淺論電子文件檔案化管理的新思維

霍惠芳

摘要：隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，當前已經(jīng)進入了信息化時代，這樣的時代背景之下，計算機成為了人類最為得力的助手之一，在電子文件檔案化管理方面計算機也發(fā)揮了其不可替代的作用，office以及WPS的誕生更是讓人們的辦公效率有所提高，電子文件檔案化管理也在不斷發(fā)展中越來越完善。本文對什么是電子文件檔案化管理、電子文件檔案化管理的新思維以及電子文件檔案化管理的應用前景等三個方面進行了闡述，為電子文件檔案化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：電子文件;檔案化管理;新思維

一、什么是電子文件檔案化管理

信息化時代的到來讓人們的工作和生活越來越便利，為此，文件檔案化管理也不再滿足于傳統(tǒng)的工作模式，電子文件檔案化管理就在各方面的促進下誕生了。由于電子文件檔案化管理的方式操作簡單，并且與傳統(tǒng)的文件管理模式相比更加節(jié)約人力物力，也符合了現(xiàn)代信息社會的發(fā)展需求，所以電子文件檔案化管理很快就被社會各界所接受并廣泛應用，讓我國的檔案管理變得規(guī)范以及便捷了起來。

二、電子文件檔案化管理的新思維

第一，電子文件檔案化管理是一種與傳統(tǒng)的檔案管理模式完全不同的工作，所以相關(guān)工作人員在進行電子文件檔案化管理之前一定要對此項工作有一個透徹的了解，這樣才能夠保障電子文件檔案化管理工作可以繼續(xù)進行下去。電子文件檔案化管理工作這要分為三大步驟：1、工作人員需要對文件進行分類，然后上傳到計算機的文件管理器當中;2、相關(guān)工作人員要將上傳到計算機里面的文件及時地保存下來;3、由于文件的種類很多，相關(guān)工作人員應該在計算機當中將不同的文件通過種類來進行分化，然后將分好類的電子文件保存在各部門的檔案管理部門。這就是電子文件檔案化管理的一套過程，從這里我們可以看出電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)的檔案管理模式最大的區(qū)別就在于文件不再是紙質(zhì)版的了，這樣一來文件的保存就不存在外界因素導致的不方便了。

第二，計算機會將相關(guān)工作人員上傳的文件標明日期以及大小，所以相關(guān)工作人員在分類的時候就多了一項分類的依據(jù)，相關(guān)工作人員可以把文件通過時間的先后順序進行分類，而且還能在計算機中進行備份，這樣做有利于日后對文件的瀏覽方便，并且備份這項措施可以防止文件的丟失。

第三，雖然電子文件檔案化管理非常方便，但是信息技術(shù)本身就很容易存在漏洞，我國的網(wǎng)絡安全也是一項影響電子文件檔案化管理工作的安全性的因素，所以相關(guān)工作人員需要對電子文件檔案進行加密處理，只有通過密鑰才可以對文件進行瀏覽和修改，不給動機不良之人可乘之機，也避免文件信息泄露給單位部門造成的麻煩，尤其是比較重要的文件，此類文件不僅需要加密，而且加密的手段也要運用最高規(guī)格，保障文件的絕對安全性。

第四，將文檔上傳到計算機當中并且加了密之后不代表相關(guān)工作人員就可以不用關(guān)注這些文檔了，相關(guān)工作人員要定期地對文件進行檢查，尤其是計算機是否存在病毒方面，一旦發(fā)現(xiàn)計算機病毒，相關(guān)工作人員要對其立刻進行查殺，保障計算機的安全是電子文件檔案化管理的最重要的基礎(chǔ)，也是讓電子文件檔案化管理發(fā)展得更好的途徑之一。

三、電子文件檔案化管理的應用前景

第一，信息化是這個時代賦予文檔管理的一個使命，所以電子文件檔案化管理是順應了時代的趨勢才誕生的一項新的檔案管理手段，相關(guān)工作人員通過利用計算機對文件檔案進行分類保存之后，會讓日后對文件檔案的檢索變得容易起來，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件相比，電子版文件檔案更容易查找，并且紙質(zhì)版文件檔案在翻閱的過程中有可能會對文件造成損壞，而電子版則不會，并且檔案資源數(shù)據(jù)庫的探索建設(shè)， 檔案網(wǎng)站的創(chuàng)新開發(fā)等都是讓電子文件檔案化管理更加規(guī)范化的手段。

第二，相關(guān)工作人員對電子文件檔案化管理進行不斷的完善與發(fā)展，這樣的做法可以讓文檔管理體系更加的成熟，由于我國信息技術(shù)的發(fā)展，文件檔案化管理也必須跟上時代的腳步，并且要具備規(guī)范化的管理。

第三，由于我國各方面的發(fā)展都十分的迅速，所以導致文件檔案的數(shù)量越來越多，所以電子文件檔案化管理也是為了滿足這個問題而產(chǎn)生的，筆者認為，電子文件檔案化管理最大的優(yōu)點就在于其具備著資源共享功能，這種功能也正是電子文件檔案化管理的意義所在。

第四，電子文件檔案化管理是推動信息技術(shù)應用縱深發(fā)展的重要一環(huán)。文件檔案以電子版的形式呈現(xiàn)在每個人面前本身就是我國信息技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)發(fā)展到一定階段的表現(xiàn)，就比如通過對數(shù)字檔案館的建立我們就可以看出來現(xiàn)代科技對傳統(tǒng)的文件檔案管理所產(chǎn)生的有利影響，本文一直在強調(diào)的信息化時代的大勢所趨其中就包括各種數(shù)字化手段的誕生，數(shù)字檔案館的建設(shè)其實就是傳統(tǒng)文件檔案管理與電子文件檔案化管理的有機結(jié)合體，符合時代的要求，相信還會得到更好的發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，不難看出信息時代對我國的電子文件檔案化管理提供了及其便利的條件，這樣做要比傳統(tǒng)的文檔管理工作操作方便也更能夠保障文檔的安全，滿足了現(xiàn)代社會對電子文件檔案化管理的要求，符合現(xiàn)代化管理的理念，電子文件檔案化管理是我國檔案管理工作邁向數(shù)字信息化的重要一步，相信在日后的發(fā)展過程中電子文件檔案化管理工作會越來越好，從而帶動我國的信息技術(shù)發(fā)展的更加蒸蒸日上。

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