高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)路徑研究

高敏杰

摘 要：高校教學(xué)改革的深入實(shí)施需要發(fā)揮檔案資源服務(wù)學(xué)生、服務(wù)教學(xué)方面的作用。有些高校學(xué)生檔案管理存在理念、方法、技術(shù)與人員配置方面的問題，還要從高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化需要出發(fā)加快完善管理機(jī)制。

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)生檔案;管理改革

本文分析高校學(xué)生檔案管理的問題，總結(jié)高校學(xué)生檔案管理改革的具體方法，著力構(gòu)建完善的高校學(xué)生檔案管理體系，提高學(xué)生檔案管理質(zhì)量。

1 高校學(xué)生檔案管理工作主要問題

1.1 觀念陳舊

高校學(xué)生檔案管理正處在向現(xiàn)代化、智能化、信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，有些高校管理者和教師沒能認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案的重要作用，不能進(jìn)一步主動(dòng)完善學(xué)生檔案信息，學(xué)生檔案缺乏特色，不能記錄和承載學(xué)生的全面信息，因此不利于達(dá)到服務(wù)學(xué)生的目標(biāo)。目前社會(huì)用人單位，學(xué)生自主學(xué)習(xí)，高校特色化的教學(xué)改革對(duì)學(xué)生檔案都有較大的需求。以往紙制時(shí)代的檔案管理方式已經(jīng)不符合信息化時(shí)代的檔案數(shù)據(jù)檢索需要。不少高校沒能建立智能化檔案管理系統(tǒng)，不注重創(chuàng)新數(shù)字化環(huán)境下的學(xué)生檔案管理模式，因此導(dǎo)致學(xué)生檔案的傳遞不足，檔案數(shù)據(jù)信息的精確性低，檔案未能發(fā)揮服務(wù)學(xué)生的價(jià)值，影響檔案資源的有效使用。

1.2 人員不足

高校學(xué)生的數(shù)量不斷增加，學(xué)生檔案信息內(nèi)容日益豐富，這使得有限的檔案管理人員難以應(yīng)付日益復(fù)雜的學(xué)生檔案管理工作。目前高校缺乏專職學(xué)生檔案管理隊(duì)伍，現(xiàn)有從事學(xué)生檔案管理人員較少，檔案管理人員的信息技術(shù)水平不足，不能在大數(shù)據(jù)環(huán)境下提高檔案管理的科學(xué)性和有效性。高校還未能建立全員參與的檔案管理體系，沒能提高學(xué)生檔案管理的科學(xué)化水平，不能基于專業(yè)技術(shù)人才做到高質(zhì)量的檔案管理。

1.3 技術(shù)陳舊

高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化需要依靠檔案技術(shù)的更新。目前高校學(xué)生檔案管理技術(shù)更新速度慢，檔案管理設(shè)施設(shè)備配置不足，因此影響學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量。不少高校未能開發(fā)專業(yè)的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，學(xué)生數(shù)字檔案未能實(shí)現(xiàn)廣域共享，沒能開發(fā)教師與學(xué)生互動(dòng)的檔案管理平臺(tái)。高校學(xué)生檔案管理軟件的安全性不足，學(xué)生檔案管理系統(tǒng)沒能在大數(shù)據(jù)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)有效傳遞，因此影響學(xué)生檔案資源的充分使用。

2 實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的路徑

2.1 樹立正確管理理念

實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)，還要樹立正確的高校學(xué)生檔案管理理念，明確學(xué)生檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，為學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供必要準(zhǔn)備。首先，應(yīng)當(dāng)樹立以人為本的理念，以服務(wù)學(xué)生使用為主導(dǎo)，從滿足學(xué)生學(xué)習(xí)、升學(xué)、就業(yè)、實(shí)習(xí)等系列活動(dòng)出發(fā)，建立以共享為基本運(yùn)行方式的學(xué)生檔案管理服務(wù)體系。其次，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理形式，構(gòu)建互動(dòng)型的檔案管理模式，通過有效的宣傳機(jī)制促進(jìn)大學(xué)生參與檔案管理工作，構(gòu)建高校、教師、學(xué)生可以互動(dòng)完善檔案的管理平臺(tái)。第三，建立動(dòng)態(tài)化的檔案更新機(jī)制，注重豐富檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，在電子化的平臺(tái)提高檔案管理的便捷性，同時(shí)運(yùn)用電子方式實(shí)現(xiàn)檔案的多元化管理，進(jìn)一步提高檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，滿足基層檔案應(yīng)用需要。

2.2 加強(qiáng)專業(yè)人員培訓(xùn)

提高高校檔案管理工作有效性，還要加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)，依靠專職人員開展學(xué)生檔案管理工作。首先，成立專職的學(xué)生檔案管理中心，明確檔案管理工作的責(zé)任權(quán)限，按照崗位配置需要引進(jìn)專業(yè)的學(xué)生檔案管理人才。其次，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員培訓(xùn)，促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作人員掌握信息化的檔案管理方式，能夠在大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展專業(yè)的學(xué)生檔案信息錄入與檢索工作。第三，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行績(jī)效考核，促進(jìn)檔案管理人員個(gè)性化發(fā)展，通過一系列的績(jī)效考評(píng)方式明確檔案管理人員的技術(shù)短板，在此基礎(chǔ)上組織開展針對(duì)性的檔案技術(shù)培訓(xùn)工作。重點(diǎn)提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，通過組建團(tuán)隊(duì)的方式進(jìn)行學(xué)生檔案管理技術(shù)的開發(fā)，進(jìn)一步提高高校學(xué)生檔案管理的質(zhì)量和有效性。

2.3 優(yōu)化檔案管理技術(shù)

提高學(xué)生檔案管理工作的科學(xué)性，還要優(yōu)化學(xué)生檔案管理工作的技術(shù)，著力構(gòu)建完善的檔案管理技術(shù)更新機(jī)制。首先，搭建智能化的檔案管理平臺(tái)，圍繞著提高檔案共享性，建立可供教師、學(xué)生和用人單位進(jìn)行學(xué)生檔案管理的綜合平臺(tái)。注重以可視化、直觀化和智慧化的方式進(jìn)行檔案服務(wù)。其次，更新檔案安全技術(shù)，進(jìn)一步提高學(xué)生檔案管理的水平，注重在信息化環(huán)境下建立專業(yè)的檔案保護(hù)系統(tǒng)，有效防止檔案數(shù)據(jù)丟失。第三，還要強(qiáng)化檔案多元化存儲(chǔ)的技術(shù)水平，構(gòu)建專業(yè)的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，保證學(xué)生檔案資源類型不斷豐富，可以運(yùn)用圖片、視頻、音頻的方式對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行存儲(chǔ)，達(dá)到豐富學(xué)生檔案數(shù)據(jù)類型目標(biāo)。進(jìn)一步建立動(dòng)態(tài)化的檔案數(shù)據(jù)收集機(jī)制，對(duì)學(xué)生的各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全方位檢索，以便于用人單位直觀的了解和分析大學(xué)生綜合素養(yǎng)。

2.4 建立推廣宣傳機(jī)制

提高高校學(xué)生檔案管理的科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)，推動(dòng)學(xué)生檔案事業(yè)的快速發(fā)展，還要建立有效的學(xué)生檔案管理工作宣傳機(jī)制，促進(jìn)廣大學(xué)生群體重視檔案管理，形成高校教師與學(xué)生的正確檔案意識(shí)，促進(jìn)大學(xué)生關(guān)注檔案建設(shè)，從而不斷提高學(xué)生檔案的整體質(zhì)量。首先，應(yīng)當(dāng)利用傳統(tǒng)媒體，展覽展示，自媒體宣傳的方式進(jìn)行現(xiàn)代化學(xué)生檔案的宣傳，促進(jìn)所有學(xué)生積極運(yùn)用學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。其次，普及檔案管理的相關(guān)知識(shí)，能夠運(yùn)用課堂教學(xué)，選修課或?qū)W生實(shí)踐的方式，促進(jìn)學(xué)生積極自主更新檔案和上傳特色個(gè)性化的檔案資料，達(dá)到有效保存學(xué)生信息的目標(biāo)。第三，加強(qiáng)檔案法規(guī)的宣傳工作，注重學(xué)生檔案管理的法制建設(shè)，在法制化的環(huán)境下推動(dòng)學(xué)生檔案的安全運(yùn)行。

3 結(jié)論

做好高校學(xué)生檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，豐富學(xué)生檔案管理方法，在智能化、數(shù)字化、直觀化的特征下發(fā)揮學(xué)生檔案的應(yīng)用價(jià)值，形成穩(wěn)固有效的檔案共享機(jī)制，進(jìn)一步發(fā)揮檔案的服務(wù)學(xué)生、服務(wù)教學(xué)和服務(wù)社會(huì)的價(jià)值，促進(jìn)學(xué)生檔案管理事業(yè)快速發(fā)展。

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