加強(qiáng)社保檔案及信息化管理的思考

鄭德富

【摘要】當(dāng)前社會(huì)逐漸趨向于信息化發(fā)展，隨著我國綜合科技水平的普遍提高，已進(jìn)入了以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的大數(shù)據(jù)時(shí)代。為了促使相關(guān)信息的安全、可靠性，在檔案管理方面應(yīng)加強(qiáng)措施，對有關(guān)數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行保密，從而保證信息不會(huì)隨意泄漏，保障了個(gè)人的信息安全。因此，在對檔案進(jìn)行安全保密工作時(shí)，在原有的基礎(chǔ)上加強(qiáng)防范意識(shí)，不斷思考信息化檔案管理的工作流程，為當(dāng)前信息化社會(huì)提供保障，促進(jìn)社會(huì)科技進(jìn)步奠定基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 ?安全保密

一、如何加強(qiáng)檔案安全保密管理

隨著我國信息化技術(shù)手段的不斷升級，目前，已經(jīng)形成了以計(jì)算機(jī)為中心的信息化系統(tǒng)，并被廣大群眾所依賴。但凡事都有利弊兩個(gè)方面，信息化手段可以工作帶來高效、便捷的服務(wù)，同時(shí)如果管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題，其損失也是不可估量的。因此，為了能夠促進(jìn)信息化技術(shù)更好的發(fā)展，運(yùn)用合適的信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案保密工作成為其發(fā)展的重要前提。相對于傳統(tǒng)的檔案安全保密管理模式，顯然已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，需在傳統(tǒng)檔案管理模式上進(jìn)行改革與創(chuàng)新，保證在對信息進(jìn)行安全保密的前提下，促進(jìn)信息化時(shí)代的進(jìn)一步發(fā)展，根據(jù)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際情況進(jìn)行分析，運(yùn)用一定手段找出適合本國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的檔案管理工作模式。

（一）遵循屬性，精細(xì)管理

社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心作為重要的民生保障部門，管理的檔案主要是企業(yè)職工和機(jī)關(guān)事業(yè)單位及居民養(yǎng)老檔案，這些都是關(guān)系到單位和個(gè)人的切身利益的重要資料，所以檔案工作的主要職能就是尊重歷史、保持檔案的真實(shí)完整性，在確保檔案安全的前提下，為單位和個(gè)人提供有效、便捷的檔案應(yīng)用服務(wù)。但在這一過程中，應(yīng)提高警惕，確保檔案信息的安全、完整。另外，應(yīng)針對不同的檔案信息進(jìn)行規(guī)整、分類，采用分級管理的方式確保信息的安全。因三類檔案資料種類較多，管理起來程序較為復(fù)雜，應(yīng)合理安排工作人員的主要職責(zé)，將工作細(xì)分化，以此達(dá)到對檔案資料的精細(xì)管理，確保管理過程中每一環(huán)節(jié)都能順利開展。

（二）對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)

在檔案管理的工作當(dāng)中，為了確保檔案信息的安全、準(zhǔn)確，除了要嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理外，對檔案保管人員的要求也要相對嚴(yán)格。因檔案信息中涉及到的資料過多，如果因個(gè)人疏忽的原因?qū)е孪嚓P(guān)信息泄漏或遺失，嚴(yán)重的情況下對單位和個(gè)人造成一定損失，從而影響社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心工作和我們政府部門的整體形象。因此，針對檔案安全保密環(huán)節(jié)，應(yīng)對相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們意識(shí)到這些資料的重要性，保證在工作環(huán)節(jié)中能認(rèn)真對待，以免造成不必要的損失，確保檔案信息的安全。

（三）完善制度，引進(jìn)技術(shù)

為了確保檔案工作順利開展，確保信息的安全、可靠，除了要加強(qiáng)管理人員的保管意識(shí)，對其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)外，應(yīng)制定更加健全的安全保密制度體系，只有在相關(guān)制度的控制下，對檔案的保密性工作才能得到順利開展。另外，檔案部門應(yīng)結(jié)合日常管理的工作需求與特點(diǎn)，結(jié)合自身實(shí)際情況不斷完善相應(yīng)的管理體系，從而促進(jìn)人性化發(fā)展，促使檔案保管工作更加有效運(yùn)行。除了要制定相關(guān)檔案管理制度外，檔案部門應(yīng)不斷引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)手段，利用現(xiàn)代化技術(shù)不斷完善管理制度體系，確保信息的安全保密性，從而提高檔案部門的信息化建設(shè)。改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷尋求適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的保管策略，促進(jìn)檔案部門的全方位管理手段，確保檔案信息在合理的管理方式下能得到更好的儲(chǔ)藏。

二、信息化檔案管理的有效措施

隨著我國信息化技術(shù)的發(fā)展，相關(guān)信息化管理手段不斷被人們所依賴。不論是在工作還是在學(xué)習(xí)過程中，信息化技術(shù)已離不開人們的日常工作和生活。檔案管理工作是一項(xiàng)謹(jǐn)慎性的工作，為了更好確保其相關(guān)信息的安全，利用當(dāng)下相關(guān)技術(shù)設(shè)備，將信息技術(shù)與檔案保管工作相結(jié)合，從而達(dá)到更安全、有效的管理。

（一）改進(jìn)管理手段

檔案相關(guān)管理人員，不僅要對檔案資料進(jìn)行保管，還要合理安排資料的采集、安放以及交接工作。在開發(fā)和使用信息化管理檔案時(shí)，要注意檔案信息變更的痕跡留存，經(jīng)辦人員登錄系統(tǒng)、變更信息等操作都需要進(jìn)行系統(tǒng)自動(dòng)記錄，并將這些信息設(shè)定為不可修改，以規(guī)范工作人員的操作規(guī)范，從而確保在這些環(huán)節(jié)中對檔案信息的安全、保密性，防止資料泄漏產(chǎn)生帶來的影響。

（1）加強(qiáng)檔案資料的安全管理。在檔案部門中，面對的服務(wù)對象主要是單位和個(gè)人，對此應(yīng)當(dāng)對使用檔案群體有明確的服務(wù)范圍。屬單位職工檔案的，可以由持相關(guān)介紹信的單位人員進(jìn)行查詢應(yīng)用，本人確需查詢的也應(yīng)持單位出具的介紹信息，否則只能提供最基本的檔案服務(wù)。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員和居民養(yǎng)老等獨(dú)立檔案對象，可以提供本人身份證進(jìn)行查詢。

同時(shí)，在對檔案進(jìn)行保管時(shí)，應(yīng)采取不同的方法進(jìn)行有序監(jiān)管，防止信息外泄，從而確保檔案信息的安全。首先，檔案部門應(yīng)針對重要檔案制定相關(guān)管理制度，嚴(yán)格要求工作人員在制度的標(biāo)準(zhǔn)下執(zhí)行管理工作，提高管理人員的保管意識(shí)，使其認(rèn)知到檔案信息的重要性;其次，在實(shí)施檔案管理工作時(shí)，應(yīng)對其資料進(jìn)行分類并設(shè)有專人進(jìn)行保管，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任心，確保檔案的保密性;最后，對檔案資料應(yīng)進(jìn)行定期檢查，避免突發(fā)情況的發(fā)生，為檔案管理工作提供保障。

（2）加強(qiáng)檔案傳遞期間的安全管理。一般情況下，在檔案信息所處的位置不發(fā)生變動(dòng)的前提下，相關(guān)管理工作的開展是較為平穩(wěn)的，對檔案的管理工作也能持續(xù)、穩(wěn)定的進(jìn)行。不過，在現(xiàn)實(shí)生活中，除了正常的檔案調(diào)轉(zhuǎn)工作外，還避免不了因有關(guān)聯(lián)單位或上級政工、組織部門抽調(diào)檔案使用的情況，如職工退休、干部考察、政治審查等工作，這時(shí)檔案就會(huì)出現(xiàn)外借，離開管理者“視線”的問題，針對這種現(xiàn)象，應(yīng)盡量避免檔案脫離檔案室，除重要的檔案查閱確需調(diào)出使用外，一般的檔案應(yīng)用建議在檔案室內(nèi)完成，可以通過檔案部門出具材料證明的、可以在閱檔室實(shí)現(xiàn)查檔的就無需提取檔案，如職工退休、材料政審等。檔案資料畢竟不屬于個(gè)人產(chǎn)物，因此，即便要對檔案進(jìn)行調(diào)出使用，也需要明確相關(guān)部門進(jìn)行接管工作，確保檔案資料在轉(zhuǎn)移過程中的安全。

因此，管理人員應(yīng)提高警惕，確保在檔案資料轉(zhuǎn)移過程中的安全，增強(qiáng)對檔案信息的安全保護(hù)意識(shí)，做好對檔案資料的保管工作，促進(jìn)檔案管理整體工作的有效運(yùn)行。

（二）創(chuàng)新技術(shù)手段

在當(dāng)前檔案的管理工作中，不斷運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，借助計(jì)算機(jī)等信息工具，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理模式。不過，利用這一手段進(jìn)行檔案管理也存在一定風(fēng)險(xiǎn)，除上述說的人為更改檔案信息內(nèi)容需要系統(tǒng)進(jìn)行留痕記錄外，還有計(jì)算機(jī)相關(guān)程序被病毒侵入，導(dǎo)致檔案資料丟失、泄漏的風(fēng)險(xiǎn)，將嚴(yán)重影響檔案保管工作的正常開展，這對檔案管理部門來說將是致命的損失。因此，在使用信息化技術(shù)手段的同時(shí)，應(yīng)不斷挖掘出更多方法，加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，做到經(jīng)常備份，切實(shí)保證檔案信息的安全。

（1）不斷更新加密技術(shù)。為促使檔案信息能夠得到更好的安全保護(hù)，在利用現(xiàn)代化技術(shù)手段中，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)中的加密技術(shù)，有利于管理人員更好的開展工作，從而對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行控制與監(jiān)管。另外，為了防止病毒入侵導(dǎo)致相關(guān)信息泄漏的情況發(fā)生生，運(yùn)用加密技術(shù)將有關(guān)數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)變成亂碼的形式進(jìn)行保存。更有效提高了對資料的安全防護(hù)，有利于管理人員工作的正常開展。因此，在進(jìn)行對檔案信息的管理工作過程中，應(yīng)不斷探尋新的方法，在現(xiàn)代科技水平的基礎(chǔ)上，與人為控制管理方式相結(jié)合的方法，對其有關(guān)信息進(jìn)行加密保存，確保檔案資料能夠得到妥善處理，從而增強(qiáng)檔案信息化管理模式，帶動(dòng)檔案部門信息化發(fā)展。

（2）不斷加強(qiáng)防寫技術(shù)。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，對有關(guān)資料進(jìn)行仿寫的功能也不斷加強(qiáng)。為了確保檔案信息的安全，在運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)工具對其進(jìn)行儲(chǔ)存時(shí)，可將工作人員權(quán)限分為應(yīng)用權(quán)限、管理權(quán)限，在應(yīng)用模式下，資料無法進(jìn)行修改，只能對資料進(jìn)行閱讀，沒有辦法進(jìn)行保存或是改寫，需要修改內(nèi)容的，需要有管理權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行授權(quán)修改，以此加強(qiáng)對檔案資料的保密性管理工作。雖然，在軟件開發(fā)設(shè)計(jì)時(shí)可以設(shè)計(jì)為應(yīng)用和管理兩種權(quán)限，但相對于我國而言這項(xiàng)技術(shù)仍有待加強(qiáng)，在原有的模式上運(yùn)用更多手段進(jìn)行創(chuàng)新，使其防寫功能更加強(qiáng)大，為檔案信息保管工作做出工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理模式，促進(jìn)我國信息化發(fā)展水平。

三、小結(jié)

我國經(jīng)濟(jì)仍在發(fā)展，對相關(guān)信息的保密要求也越來越嚴(yán)格，為了保障國家利益不被侵犯，防止個(gè)人信息泄漏，應(yīng)認(rèn)真對待檔案信息管理工作。在當(dāng)下社會(huì)背景下，根據(jù)國家相關(guān)制度的要求，不斷完善檔案部門相關(guān)管理制度體系，增加對工作人員的培訓(xùn)工作，提高相關(guān)人員的保管意識(shí)，確保其安全保密性。另外，為了適應(yīng)當(dāng)今信息化社會(huì)發(fā)展的需求，采用將信息化技術(shù)與管理方式相結(jié)合的方法，不斷創(chuàng)新各種技術(shù)手段，利用計(jì)算機(jī)加密技術(shù)對檔案進(jìn)行安全管理，與相關(guān)部門共同配合的前提下做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案保密工作，促進(jìn)檔案信息化發(fā)展。

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