機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究

郎翊辰

摘 要：隨著信息社會的發(fā)展，檔案信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使人事檔案管理成為現(xiàn)代管理的前沿。為了適應(yīng)新形勢，更好地發(fā)揮檔案作用，緊跟時代步伐，近年來，機關(guān)事業(yè)單位市場化運作的步伐一直在加快，導(dǎo)致市場競爭激烈。人力資源是提高競爭力的核心。因此，對于現(xiàn)有機構(gòu)，有必要加強人事檔案管理，進一步推進人事檔案建設(shè)，以更好地發(fā)揮人力資源和機構(gòu)健康的優(yōu)勢?？沙掷m(xù)發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。本文著重于機關(guān)事業(yè)單位人事檔案的信息管理。首先，分析了機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息管理中存在的問題，然后提出了加強機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息管理的策略。它將為機關(guān)事業(yè)單位提供一定的參考作用，以改善人事檔案的信息管理。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；人事檔案管理；信息化

引言

現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理工作存在很多問題，對事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展產(chǎn)生很大的影響。本文首先針對人事檔案管理工作中的主要問題進行分析，然后針對問題，提出幾點有效解決措施，從而不斷提高人事檔案管理信息化建設(shè)水平。

1事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的問題

1.1缺乏完善的信息化建設(shè)設(shè)備和信息化管理系統(tǒng)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作也加大了對信息技術(shù)的應(yīng)用，人事檔案管理信息化建設(shè)需要用到一些列的機械設(shè)備，尤其是一些硬件軟件設(shè)備，這些都是必須的。但是很多事業(yè)單位人事檔案管理設(shè)備陳舊落后，沒有進行更新，缺乏必要的計算機技術(shù)人員，使得人事檔案管理工作仍然以手動操作為主，即使有計算機設(shè)備，也無法充分發(fā)揮計算機設(shè)備的使用功能，導(dǎo)致人事檔案管理工作停滯不前，信息化建設(shè)不能得到有效發(fā)展。

1.2工作人員的技術(shù)問題

事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)中對工作人員的技術(shù)要求比較高，但是現(xiàn)階段事業(yè)單位的技術(shù)人員在操作計算機時沒有按照相關(guān)的技術(shù)操作要領(lǐng)進行操作，導(dǎo)致動作不規(guī)范，不能有效的完成檔案信息管理工作。部分事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)只是形式化的，沒有實質(zhì)性的作用。事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)沒有一個統(tǒng)一的標準和規(guī)范，管理人員在工作的過程中無論是技術(shù)還是素質(zhì)方面相差比較大，無法有效發(fā)揮檔案管理信息化作用。

1.3檔案管理人員的素質(zhì)問題

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，檔案管理人員的素質(zhì)水平是十分重要的，管理人員素質(zhì)水平的高低對檔案管理信息化建設(shè)水平和建設(shè)質(zhì)量有著直接的聯(lián)系?，F(xiàn)階段許多多事業(yè)單位的檔案信息管理工作人員存在著年齡偏大，不具備專業(yè)的信息管理水平，無法有效使用信息化管理設(shè)備的問題，由于管理人員年齡偏老齡化，使得他們不能積極的接受新的事物，不能熟練掌握信息化管理技術(shù)和能力。

2事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的有效措施

2.1引進先進理念

在機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中，要以“人”為核心，機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息管理水平與人事管理人員素質(zhì)密切相關(guān)。因此，在當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息管理中，檔案管理者需要加快觀念轉(zhuǎn)化，運用先進的檔案管理理念，全面完善人事檔案信息化建設(shè)的過程。由于科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，這也要求機構(gòu)的人事檔案管理不僅要有專業(yè)的檔案知識，還要掌握信息管理技術(shù)，具有良好的職業(yè)道德。只有這樣，才能更好地滿足當(dāng)前人事檔案信息管理的需要，加快人事檔案信息化進程。

2.2增強檔案信息化管理的安全意識

在機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中引入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)后，人事檔案管理質(zhì)量得到全面提升，人事檔案信息得到更好的開發(fā)和利用。但是，在當(dāng)前使用人事檔案信息的過程中，由于缺乏必要的安全意識，這導(dǎo)致文件信息的泄露。特別是對于當(dāng)前的電子文件，在特定的存儲和使用過程中很容易被損壞，這會影響文件信息的安全性。因此，在人事檔案管理工作中，要做好安全防范工作。不僅要嚴格定義各種文件信息資料的保密級別，還要在特定工作中充分利用計算機的加密功能對數(shù)據(jù)庫中存在的數(shù)據(jù)進行分類。加密處理，處理人事檔案信息資源的存儲和利用之間的關(guān)系，及時消除不安全的隱患，保證人事檔案信息的安全。

2.3構(gòu)建完善的人事檔案信息化管理制度

這就要求基本業(yè)務(wù)單位真正需要管理人事檔案，以及需要進行信息管理，改進檔案管理系統(tǒng)的管理流程，并加強人事檔案系統(tǒng)的計算機管理協(xié)助。掌握上下級之間的工作實施。它還規(guī)范了人事檔案的文件采集和歸檔管理以及轉(zhuǎn)移和轉(zhuǎn)移，建立了完善的內(nèi)部控制系統(tǒng)和相應(yīng)的人員責(zé)任提取系統(tǒng)，確保了人事檔案信息管理的安全性和可靠性。另外，隨著時代的發(fā)展和信息管理技術(shù)的不斷完善，人事檔案管理系統(tǒng)必須不斷變化和更新，才能真正實現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)實用性。

2.4提高對人事檔案信息化管理重要性的認識

為了提高人事檔案管理的管理水平和質(zhì)量，有必要提高單位內(nèi)部人員和各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，了解人事檔案信息管理的重要性，并宣傳他們真實的人事檔案。管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)樽约翰块T的工作。主要是通過各種形式宣傳和教育檔案管理人員的工作目的和概念，使他們真正認識到人事檔案信息管理在信息技術(shù)快速發(fā)展中的重要作用。充分認識檔案管理崗位的價值，真正培養(yǎng)工作責(zé)任感和敬業(yè)精神，促進檔案管理的發(fā)展。

2.5加強對人事檔案管理信息化的安全建設(shè)

事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)雖然能夠進一步提高檔案管理水平和管理效率，但是在檔案信息安全方面存在很大的問題，檔案信息安全得不到有效的保障。因此事業(yè)單位進行檔案管理信息化建設(shè)時需要加強對檔案信息安全的管理，避免管理工作中出現(xiàn)檔案信息泄露的事情。一方面需要加強檔案管理人員的保密意識，對檔案數(shù)據(jù)庫進行加密處理，所有訪問人員都需要輸入正確密碼才能進行信息訪問，以免檔案信息被泄露。另一方面需要不斷高管理人員的職業(yè)道德，提高他們的安全意識，如果出現(xiàn)工作人員泄露檔案信息的行為，需要嚴格進行處理，從而提高人事檔案管理工作的安全性和可靠性。

2.6提高檔案信息化管理安全性

在人事檔案的信息管理中，我們必須注意文件操作的每個過程，如文件生成、收集和驗證、以及歸檔和利用。同時，在提交人事檔案后，還應(yīng)注意文件檢查和維修工作。相關(guān)人員必須定期對存檔文件進行維修和檢查。一旦出現(xiàn)問題，必須及時參考原始紙質(zhì)文件。要進行比較和修復(fù)，以確保文件的真實性。另外，應(yīng)該很好地構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建可以有效地幫助文件存儲做人員識別工作。但是，數(shù)據(jù)庫應(yīng)嚴格按照數(shù)據(jù)庫的有關(guān)規(guī)定予以遵守。同時，加強人事檔案管理人員的安全技術(shù)教育，增強信息安全保障意識，確保人事檔案信息化的信息安全。

結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理工作中也得到了廣泛的應(yīng)用。但是現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中存在信息化建設(shè)設(shè)備和管理系統(tǒng)不夠完善、工作人員的技術(shù)水平和素質(zhì)水平低等問題，不利于人事檔案管理工作的正常開展。針對這些問題，事業(yè)單位可以通過加強對檔案管理信息化建設(shè)的重視，建立統(tǒng)一的規(guī)范的檔案信息化管理機制以及提高事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)等措施來提高人事檔案管理信息化建設(shè)水平，從而促進事業(yè)單位人事檔案管理工作的順利進行。

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