談如何做好檔案管理工作

于云遠

【摘 ?要】檔案作為歷史、文化、知識的范疇，具有“記錄歷史，服務社會”基本功能;科學規(guī)范的檔案管理，是一個單位的工作業(yè)績與管理水平的歷史見證與再現(xiàn);合理利用檔案資料，不僅為單位工作奠定了堅實的基礎，對于單位領導的決策，增加單位經(jīng)濟效益也會起到不可替代的作用。

【關鍵詞】檔案;管理;利用;作用

檔案作為歷史、文化、知識的范疇，具有“記錄歷史，服務社會”基本功能，檔案是人類社會活動的真實記錄，直接記錄了人類社會在各個領域、學科及各個方面的工作活動，構成了信息時代的重要集合體?？茖W規(guī)范的檔案管理，是一個單位的工作業(yè)績與管理水平的歷史見證與再現(xiàn)。合理利用檔案資料，不僅為單位工作奠定了堅實的基礎，對于單位領導的決策，增加單位經(jīng)濟效益也會起到不可替代的作用。伴隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和逐步完善，單位改革的不斷深入，單位規(guī)模不斷擴大，作為單位管理工作中一頊不可缺少的基礎檔案工作，引起了各方面的重視。所以提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案作用，為單位各項工作服務是擺在我們每一位檔案工作者面前的重要任務。現(xiàn)階段要做好單位的檔案管理工作，須做好以下幾方面工作：

一、要更新思想觀念，創(chuàng)新服務管理。服務創(chuàng)新是做好檔案管理工作的基礎。在單位各項工作活動中，領導和工作人員為了有效地進行各項工作，需要依靠大量的檔案，以熟悉情況，制定工作計劃，總結經(jīng)驗和教訓，處理日常事務等。特別是在現(xiàn)代單位制度建立過程中，檔案在生產(chǎn)經(jīng)營中的作用越來越重要，管理水平必須提高。首先作為單位領導要認識到社會主義市場經(jīng)濟條件下單位生存和發(fā)展的新變化，從促進檔案事業(yè)發(fā)展出發(fā)，切實轉變觀念，積極爭取資金落實，盡快把提高檔案管理工作水平的硬件設施落實到位，為單位的綜合檔案室配備微機等現(xiàn)代化的裝備。有了先進的現(xiàn)代化管理設施，可以對檔案進行科學的管理和檔案系統(tǒng)的開發(fā)。解決因單位發(fā)展而出現(xiàn)的檔案管理方面的具體問題，及時準確提供檔案信息，大大提高開發(fā)檔案信息的能力.其次要求檔案管理管理人員進一步認識檔案對單位改革和發(fā)展的重要作用，單位改革對檔案工作提出的新要求，轉變思想和工作作風，樹立創(chuàng)新意識，主動創(chuàng)造條件，將被動服務變主動服務，積極探索適應現(xiàn)代化單位制度的檔案工作新思路，新方法。采取多種形式參與到單位各項生產(chǎn)活動中，使檔案管理與單位管理發(fā)展同步進行。

二、要完善管理制度，保障檔案管理工作扎實有效。管理部門重視檔案管理工作應從硬件設施、軟件管理上加大投入，提供有利于檔案事業(yè)發(fā)展的環(huán)境，從上而下就會形成重視檔案的風氣，對于檔案工作的順利開展，將起到關鍵的作用。首先，單位應結合自身情況，貫徹落實國家檔案法律法規(guī)，制定檔案工作長遠規(guī)劃。建立一套適應本單位發(fā)展需要的檔案管理制度，從制度上給與完善和保證。如《檔案室管理標準》、《檔案室工作標準》、《檔案管理分類細則》（檔案管理保管期限表》 等，并采取措施保證這些規(guī)章制度的貫徹落實，使檔案管理工作有章可循，有據(jù)可查，制度化、規(guī)范化、健康發(fā)展。其次，單位在建立綜合檔案室的基礎上，建立檔案管理管理網(wǎng)絡，使每一個部門設兼職檔案管理員，并不定期組織基層檔案管理人員業(yè)務培訓，強化服務意識。使案工作落實到具體、細處。通過網(wǎng)絡及時掌握了單位生產(chǎn)經(jīng)營過程中的新信息，準確提供檔案資料，為以后的檔案利用工作奠定了基礎，提高了單位工作效率。

三、要加強職業(yè)道德教育，提高業(yè)務水平這個做好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。隨著經(jīng)濟體制改革的不斷深入和現(xiàn)代化設備設施的應用，科學技術直接影響著單位的發(fā)展。新技術的應用已經(jīng)進入檔案領域，檔案的載體也要有根本的變化。對檔案管理工作也提出了更高的要求。檔案管理人員的綜合素質的高低將直接影響檔案的管理水平，這就要求檔案管理人員有鉸高的業(yè)務素質來應對，積極參加現(xiàn)代化知識培訓，參與多種途徑的學習與交流。學來先進的技術、經(jīng)驗豐富自己的知識觀念，提高技能，發(fā)展和完春自我，保持與整體組織的步調(diào)一致，這樣才有利于加快檔案管理工作的發(fā)展。

四、要改善基礎設施，保障檔案管理安全有序開展。不斷加大對檔案管理工作的經(jīng)費投入，改善檔案管理基礎設施，保證檔案管理工作的正常辦公需要，實現(xiàn)庫房、閱文、辦公三分開。庫房不僅要滿足存放要求，而且要通風良好，還要配備足夠的檔案柜以及專門的滅火器材、防蛀、防霉用品和切刀、打孔機等專門的紙質檔案整理工具，同時還要購置數(shù)碼照相機、移動硬盤、計算機等設備，建立檔案管理電子系統(tǒng)，安裝檔案室監(jiān)控設備，滿足各類檔案安全保管和方便查閱的需要，切實把檔案的保管和保密工作落到實處。

五、要抓好收集、積累工作，為檔案管理工作打好基礎。檔案的收集是檔案管理中最基本的一環(huán)。單位機構，人員變動大，產(chǎn)枚，利益多元化，文件來源廣泛，信息內(nèi)容豐富，載體形態(tài)多樣，都給檔案基礎工作帶來新的問題。因此，針對新的特點，檔案管理部門應進一步提高對檔案資源建沒重要性的認識，加大工作力度.并根據(jù)當前工作需要和單位發(fā)展趨勢，不斷強化基層檔案管理人員的檔案工作意識，制訂單位文件材料歸檔制度，形成一套完整科學的管理程序，使他們掌握檔案管理材料的形成規(guī)律和收集整理標準，對有保存利利用價值的檔案資料實行規(guī)范化管理，并根據(jù)立卷制度，督導文件材料及時歸檔，整理齊全，為以后的奠定基礎，更好地為單位發(fā)展服務，發(fā)揮好檔案的價值和作用。

（作者單位：濰坊市金融服務中心）