需要進(jìn)行哪些內(nèi)容都要提前做好準(zhǔn)備，過程控制實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)實(shí)際上就是為了把好質(zhì)量關(guān)通過每一個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)投標(biāo)文件編制過程的復(fù)核審核，質(zhì)量控制，要選擇標(biāo)書編制經(jīng)驗(yàn)豐富的人員進(jìn)行操作，通過控制策劃的實(shí)施整體進(jìn)行，各個(gè)細(xì)節(jié)的控制，在文件編制的過程中，實(shí)施各個(gè)細(xì)節(jié)的質(zhì)量關(guān)控制，就要對(duì)文件的編制總體過程進(jìn)行細(xì)致的監(jiān)控，通過動(dòng)態(tài)性的監(jiān)控來使文件編制過程，能夠有效的反映出編制過程中存在的相關(guān)問題，遇到了相關(guān)問題及時(shí)進(jìn)行改正，根據(jù)投標(biāo)文件編制過程中的問題進(jìn)行修改性的措施，通過一定突破性的改進(jìn)，能夠使投標(biāo)文件的編制更加符合招標(biāo)單位的要求，完善和健全投標(biāo)工作的過程，使過程更加趨于科學(xué)，通過控制遺漏控制，不適應(yīng)問題的研究，可以在文件編制實(shí)現(xiàn)的過程中運(yùn)用創(chuàng)新的方法，使先進(jìn)的文件編制方法能夠及時(shí)的參用到投標(biāo)文件編制過程中。

4重點(diǎn)難點(diǎn)問題梳理，解決方案設(shè)計(jì)相關(guān)問題

在投標(biāo)文件編制的整體過程中，有一些是普通的問題，還有一些重點(diǎn)問題需要進(jìn)行專項(xiàng)的研究，投標(biāo)單位經(jīng)常會(huì)遇到很多不限定或者是部分限定的投標(biāo)報(bào)價(jià)，開放式的方案設(shè)計(jì)，在投標(biāo)文件的重點(diǎn)環(huán)節(jié)控制中，這些不確定性的因素是編制過程中需要注意的核心問題，在投標(biāo)文件編制過程中的評(píng)價(jià)上，這些問題的評(píng)分分值也會(huì)處于較大的狀態(tài)，文件編制的重中之重就是對(duì)于重點(diǎn)問題進(jìn)行控制，重點(diǎn)問題，通過一個(gè)窗口展示了投標(biāo)單位的企業(yè)實(shí)力，投標(biāo)單位的投標(biāo)策略，決策整體方面都要強(qiáng)調(diào)策略性和技巧性。投標(biāo)文件中出現(xiàn)投標(biāo)企業(yè)的實(shí)力或者是投標(biāo)企業(yè)的專業(yè)性的設(shè)計(jì)都需要進(jìn)行專門的控制，從業(yè)主競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手行業(yè)領(lǐng)域搜集到的大量信息需要建立起測(cè)試的模型通過提升標(biāo)書編制的質(zhì)量而達(dá)到角色的目標(biāo)，在這一點(diǎn)上重點(diǎn)問題的研究就顯得尤為重要。例如投標(biāo)文件中涉及的圖紙?jiān)O(shè)計(jì)說明、技術(shù)方案、工期計(jì)劃、人員等相關(guān)內(nèi)容需要明確。法定代表人身份、法人授權(quán)委托書、投標(biāo)函、投標(biāo)函附錄、投標(biāo)保證金交存憑證復(fù)印件、對(duì)招標(biāo)文件及合同條款的承諾和補(bǔ)充意見、工程量清單計(jì)價(jià)表、投標(biāo)報(bào)價(jià)說明、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、投標(biāo)文件電子版、企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等相關(guān)內(nèi)容，對(duì)一些文件資料要實(shí)施準(zhǔn)確清晰的復(fù)印件的設(shè)計(jì)，例如企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、企業(yè)資質(zhì)等證書，需要按照施工安全管理部門出具的安全生產(chǎn)證明材料和安全資格證進(jìn)行設(shè)計(jì)，在投標(biāo)文件編制的過程中，重點(diǎn)的內(nèi)容是技術(shù)部門的相關(guān)內(nèi)容，例如施工部署、施工現(xiàn)場(chǎng)平面布置圖、施工方案、施工技術(shù)措施、施工組織和施工進(jìn)度計(jì)劃、施工機(jī)械設(shè)備配備情況、質(zhì)量保證措施、工期保證、措施安全、施工措施、文明施工措施，在重點(diǎn)問題的梳理上，需要確定工程量的差異，材料的價(jià)差，取費(fèi)的高低，利潤(rùn)的高低等相關(guān)內(nèi)容。

5有效總結(jié)投標(biāo)過程，建立客觀評(píng)價(jià)機(jī)制

投標(biāo)過程是一個(gè)具體而復(fù)雜的過程，對(duì)于投標(biāo)全過程進(jìn)行總體控制就需要在投標(biāo)結(jié)束的過程中進(jìn)行匯總和深入分析，根據(jù)客觀評(píng)價(jià)以指導(dǎo)后期的投標(biāo)工作。對(duì)投標(biāo)工作的具體情況，投標(biāo)過程中的優(yōu)缺點(diǎn)，投標(biāo)過程中的實(shí)踐進(jìn)行相關(guān)的總結(jié)。從整體上、具體問題上和相關(guān)細(xì)節(jié)上進(jìn)行梳理，對(duì)于投標(biāo)產(chǎn)生的效益進(jìn)行評(píng)估，在評(píng)估的過程中需要掌握好投標(biāo)過程的具體工作的執(zhí)行的評(píng)價(jià)，也就是說從具體環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)缺點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)文件編制過程中存在的缺陷，通過建立起客觀評(píng)價(jià)機(jī)制，能夠讓施工單位更好的梳理自身工作上的問題，通過對(duì)于矛盾的解決來更好的創(chuàng)新工作方法，工程投標(biāo)過程中涉及的內(nèi)容多，環(huán)節(jié)復(fù)雜，投標(biāo)的文件，資料相對(duì)要求嚴(yán)格，那么投標(biāo)文件的編制過程，就需要控制好操作的流程和相關(guān)程序。根據(jù)問題的重點(diǎn)進(jìn)行點(diǎn)線面的立體式操作才能夠符合現(xiàn)代企業(yè)的要求，在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代現(xiàn)代化的企業(yè)需要科學(xué)規(guī)劃，才能夠使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得更好的效益，在實(shí)施投標(biāo)文件編制的過程中，就需要以更加精準(zhǔn)的操作和現(xiàn)代化的管理手段，使文件編制工作能夠納入到系統(tǒng)化的管理軌道上，使投標(biāo)工作能夠獲得全方位的提升，這是投標(biāo)工作發(fā)展的過程中需要進(jìn)行的建制性的改革，也是現(xiàn)代化企業(yè)實(shí)施新一輪改革過程中需要重點(diǎn)掌握的問題。

6結(jié)束語(yǔ)

施工企業(yè)在進(jìn)行投標(biāo)工作管理過程中，對(duì)于招標(biāo)的文件施工圖以及投標(biāo)前的現(xiàn)場(chǎng)考察需要從宏觀上進(jìn)行把握，更要從細(xì)節(jié)上進(jìn)行推進(jìn)。企業(yè)自身的管理水平和市場(chǎng)價(jià)格需要實(shí)現(xiàn)完整的對(duì)接。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，提高工程中標(biāo)率是施工企業(yè)在招投標(biāo)工作中的重點(diǎn)，內(nèi)容在工程投標(biāo)文件編制效率的提升方面，需要從總體上進(jìn)行把控，更需要在各個(gè)環(huán)節(jié)按照規(guī)范化的要求進(jìn)行操作，通過精細(xì)化的管理，使投標(biāo)工作更加符合招標(biāo)單位的要求，使建筑工程的施工具有了理論性的根據(jù)。