文書檔案的現(xiàn)代化管理策略

摘要：文書檔案是一種重要的信息資源，通常是指國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和社會組織在各種社會活動中，不斷形成并被作為原始記錄保存起來以便查證利用的歷史記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。文書檔案可以從多角度、多側(cè)面、多層次地記載一個部門或者一個單位的歷史沿革和發(fā)展變化，包括過去的也包括現(xiàn)在。隨著經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，文書檔案管理信息化和現(xiàn)代化，已經(jīng)成為檔案工作的主流。因此，只有樹立先進(jìn)的理念和科學(xué)的管理理論，并附之以適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、管理方法和手段，才能更好與時代發(fā)展相適應(yīng)。本文對文書檔案的現(xiàn)代化管理策略進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化管理；策略

1文書檔案管理的特點

首先，文書檔案管理具有綜合性特點。檔案管理通常需要經(jīng)過內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行綜合管理。從檔案類型來看，主要包括科學(xué)研究檔案、黨務(wù)工作檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、基礎(chǔ)建設(shè)檔案等。從檔案的來源來看，主要包括上級部門印發(fā)的文件，以及企事業(yè)單位制定的指導(dǎo)性、規(guī)章性、業(yè)務(wù)性和政策性文件。其次，文書檔案管理還具有專業(yè)性特點，在實際工作中形成的文書檔案，可以反映總體工作情況，因此，文書檔案內(nèi)容具有一定的專業(yè)性特點。比如，企事業(yè)單位指定的長遠(yuǎn)發(fā)展計劃，以及業(yè)務(wù)拓展等，都具有較強(qiáng)的專業(yè)性。再次，文書檔案管理具有保密性。文書檔案管理主要是為企事業(yè)單位的相關(guān)工作提供指導(dǎo)和幫助，因此，文書檔案一般都僅供單位內(nèi)部人員查閱，開放程度較低，具有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)性和保密性特征。最后，文書檔案管理還具有階段性特點。目前，企事業(yè)單位的行政管理科室相對較多，這導(dǎo)致文書檔案較為松散，為了增強(qiáng)文件的完整性和連續(xù)性，目前，企事業(yè)單位的文書管理周期多為半年或一年。

2文書檔案的現(xiàn)代化管理策略

2.1建立現(xiàn)代化管理制度

建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度并保證其落實到位，是做好文書檔案現(xiàn)代化管理的必要前提?，F(xiàn)代化文書檔案管理制度通常需要具備三大要素，即科學(xué)性、實用性與靈活性。有關(guān)管理人員要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的制度和管理方法，引進(jìn)新型管理模式，改進(jìn)并完善文書檔案管理結(jié)構(gòu)，在內(nèi)部建立起嚴(yán)格的管理體系。具體來說，首先應(yīng)當(dāng)廢除過去傳統(tǒng)落后的管理制度，在遵循國家相關(guān)法律法規(guī)的前提下，結(jié)合自身管理體制、組織結(jié)構(gòu)建立現(xiàn)代化的、適合本單位情況的文書檔案管理要求的管理制度，并使之形成一個嚴(yán)密的管理體系，為加強(qiáng)文書檔案管理奠定制度基礎(chǔ)。其次，健全文書檔案編修管理規(guī)范，在進(jìn)行文書檔案管理時，應(yīng)根據(jù)相關(guān)條例專門建立適用的現(xiàn)代化文書檔案管理制度。需規(guī)定工作人員在實行文書檔案管理工作時，必須有規(guī)劃地針對各類文書檔案進(jìn)行審查和編輯，要創(chuàng)建新的卷章目錄與統(tǒng)計臺賬，對文書檔案進(jìn)行搜集、整理、保存、統(tǒng)計、運(yùn)用等，并結(jié)合醫(yī)院實際情況，制定出對應(yīng)的工作計劃，定期對管理工作展開考核與評估，修改制度中的漏洞，使制度的科學(xué)性和實用性得到提高。

2.2合理運(yùn)用現(xiàn)代化的文書檔案管理設(shè)備

文書檔案現(xiàn)代化管理工作必須要以先進(jìn)技術(shù)設(shè)備為支撐。在文書檔案管理過程中引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，可以極大地提升管理工作的效率。各種現(xiàn)代化文書檔案管理設(shè)備的合理運(yùn)用，不但能降低管理成本、減少管理人員的工作量，還能提高文書檔案各種資料的有效利用率，從而實現(xiàn)文書檔案的有效共享。例如，在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理中必須常用的安全防范措施有：設(shè)置合理的登錄權(quán)限、系統(tǒng)保護(hù)密碼、信息查詢限制等，需要利用密鑰技術(shù)，對于保護(hù)電子版文書檔案有著重要作用，可以有效消除信息傳輸過程出現(xiàn)的安全問題，從而保障文書檔案網(wǎng)絡(luò)信息的安全性。而在文書檔案計算機(jī)信息管理系統(tǒng)正常運(yùn)行的情況下，防火墻技術(shù)、ASA技術(shù)等的科學(xué)運(yùn)用可以使得各種應(yīng)用層的各種數(shù)據(jù)得到比較深層的過濾，并且需要穿過防火墻的用戶在得到實時認(rèn)證才能查詢相關(guān)資料。由此可見，文書檔案管理工作中先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用以及錄入設(shè)備、掃描設(shè)備等的推廣，不但能促進(jìn)其信息化、規(guī)范化發(fā)展，還能充分提高文書檔案的利用價值，最終促進(jìn)我國檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

2.3加強(qiáng)現(xiàn)代化文書檔案管理部門人才隊伍建設(shè)

文檔管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。一是把好入口，從人員招聘環(huán)節(jié)開始關(guān)注。著力從相關(guān)高校引進(jìn)一批具有文書檔案管理相關(guān)專業(yè)學(xué)習(xí)背景的人才，優(yōu)化現(xiàn)有的文書檔案部門人員結(jié)構(gòu)。二是關(guān)注文書檔案管理人員的在職教育和培訓(xùn)工作?，F(xiàn)代化管理模式下，文書檔案管理領(lǐng)域不斷出現(xiàn)新的理論、新的方法、新的問題和新的挑戰(zhàn)，如果忽視在職培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，哪怕引進(jìn)的人才再優(yōu)秀，也跟不上時代的變化和發(fā)展要求。因此，各單位必須對崗位人員的在職教育工作有全面、正確的認(rèn)識，定期組織文書檔案管理部門人員參與在職培訓(xùn)，提高自身適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展要求的能力。三是要建立在職教育的約束和激勵機(jī)制。約束和激勵機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的解聘資格，增強(qiáng)參加在職教育的主動性和積極性。

3結(jié)束語

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，文書檔案的現(xiàn)代化管理也已成為了主要的發(fā)展趨勢?，F(xiàn)代化管理檔案既提高了文書檔案的管理水平，也促進(jìn)其向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展。因此，需要在文書檔案管理過程中引入現(xiàn)代化元素，建立新的監(jiān)督制度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，可以有效地提升文書檔案管理的效率，便于人們隨時查閱、編輯或取用檔案，從而最大限度地發(fā)揮出文書檔案的功效。隨著計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，文書檔案管理需要與時俱進(jìn)，合理運(yùn)用各種先進(jìn)的管理技術(shù)、設(shè)備，才能更好地滿足利用者的需求。

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[3]探究新時期如何做好文書檔案管理工作[J].徐源.時代金融.2018（09）.

（作者單位：伊春區(qū)房地產(chǎn)管理所）

作者簡介：王小兮，1983年6月，女，漢族，黑龍江伊春，助理工程師，研究方向：檔案管理。