企業(yè)實(shí)行集中采購(gòu)管理的探討

摘 要：在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)采購(gòu)成為管理者必須思考的問(wèn)題，目前越來(lái)越多的企業(yè)實(shí)行集中采購(gòu)的模式，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有很大幫助。

關(guān)鍵詞：分散采購(gòu)；集中采購(gòu)；資源整合

引言

采購(gòu)對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)必須妥善處理的問(wèn)題，我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)了采購(gòu)法說(shuō)明采購(gòu)已經(jīng)走上了法制化進(jìn)程，集中采購(gòu)對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)有很多好處，對(duì)于財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)在管理上也有很多方便。

1、 集中采購(gòu)的意義

集中采購(gòu)是對(duì)企業(yè)的采購(gòu)行為統(tǒng)一管理集中處理的一種辦公方式。 目前很多企業(yè)都采取這種采購(gòu)管理模式，它可以節(jié)約成本便于企業(yè)財(cái)務(wù)統(tǒng)一核銷管理。

首先，集中采購(gòu)便于節(jié)約時(shí)間節(jié)省人力物力，把分散的各部門采購(gòu)行為集中到一起處理。大企業(yè)的集中購(gòu)買力會(huì)吸引供貨商競(jìng)相壓價(jià)，競(jìng)爭(zhēng)這塊市場(chǎng)所以集中購(gòu)買比零散購(gòu)買會(huì)便宜很多，有效地節(jié)約了資金享受團(tuán)購(gòu)優(yōu)惠價(jià)格體現(xiàn)出集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì)。

要推行集中采購(gòu)必須依靠大企業(yè)集團(tuán)優(yōu)勢(shì)，按照合理的程序進(jìn)行辦理。

（1）大企業(yè)在進(jìn)行集中采購(gòu)時(shí)候，采取招投標(biāo)方式進(jìn)行采購(gòu)，要求價(jià)格合理大批量采購(gòu)。

（2）整個(gè)企業(yè)或者集團(tuán)同一申購(gòu)文具或者辦公用品，一年分幾次進(jìn)行統(tǒng)計(jì)然后統(tǒng)一購(gòu)買。

（3）采購(gòu)的時(shí)候利用大批量進(jìn)貨的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行采購(gòu)招標(biāo)在招標(biāo)采購(gòu)中，自然要比較多家進(jìn)貨渠道選擇性價(jià)比最合適的商家進(jìn)貨。

（4）通過(guò)大批量的采購(gòu)改變了零碎采購(gòu)帶來(lái)的交通費(fèi)等額外支出，由于大批量采購(gòu)得到了一手貨源，極大地降低了采購(gòu)價(jià)所購(gòu)商品同意庫(kù)存節(jié)約了各種費(fèi)用。

2、集中采購(gòu)的作用

現(xiàn)在大中型企業(yè)都在集中采購(gòu)，就連小型企業(yè)也知道買文化用品，辦公用品統(tǒng)一管理，因?yàn)榧胁少?gòu)對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)是必不可少的管理方法之一，哲學(xué)家說(shuō)要一分為二的看待問(wèn)題，所以下面說(shuō)說(shuō)集中采購(gòu)的優(yōu)缺點(diǎn)。

（1）有利于統(tǒng)一購(gòu)買

企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中采取集中采購(gòu)的方式，可以明確整個(gè)企業(yè)的購(gòu)買力和了解企業(yè)采購(gòu)支出的費(fèi)用，節(jié)約時(shí)間。

企業(yè)采購(gòu)是一個(gè)企業(yè)很重要的財(cái)務(wù)支出，通過(guò)集中采購(gòu)鍛煉了企業(yè)人員素質(zhì)，優(yōu)化了采購(gòu)物資品質(zhì)，實(shí)現(xiàn)了辦公用品統(tǒng)一管理。

（2）可以利用數(shù)量?jī)?yōu)勢(shì)降低成本

通過(guò)大批量的購(gòu)買集中了以前分散的購(gòu)買力，由于數(shù)量較大可以直接聯(lián)系到供貨商，省了中間環(huán)節(jié)拿到了第一手批發(fā)價(jià)格，廠家和供貨商為了可以和大客戶建立一種長(zhǎng)期供銷關(guān)系，會(huì)提供比市場(chǎng)價(jià)格低很多的產(chǎn)品為企業(yè)節(jié)省大量資金。

（3）可以減少不必要開(kāi)支

通過(guò)大批量購(gòu)買可以得到實(shí)惠價(jià)格，因?yàn)閿?shù)量很大很多廠家都會(huì)找上門來(lái)推銷，這時(shí)可以采用招標(biāo)方式廠家會(huì)競(jìng)相壓價(jià)而且提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在招投標(biāo)過(guò)程中企業(yè)完全掌握話語(yǔ)權(quán)，對(duì)于所購(gòu)商品可以提出對(duì)自己有利的特殊要求，企業(yè)在進(jìn)行集中購(gòu)買的時(shí)候，可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況，對(duì)所需商品統(tǒng)籌安排從大局出發(fā)，按照部門需要有的辦公用品有的部門就需要一個(gè)兩個(gè)的，在以前根本不能降價(jià)通過(guò)集中購(gòu)買可以集中幾個(gè)部門的需要，或者一起購(gòu)買幾年的商品這樣就提高了數(shù)量，得到了直接和廠家見(jiàn)面的機(jī)會(huì)所以會(huì)得到價(jià)格優(yōu)惠。集中購(gòu)買可以減少以前那種經(jīng)常購(gòu)買辦公用品帶來(lái)的交通費(fèi)用，通過(guò)集中購(gòu)買一次性報(bào)銷也會(huì)減少財(cái)務(wù)人員壓力。

（4） 有利于杜絕采購(gòu)中的腐敗現(xiàn)象

由于以前那種各部門自己采購(gòu)辦公用品缺乏監(jiān)管，在采購(gòu)中每個(gè)部門都隨便選擇，價(jià)格和央視都不統(tǒng)一而且在購(gòu)買時(shí)候有的還會(huì)出現(xiàn)“吃回扣”現(xiàn)象。采用辦公用品集中購(gòu)買以后，可以統(tǒng)一規(guī)劃購(gòu)買方案在價(jià)格和數(shù)量上都是透明的，由于業(yè)務(wù)量大有的單位通過(guò)招標(biāo)來(lái)進(jìn)行采購(gòu)，這種形式公開(kāi)透明完全有機(jī)的避免了暗箱操作的可能。通過(guò)集中購(gòu)買辦公用品增加了大企業(yè)之間各部門的溝通，有利于團(tuán)隊(duì)精神建設(shè)增加個(gè)部門之間的凝聚力。

3、集中采購(gòu)的問(wèn)題

企業(yè)辦公用品集中采購(gòu)有很多缺點(diǎn)，前文說(shuō)過(guò)任何事物有優(yōu)點(diǎn)也有缺點(diǎn)，集中采購(gòu)也會(huì)有缺點(diǎn)。

（1）有時(shí)會(huì)臨時(shí)缺貨

由于辦公用品集中管理購(gòu)買權(quán)相對(duì)集中，導(dǎo)致辦公用品供應(yīng)只會(huì)按計(jì)劃走，對(duì)于辦公用品的購(gòu)買消耗不再像以前那么自由。

由于集中購(gòu)買規(guī)模比較大要形成一個(gè)購(gòu)買流程，先由各部門提出購(gòu)買計(jì)劃，然后由總部進(jìn)行研究有的企業(yè)還會(huì)形成招標(biāo)文件，通過(guò)招投標(biāo)來(lái)解決采購(gòu)問(wèn)題，這一系列的程序需要一個(gè)過(guò)程勢(shì)必要一個(gè)運(yùn)作的時(shí)間。所以對(duì)于有的部門急需的辦公設(shè)備，就會(huì)由于不能得到及時(shí)的補(bǔ)充耽誤了時(shí)間以至于影響到其他部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（2）規(guī)模不大的集中購(gòu)買沒(méi)有什么意義

集中購(gòu)買對(duì)于大型企業(yè)來(lái)說(shuō)由于采購(gòu)量大可以得到廠家的重視在質(zhì)量和價(jià)格上都會(huì)得到優(yōu)惠，有的企業(yè)比較小購(gòu)買力有限，主要是數(shù)量上形不成規(guī)模達(dá)不到廠家批發(fā)家的數(shù)量要求，因此廠家不會(huì)提供第一手貨源失去了集中購(gòu)買的主要有利因素，單位在經(jīng)過(guò)了一系列的統(tǒng)籌、調(diào)查、計(jì)劃以后通過(guò)集中購(gòu)買所產(chǎn)生的效益，沒(méi)有什么提高還因?yàn)榈⒄`了時(shí)間影響到創(chuàng)收部門的正常工作開(kāi)展可謂是得不償失了。

（3）采購(gòu)統(tǒng)籌方面有問(wèn)題

在企業(yè)集中采購(gòu)中，沒(méi)有做好充分準(zhǔn)備缺乏統(tǒng)籌的計(jì)劃安排，工作效率低下影響到其他部門正常開(kāi)展工作。采購(gòu)管理不到位對(duì)于企業(yè)所需辦公用品了解不充分，所以在具體部門繼續(xù)辦公設(shè)備時(shí)候臨時(shí)采購(gòu)，得不到價(jià)格優(yōu)惠完全失去了大宗商品集中購(gòu)買的優(yōu)勢(shì)，反而因?yàn)榕R時(shí)購(gòu)買在價(jià)格和質(zhì)量上都得不到保證，還會(huì)影響到其他部門的正常工作開(kāi)展。因此要想發(fā)揮集中購(gòu)買的優(yōu)勢(shì)，就要對(duì)所需商品統(tǒng)籌安排做好采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)很多單位來(lái)說(shuō)做商品采購(gòu)計(jì)劃比較困難，既要掌握單位歷史以來(lái)的采購(gòu)數(shù)據(jù)，還要打出提前量對(duì)于有可能發(fā)生的臨時(shí)購(gòu)買產(chǎn)品也要做提前準(zhǔn)備以備不時(shí)之需。

4 利用集中采購(gòu)解決分散采購(gòu)的缺點(diǎn)問(wèn)題

利用集中采購(gòu)規(guī)模大數(shù)量多的優(yōu)勢(shì)采用統(tǒng)一招投標(biāo)管理，享受價(jià)格上的優(yōu)勢(shì)解決了分散采購(gòu)質(zhì)量得不到保障，形不成規(guī)模只能接受市場(chǎng)價(jià)的劣勢(shì)。采用集中采購(gòu)可以有一定的選擇權(quán)和自主權(quán)，能夠得到量身定做的商品更適合本單位使用，如果分散采購(gòu)在現(xiàn)在的承包形勢(shì)下，項(xiàng)目部為了節(jié)約資金一定會(huì)采購(gòu)價(jià)格低廉的產(chǎn)品導(dǎo)致工程質(zhì)量下降，所以集中采購(gòu)可以避免這種問(wèn)題，集中采購(gòu)還可以避免暗箱操作杜絕滋生腐敗，集中采購(gòu)還有利于盤活資金因?yàn)榻y(tǒng)一結(jié)算數(shù)目巨大，一般都會(huì)等到年底統(tǒng)一結(jié)算所以就盤活了流動(dòng)資金提高了流動(dòng)資金利用率。有效地避免了層層采購(gòu)占用資金占用庫(kù)存的分散采購(gòu)的不足之處。

5 集中管理的關(guān)鍵工作

集中管理是一種業(yè)務(wù)和權(quán)利歸口管理的形式，避免了分散管理的亂象。集中管理部門要及時(shí)了解企業(yè)的內(nèi)部需要情況，要根據(jù)內(nèi)部需要制定采購(gòu)計(jì)劃，為了做好采購(gòu)集中管理要做好基礎(chǔ)工作，建立集中采購(gòu)的計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)按照規(guī)范進(jìn)行集中采購(gòu)，要有計(jì)劃地開(kāi)展工作，采購(gòu)計(jì)劃的制定要建立在科學(xué)的決策基礎(chǔ)之上，要按照計(jì)劃組織貨源簽訂合同。在定價(jià)環(huán)節(jié)要明確程序杜絕個(gè)人行為，要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，采購(gòu)的物資必須三證俱全：要有質(zhì)量合格證、出廠合格證和企業(yè)生產(chǎn)資質(zhì)，要選擇售后服務(wù)好的供貨商，建立長(zhǎng)期合作關(guān)系便于所購(gòu)產(chǎn)品的維修服務(wù)，所購(gòu)物資要貨比三家對(duì)供貨商的信譽(yù)、資質(zhì)要進(jìn)行調(diào)查研究，要選擇那種比較穩(wěn)定的企業(yè)作為長(zhǎng)期合作伙伴，要簽訂正規(guī)的有法律效益的采購(gòu)合同，規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)所帶來(lái)的無(wú)謂的經(jīng)濟(jì)損失。

6.結(jié)語(yǔ)

辦公用品集中采購(gòu)對(duì)于各個(gè)大中企業(yè)來(lái)說(shuō)利大于弊，現(xiàn)在成為大型企業(yè)財(cái)務(wù)管理的主流方式，在具體操作中要做好計(jì)劃分工明確避免因?yàn)榧匈?gòu)買造成負(fù)面影響，集中購(gòu)買是一項(xiàng)要求很高的工作要做好充分的準(zhǔn)備科學(xué)的統(tǒng)籌安排保障采購(gòu)的順利進(jìn)行。

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作者簡(jiǎn)介：

徐井紅（1968-），女，研究生，經(jīng)濟(jì)師，工程師，從事工程咨詢及招標(biāo)進(jìn)出口工作。