人事檔案管理工作存在的問(wèn)題及其對(duì)策

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摘 要：人事檔案管理是人事工作的重要組成部分，也是國(guó)家及相關(guān)的單位選拔人才培養(yǎng)，培養(yǎng)人才的重要依據(jù)，是人才開(kāi)發(fā)重要的信息資源。但是，當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理非常的混亂，還存在著很多的問(wèn)題。為了使人事檔案管理更加的完善，就需要根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況，制定出合理的解決措施，提升檔案管理的科學(xué)性。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；存在問(wèn)題； 解決對(duì)策

【引言】人力資源管理過(guò)程中，人事檔案管理起著重要的作用。人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，工作的內(nèi)容非常的復(fù)雜。可以為人事部門(mén)和社會(huì)上其他的機(jī)構(gòu)提供檔案信息的一項(xiàng)工作。相關(guān)的部門(mén)要充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，不斷地提高管理的水平，為人力資源管理提供良好的信息支持。

一、人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）人事檔案中材料內(nèi)容準(zhǔn)確性較差

當(dāng)前，我國(guó)人事檔案材料還存在著嚴(yán)重的缺乏真實(shí)性的現(xiàn)象，一些個(gè)人詳細(xì)的信息，工作的經(jīng)歷，學(xué)歷情況往往不具有真實(shí)性，并且沒(méi)有詳細(xì)的說(shuō)明。這些年來(lái)人事檔案造假的現(xiàn)象十分的嚴(yán)重，為了自身的利益，很多人事檔案的出生年月進(jìn)行更改?；蛘邽榱斯べY的調(diào)整，修改檔案中的工作經(jīng)歷。為了不斷地提升自己的職位，還存在著學(xué)歷造假的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象都會(huì)對(duì)人事檔案材料內(nèi)容的準(zhǔn)確性受到很大的影響。

（二）人事檔案管理方式相對(duì)落后

人事檔案管理工作的內(nèi)容十分的復(fù)雜，專業(yè)性也非常的強(qiáng)。所以，在進(jìn)行這項(xiàng)工作之中，需要安排專門(mén)的工作人員來(lái)進(jìn)行這項(xiàng)工作，并且需要設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)。但是，當(dāng)前很多的單位并沒(méi)有安排專業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行管理，很多人員往往是兼職管理這項(xiàng)工作。并且大部分工作都是通過(guò)手工操作來(lái)進(jìn)行，工作的效率十分的低。雖然一些單位也用了人事檔案管理系統(tǒng)，但是這些軟件沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一，操作流程十分的復(fù)雜，工作人員很難進(jìn)行操作。這也會(huì)是各個(gè)部門(mén)之間的信息不能夠及時(shí)的進(jìn)行共享。

（三）人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高

工作人員需要有較強(qiáng)的工作能力，并且有非常高的綜合素質(zhì)，但是受到各種因素的影響。相關(guān)單位中的人事檔案管理人員大多數(shù)負(fù)責(zé)很多的工作，他們沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)于這項(xiàng)工作還沒(méi)有進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)。由于他們不是專業(yè)的管理人員，這將會(huì)導(dǎo)致這項(xiàng)工作的管理水平相對(duì)較低。而且這項(xiàng)工作人員的變化情況非常的多，人事檔案管理工作投入力度不足，這也在很大的程度上影響了檔案管理工作的水平。

（四）人事檔案管理的信息化程度較低

當(dāng)前，信息技術(shù)應(yīng)用非常的廣泛，一些單位已經(jīng)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，也普遍建立了人事檔案信息管理系統(tǒng)。但是，信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用還不夠充分，一些先進(jìn)的技術(shù)沒(méi)有充分的使用的這項(xiàng)管理工作中。很多的單位只是將個(gè)人信息或者檔案的編號(hào)等內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，這樣方便對(duì)這些內(nèi)容的選擇。但是在記錄檔案時(shí)還仍然是傳統(tǒng)的手工操作，不能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人事檔案管理無(wú)紙化的辦公。

二、加強(qiáng)人事檔案管理工作的對(duì)策

（一）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作的內(nèi)容非常的復(fù)雜，并且具有很強(qiáng)的專業(yè)性。在選擇人事檔案管理人員時(shí)，必須制定嚴(yán)格的選擇標(biāo)準(zhǔn)，也要注重人員的道德品質(zhì)方面，必須要具備專業(yè)的知識(shí)和技能。也要對(duì)工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，不斷的提高他們工作的積極性。讓他們充分的了解業(yè)務(wù)知識(shí)，工作人員之間也要加強(qiáng)信息和交流，不斷的提高自身的能力。并且也要鼓勵(lì)工作人員轉(zhuǎn)變檔案管理的方式，增強(qiáng)工作的專業(yè)性，不斷的提升這項(xiàng)工作的管理水平。

（二）建立完善的人事檔案管理制度

提高人事檔案制度化的建設(shè)水平，這項(xiàng)管理工作內(nèi)容程序非常的多，涉及到的內(nèi)容也非常的復(fù)雜。如果沒(méi)有明確的規(guī)章制度進(jìn)行約束，將會(huì)造成這項(xiàng)工作非常的混亂。所以，建立一個(gè)完善的人事檔案管理制度是非常重要的，必須要結(jié)合當(dāng)前實(shí)際發(fā)展的情況，以及社會(huì)發(fā)展的需求，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，保障檔案管理制度的有效落實(shí)。使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理制度當(dāng)中，保證各項(xiàng)資料的完整性和真實(shí)性。

（三）完善和發(fā)揮人事檔案的作用

根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的形勢(shì)，需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行重新的定位，更好地保證各項(xiàng)材料的完整性和準(zhǔn)確性。當(dāng)前人事變動(dòng)是非?？斓?，這就需要人事檔案室有動(dòng)態(tài)性的，對(duì)人經(jīng)歷的事情要有一個(gè)動(dòng)態(tài)的反應(yīng)，逐漸的發(fā)揮人事檔案的重要作用。第一保留人事檔案材料原有的內(nèi)容和個(gè)人最基本的信息的。第二擴(kuò)大人事檔案覆蓋的范圍，可以交養(yǎng)老保險(xiǎn)，醫(yī)療保險(xiǎn)等內(nèi)容納入到這項(xiàng)工作中。第三逐漸增加一些還有個(gè)人特點(diǎn)的信息，一些單位對(duì)個(gè)人的綜合評(píng)價(jià)，這些信息對(duì)個(gè)人在求職的過(guò)程中有很大的幫助，同時(shí)也有利于各個(gè)單位選拔人才。

（四）充分使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段

當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用非常的廣泛，將這項(xiàng)技術(shù)應(yīng)用到檔案的管理工作中，可以不斷的提高這項(xiàng)工作的工作效率。人事檔案人員信息的資料庫(kù)，當(dāng)前我國(guó)社會(huì)在不斷的發(fā)展，人事檔案管理工作也要適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的實(shí)際情況，不斷的提升這項(xiàng)工作的管理水平。人事檔案管理最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作是對(duì)檔案資料的收集，我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在逐漸的改革，相關(guān)的企業(yè)和單位在選拔人才是需要很多的材料作為參考，這就需要對(duì)這項(xiàng)工作引起足夠的重視，在材料的收集和整理是要保證這些材料的完整性和真實(shí)性。工作人員在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，也要熟悉計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)操作流程，不斷的提高檔案信息整理的速度。相關(guān)的企業(yè)或者單位利用信息技術(shù)建立一個(gè)電子檔案系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)可以根據(jù)人員變動(dòng)的情況實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的改變，更好地滿足社會(huì)對(duì)這些信息的需求，也有利于提高檔案管理的水平。

【結(jié)束語(yǔ)】我國(guó)科技在快速的發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在快速的發(fā)展，人事檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。但是這項(xiàng)工作還存在著很多的問(wèn)題，需要根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的實(shí)際情況，制定出針對(duì)性的解決措施，積極探索創(chuàng)新現(xiàn)代化的檔案管理模式，充分地利用現(xiàn)代化的技術(shù)，建立電子的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案事業(yè)快速的發(fā)展，為企業(yè)或者相關(guān)的單位發(fā)展起到一定的推動(dòng)作用。

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