科研體制機(jī)制改革背景下廣東高?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

摘 要：當(dāng)前，國(guó)家和廣東省把深化科技體制改革擺在突出位置，對(duì)高等學(xué)?？蒲泄芾砉ぷ骱图夹g(shù)創(chuàng)新提出了新的任務(wù)和要求，科研檔案管理是高校科研工作中不可或缺的一部分，發(fā)揮著推動(dòng)高?？萍紕?chuàng)新、保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和實(shí)現(xiàn)科研成果效益最大化的作用。但隨著科研體制機(jī)制改革的逐步深入，廣東高?？蒲袡n案管理工作存在的問(wèn)題越來(lái)越明顯，應(yīng)從增強(qiáng)高校科研檔案意識(shí)和產(chǎn)權(quán)意識(shí)、建立切實(shí)可行的科研檔案管理模式和推動(dòng)高校科研檔案的數(shù)字化管理和服務(wù)等方面入手加強(qiáng)高?？蒲袡n案管理。

關(guān)鍵詞：科研體制機(jī)制改革;高校;科研檔案管理

2015年9月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《深化科技體制改革實(shí)施方案》，方案中提出了高校要深化科研體制機(jī)制改革，大力增強(qiáng)原始創(chuàng)新和服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展能力。2015年11月，廣東省人民政府發(fā)布的《廣東省人民政府辦公廳關(guān)于深化高?？蒲畜w制機(jī)制改革的實(shí)施意見(jiàn)》中指出，創(chuàng)新高校科研組織管理形式、激發(fā)高校科研創(chuàng)新活力，創(chuàng)新高?？蒲性u(píng)價(jià)考核機(jī)制等。國(guó)家和省對(duì)高?？蒲泄芾砗涂萍紕?chuàng)新提出新的要求，指明了高?？蒲泄芾砗头?wù)的方向?？蒲袡n案管理是科研工作中不可或缺的一部分，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、復(fù)雜性和服務(wù)性的工作，在高校科研工作中發(fā)揮了重要的作用。2018年12月，國(guó)家檔案局、科技部發(fā)布《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定（征求意見(jiàn)稿）》，是在當(dāng)前深化科技體制改革，推動(dòng)創(chuàng)新型國(guó)家建設(shè)的背景下制定的，是《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》頒布實(shí)施了30多年來(lái)的第1次修訂。目前，高校在科研活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案資料越來(lái)越多，科研檔案的資源數(shù)據(jù)也越來(lái)越龐大，但廣東高?？蒲袡n案的管理工作發(fā)展緩慢，存在諸多的問(wèn)題，制約著高?？蒲袆?chuàng)新能力的進(jìn)一步提升，已不能適應(yīng)科研體制機(jī)制改革的需要?？蒲袡n案管理如何能更好地為高校科研工作服務(wù)是科研管理工作者需要思考和亟待解決的問(wèn)題。

一、高?？蒲袡n案管理的重要意義

高?？蒲袡n案是指高校在科學(xué)研究過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的材料?？蒲袡n案是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，是一項(xiàng)重要的信息資源，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，必須確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全以便開(kāi)發(fā)利用。它主要的作用在于：

（一）有利于推動(dòng)高校科技創(chuàng)新

高?？蒲泄ぷ魇且豁?xiàng)創(chuàng)造性的活動(dòng)，科研檔案完整地記錄了科研活動(dòng)的全過(guò)程以及取得的科研成果?？蒲谢顒?dòng)具有繼承性和連續(xù)性，越是高水平、高難度的科研工作越是需要科研檔案的支撐。豐富的科研記錄和信息儲(chǔ)備能使當(dāng)前科研人員更多更好地掌握自身研究領(lǐng)域的前沿動(dòng)態(tài)，極大地激勵(lì)和促進(jìn)新靈感、新技術(shù)、新概念和新規(guī)律的萌發(fā)，為高?？蒲谐掷m(xù)創(chuàng)新帶來(lái)不竭的動(dòng)力和源泉。由此可見(jiàn)，科學(xué)創(chuàng)新離不開(kāi)系統(tǒng)、完整和準(zhǔn)確的科研檔案。

（二）有利于保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)

高校是自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)相對(duì)密集的場(chǎng)所，知識(shí)產(chǎn)權(quán)作為高校科研競(jìng)爭(zhēng)力的重要指標(biāo)，必須加強(qiáng)保護(hù)和管理。對(duì)高校科研檔案加強(qiáng)保護(hù)實(shí)際上就是對(duì)科技創(chuàng)新活動(dòng)的核心技術(shù)、研究成果等知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，保證了知識(shí)產(chǎn)權(quán)人在各階段的科研成果轉(zhuǎn)化和利用，保障高校自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理處于可控狀態(tài)，防止科研成果的丟失和泄露，維護(hù)了科研人員的權(quán)益。

（三）有利于實(shí)現(xiàn)科研成果效益最大化

高?？蒲袡n案管理工作并不僅限于科研材料整理、歸檔和保管，還包括歸檔后的科研成果推廣和再利用。科研檔案是科研與效益之間的重要媒介，新技術(shù)的研發(fā)需要以大量的充分的科研檔案和數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，一旦研發(fā)成功，又要依靠科研檔案加以推廣和實(shí)施。因此，要實(shí)現(xiàn)科研成果經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的最大化，系統(tǒng)的、完整的、準(zhǔn)確的科研檔案發(fā)揮著重要作用。

二、高?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀和存在的主要問(wèn)題

隨著科研體制機(jī)制改革的逐步深入，科研項(xiàng)目及科研經(jīng)費(fèi)的來(lái)源渠道多樣化，科技活動(dòng)也呈現(xiàn)出多種情況，科研檔案的歸檔范圍擴(kuò)大，特別是隨著廣東省深化高?？蒲畜w制機(jī)制改革，各高校著力搭建產(chǎn)學(xué)研合作平臺(tái)，擴(kuò)大和深化高?？蒲虚_(kāi)放合作，科研檔案的數(shù)量大、周期長(zhǎng)、載體形式多樣化的特點(diǎn)及出現(xiàn)的問(wèn)題越來(lái)越明顯，已經(jīng)不能適應(yīng)高校科研活動(dòng)迅速發(fā)展的新需求，主要表現(xiàn)如下：

（一）科研人員對(duì)科研檔案認(rèn)識(shí)存在偏差

一方面，相當(dāng)一部分高校管理人員及科研人員認(rèn)為科研檔案管理只是一項(xiàng)常規(guī)性的行政事務(wù)，往往忽略了其在整個(gè)科研工作中舉足輕重的作用，缺乏對(duì)科研檔案管理深層次的研究，對(duì)科研檔案工作的重視不夠、投入不足。另一方面，不少科研管理部門(mén)有“重藏輕用”的觀念，對(duì)科研檔案仍處在統(tǒng)計(jì)、分類、歸檔的層面，其開(kāi)發(fā)利用率低，沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。再一方面，許多科研人員缺乏正確的知識(shí)產(chǎn)權(quán)觀，總覺(jué)得科研成果是個(gè)人資源，不愿意或不及時(shí)參與到科研檔案管理活動(dòng)中，把一些重要的資料原件自行保存，只愿上交復(fù)印件到學(xué)校，使資料喪失了保存的價(jià)值。

（二）科研檔案管理規(guī)章制度不完善

1987年頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，對(duì)科研檔案的收集范圍、歸檔要求作了明確的規(guī)定，但缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督制約機(jī)制。據(jù)從廣東省各高校官網(wǎng)了解，省內(nèi)大多高校并沒(méi)有制定科研檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，這導(dǎo)致科研檔案的管理涉及的多個(gè)主體如檔案管理部門(mén)、科研管理部門(mén)、科研人員等存在職責(zé)分工不明確，相互推諉，缺乏監(jiān)管和問(wèn)責(zé)的現(xiàn)狀;也沒(méi)有相應(yīng)的制約手段規(guī)定有關(guān)責(zé)任人把與之相關(guān)的科研活動(dòng)材料必須上交齊全，所以科研檔案歸檔不及時(shí)，不完整的情況常有出現(xiàn)，往往有檔案，但盒內(nèi)只有寥寥幾張紙?？蒲腥藛T存在的重申報(bào)、輕歸檔，重形式、輕內(nèi)容，重短期、輕長(zhǎng)遠(yuǎn)等問(wèn)題，亟待完善的規(guī)章制度制約。

（三）科研檔案管理手段落后

目前廣東許多高?？蒲袡n案主要還是采用紙質(zhì)材料歸檔方式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)案卷歸檔周期長(zhǎng)、難度大、效率低，以及后續(xù)的檔案查閱不方便、利用率不高，同時(shí)也影響了保密程度。這樣的管理手段已不能滿足快速發(fā)展的科研檔案管理要求，也不利于檔案資源的再開(kāi)發(fā)利用?？蒲袡n案數(shù)字化已成為另一種重要的保管形式。雖然當(dāng)前已有不少科研檔案管理部門(mén)使用計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備來(lái)存儲(chǔ)部分科研檔案，但總體上不少?gòu)V東高校的科研檔案管理的數(shù)字化、信息化水平不高，再加上一些客觀問(wèn)題如專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)有限，沒(méi)有配備專門(mén)的科研檔案管理系統(tǒng)，校園網(wǎng)建設(shè)上不到位，服務(wù)器負(fù)荷過(guò)重等，已不能適應(yīng)科研檔案管理與科研人員咨詢服務(wù)的要求。

三、加強(qiáng)高校科研檔案管理的對(duì)策

（一）增強(qiáng)高?？蒲袡n案意識(shí)和產(chǎn)權(quán)意識(shí)

首先，高校分管科研工作的領(lǐng)導(dǎo)和科研部門(mén)負(fù)責(zé)人要對(duì)科研檔案的收集、建檔、歸檔等工作予以高度的重視，充分意識(shí)到科研檔案管理工作在科技創(chuàng)新、決策咨詢、學(xué)科建設(shè)等方面的基礎(chǔ)性和支撐作用，支持學(xué)校科研檔案管理工作，包括必要的軟硬件設(shè)施、人員配備和培訓(xùn)、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、制度建設(shè)等方面，力推本?？蒲袡n案管理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化。其次，高?？蒲袡n案管理服務(wù)人員要正確認(rèn)識(shí)科研檔案工作的重要地位和作用，強(qiáng)化科研檔案意識(shí)，積極地由被動(dòng)咨詢轉(zhuǎn)化為主動(dòng)服務(wù)，注重管理實(shí)效，尤其是科研檔案的再開(kāi)發(fā)利用，多參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及自覺(jué)地與進(jìn)俱進(jìn)地提高自身業(yè)務(wù)水平和知識(shí)結(jié)構(gòu)，了解整個(gè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)以及各環(huán)節(jié)之間的有機(jī)聯(lián)系。再次，科研人員要正確認(rèn)識(shí)科研成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬問(wèn)題。高?？蒲腥藛T在本職工作中利用學(xué)校的條件和資源所完成的發(fā)明創(chuàng)造或者其他科研活動(dòng)的研究成果、核心技術(shù)等不屬于科研人員的私人財(cái)產(chǎn)，其知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸學(xué)校所有，科研人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)要求向?qū)W校科研檔案管理部門(mén)提交原始資料歸檔。

（二）建立切實(shí)可行的科研檔案管理模式

新修訂的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》已面向社會(huì)公開(kāi)征求意見(jiàn)，對(duì)于高校科研檔案管理工作來(lái)說(shuō)，這即是一個(gè)要求，也是一個(gè)契機(jī)，各高校要根據(jù)新頒布的科研檔案管理規(guī)定結(jié)合實(shí)際建章立制，理順科研檔案歸檔程序和要求。首先，根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，制度中要體現(xiàn)“三納入”、“四同步”的管理要求?！叭{入”即科研檔案工作要納入科研管理制度，納入科研工作計(jì)劃，納入科研人員崗位職責(zé)范圍?！八耐健奔纯蒲许?xiàng)目檔案與科研項(xiàng)目的同步布置、同步檢查、同步總結(jié)和同步驗(yàn)收。其次，通過(guò)建立制度實(shí)現(xiàn)科研檔案全方位的有效管理，包括綜合性的科研文件檔案，如上級(jí)和學(xué)校的科研規(guī)劃、科研成果、科研經(jīng)費(fèi)管理文件、重要會(huì)議記錄、科研統(tǒng)計(jì)報(bào)表、科技年報(bào)、各類科研匯編材料等;科研項(xiàng)目檔案，如各級(jí)各類縱向、橫向項(xiàng)目等;專利、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料和證書(shū);聲像、實(shí)物檔案。再次，通過(guò)建立制度實(shí)現(xiàn)科研檔案的全過(guò)程系統(tǒng)管理，主要針對(duì)科研項(xiàng)目，在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交申報(bào)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、立項(xiàng)、中期檢查、變更、結(jié)項(xiàng)、成果等材料時(shí)科研管理部門(mén)應(yīng)讓項(xiàng)目負(fù)責(zé)人備多一份，以便學(xué)校存檔;校級(jí)項(xiàng)目和橫向項(xiàng)目應(yīng)在簽訂合同時(shí)就加入關(guān)于檔案歸檔的條款;在經(jīng)費(fèi)下?lián)?、?xiàng)目中期檢查等階段控制檔案的收集歸檔?？偠灾咝?yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況多方位、全過(guò)程細(xì)化科研檔案歸檔的要求，從制度上確?？蒲袡n案歸檔的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。

（三）推動(dòng)高?？蒲袡n案的數(shù)字化管理和服務(wù)

紙質(zhì)檔案易受到外部環(huán)境的影響，如塵染蟲(chóng)蛀、潮濕霉變等，還需要大面積的庫(kù)房存放和人力物力日常維護(hù)，而且傳統(tǒng)手工操作的科研檔案管理手段也存在局限性，不僅效率低還容易出錯(cuò)。雖然目前不能實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的無(wú)紙化，一些資料、證書(shū)原件還是要按規(guī)定期限存檔，但數(shù)字化的科研檔案管理手段已是大勢(shì)所趨，數(shù)字化檔案支持的信息資源龐大，能極大優(yōu)化科研檔案管理的進(jìn)程，不僅減少了管理成本，還提高了檔案的利用率和實(shí)現(xiàn)資源共享，為高?？蒲腥藛T早出成果、快出成績(jī)提供了有力保障。所以高校應(yīng)加強(qiáng)和完善科研檔案管理和服務(wù)工作信息化的意識(shí)和程度，推行傳統(tǒng)檔案保存和數(shù)字化保存并舉的管理方式，結(jié)合實(shí)際，科學(xué)論證，加快學(xué)?？蒲袡n案信息化的軟硬件配置，建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，將檔案資料掃描入庫(kù)，完成數(shù)字化存儲(chǔ)。一方面，要逐步地推進(jìn)科研檔案目錄數(shù)字化、有條件的實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化;另一方面，要分級(jí)設(shè)置權(quán)限，不同主體和人員在科研檔案管理系統(tǒng)中的角色和權(quán)限不同;再一方面，構(gòu)建起科研檔案管理部門(mén)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在二級(jí)單位、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以及科研人員各主體之間協(xié)同聯(lián)動(dòng)的科研檔案信息共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)科研檔案寶貴價(jià)值的最大化。在推進(jìn)科研檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，還要注意兩個(gè)問(wèn)題，一是要確立科研檔案管理數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范工作程序和細(xì)化入庫(kù)要求;二是建立科研檔案數(shù)字化建設(shè)的安全防范保障體系，采取可靠的防范技術(shù)和措施，確?？蒲袡n案信息和網(wǎng)絡(luò)安全。

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作者簡(jiǎn)介：陳關(guān)怡（1982-），講師，研究方向：科研管理。