淺談電力企業(yè)文秘工作與檔案管理的有效結(jié)合

王麗娜

摘要：在電力企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，文秘工作與檔案管理都是非常重要的，這兩者是緊密相連，密不可分的，只有把文秘工作與檔案管理工作有效結(jié)合起來(lái)，才能夠極大地提升文秘工作和檔案管理工作的效率。文章主要分析和探索了電力企業(yè)文秘工作與檔案管理的有效結(jié)合。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);文秘工作;檔案管理;有效結(jié)合

引言

電力企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，辦公室文秘工作涉及到較多繁瑣的內(nèi)容，需要積極采用科學(xué)合理的方式和手段，為充分有效開(kāi)展相應(yīng)的文秘管理工作，推進(jìn)辦公室督促檢查、公文寫(xiě)作、信訪(fǎng)、參謀助手作用的良好發(fā)揮，促進(jìn)文秘工作人員綜合素養(yǎng)的不斷提升，提供良好的前提條件。

1電力企業(yè)辦公室文秘工作中存在的問(wèn)題

1.1綜合素養(yǎng)方面無(wú)法適應(yīng)工作需求

辦公室文秘工作進(jìn)行中，很多文秘人員是從其他部門(mén)轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的文秘知識(shí)，對(duì)于現(xiàn)階段的實(shí)際工作需求，無(wú)法得到良好的滿(mǎn)足，這樣會(huì)導(dǎo)致實(shí)際工作進(jìn)行中，無(wú)法充分有效地完成相關(guān)工作任務(wù)。同時(shí)現(xiàn)代電力企業(yè)相關(guān)技術(shù)更新?lián)Q代情況明顯，在辦公形式和新科技方面轉(zhuǎn)換較多，文秘人員的知識(shí)更新速度較慢，并且參與到學(xué)習(xí)和培訓(xùn)方面工作的機(jī)會(huì)較少，無(wú)法根據(jù)工作需求提升自身的綜合素養(yǎng)。

1.2實(shí)際問(wèn)題處理經(jīng)驗(yàn)較為缺乏

電力企業(yè)辦公室文秘工作實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，文秘人員較為重視處理文件事務(wù)方面的工作，而在一些具體問(wèn)題的處理經(jīng)驗(yàn)方面較為缺乏。文秘工作如果一味按照傳統(tǒng)模式進(jìn)行，將會(huì)影響到實(shí)際工作開(kāi)展效果，缺乏良好的靈活性。同時(shí)在人員的溝通和協(xié)調(diào)方面，電力企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的儲(chǔ)備方面，文秘人員還存在著一定的不足，影響到了實(shí)際工作的開(kāi)展效果。

2完善電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的方法

2.1領(lǐng)導(dǎo)重視、健全機(jī)構(gòu)，前期制度及工作網(wǎng)絡(luò)圖的建立

公司領(lǐng)導(dǎo)在重視基建工程建設(shè)進(jìn)度、質(zhì)量和成本的同時(shí)，對(duì)于基建工程項(xiàng)目檔案的建立與管理也十分重視，充分認(rèn)識(shí)到基建工程項(xiàng)目檔案達(dá)標(biāo)對(duì)于建設(shè)、運(yùn)行并申報(bào)優(yōu)質(zhì)工程的重要性，在開(kāi)工建設(shè)前，就確立了“確保通過(guò)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收、爭(zhēng)取檔案管理優(yōu)秀等級(jí)”的檔案管理工作目標(biāo)，與打造優(yōu)質(zhì)工程的目標(biāo)同步。確立以“總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)、基建副總經(jīng)理負(fù)責(zé)檔案管理工作”的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將基建工程項(xiàng)目檔案的建立與管理納入公司分管領(lǐng)導(dǎo)工作的重要議事日程。在基建前期成立基建文件中心，配備專(zhuān)業(yè)的檔案工作人員，在各參建單位進(jìn)公司的同時(shí)，要求各參建單位配備專(zhuān)業(yè)的檔案專(zhuān)職人員，總包單位建立文件中心，從而建立以建設(shè)單位基建文件中心為核心，工程部、計(jì)劃合同部、監(jiān)理、各參建單位等聯(lián)合組成的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)圖。文件中心先后制定了《檔案工作總體規(guī)劃與實(shí)施措施》《工程流通文件管理制度》《移交資料總目錄》《項(xiàng)目檔案歸檔管理制度》《基建項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)及管理職責(zé)》等一系列項(xiàng)目檔案管理制度，及時(shí)組織各參建單位學(xué)習(xí)文件，并下發(fā)到各參建單位，讓參建單位檔案管理人員開(kāi)展工作有據(jù)可依，明確項(xiàng)目檔案具體收集和歸檔什么、如何收集和歸檔、收集的標(biāo)準(zhǔn)是什么等一系列要求，確保了對(duì)整個(gè)項(xiàng)目檔案的前端控制。

2.2加強(qiáng)外部控制

（1）嚴(yán)格要求施工技術(shù)文件的把控和管理。工程部專(zhuān)工和檔案管理人員根據(jù)工程建設(shè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，按照《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》要求，進(jìn)行監(jiān)督檢查和資料驗(yàn)收。檔案工作人員對(duì)工程檔案實(shí)行過(guò)程融入的工作方法，采取填寫(xiě)《單位工程竣工文件驗(yàn)收記錄表》等形式，從案卷的形成至目錄的填寫(xiě)，從圖紙的折疊至頁(yè)碼的編制，均嚴(yán)格要求參建單位，以確保檔案的準(zhǔn)確性。（2）以點(diǎn)帶面。為保證施工技術(shù)文件歸檔齊全、完整，對(duì)各參建單位檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，施工技術(shù)文件的收集與歸檔按照單位工程來(lái)移交，推行“樣板工程”歸檔移交方法，由基建文件中心按照施工進(jìn)度，將早期竣工的單位工程檔案中，選取一個(gè)符合檔案要求、案卷質(zhì)量高的單位工程案卷作為“樣板工程”，將“樣板工程”檔案推廣到施工全現(xiàn)場(chǎng)，使各參建單位對(duì)于歸檔的具體要求有了更加直觀(guān)的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，在每個(gè)單位工程的竣工資料收集齊全后，要求參建單位進(jìn)行嚴(yán)格的自檢，自查后立卷單位再會(huì)同監(jiān)理、業(yè)主共同驗(yàn)收簽證，驗(yàn)收合格后才允許進(jìn)行組卷裝訂，使竣工資料整理與施工同步進(jìn)行。（3）充分發(fā)揮監(jiān)理的監(jiān)管作用。秉承“小業(yè)主、大監(jiān)理”的理念，發(fā)揮監(jiān)理在工程檔案管理中的作用。監(jiān)理入場(chǎng)后，與監(jiān)理共同制定項(xiàng)目建設(shè)各類(lèi)表單，讓全現(xiàn)場(chǎng)統(tǒng)一表單，監(jiān)理組織并主持召開(kāi)圖紙審查會(huì)、工程協(xié)調(diào)會(huì)、文件材料收集整理會(huì)等各類(lèi)會(huì)議，促進(jìn)了工程檔案的管理。

3電力企業(yè)文秘工作與檔案管理有效結(jié)合的策略

3.1建立綜合性的工作制度

電力企業(yè)的文秘工作和檔案管理是緊密相連的，在具體工作中必須有效融合組織制度，科學(xué)合理地管理文檔，在大多數(shù)電力企業(yè)中，文秘部門(mén)和檔案管理部門(mén)都是屬于獨(dú)立運(yùn)行的個(gè)體，由于在工作中溝通的不到位，導(dǎo)致檔案質(zhì)量很難得到有效保障，這就使得檔案管理面臨很大困難，還有的是由于檔案管理出現(xiàn)了一些問(wèn)題，所以在開(kāi)展文秘工作時(shí)往往會(huì)遇到一定困擾，而如果把文秘工作和檔案管理工作有效結(jié)合起來(lái)，綜合考慮兩者的實(shí)際情況，建立起一個(gè)綜合性的工作制度，要注意是的必須建立在我國(guó)相關(guān)法律條例基礎(chǔ)上來(lái)制定，這樣才能確保公文的質(zhì)量，另外還要緊密結(jié)合電力企業(yè)的實(shí)際管理狀況，建立嚴(yán)密的檔案人員網(wǎng)絡(luò)，確保各個(gè)部門(mén)的檔案管理真正做到責(zé)任到人，并形成一個(gè)相互配合的管理體系，這樣才能促進(jìn)文秘工作和檔案管理的共同發(fā)展。

3.2注重加強(qiáng)文檔的一體化建設(shè)

在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人們?cè)絹?lái)越重視電力企業(yè)文檔的一體化建設(shè)，如今越來(lái)越多的電力企業(yè)投入到文檔一體化建設(shè)過(guò)程中，引進(jìn)了各種現(xiàn)代自動(dòng)化的辦公設(shè)備，文檔一體化建設(shè)能夠促進(jìn)電力企業(yè)文秘工作與檔案管理的有效融合，其可以為電力企業(yè)創(chuàng)設(shè)良好的發(fā)展環(huán)境，因此，電力企業(yè)就必須注重計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，同時(shí)建立檔案管理信息系統(tǒng)，把文秘人員歸檔的各種文件資料都有效存儲(chǔ)到平臺(tái)中在，這樣不僅能為電力企業(yè)各個(gè)部門(mén)查詢(xún)檔案信息提供很大便利，還能真正實(shí)現(xiàn)文檔的一體化建設(shè)。

3.3強(qiáng)化辦公室文秘的服務(wù)意識(shí)

辦公室文秘是電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，相關(guān)文秘人員需要不斷強(qiáng)化自身的執(zhí)行意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，能夠積極主動(dòng)投入到相應(yīng)管理工作之中。文秘工作人員需要在領(lǐng)導(dǎo)作出決策之前，提出自身的意見(jiàn)，而在領(lǐng)導(dǎo)決策指揮時(shí)，需要想方設(shè)法完成相關(guān)工作，切實(shí)有效執(zhí)行各項(xiàng)工作任務(wù)。需要注意到，電力企業(yè)辦公室內(nèi)部的文秘?cái)?shù)量有限，需要充分提升工作效率，文秘工作人員需要不斷改進(jìn)和完善自身的工作方式，從日常的工作過(guò)程出發(fā)，做好相應(yīng)的總結(jié)工作，并明確和理清辦公室的具體工作規(guī)律，從而針對(duì)自身的工作任務(wù)和工作時(shí)間進(jìn)行合理的安排，這樣在實(shí)際工作過(guò)程中，將能夠保持有條不紊的狀態(tài)，順利完成各項(xiàng)工作任務(wù)。文秘人員的工作任務(wù)較重，相應(yīng)的自主安排時(shí)間較少，在日常工作中，需要保持健康的心態(tài)，不斷調(diào)整自身的工作心態(tài)，以積極的態(tài)度面對(duì)和處理各項(xiàng)工作。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，必然會(huì)日積月累產(chǎn)生大量有價(jià)值的文檔，而做好文秘工作能夠?yàn)殡娏ζ髽I(yè)的檔案管理工作提供重要參考，確保電力企業(yè)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，在自動(dòng)化辦公不斷更新的時(shí)代背景下，對(duì)電力企業(yè)的文秘工作和檔案管理提出了新的要求，要求電力企業(yè)必須確保文秘工作與檔案管理工作的一體化。

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