探討如何做好檔案保密管理與利用

劉迎東

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，企業(yè)對(duì)檔案管理也越來越重視，尤其是相關(guān)機(jī)密檔案，包含著眾多商業(yè)機(jī)密，所以對(duì)這類文件的管理十分重要。如何在現(xiàn)行的檔案管理體制中對(duì)保密檔案進(jìn)行保密管理，是現(xiàn)行企業(yè)檔案管理需要學(xué)習(xí)與改進(jìn)的重點(diǎn)，文章通過對(duì)檔案管理保密工作中存在的不足進(jìn)行說明，及進(jìn)行改進(jìn)的方案及方法進(jìn)行闡述，以促進(jìn)檔案保密工作的發(fā)展及保密檔案的利用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;保密檔案;利用

隨著信息技術(shù)的不斷革新，企業(yè)在新時(shí)代的發(fā)展下也越發(fā)積極并跟上時(shí)代的發(fā)展，實(shí)施檔案管理的變革。但市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展過快，企業(yè)檔案管理并不能及時(shí)跟上變革的腳步，現(xiàn)行的企業(yè)檔案管理中存在著許多不足，針對(duì)保密檔案的管理也存在各種泄密的瑕疵，如何對(duì)保密檔案進(jìn)行加強(qiáng)管理及確保檔案信息的安全，是現(xiàn)行檔案管理體制急需解決的問題，文章通過對(duì)檔案保密管理的改進(jìn)方法進(jìn)行分析，希望為企業(yè)在加強(qiáng)檔案保密工作的實(shí)施中，提供參考。

1.檔案保密管理存在的問題

通常檔案管理工作由于內(nèi)容較多，工作性質(zhì)較簡單，不會(huì)被工作人員所重視，在企業(yè)的眾多部門中，檔案管理部門由于不是經(jīng)濟(jì)效益的直接部門，所以不能夠企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)所重視，所以在檔案管理工作變革中，會(huì)產(chǎn)生較多地問題，在某一程度上阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

1.1檔案保密管理的保密意識(shí)差

過去我們不具備相應(yīng)的保密意識(shí)，對(duì)待檔案管理只是睜一只眼閉一只眼。但是隨著改革開放的進(jìn)一步發(fā)展，人們對(duì)檔案管理的意識(shí)有了深刻的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到這是企業(yè)之間進(jìn)行交流的重要保障。由此對(duì)檔案的利用更加頻繁，其開放程度與利用程度均有了進(jìn)一步的提升。但是這種提升也帶來的一些隱患，那就是檔案管理的工作人員不具備正確的保密意識(shí)，沒有形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，在工作中造成不少失誤。

1.2檔案保密管理的制度不全面

部分檔案管理部門未能嚴(yán)格依照《檔案法》以及《保密法》中的相關(guān)規(guī)定，制定完善的檔案保密規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理工作在落實(shí)過程中缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)依據(jù)。而且部分檔案管理部門雖然針對(duì)檔案保密管理工作有明確的規(guī)章制度要求，但是缺乏相應(yīng)的落實(shí)執(zhí)行措施，導(dǎo)致各項(xiàng)制度形同虛設(shè)，難以形成強(qiáng)有力的檔案保密管理體系。

1.3檔案保密管理技術(shù)手段低

要想將檔案的保密工作做到位，就必須要具備相應(yīng)的保密手段。但是這種技術(shù)手段在當(dāng)前的企業(yè)中并不常見。究其原因是企業(yè)檔案的保密工作意識(shí)不強(qiáng)，由此阻礙了檔案管理水平的提升。我們應(yīng)該將先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，使檔案管理與技術(shù)手段完美的結(jié)合，促進(jìn)保密工作的發(fā)展。另外，檔案的管理工作也應(yīng)該得到重視，只有工作人員具備認(rèn)真的工作態(tài)度，才能運(yùn)用多元化的技術(shù)手段促進(jìn)檔案管理的保密工作得到進(jìn)一步發(fā)展，保證檔案管理的安全性。

2.檔案保密管理的改進(jìn)方法

2.1提高檔案保密管理的保密意識(shí)

檔案保密工作的開展，首先要提高管理人員的保密管理意識(shí)，只有認(rèn)識(shí)到了保密管理的重要性，保密管理才能順利開展實(shí)施。其次，應(yīng)該加強(qiáng)宣傳進(jìn)行普法教育，對(duì)于檔案管理者而言必須要懂得《保密法》，從而約束自己約束他人，同時(shí)也要對(duì)檔案使用的人員進(jìn)行普法宣傳，讓使用檔案的人知道相關(guān)保密法規(guī)，從而利于檔案保密管理的工作。另外，作為檔案保密工作，由于性質(zhì)不同，而且保密檔案一般關(guān)乎著重要的信息文件，一旦泄露將對(duì)企業(yè)或相關(guān)人員造成較大安隱患，所以應(yīng)該成立一個(gè)專屬檔案保密管理的機(jī)構(gòu)，在保密檔案的用人選擇中應(yīng)在負(fù)責(zé)普通檔案管理的人員中挑選，第一這類人員通常了解公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)，對(duì)檔案管理工作能夠合格勝任，第二，選拔素質(zhì)較高得員工，通常這樣的員工具有較高的道德水準(zhǔn)及責(zé)任意識(shí)，通過這種保密機(jī)構(gòu)方案是實(shí)施，從而確保檔案的機(jī)密性及安全性。

2.2完善檔案保密管理制度

做好檔案管理保密工作必須要有一套屬于保密檔案的機(jī)制，從而確保檔案的機(jī)密管理。但檔案管理涉及的細(xì)節(jié)較多，所以完善管理制度要從整體管理體系進(jìn)行改進(jìn)，從根本出發(fā)并結(jié)合實(shí)際中存在的不足使檔案管理保密工作既不影響正常的檔案管理順序也能使檔案的保密工作做好。同時(shí)檔案保密工作也要進(jìn)行等級(jí)劃分，從而根據(jù)不同保密等級(jí)的需要進(jìn)行相關(guān)保密措施，從而在一定程度上節(jié)省人力資源、及物力資源的使用。此外，在保密文件的使用上要嚴(yán)格把關(guān)，建立相關(guān)監(jiān)督體系，對(duì)查看檔案的人員進(jìn)行相關(guān)規(guī)定，即在規(guī)定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，禁止拍照等，使檔案利用變得安全，從而避免保密檔案的泄密。

2.3使用各種新型檔案保密管理技術(shù)手段

多媒體以及電子檔案的保存方式主要有兩種，一種是借助于存儲(chǔ)盤進(jìn)行保存，另一種則是直接存儲(chǔ)與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)服務(wù)器上。對(duì)于通過存儲(chǔ)盤等存儲(chǔ)介質(zhì)保存的電子檔案資料，重點(diǎn)應(yīng)該做好存儲(chǔ)介質(zhì)的安全保管，定期進(jìn)行消磁以及修復(fù)，避免檔案數(shù)據(jù)資料的丟失。對(duì)于存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案資料，則首先應(yīng)該強(qiáng)化與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫相關(guān)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理，通過設(shè)置內(nèi)外網(wǎng)隔離或者是登錄訪問權(quán)限，并設(shè)置完善的防火墻，保證檔案資料不會(huì)受到非法的竊取。

3.檔案的利用工作

企業(yè)中的檔案管理主要是將企業(yè)方方面面的資料進(jìn)行整理與分類，從人員的個(gè)人信息到企業(yè)進(jìn)行貿(mào)易洽談的相關(guān)資料都屬于檔案管理的范疇。這關(guān)乎到企業(yè)的發(fā)展與員工的隱私的保密工作，因此我們應(yīng)該重視起來。及時(shí)糾正在管理過程中出現(xiàn)的不良行為，從而保證檔案的安全。例如，企業(yè)在進(jìn)行談判的過程中，需要掌握談判對(duì)象的相關(guān)信息，檔案在這種情況下就充分的發(fā)揮其功效，根據(jù)原有的文件分析談判對(duì)象的心理與動(dòng)機(jī)，從而促進(jìn)談判的順利進(jìn)行。如果不將這些案卷以及文件管理好，試想一下，又如何做到知己知彼呢，更不必說百戰(zhàn)百勝了。如果發(fā)現(xiàn)了檔案被銷毀的行為，一定要通知相關(guān)的管理部門，向領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)事件的經(jīng)過，找到補(bǔ)救措施，從而將損失降到最低。我們每一個(gè)公民都應(yīng)該具有保護(hù)國家機(jī)密的意識(shí)，這是我們的職責(zé)所在，是不容忽視的義務(wù)，更是檔案管理人員的應(yīng)盡的責(zé)任。但是在日常工作中，經(jīng)常有相應(yīng)的工作人員頑固職守，忽視檔案的保密工作，對(duì)自身的任務(wù)不負(fù)責(zé)任，導(dǎo)致但上述現(xiàn)象的發(fā)生。管理好檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)解除后顧之憂，幫助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的企業(yè)決策，從而促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

4.結(jié)語

綜上所述，為了企業(yè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)檔案管理的方法尤為重要，尤其是企業(yè)中的保密文件管理，在一定程度上影響著企業(yè)的發(fā)展，所以應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的保密意識(shí)，及建立健全檔案管理的保密制度，從而確保檔案的機(jī)密性。但在實(shí)際的檔案管理中仍然會(huì)遇到更多關(guān)于檔案管理保密工作的困難，工作人員應(yīng)充分發(fā)揮主觀能動(dòng)意識(shí)積極的參與到檔案的保密管理與利用中，從而使檔案保密工作符合時(shí)代的要求。

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