文書檔案管理存在的問題及強化措施

楊阿娜

摘要：現(xiàn)階段，隨著社會的發(fā)展，我國的科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也有了很大的創(chuàng)新。文書檔案管理工作在現(xiàn)代發(fā)展的進程中占據(jù)了重要的位置，自文書和檔案管理工作進行合并之后，大大地提高了該部門的工作效率，同時一些問題也開始逐漸的顯現(xiàn)出來，對今后文書檔案管理工作的進行是一個很大的阻礙。在今后發(fā)展過程中要不斷總結(jié)問題，分析出新的路徑來解決這些暴露出來的問題，實現(xiàn)可持續(xù)化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;存在的問題;強化措施

引言

當(dāng)今社會，文書檔案管理是一個企業(yè)建設(shè)與發(fā)展的核心，具有較強的技術(shù)性、服務(wù)性以及監(jiān)督性。在實際生產(chǎn)管理中，所有企業(yè)發(fā)展都會涉及文書檔案管理工作。該部分內(nèi)容可以使企業(yè)單位的文書檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)。尤其是新時期發(fā)展背景下，文書檔案管理不僅可以提高企業(yè)管理水平，同時現(xiàn)代化的管理手段也可以使企業(yè)檔案管理更具合理性與時效性，是企業(yè)未來發(fā)展的重要條件。

1信息時代檔案管理工作面臨的新形勢

毫無疑問，伴隨信息化時代席卷全世界，隨之而來的高科技、現(xiàn)代化信息技術(shù)掀起了文書檔案管理工作的改革發(fā)展新浪潮。文書檔案信息資源體量的劇增，信息資源的整合利用、各類電子文書檔案管理系統(tǒng)的建立等，都標(biāo)志著現(xiàn)代社會文化檔案管理工作迎來了創(chuàng)新性的管理變革與技術(shù)進步。正可謂，機遇與挑戰(zhàn)并存。信息化技術(shù)在為傳統(tǒng)文書檔案管理模式注入新活力的同時，也在不斷顛覆傳統(tǒng)管理的思維方式，這對新時期文書檔案管理工作將是一項全新的挑戰(zhàn)。

2問題研究

2.1領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

一段時間以來，部分單位對文書檔案管理工作沒有形成正確的認(rèn)識。領(lǐng)導(dǎo)和管理員對文書檔案管理工作不夠重視。一些單位認(rèn)為文書檔案管理工作就是簡單的整理文件，只要保證文件不丟就算完成工作了，并沒有從信息分類、歸檔和提取的角度看待文書檔案管理工作。正因為領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作重視程度不夠，各部門在人員配備、經(jīng)費投入等方面都很少，這不能滿足新時代文書檔案管理工作的需要。例如，在信息化時代，有些部門沒有配備數(shù)字化檔案管理設(shè)施和專業(yè)人員，致使文書檔案的管理和查閱比較繁瑣，一定程度上影響了文書的應(yīng)用。

2.2文書和檔案管理工作存在脫節(jié)之處

文書檔案管理工作從結(jié)合成一個部門到現(xiàn)在的發(fā)展時間較短，但是發(fā)展的速度是很驚人的。但是雖然在現(xiàn)代化發(fā)展的進程中，文書檔案管理工作的整體發(fā)展處于一個上升的趨勢中，但是在發(fā)展的過程中還是會有一些細節(jié)之處是存在問題的。由于文書和檔案管理工作長期有著自己固有的工作模式和工作態(tài)度，在相互融合的過程中就會出現(xiàn)一些沖突，雖然現(xiàn)在我們能夠忽略這些細節(jié)方面的問題，但是在進一步發(fā)展的過程中就會演變成為大的問題，從而影響到文書檔案管理工作的下一步的發(fā)展。

3優(yōu)化措施分析

3.1加強配合，做好文書檔案的對接

機關(guān)、團體和企事業(yè)單位的各個部門都會有很多文書，強化文書檔案管理必須要加強各部門的協(xié)調(diào)配合，確保文書檔案的收集和管理工作有序開展。1.文書檔案管理員要積極主動收集文書檔案。文書檔案管理員要及時地收集整理各個部門的文書檔案，避免遺漏或者丟失。2.各部門要配合文書檔案管理工作。當(dāng)一些文件審閱之后應(yīng)自覺地將其送到檔案管理室保存，以確保文書檔案的完整。3.查閱人員要配合文書檔案管理員的工作。文書檔案管理有其規(guī)章制度。例如，在查閱文書檔案時要登記，查閱人員就應(yīng)該按要求登記，不得隨意翻閱。再如有些文件不能帶出檔案管理室，這就要求查閱人員配合文書檔案管理工作，不得強行帶走文件，使文書檔案管理工作在規(guī)范的制度下運行。

3.2更新管理系統(tǒng)重新制定管理細則

針對于管理系統(tǒng)方面的問題，要請專業(yè)化的人員來根據(jù)文書檔案管理工作的內(nèi)容來制定出相關(guān)的管理和辦公系統(tǒng)，新的管理系統(tǒng)要具備一定的安全性和便捷性。這樣定制化的工作系統(tǒng)能夠大大提高工作效率。同時也提高了保密性，對于不同級別的檔案采取分級權(quán)限的保護模式。使得文書檔案管理更加正規(guī)化。對于職員管理細則方面要重新規(guī)定，將每一個職員的工作責(zé)任落到每一個人的身上，那么出現(xiàn)問題就能夠第一時間找到負責(zé)人。這樣一來每一名員工對于自己的工作內(nèi)容就能夠有一個更加清晰的了解。同時賞罰制度也要堅決的落實到實處，使得員工時刻處于一個良好的工作狀態(tài)中。從而更好地來約束職員的工作行為，端正員工的工作態(tài)度。

3.3強化隊伍，提升文書檔案管理員素質(zhì)

在新時期，強化文書檔案管理工作必須要提升文書檔案管理員的綜合素質(zhì)。1.要引進和選拔一批專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作需要一定的專業(yè)知識和技能，各單位要通過選拔、人才引進等形式把檔案管理專業(yè)的人才納入檔案管理工作中，打造一支專業(yè)素質(zhì)過硬的文書檔案管理隊伍。2.要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。在信息化時代，文書檔案管理工作要適應(yīng)時代發(fā)展變化，加強檔案數(shù)字化建設(shè)，這對檔案管理員提出了新的要求。所以，各部門要建立文書檔案管理人員培訓(xùn)制度，定期組織文書檔案管理員進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)。通過外出學(xué)習(xí)交流和網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等形式使文書檔案管理人員提高計算機運用能力和文書檔案管理能力，從而發(fā)揮好文書檔案管理工作的積極作用。

3.4科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，確保文書檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步推進

數(shù)字化和信息化，是信息時代檔案管理工作面臨的必然趨勢。這也是文書檔案管理從傳統(tǒng)模式向智能化方向轉(zhuǎn)型的必經(jīng)階段。近年來，云計算、人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)對文書檔案的信息化建設(shè)，將產(chǎn)生變革性的影響，要確保文書檔案管理的穩(wěn)步推進，必須要有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊庾R，制定文書檔案事業(yè)信息化發(fā)展建設(shè)規(guī)劃，逐步實現(xiàn)OA辦公自動化系統(tǒng)、電子政務(wù)等信息資源之間實現(xiàn)有效聯(lián)接。

結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理關(guān)乎一個企業(yè)的長遠發(fā)展，為了使企業(yè)辦公更加科學(xué)化、規(guī)范化、信息化，企業(yè)除了要提高自身管理意識之外，還要不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)，創(chuàng)新文書檔案管理制度，加強現(xiàn)代化技術(shù)的運用，從而使文書檔案管理更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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