提高企業(yè)辦公室工作實(shí)效性的路徑探析

郝晶晶

關(guān)鍵詞：辦公室管;企業(yè);問題;策略;時(shí)效性

在現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)行經(jīng)營中，辦公室是全局性、綜合性的服務(wù)于管理部門，其管理能力決定了企業(yè)的經(jīng)營效果及運(yùn)行效率。從側(cè)面展現(xiàn)了企業(yè)的綜合能力及運(yùn)營水平，充分展示了辦公室管理的核心價(jià)值。應(yīng)對激烈的市場環(huán)境，企業(yè)需要采用合理的方法對辦公室管理進(jìn)行加強(qiáng)，使得管理人員更好地開展經(jīng)營決策，才能保證各種事務(wù)順利開展，針對環(huán)境改變第一時(shí)間的做出反饋，為企業(yè)長期并穩(wěn)定的進(jìn)步奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

一、當(dāng)今企業(yè)辦公室管理中存在的問題

我國社會經(jīng)濟(jì)正處于轉(zhuǎn)型的時(shí)期，與過去相比，國內(nèi)企業(yè)面對的內(nèi)外部環(huán)境都發(fā)生了巨大的改變，經(jīng)營管理深受國外先進(jìn)國家的企業(yè)管理模式及思想影響。所以，很多工作都將創(chuàng)新改革放在發(fā)展首位，盡管取得了一定的效果但辦公室管理還存在很多不足，如管理體系、管理思想及事務(wù)操作等等，具體包含以下幾方面。

1、管理思想相對保守、落后

現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理更加網(wǎng)絡(luò)化及信息化，并且更關(guān)注人性化管理，工作人員不再受機(jī)器制約，具備靈活的工作實(shí)踐，工作熱情及積極性有了較大程度的提高。如果國內(nèi)某些企業(yè)仍然照搬固有的管理思想，辦公室管理一定會碰到很多問題，很難促進(jìn)自身的發(fā)展壯大。就當(dāng)前看，很多企業(yè)采用小作坊式、家族式的經(jīng)營方法，辦公室管理還停留在過去的原有思想，還未實(shí)現(xiàn)人性化及科學(xué)化的管理。

2、管理體系不成熟、不規(guī)范、不完善

辦公室管理是反應(yīng)企業(yè)形象的一面鏡子，管理水平很大程度上決定了企業(yè)形象?？墒呛芏嗥髽I(yè)的辦公室管理體系具備不規(guī)范、不成熟及不完善的問題，既影響了辦公室工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，降低了工作效率，也導(dǎo)致物力、財(cái)力及人力損失。為此，需要制定一套完善、規(guī)范并成熟的辦公室管理體系，促使各種行政事務(wù)執(zhí)行都有制度支撐。

3、辦公室人員工作效率低

辦公室事務(wù)繁多且復(fù)雜，執(zhí)行過程中需要很多時(shí)間花費(fèi)，又需要工作人員做精、做細(xì)、做好，一有閃失會引起一系列的較壞的連鎖效應(yīng)，因此經(jīng)常會得不償失，受到領(lǐng)導(dǎo)及同事的批評及不滿意。也正是由于這樣，辦公室工作人員經(jīng)常在工作過程中出現(xiàn)情緒低迷的情況，進(jìn)而影響工作表現(xiàn)。應(yīng)對復(fù)雜的工作，辦公室人員應(yīng)在業(yè)務(wù)上做到多面手，即要求工作人員具備較高的工作水平及專業(yè)素質(zhì)。然而由于缺乏進(jìn)修機(jī)會及培訓(xùn)時(shí)間，辦公室人員職業(yè)能力不能獲得較大的進(jìn)步，滿足不了辦公室工作要求及企業(yè)發(fā)展步伐。另外，很多辦公室工作人員不具備積極的學(xué)習(xí)積極性，對自身的要求不高，經(jīng)常出現(xiàn)遲到早退、拖延工作的現(xiàn)狀，這導(dǎo)致資源出現(xiàn)了嚴(yán)重的損失。

二、增強(qiáng)企業(yè)辦公室工作實(shí)效性的方法

企業(yè)發(fā)展進(jìn)步很大程度上受企業(yè)辦公室管理的影響，為做好辦公室管理工作，企業(yè)管理人員需要正確認(rèn)知工作的職責(zé)及內(nèi)涵，將其定位在較高層次上，并針對企業(yè)發(fā)展實(shí)際，提出問題的解決方法，進(jìn)而完善與健全辦公室管理。促進(jìn)與完善企業(yè)辦公室管理方法包括以下幾方面。

1、遵循以人為本原則，提高員工工作向心力

以較強(qiáng)的工作向心力確保管理工作的順利有序?qū)嵤Ｆ髽I(yè)辦公室管理工作是由人來組織開展的，因此，辦公室人員在這其中承擔(dān)著重要的責(zé)任，具有關(guān)鍵意義。企業(yè)一直貫徹落實(shí)以人為本，人性化管理辦公室人員，不把人作為工作設(shè)備，應(yīng)長期制定職工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，深入了解工作人員的所想所思，盡最大程度提升員工的向心力，進(jìn)一步提高其工作熱情。另外，也可注重企業(yè)思想教育工作及文化傳播工作，完善工作作風(fēng)。辦公室人員工作向心力的完善，能提高工作效率，規(guī)范工作人員的所為，促使各種行政事務(wù)高效率順利開展，提高管理成效。

2、規(guī)范和健全辦公室管理體系

“人管人”已經(jīng)不再滿足當(dāng)今企業(yè)，以理服人，用規(guī)章管理才是行之有效的管理方法。因此，企業(yè)應(yīng)以實(shí)際需求作為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化及改進(jìn)現(xiàn)有體系制度，構(gòu)建規(guī)范、成熟及完善的辦公室管理體系，充分體現(xiàn)長效工作制度的積極價(jià)值。吸收外國先進(jìn)國家企業(yè)辦公室管理的經(jīng)營思想是合理的方法，需要關(guān)注的是，不應(yīng)照搬照抄，而應(yīng)針對企業(yè)實(shí)際進(jìn)行考量。

3、不斷創(chuàng)新辦公室管理模式

企業(yè)辦公室管理工作主要是服務(wù)于企業(yè)發(fā)展大局，其管理模式、管理方法不是固有不變的，應(yīng)伴隨著企業(yè)發(fā)展而不斷改變，推陳出新，以行之有效的管理模式及方法作為保證。從這一層面來看，企業(yè)在辦公室管理上應(yīng)貫徹學(xué)習(xí)態(tài)度，既要發(fā)現(xiàn)問題也要借鑒成功之處，歸納經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)也要學(xué)習(xí)其他企業(yè)的成功模式，促進(jìn)自身管理能力的不斷改進(jìn)。當(dāng)然，這種創(chuàng)新也是有依據(jù)的，要符合企業(yè)辦公室管理工作的實(shí)際需求，滿足辦公室管理體系及效益型準(zhǔn)則，極大程度上鼓勵(lì)工作人員的工作熱情，才能給企業(yè)進(jìn)步融入全新的活力。

結(jié)語：總而言之，現(xiàn)代企業(yè)中辦公室管理承擔(dān)著非常關(guān)鍵的職責(zé)及角色，對企業(yè)運(yùn)行效率、形象及提升業(yè)績有著重要影響?，F(xiàn)代企業(yè)管理人員應(yīng)關(guān)注到辦公室管理的重要價(jià)值，針對實(shí)際管理需要不斷創(chuàng)新傳統(tǒng)，引入全新的管理思想，堅(jiān)持采用科學(xué)有效的管理體系及管理思想、管理方法及模式全面增強(qiáng)辦公室管理能力，避免出現(xiàn)固有管理模式的不足，進(jìn)一步提升辦公室管理工作的實(shí)效性，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展與講步。