對(duì)于學(xué)籍管理的規(guī)范化研究

周廣彬

摘要：在學(xué)籍管理過程中不斷完善管理體制，健全規(guī)章制度，立足工作創(chuàng)新，從每年招生、新生入學(xué)注冊(cè)到畢業(yè)生資格審查，都堅(jiān)持“嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、規(guī)范”的工作態(tài)度，確保了學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷管理工作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理;規(guī)范化;電子注冊(cè);

高校學(xué)籍管理工作是高校教務(wù)管理工作中的重要組成部分，學(xué)籍工作的好壞將直接影響學(xué)校的教學(xué)秩序。學(xué)籍管理規(guī)范化是建立在對(duì)管理各環(huán)節(jié)的流程進(jìn)行規(guī)范化的基礎(chǔ)上的。依托規(guī)范化的管理流程建立的管理信息系統(tǒng)是科學(xué)地進(jìn)行學(xué)籍管理的重要保證。

一、新生學(xué)籍管理

1.新生預(yù)分班。普通高校招生網(wǎng)上錄取完畢后，可利用NacuesCA（全國(guó)普通高校招生網(wǎng)上錄取院校子系統(tǒng)）提供的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，將錄取學(xué)生信息以DBF格式文件導(dǎo)出27個(gè)包含圖片的新生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，借助湖南青果軟件公司“數(shù)字校園綜合管理平臺(tái)—教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”（以下簡(jiǎn)稱青果系統(tǒng)）學(xué)生學(xué)籍子系統(tǒng)，使用菜單“轉(zhuǎn)入錄取學(xué)生信息（NacuesCA）”導(dǎo)入新生數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行新生預(yù)分班操作。（1）新生基礎(chǔ)信息導(dǎo)入。1）設(shè)置招生錄取信息存放文件夾。默認(rèn)存放目錄為：系統(tǒng)安裝目錄，招生年份（如：2008）＼招生季節(jié)（如：秋季）＼培養(yǎng)層次（如：?？疲苌词》荩ㄈ纾航K）＼批次（一批）＼科類（理科））。2）將招生錄取信息文件放到該文件夾下，單擊菜單項(xiàng)“錄取信息→轉(zhuǎn)入錄取學(xué)生信息（NacuesCA）”，下拉選定培養(yǎng)層次，單擊“檢索”按鈕，雙擊頁(yè)面右部列表中的信息，單擊“轉(zhuǎn)入”按鈕，即可完成錄取學(xué)生信息的轉(zhuǎn)入。（2）錄取學(xué)生預(yù)分班。根據(jù)招生計(jì)劃在青果系統(tǒng)中設(shè)置好預(yù)分班級(jí)數(shù)，對(duì)已經(jīng)導(dǎo)入的新生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)確認(rèn)錄取專業(yè)在校內(nèi)的專業(yè)的設(shè)置情況。錄取專業(yè)是校內(nèi)唯一的話，就將某一錄取專業(yè)下的錄取學(xué)生全部對(duì)應(yīng)到某一校內(nèi)專業(yè)下;如果錄取專業(yè)不是校內(nèi)唯一的，就將某一錄取專業(yè)下的錄取學(xué)生分別對(duì)應(yīng)到兩個(gè)或兩個(gè)以上校內(nèi)專業(yè)下。然后按照性別、生源省份、入學(xué)成績(jī)等，將同一年級(jí)/（校內(nèi)）專業(yè)下的錄取學(xué)生智能地預(yù)分到相應(yīng)的若干班級(jí)中;還可通過零散調(diào)整方式，分班級(jí)確定錄取學(xué)生（包括錄取學(xué)生在預(yù)分班后、報(bào)到前更換專業(yè)）。預(yù)分班結(jié)束后，導(dǎo)出預(yù)分班數(shù)據(jù)進(jìn)行招生情況分析，分析后結(jié)果以報(bào)告形式上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審核意見進(jìn)行零散調(diào)整。審核通過后確定分班數(shù)據(jù)，新生分班名單在教務(wù)處青果系統(tǒng)web上發(fā)布。

2.新生注冊(cè)。新生學(xué)籍電子注冊(cè)是電子注冊(cè)的入口，主要是建立學(xué)籍檔案，包括姓名、性別、專業(yè)、身份證號(hào)、電子圖像等基本信息。確保新生注冊(cè)數(shù)據(jù)正確、完整，從源頭上把好數(shù)據(jù)的入口關(guān)，這樣才能有效避免不規(guī)范和錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。新生學(xué)籍注冊(cè)前，學(xué)校要對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行審核校驗(yàn)。首先從青果系統(tǒng)中導(dǎo)出已經(jīng)報(bào)到入學(xué)的新生數(shù)據(jù)，讓學(xué)生本人對(duì)關(guān)鍵項(xiàng)（如：姓名、考生號(hào)以及身份證號(hào)等）進(jìn)行核對(duì)并簽字確認(rèn)。數(shù)據(jù)核對(duì)反饋完成后，將學(xué)生信息按照教育部規(guī)定的數(shù)據(jù)格式要求做好上傳庫(kù)。值得注意的是，若用excel做基礎(chǔ)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為dbf格式時(shí)，要保證每一列數(shù)據(jù)的寬度，避免轉(zhuǎn)換時(shí)部分信息丟失。然后從教育部學(xué)籍學(xué)歷管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下載我院本年度錄取的新生數(shù)據(jù)。未注冊(cè)前平臺(tái)上新生的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)初始學(xué)籍狀態(tài)均為：待報(bào)到，根據(jù)學(xué)籍注冊(cè)管理要求，要對(duì)新生入學(xué)狀態(tài)進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)注：報(bào)到入學(xué)、取消入學(xué)資格、保留入學(xué)資格、放棄入學(xué)資格。將平臺(tái)下載數(shù)據(jù)和反饋后做好的上傳庫(kù)以考生號(hào)為關(guān)鍵字段進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)，根據(jù)要求對(duì)新生的學(xué)籍狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)注。為了確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，還需要用輔助軟件對(duì)數(shù)據(jù)關(guān)鍵字段（如：身份證號(hào)等）進(jìn)行邏輯性校驗(yàn)。確認(rèn)信息準(zhǔn)確無誤后，即可以將數(shù)據(jù)上傳學(xué)信網(wǎng)。審核通過后，新生學(xué)籍注冊(cè)完成，學(xué)生獲得教育部認(rèn)可的高等教育學(xué)籍。屆時(shí)學(xué)院通知新生登陸教育部學(xué)籍學(xué)歷信息網(wǎng)學(xué)信網(wǎng)查詢自己的學(xué)籍信息。

二、在校生學(xué)籍管理

1.學(xué)籍異動(dòng)。學(xué)籍異動(dòng)作為學(xué)籍管理工作的重要組成部分，體現(xiàn)了在校生學(xué)籍動(dòng)態(tài)變化的過程。學(xué)籍異動(dòng)工作就像一個(gè)交通樞紐，是學(xué)籍管理工作中最基本，也是最主要的工作。學(xué)籍異動(dòng)包括學(xué)業(yè)預(yù)警、留級(jí)試讀、休學(xué)、復(fù)學(xué)、保留學(xué)籍、恢復(fù)學(xué)籍、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)和轉(zhuǎn)學(xué)等。

2.學(xué)籍清查。為了規(guī)范高校招生秩序和辦學(xué)行為，維護(hù)高等教育公平、公正性，我院平臺(tái)賬戶下有14名身份證號(hào)和其它高校重號(hào)學(xué)生，針對(duì)這種情況，我院組成了以副院長(zhǎng)牽頭的清查小組，組員集中了教務(wù)處、學(xué)工處、保衛(wèi)處及各學(xué)生系部負(fù)責(zé)學(xué)生工作的書記，在短短的20天內(nèi)走訪了疑點(diǎn)學(xué)生的生源地、畢業(yè)高中、戶籍所在地派出所，查清了每個(gè)學(xué)生狀況，最后確認(rèn)冒名頂替學(xué)生11名，3名學(xué)生身份無誤。然后電話和信函通知冒名頂替學(xué)生本人或家長(zhǎng)，學(xué)院下文取消了這11名學(xué)生的學(xué)籍。最后在學(xué)信平臺(tái)上對(duì)其一一進(jìn)行了標(biāo)注。

3.信息修改，在校生中，常會(huì)出現(xiàn)學(xué)生姓名、身份證號(hào)與招生庫(kù)中信息不一致等錯(cuò)誤，這些錯(cuò)誤有些是由于學(xué)生高考報(bào)名時(shí)疏忽大意，高考之前填報(bào)姓名時(shí)未與身份證上姓名項(xiàng)保持一致，如將“王鋒”寫成“王峰”;身份證號(hào)記憶錯(cuò)誤，誤將身份證號(hào)中的數(shù)字顛倒。以上錯(cuò)誤中邏輯錯(cuò)誤可以通過系統(tǒng)軟件審查出，但非邏輯錯(cuò)誤系統(tǒng)無法審查出，就要通過學(xué)生親自簽字確認(rèn)。

4.學(xué)年注冊(cè)。在沒有進(jìn)行學(xué)年注冊(cè)工作之前，學(xué)信平臺(tái)上絕大部分學(xué)生的學(xué)年注冊(cè)狀態(tài)都是“待注冊(cè)”，少量學(xué)生的狀態(tài)是“暫緩注冊(cè)”或“保留學(xué)籍”。首先，從平臺(tái)數(shù)據(jù)下載中下載因?yàn)橐酝防U學(xué)費(fèi)而暫緩注冊(cè)和因?yàn)閰④姸Ａ魧W(xué)籍的學(xué)生名單，復(fù)查暫緩注冊(cè)的學(xué)生名單，仔細(xì)檢查確認(rèn)其繳費(fèi)狀況。如果已經(jīng)繳清學(xué)費(fèi)，需要注冊(cè)學(xué)籍，則通過批量上傳確保其學(xué)籍狀態(tài)為“注冊(cè)學(xué)籍”;如果需要予以清退，即可在學(xué)籍注銷中予以退學(xué);如果仍然需要暫緩注冊(cè)，則可以不加操作;復(fù)查保留學(xué)籍的學(xué)生名單。仔細(xì)檢查確認(rèn)是否已經(jīng)返校。如果已經(jīng)返校，則通過批量上傳確保其學(xué)籍狀態(tài)為“注冊(cè)學(xué)籍”，并即時(shí)做降級(jí)處理;如果需要予以清退，則即可在學(xué)籍注銷中予以退學(xué);如果仍然需要保留學(xué)籍，則不予操作即可;然后從青果學(xué)籍管理子系統(tǒng)中下載我院整理好所有實(shí)際在校學(xué)習(xí)的學(xué)生名單，此名單中不包括仍然保留學(xué)籍、暫緩注冊(cè)、休學(xué)的學(xué)生，也不包括已經(jīng)退學(xué)、死亡、已轉(zhuǎn)出、已畢業(yè)、已升本等各種異動(dòng)類別的學(xué)生，將這兩部分名單進(jìn)行比對(duì)，對(duì)網(wǎng)上沒有錄取信息的學(xué)生，及時(shí)與學(xué)生生源地省級(jí)招辦復(fù)核，并及時(shí)將需補(bǔ)報(bào)的數(shù)據(jù)報(bào)教育部。數(shù)據(jù)審核確認(rèn)無誤后即可在教育部學(xué)信平臺(tái)中批量上傳我院在校生名單，把所有實(shí)際在校學(xué)習(xí)的學(xué)生的學(xué)籍狀態(tài)從“待注冊(cè)”變成“注冊(cè)學(xué)籍”。在校生學(xué)年注冊(cè)工作完成。

結(jié)束語(yǔ)：

總之，學(xué)籍管理對(duì)穩(wěn)定教學(xué)秩序、及時(shí)掌握在校學(xué)生的基本情況以及掌握教學(xué)情況、提高教學(xué)質(zhì)量等都具有十分重要的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]張曉華.淺談對(duì)于學(xué)籍管理的規(guī)范化研究2017.

[2]劉克蕓.淺談新形勢(shì)下的高校學(xué)籍管理工作2018.