高校二級(jí)院系教學(xué)秘書工作探析

劉延鋒 李獻(xiàn)軍 趙月齋

摘 要： 高校二級(jí)院系教學(xué)秘書作為基層教學(xué)管理人員，發(fā)揮著“樞紐、參謀、助手、窗口”的重要作用，事關(guān)全校教學(xué)工作的順利運(yùn)轉(zhuǎn)、教育教學(xué)改革和提高人才培養(yǎng)質(zhì)量、高校健康發(fā)展的中心工作，因此對(duì)教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)和工作能力要求很高。然而當(dāng)前高校中存在諸多實(shí)際問題，建設(shè)一支高素質(zhì)專職教學(xué)秘書隊(duì)伍需要高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)高度重視和頂層設(shè)計(jì)，同樣，教學(xué)秘書也要從自我發(fā)展提升的角度，不斷地學(xué)習(xí)積累業(yè)務(wù)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)，努力提升自己的綜合素養(yǎng)，為學(xué)校的建設(shè)、發(fā)展、改革、創(chuàng)新發(fā)揮出最大的能量。

關(guān)鍵詞： 高校;教學(xué)秘書;教學(xué)管理;教學(xué)改革

習(xí)近平總書記在全國(guó)教育工作會(huì)議上的講話中指出，全黨全社會(huì)要弘揚(yáng)尊師重教的社會(huì)風(fēng)尚，努力提高教師政治地位、社會(huì)地位、職業(yè)地位，讓廣大教師享有應(yīng)有的社會(huì)聲望，在教書育人崗位上為黨和人民事業(yè)作出新的更大的貢獻(xiàn)。在實(shí)踐中，我們就教育改革發(fā)展提出一系列新理念新思想新觀點(diǎn)，其中包括堅(jiān)持把教師隊(duì)伍建設(shè)作為基礎(chǔ)工作。[1]因此，教學(xué)秘書作為教師隊(duì)伍中的一部分，在高校建設(shè)、發(fā)展、運(yùn)行中起著非常重要的作用，在高校內(nèi)部同樣也應(yīng)該得到應(yīng)有的職業(yè)地位，教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)也應(yīng)該受到校領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)、組織人事部門的高度重視。

一、教學(xué)秘書工作地位、作用

眾所周知，高校的中心工作是教學(xué)和科研工作，而二級(jí)學(xué)院的教學(xué)秘書作為基層教學(xué)管理人員，首要的職責(zé)是承擔(dān)著教學(xué)計(jì)劃的修訂、實(shí)施、教學(xué)任務(wù)落實(shí)、排課、教材征訂、考務(wù)管理、日常教學(xué)調(diào)度、教學(xué)活動(dòng)安排、信息采集、教學(xué)評(píng)估、教學(xué)管理文件和教學(xué)通知等接收、承辦、上報(bào)、存檔等繁雜的教學(xué)管理工作，連接著學(xué)校各機(jī)關(guān)處室、各二級(jí)院系、以及本院系內(nèi)部各教研室、實(shí)驗(yàn)室、研究所、辦公室、各專業(yè)班級(jí)學(xué)生等之間的上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)，是整個(gè)教學(xué)管理過程中必不可少的橋梁和樞紐。其二，教學(xué)秘書時(shí)刻關(guān)注國(guó)內(nèi)外高等教育新思想、教育教學(xué)改革動(dòng)態(tài)、教學(xué)管理新理念新措施，總結(jié)教學(xué)過程中的工作亮點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)，為院系領(lǐng)導(dǎo)的教學(xué)管理和發(fā)展規(guī)劃、提高教學(xué)質(zhì)量積極建言、出謀劃策，是院系領(lǐng)導(dǎo)管理工作中的重要參謀。其三，教學(xué)秘書經(jīng)常參與教學(xué)調(diào)研座談，聯(lián)系教學(xué)交流、學(xué)術(shù)交流，教學(xué)過程的檢查督導(dǎo)，在一定的工作范圍內(nèi)為院系領(lǐng)導(dǎo)獨(dú)當(dāng)一面處理一些教學(xué)管理和溝通協(xié)調(diào)工作，發(fā)揮著領(lǐng)導(dǎo)的助手作用。其四，當(dāng)前高校交流日益頻繁，相互學(xué)習(xí)借鑒教學(xué)工作經(jīng)驗(yàn)，而教學(xué)秘書在院系交流中不僅是聯(lián)系、溝通、安排相關(guān)工作，而且是對(duì)外交流的重要窗口，展現(xiàn)院校的特色和品牌，代表著院校的形象和名片，發(fā)揮著交流窗口的作用。

綜上，教學(xué)秘書發(fā)揮著教學(xué)運(yùn)行的橋梁樞紐、教學(xué)改革的重要參謀、院系領(lǐng)導(dǎo)的工作助手、院校交流的窗口名片的作用，概括起來(lái)就是“樞紐、參謀、助手、窗口”。

二、教學(xué)秘書素質(zhì)能力要求

由教學(xué)秘書崗位所處的重要地位、豐富的工作內(nèi)容，因而對(duì)教學(xué)秘書的綜合素養(yǎng)、工作能力要求也非常高，只有高素質(zhì)專職教學(xué)秘書，才能充分發(fā)揮這一崗位對(duì)教學(xué)和科研工作的貢獻(xiàn)度。

（一）高效的日常辦公能力

作為高校教學(xué)運(yùn)行的樞紐和橋梁，教學(xué)秘書每天要通過公文系統(tǒng)、電話、QQ工作群、微信群、短信、口頭通知等各種方式接收、承辦各種教學(xué)工作通知、文件、數(shù)據(jù)資料等，安排有關(guān)工作、活動(dòng)等并及時(shí)上傳下達(dá)工作安排，以及留存教學(xué)資料、文檔、會(huì)議記錄、照相等，全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地進(jìn)行分類匯報(bào)、承辦、通知、通報(bào)，以確保教學(xué)工作順利運(yùn)行。此外，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，還要經(jīng)常關(guān)注并收集行業(yè)發(fā)展，專業(yè)技術(shù)前沿動(dòng)態(tài)，國(guó)內(nèi)外教育教學(xué)改革，人才社會(huì)需求等信息，加以綜合分析，形成自己的思想、見解、相關(guān)專業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、人才培養(yǎng)定位、教學(xué)改革創(chuàng)新等，為深化教學(xué)改革、提高人才培養(yǎng)質(zhì)量建言獻(xiàn)策。

（二）良好的協(xié)調(diào)溝通和獨(dú)當(dāng)一面的能力

協(xié)調(diào)溝通是一門科學(xué)，更是一門藝術(shù)，尤其要注重方式方法，教學(xué)運(yùn)行管理過程中的溝通協(xié)調(diào)亦是如此。溝通協(xié)調(diào)既要善于抓事物的本質(zhì)、問題的要害，善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，又要考慮到各種復(fù)雜因素;既要抓關(guān)鍵環(huán)節(jié)、突出教學(xué)工作目標(biāo)，又要意識(shí)到“細(xì)節(jié)決定成敗”，注意細(xì)節(jié)、注意小事;既要理直氣壯、嚴(yán)肅認(rèn)真，又不能頤指氣使，“一句話使人笑、一句話使人跳”，關(guān)鍵是要把握好分寸。[2]因此，教學(xué)秘書在工作過程中要善于采取多樣化的溝通方式和個(gè)性化的服務(wù)協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，緩解教師與學(xué)校、教師與教師、教師與學(xué)生之間的各種矛盾，與各級(jí)各類人員都要建立穩(wěn)定、和諧的同事關(guān)系，還要注意在平時(shí)的工作中營(yíng)造良好的工作氛圍，使得各種活動(dòng)安排順暢進(jìn)行，保證各項(xiàng)教學(xué)工作順利開展。同時(shí)，還要能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)獨(dú)當(dāng)一面，獨(dú)立為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)一部分日常教學(xué)運(yùn)行等事務(wù)性工作，使院系領(lǐng)導(dǎo)有更多的精力思考研究教育教學(xué)研究與創(chuàng)新、跟蹤專業(yè)行業(yè)前沿動(dòng)態(tài)、院系的規(guī)劃發(fā)展建設(shè)等。

（三）扎實(shí)的文字寫作能力

扎實(shí)的文字寫作能力是教學(xué)秘書的基本功，無(wú)論是學(xué)校內(nèi)部的上傳下達(dá)各種教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、信息反饋、數(shù)據(jù)報(bào)表、活動(dòng)信息，還是對(duì)外的活動(dòng)交流、往來(lái)信函等，都需要教學(xué)秘書撰寫相關(guān)文字材料，要求語(yǔ)言準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、層次清晰、觀點(diǎn)鮮明，既要能準(zhǔn)確完整地表達(dá)意思，還有盡量做到文辭優(yōu)美、簡(jiǎn)潔明了。

（四）一定的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)

教學(xué)秘書的復(fù)合崗位，不僅要求其具有秘書學(xué)、管理學(xué)、教育學(xué)等相關(guān)知識(shí)，還要對(duì)本院系的專業(yè)學(xué)科知識(shí)、人才培養(yǎng)方案、課程建設(shè)與教學(xué)改革、考試、就業(yè)等有一定的掌握，因此，需要對(duì)專業(yè)知識(shí)有一定的了解，最好是本學(xué)科出身的專業(yè)人員，具備本專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)，能更容易地完成教學(xué)秘書的管理工作。

（五）淡泊名利、甘于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神

教學(xué)秘書要時(shí)常面對(duì)大量而又繁雜瑣碎的事務(wù)性工作，而在當(dāng)下評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)考核、晉職晉升等制度不健全情況下，必須要具有強(qiáng)烈的事業(yè)心，“干一行、愛一行”、吃苦耐勞的敬業(yè)精神和淡泊名利、甘于奉獻(xiàn)的思想，以熱心服務(wù)、積極主動(dòng)的工作態(tài)度，以飽滿的精神面貌、冷靜理智的頭腦，耐心細(xì)致地完成每一項(xiàng)教學(xué)管理工作。

三、當(dāng)前二級(jí)院系教學(xué)秘書隊(duì)伍存在的問題

盡管教學(xué)秘書在高校中處于非常重要的地位，而且對(duì)教學(xué)秘書工作能力、綜合素質(zhì)、敬業(yè)精神等有很高的要求，然而在當(dāng)前的很多高校中，二級(jí)院系教學(xué)秘書隊(duì)伍實(shí)際情況卻恰恰相反，存在著諸多的問題。

（一）工作不受重視，人員流動(dòng)性大、穩(wěn)定性差

我國(guó)高校普遍注重教學(xué)和科研工作，輕視管理特別是教學(xué)秘書工作，普遍認(rèn)為高校教學(xué)秘書工作就是簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作，無(wú)非是安排課程、安排考試，傳達(dá)通知、上報(bào)材料、接打電話等打雜工作，性質(zhì)簡(jiǎn)單沒有技術(shù)含量，任何人都可以勝任，因此，工作往往得不到理解和支持，其政治地位邊緣化，辛勤的工作沒有得到恰當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)與認(rèn)可，職稱評(píng)定、職務(wù)晉級(jí)等非常困難，以至于教學(xué)秘書對(duì)自己的職業(yè)生涯感到迷茫，很多人一旦有機(jī)會(huì)就會(huì)調(diào)離工作崗位，嚴(yán)重影響了教學(xué)秘書的工作積極性、穩(wěn)定性，教學(xué)秘書隊(duì)伍流動(dòng)性很大，給教學(xué)管理工作的連續(xù)性和嚴(yán)謹(jǐn)性帶來(lái)較大的影響。

（二）工作頭緒多，任務(wù)繁重、壓力大

隨著高校教育改革創(chuàng)新的不斷審核和辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，師生人數(shù)逐步增加，教學(xué)秘書的工作量越來(lái)越大，同時(shí)，教學(xué)秘書收到學(xué)校教務(wù)處和二級(jí)院系的雙重領(lǐng)導(dǎo)，工作涉及面廣、內(nèi)容雜、項(xiàng)目多，包括專業(yè)計(jì)劃修訂、專業(yè)建設(shè)總結(jié)、教學(xué)任務(wù)落實(shí)、教材征訂、日常調(diào)代課調(diào)度、考試管理、試卷印刷等，以及院系會(huì)議記錄、各種活動(dòng)的安排和參加、校企合作的聯(lián)絡(luò)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與安全管理，甚至包括科研管理、教學(xué)經(jīng)費(fèi)預(yù)算、兼職班主任等，這些工作頭緒多、任務(wù)繁雜，時(shí)限緊，但是要求絲毫都不能出錯(cuò)，否則就可能造成教學(xué)事故承擔(dān)嚴(yán)重后果，因此，教學(xué)秘書不僅工作繁忙、經(jīng)常加班加點(diǎn)，而且精神高度緊張、壓力山大，導(dǎo)致身心極具疲憊。

（三）考核晉升制度不健全

當(dāng)下，很多高校對(duì)教學(xué)秘書工作的考核考評(píng)制度不健全，對(duì)教學(xué)秘書工作缺乏有效的獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制，教學(xué)秘書工作效果往往得不到正確的評(píng)價(jià)，工作質(zhì)量高低、業(yè)績(jī)好壞缺乏量化評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，又與薪酬待遇、晉職晉升沒有太大的關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致教學(xué)秘書工作沒有積極性。此外，因?yàn)槿粘Ｊ聞?wù)性、行政性工作太多，幾乎沒有富余時(shí)間參與教學(xué)改革、科學(xué)研究，學(xué)術(shù)成果少之又少且層次不高，而當(dāng)前高校職稱評(píng)定唯教學(xué)科研論，其職稱評(píng)定晉升的難度可想而知，因而使教學(xué)秘書產(chǎn)生嚴(yán)重的離職傾向，影響隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

（四）人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

由上所述，因?yàn)榻虒W(xué)秘書工作不受重視，考核晉升途徑欠缺等諸多問題，當(dāng)前高校中的教學(xué)秘書來(lái)源有不適應(yīng)其它崗位要求轉(zhuǎn)崗的人員，有引進(jìn)人才隨調(diào)的家屬人員，有院校領(lǐng)導(dǎo)安排的子女、親屬，還有退伍轉(zhuǎn)業(yè)軍人等，顯而易見這些人員普遍存在學(xué)歷層次不高、職業(yè)發(fā)展意識(shí)淡薄、知識(shí)結(jié)構(gòu)老化、平均年齡偏大、服務(wù)理念滯后、人員配備不齊等，不能適應(yīng)新時(shí)代高校教學(xué)改革創(chuàng)新的發(fā)展需求，導(dǎo)致教學(xué)管理工作不能迅速上傳下達(dá)、工作懶散滯緩、少有工作計(jì)劃，大部分教學(xué)秘書停留在“經(jīng)驗(yàn)型”“事務(wù)性”的工作層面，習(xí)慣于被動(dòng)接受工作任務(wù)，[3]無(wú)法保證教學(xué)工作的順利運(yùn)作和教學(xué)管理規(guī)范提升，乃至影響各種教學(xué)獎(jiǎng)項(xiàng)的申報(bào)、實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)評(píng)估、教學(xué)管理轉(zhuǎn)型創(chuàng)新、科研工作順利開展等，成為制約教學(xué)管理工作整體水平的瓶頸。

四、構(gòu)建高素質(zhì)專職教學(xué)秘書隊(duì)伍途徑

針對(duì)當(dāng)前高校中存在的諸多實(shí)際問題，建設(shè)高素質(zhì)專職教學(xué)秘書隊(duì)伍，不是一蹴而就的，需要高校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能處室、教學(xué)院系的高度重視、頂層設(shè)計(jì)和精心培養(yǎng)，同樣，教學(xué)秘書也要從自我發(fā)展提升的角度，不斷地學(xué)習(xí)積累業(yè)務(wù)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)，努力提升自己的綜合素養(yǎng)，全身心地投入到教學(xué)管理和服務(wù)工作中去，為學(xué)校的建設(shè)、發(fā)展、改革、創(chuàng)新發(fā)揮出最大的能量。

（1）從學(xué)校層面，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要改變“重教學(xué)、輕管理”的傳統(tǒng)觀念，要高度重視專職教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化教學(xué)秘書隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，由人事處、教務(wù)處、教學(xué)院系等共同建立一套科學(xué)完整、操作性強(qiáng)的考核和獎(jiǎng)懲制度，綜合工作態(tài)度、能力、業(yè)績(jī)等多種因素，制定符合本校實(shí)際情況的量化評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并將考核結(jié)果與評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、薪酬待遇、職稱評(píng)定、職位晉升等掛鉤，[4]對(duì)工作認(rèn)真、成績(jī)突出的進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作散漫、影響教學(xué)工作順利開展的給予通報(bào)批評(píng)甚至工作處分，充分調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的工作積極性，保證教學(xué)秘書隊(duì)伍穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。

（2）教學(xué)秘書要自覺主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，既要學(xué)習(xí)秘書知識(shí)、管理知識(shí)，又要學(xué)習(xí)教育理論、專業(yè)知識(shí);既要向書本學(xué)、向?qū)嵺`學(xué)，又要向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、向同事學(xué)，要通過自身不斷的學(xué)習(xí)實(shí)踐和吸取別人的經(jīng)驗(yàn)，努力提高寫作能力、綜合能力，強(qiáng)化日常辦公能力，努力提高“長(zhǎng)袖善舞”協(xié)調(diào)溝通能力，做到提筆能寫、開口能講、有事會(huì)辦。加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，要超前思維，把問題想在前面，把工作做到前頭，積極探索日常服務(wù)工作的基本規(guī)律和特點(diǎn)，始終做到忙而不亂、有條不紊。

（3）作為院系領(lǐng)導(dǎo)助手，教學(xué)秘書要自覺做好教學(xué)調(diào)查研究工作，要經(jīng)常深入課堂和教學(xué)一線，及時(shí)地收集了解來(lái)自學(xué)生的反饋信息，獲取第一手材料，不斷增強(qiáng)感性認(rèn)識(shí)，提升理性認(rèn)識(shí)，把教學(xué)過程中的經(jīng)驗(yàn)和問題反映出來(lái)，及時(shí)歸納總結(jié)，把信息提供給領(lǐng)導(dǎo)決策參考，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)助手的作用。

（4）教學(xué)秘書還要自覺關(guān)注專業(yè)技術(shù)前沿動(dòng)態(tài)、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，關(guān)注學(xué)生就業(yè)狀況、社會(huì)用人需求，關(guān)注國(guó)內(nèi)外高等教育新思想新理念、教育教學(xué)改革動(dòng)態(tài)，努力提高自己的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，善于運(yùn)用創(chuàng)造性思維，預(yù)測(cè)分析專業(yè)的未來(lái)發(fā)展方向，謀劃本院系的未來(lái)發(fā)展思路，不斷地為領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生在教學(xué)、管理、就業(yè)等各方面提出自己的方案和建議，為高校深化教育綜合改革和院系的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的才智。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，二級(jí)院系教學(xué)秘書支撐著學(xué)校教學(xué)體系的正常運(yùn)行，是影響高校教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要工作崗位，事關(guān)日常教學(xué)運(yùn)行的上傳下達(dá)、教育教學(xué)改革創(chuàng)新、專業(yè)人才培養(yǎng)質(zhì)量、院系事業(yè)健康發(fā)展的大局，在高校中起著至關(guān)重要的作用，只有自上而下高度重視教學(xué)秘書工作崗位，為教學(xué)秘書提供多途徑支持，才能不斷激發(fā)教學(xué)秘書的工作積極性和事業(yè)心，同時(shí)教學(xué)秘書要自覺加強(qiáng)學(xué)習(xí)不斷提高綜合素質(zhì)和工作能力，不斷提高教學(xué)秘書對(duì)教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)的貢獻(xiàn)度，不斷提升高校整體教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平，促進(jìn)高校全面健康發(fā)展。

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