論信息化背景下高職院校會計檔案的規(guī)范管理

溫璿

摘 要：高職院校會計檔案是極其重要的，它記錄的是高職院校建校以來的檔案信息，這對于高職院校來說是很寶貴的信息，在信息化的背景下，高職院校的會計檔案的管理也做出相應(yīng)的改革，以便適應(yīng)信息化的發(fā)展，本文主要是分析目前高職院校會計檔案管理的現(xiàn)狀，分析其存在的問題，探討在信息化的背景下，高職院校會計檔案的管理工作如何更好的規(guī)范化，以確保會計檔案的真實以及完整。

關(guān)鍵詞：信息化;高職院校;會計檔案;管理

引言

高職院校的會計檔案是展現(xiàn)高職院校各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要窗口，主要包括會計憑證和賬簿等組成高職院校信息資源的重要內(nèi)容，這些檔案的留存是院校發(fā)展的歷史見證者，具有一定的參考價值，我國的科技水平不斷的上升，信息化已經(jīng)在各個行業(yè)延伸，在這樣的背景下，高職院校會計檔案的信息化規(guī)范管理成為新的發(fā)展方向，信息化背景下迫使高職院校會計檔案必須探尋新型的管理方法，確保會計檔案更加安全，同時有效利用更加的便捷化，切實提高高職院校會計檔案的規(guī)范管理工作。

一、信息化背景下高職院校會計檔案規(guī)范管理中存在的問題

（一）高職院校會計檔案信息化建設(shè)意識不強

信息化背景下，高職院校會計檔案的革新首先必須要對信息化有一個全面的認識，然后再將二者進行融合，了解會計檔案信息化建設(shè)帶來的便利[1]。高職院校的相關(guān)人員必須充分認識到會計檔案的信息化建設(shè)不僅僅是裝一個系統(tǒng)那么簡單，要制定相關(guān)的實施，除了硬件措施到位之外，軟件系統(tǒng)必須緊隨其后，設(shè)置相應(yīng)的人員對軟件進行開發(fā)，專業(yè)技術(shù)人員還需要對相關(guān)的工作人員進行培訓(xùn)，讓他們熟知信息化之下的會計檔案系統(tǒng)，真正的把信息化會計檔案系統(tǒng)應(yīng)用于日常工作之中，會計檔案工作者不是簡單的會使用系統(tǒng)就可以了，還是真正的把檔案實現(xiàn)數(shù)據(jù)化，也要在日常的查找檔案數(shù)據(jù)中盡可能的使用信息化技術(shù)，這樣才會把會計檔案的信息化建設(shè)真正的實現(xiàn)，還有很多人相關(guān)的工作人員對信息系統(tǒng)軟件缺乏認識，比較盲目，所以造成高職院校會計檔案信息化建設(shè)比較滯后。

（二）高職院校會計檔案工作者專業(yè)技能低

高職院校會計檔案工作者工作理念尚未隨信息化時代進行改變，相對來講還是比較落后，對于會計檔案系統(tǒng)的信息化建設(shè)缺乏積極性，目前來講會計檔案工作者還是比較安于現(xiàn)狀，所以不善于學(xué)習(xí)新鮮的事物，導(dǎo)致會計檔案信息化建設(shè)難以推動，另一方面對于會計檔案相關(guān)的管理人員來說，還是缺乏專業(yè)性，并不是真正的科班出身，高職院校又沒有針對這些工作人員做系統(tǒng)的培訓(xùn)，這樣就導(dǎo)致其對相關(guān)的工作內(nèi)容不能熟練的操作，那么這樣的形式就導(dǎo)致會計檔案的信息化建設(shè)的推動是無效的，工作人員的專業(yè)技能直接限制了會計檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，高職院校對于信息化時代會計檔案的管理不夠重視，不要求相關(guān)的工作人員專業(yè)素質(zhì)的提高，也不加大對會計檔案信息化建設(shè)的投入，導(dǎo)致會計檔案的信息化建設(shè)的發(fā)展止步不前。

二、信息化背景下高職院校會計檔案規(guī)范管理的有效舉措

（一）高職院校需建立健全會計檔案管理的相關(guān)制度

目前我國的高職院校并沒有把會計檔案信息化建設(shè)作為重要的改善項目，同時也沒有落實會計檔案的相關(guān)的管理制度，現(xiàn)在急需建立一些會計檔案管理相關(guān)的制度內(nèi)容，完善其的管理，如針對會計檔案管理的工作流程進行細化，詳細的列舉，把會計檔案的收集、歸檔、查閱等一系列工作都進行明文規(guī)定，在規(guī)定的立定時，也必須把信息化融合在內(nèi)，結(jié)合信息化建設(shè)設(shè)置相關(guān)的工作流程，成立專門的會計檔案室，設(shè)置專門的負責(zé)人，制定會計檔案相關(guān)管理人員的管理規(guī)定，制度化的形式加強信息化時代會計檔案的規(guī)范化管理。

（二）高職院校需加強對于會計檔案管理人員的培訓(xùn)

在信息化時代，只有設(shè)施設(shè)備上推進高職院校的會計檔案管理工作是不行的，必須在設(shè)施設(shè)備完善的基礎(chǔ)上，加大對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，切實的把信息化運用于會計檔案管理工作之中[2]。會計檔案管理工作并不是說任何人都可以勝任，必須要求工作人員有相應(yīng)的會計和檔案管理方面的知識儲備，是一種綜合型的人才，但是目前高職院校會計檔案管理人員相對來說都是比較外行，沒有專業(yè)的技術(shù)水準，這就需要高職院校針對這些人專門的進行培訓(xùn)，以滿足日常工作的需要，讓他們熟悉工作內(nèi)容，并且把信息化時代檔案管理系統(tǒng)也融合在內(nèi)，綜合的對工作人員進行培訓(xùn)，同時要求檔案管理人員熟練掌握，定期考核，保障培訓(xùn)的成效。

（三）高職院校加大對會計檔案管理信息化系統(tǒng)的維護

在信息化大背景之下，會計檔案的信息化進程必須高職院校給予支持，提高其軟實力，增加會計檔案的存儲量，系統(tǒng)使用的便捷性，減少不必要的工作流程，保障檔案信息的完善，對賬簿和憑證等材料進行查詢的便捷性，同時會計檔案相對來說保密性比較強，所以就在數(shù)據(jù)錄入的時候系統(tǒng)必須保證其的安全性，同時對于錄入的數(shù)據(jù)工作人員要嚴謹?shù)倪M行核對，無誤之后才能進入系統(tǒng)之內(nèi)，確保會計檔案系統(tǒng)的真實性和安全性。

三、結(jié)束語

信息化背景下，高職院校會計檔案的管理必須實現(xiàn)信息化，形成信息化層面的規(guī)范管理形式，高職院校加強對會計檔案信息化建設(shè)的推進，形成建立健全的相關(guān)制度，加大對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，全方位的意識到會計檔案信息化管理的優(yōu)勢，真正使得高職院校會計檔案的信息化建設(shè)更上一個臺階。

參考文獻：

[1]侯浩.新時期下高職院校檔案管理工作的問題及對策[J].智庫時代，2019， 193（25）：91-92.

[2]陸冬梅.淺析大數(shù)據(jù)背景下高職院校人事檔案的管理與利用[J].中國管理信息化，2019，22（02）：189-190.