基層電大教務(wù)處設(shè)置與管理初探

王偉

國(guó)家開(kāi)放大學(xué)是以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，學(xué)歷教育與非學(xué)歷教育并舉，實(shí)施遠(yuǎn)程開(kāi)放教育的新型高等學(xué)校。它的學(xué)歷教育以遠(yuǎn)程教育為主，以導(dǎo)學(xué)為輔，突出學(xué)生自主化學(xué)習(xí)，強(qiáng)調(diào)實(shí)踐教學(xué)，而支撐這套完整教學(xué)模式的就是強(qiáng)大而完善的教務(wù)管理系統(tǒng)。全國(guó)基層電大上千家，不同基層電大有各自的管理特色。本文探討的就是如何讓基層電大教務(wù)管理配置合理化、精細(xì)化以及信息化，讓這個(gè)直接面對(duì)學(xué)生的管理部門更加高效和精準(zhǔn)，更好地為學(xué)生服務(wù)。

1 引言

國(guó)家開(kāi)放大學(xué)（原中央廣播電視大學(xué)，以下簡(jiǎn)稱國(guó)開(kāi)）是以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，學(xué)歷教育與非學(xué)歷教育并舉，實(shí)施遠(yuǎn)程開(kāi)放教育的新型高等學(xué)校。國(guó)家開(kāi)放大學(xué)雖然通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程教育，但是它又不同于其他網(wǎng)絡(luò)學(xué)院，它強(qiáng)調(diào)導(dǎo)學(xué)、實(shí)踐教學(xué)和學(xué)生的自主學(xué)習(xí)，它的教務(wù)管理方式與普通高校一樣，強(qiáng)大而完善，而各個(gè)基層電大的教務(wù)管理是按照國(guó)開(kāi)的教務(wù)管理要求而設(shè)置，它們直接面對(duì)學(xué)生，負(fù)責(zé)收集和掌握開(kāi)放教育教務(wù)管理的第一手資料。

早在1999年，教育部組織實(shí)施“中央廣播電視大學(xué)人才培養(yǎng)模式改革和開(kāi)放教育試點(diǎn)”項(xiàng)目，旨在探索并構(gòu)建現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育條件下人才培養(yǎng)的模式以及相應(yīng)的教學(xué)模式、管理模式和運(yùn)行機(jī)制。如今經(jīng)過(guò)了近20年，國(guó)家開(kāi)放大學(xué)的學(xué)歷教育摸索出以遠(yuǎn)程教育為主，導(dǎo)學(xué)為輔，突出學(xué)生自主化學(xué)習(xí)，強(qiáng)調(diào)實(shí)踐的教育模式日臻成熟完善。如下圖，學(xué)生需要經(jīng)過(guò)入學(xué)測(cè)試和資料審核后才可以進(jìn)入國(guó)開(kāi)進(jìn)行學(xué)習(xí)，他們每學(xué)期按照各基層電大教務(wù)處根據(jù)國(guó)開(kāi)教學(xué)計(jì)劃開(kāi)設(shè)的課程開(kāi)展學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)方式的是通過(guò)導(dǎo)學(xué)教師導(dǎo)學(xué)和國(guó)開(kāi)學(xué)習(xí)平臺(tái)開(kāi)展自主學(xué)習(xí)，并完成相應(yīng)課程的形成性考核（形成性考核有紙質(zhì)的、網(wǎng)上平臺(tái)的、大作業(yè)等，有的課程還需要進(jìn)行實(shí)踐，例如會(huì)計(jì)專業(yè)的《基礎(chǔ)會(huì)計(jì)》、《會(huì)計(jì)操作實(shí)務(wù)》、《電算化會(huì)計(jì)》等），期末前根據(jù)考試大綱進(jìn)行相應(yīng)課程的復(fù)習(xí)，最后通過(guò)相應(yīng)課程終結(jié)性考核（終結(jié)性考核有大作業(yè)、機(jī)考、紙質(zhì)等多種形式）才算完成該門課程的學(xué)習(xí)，并取得學(xué)分。全部課程學(xué)習(xí)結(jié)束后，還需要經(jīng)過(guò)專業(yè)老師的輔導(dǎo)完成畢業(yè)論文和社會(huì)實(shí)踐的撰寫，而本科生還需要通過(guò)論文答辯。通過(guò)五個(gè)學(xué)期的學(xué)習(xí)，國(guó)開(kāi)學(xué)生修完報(bào)考專業(yè)的最低畢業(yè)學(xué)分，并通過(guò)國(guó)開(kāi)的畢業(yè)審核后才能畢業(yè)，因此，國(guó)開(kāi)學(xué)生的學(xué)習(xí)過(guò)程是嚴(yán)謹(jǐn)而完善的。網(wǎng)上學(xué)習(xí)方便了學(xué)生課后學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)APP方便了學(xué)生隨時(shí)隨地學(xué)習(xí)，而導(dǎo)學(xué)和自主學(xué)習(xí)，以及各實(shí)踐課程的開(kāi)展，提高了他們的學(xué)習(xí)和工作的能力，同時(shí)也造就國(guó)開(kāi)文憑的高含金量。另外，學(xué)生在校期間還可以辦理休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)（由于國(guó)開(kāi)教學(xué)點(diǎn)幾乎遍及全國(guó)），還可以申請(qǐng)學(xué)位等，上述這些這些都屬于教務(wù)管理的業(yè)務(wù)范疇。

2 基層電大教務(wù)處的基本業(yè)務(wù)

基層電大的教務(wù)處基本業(yè)務(wù)一般包括這三個(gè)模塊：教學(xué)管理、學(xué)籍管理和考試管理。每所基層電大會(huì)根據(jù)自身的發(fā)展情況和學(xué)生的規(guī)模進(jìn)行相應(yīng)的崗位設(shè)置。以我校為例，教學(xué)管理主要業(yè)務(wù)包括教學(xué)計(jì)劃課程的開(kāi)設(shè)、教材管理、班主任管理、師資管理、導(dǎo)學(xué)安排、形成性考核管理（包括網(wǎng)上形成性考核）、畢業(yè)作業(yè)（實(shí)踐課）管理、畢業(yè)滿意度調(diào)查等。學(xué)籍管理的主要業(yè)務(wù)包括學(xué)生學(xué)籍管理、課程注冊(cè)、免修免考申請(qǐng)、休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、在籍學(xué)生統(tǒng)計(jì)、學(xué)位英語(yǔ)（等級(jí)英語(yǔ)）報(bào)名管理、成績(jī)管理、畢業(yè)管理（含電子攝像）等。考試管理主要業(yè)務(wù)包括考點(diǎn)申請(qǐng)、各種考試的報(bào)考（包含報(bào)名管理）、考務(wù)編排、考務(wù)物品準(zhǔn)備、考務(wù)培訓(xùn)、考前準(zhǔn)備、考中的組織安排、成績(jī)回傳、考后的總結(jié)檔案整理等。

3 基層電大教務(wù)處的信息化管理

隨著這些年信息技術(shù)不斷發(fā)展，越來(lái)越多的信息技術(shù)運(yùn)用到了國(guó)開(kāi)教務(wù)管理中，例如，國(guó)開(kāi)教務(wù)管理平臺(tái)、網(wǎng)上實(shí)驗(yàn)平臺(tái)、云教室、各種網(wǎng)上形成性考核平臺(tái)、各種上機(jī)考試軟件等。在日常的業(yè)務(wù)處理中，大量的表格需要處理，例如開(kāi)課表、導(dǎo)學(xué)課表、學(xué)生成績(jī)表、教材發(fā)放表、考試形式表、考試通知單等，可以說(shuō)基層電大教務(wù)管理對(duì)信息技術(shù)依賴程度是越來(lái)越高，對(duì)工作人員信息技術(shù)能力要求也越來(lái)越高。因此，許多基層電大將教務(wù)處與信息技術(shù)處進(jìn)行合并，成立教務(wù)信息處，有的學(xué)校甚至把技術(shù)員混編到教務(wù)處各科室，這樣合并后有三電大優(yōu)勢(shì)：

3.1實(shí)現(xiàn)機(jī)考的扁平化管理

國(guó)開(kāi)的大型終結(jié)性考核主要有兩種方法：一種是紙質(zhì)考試，另一種是機(jī)考，即采用服務(wù)器與計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行考試。由于采用題庫(kù)隨機(jī)抽取，考試時(shí)間由基層電大在國(guó)開(kāi)約定的時(shí)間內(nèi)完成，靈活機(jī)動(dòng)，極大地方便了考生，節(jié)約了考室，同時(shí)還提高了學(xué)生的實(shí)踐能力。國(guó)開(kāi)現(xiàn)在開(kāi)展的機(jī)考主要有國(guó)開(kāi)基于網(wǎng)絡(luò)考試，分部的基于網(wǎng)絡(luò)考試、計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)考試、信息技術(shù)應(yīng)用基礎(chǔ)考試、計(jì)算機(jī)文化基礎(chǔ)考試、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)基礎(chǔ)考試以及全國(guó)網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一考試等。以前，機(jī)考由教務(wù)處考試科根據(jù)國(guó)開(kāi)和省電大要求制定考試計(jì)劃，并完成報(bào)考、考試通知單和報(bào)考文件的制作等，然后由分管校長(zhǎng)協(xié)調(diào)，由信息技術(shù)處的工作人員去完成服務(wù)器、考試端的準(zhǔn)備以及報(bào)考數(shù)據(jù)的導(dǎo)入工作，考中進(jìn)行考試系統(tǒng)的維護(hù)，考后數(shù)據(jù)上傳等，考后與教務(wù)分管考試工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的核對(duì)并回傳。這需要教務(wù)處與信息技術(shù)處的通力合作才能完成，但是如果某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題，由于涉及到兩個(gè)平行部門，排查起來(lái)非常困難。因此將教務(wù)與信息合并之后，上機(jī)考試這條線可以完全貫通，實(shí)現(xiàn)扁平化管理，中間環(huán)節(jié)如有問(wèn)題排查起來(lái)非常方便，提高了工作效率。

3.2可以將信息技術(shù)融入到日常管理中

教務(wù)管理中需要處理很多的電子表單，例如考試形式表、試卷份數(shù)等。而這時(shí)候計(jì)算機(jī)水平較高的工作人員處理這些表單會(huì)起到事半功倍的作用，例如使用電子表格中的函數(shù)“VLOOKUP”可以很快完成上萬(wàn)條報(bào)考數(shù)據(jù)中考試形式的分類，而電子表格的“數(shù)據(jù)透視圖”功能，可以方便的匯總試卷份數(shù)，并與教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行核對(duì)，高效而準(zhǔn)確。信息技術(shù)也可以幫助我們高效地處理某些業(yè)務(wù)，例如學(xué)生畢業(yè)時(shí)的電子信息采集中的電子攝像，以前通過(guò)發(fā)號(hào)牌，人工記錄學(xué)生的學(xué)號(hào)和姓名，并錄入電子表格中排序，最后還需進(jìn)行人工核對(duì)，耗時(shí)耗力不說(shuō)，還容易出錯(cuò)?，F(xiàn)在通過(guò)對(duì)“精倫身份證閱讀器”軟件的二次開(kāi)發(fā)，可以實(shí)現(xiàn)刷身份證記錄拍攝排序，節(jié)省了人力，提高了準(zhǔn)確性。因此一些小程序和小應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)和使用，可以極大提高教務(wù)處日常管理工作效率和準(zhǔn)確性。

3.3可以為本校的教務(wù)管理開(kāi)發(fā)系統(tǒng)提供技術(shù)支持

國(guó)開(kāi)教務(wù)管理系統(tǒng)是自上而下設(shè)計(jì)的，而上千所基層電大的管理方法各有千秋，每所學(xué)校都各有各自的特色，正因?yàn)槿绱嗽斐闪嗽S多教務(wù)管理工作仍然需要單獨(dú)手工完成。于是很多基層電大根據(jù)本校自身特點(diǎn)開(kāi)發(fā)了適合自己的教務(wù)管理系統(tǒng)（或APP），例如本省的安吉、德清、海鹽等學(xué)校都各自開(kāi)發(fā)自己的教務(wù)管理系統(tǒng)或手機(jī)APP。眾所周知，一個(gè)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)頂層設(shè)計(jì)非常重要，否則開(kāi)發(fā)出來(lái)的系統(tǒng)不僅不能起到作用， 反而會(huì)對(duì)工作造成困擾。因此，教務(wù)與信息的合并，可以有效地解決這個(gè)問(wèn)題，信息技術(shù)人員在熟悉教務(wù)管理流程后，可以為系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)提供招標(biāo)參數(shù)、開(kāi)發(fā)參考、開(kāi)發(fā)流程圖（如上圖），甚至參與系統(tǒng)的編程。上述學(xué)校信息技術(shù)人員在熟悉教務(wù)管理流程后，成為開(kāi)發(fā)本校教務(wù)管理系統(tǒng)（APP）的設(shè)計(jì)者和領(lǐng)導(dǎo)者，甚至是中堅(jiān)力量。而系統(tǒng)的成功開(kāi)發(fā)為他們所在的學(xué)校的教務(wù)管理節(jié)約了大量的人力，成倍地提高了工作效率，而且差錯(cuò)率幾乎為零。

綜上，由于教務(wù)管理直接服務(wù)于學(xué)生，與學(xué)生的學(xué)習(xí)、成績(jī)以及畢業(yè)息息相關(guān)，不能有錯(cuò)漏。而信息技術(shù)的引入，不僅可以提高教務(wù)處的工作效率，而且還可以減少工作的差錯(cuò)，效果明顯。

4 學(xué)歷教育與非學(xué)歷教育的整合

國(guó)家開(kāi)放大學(xué)現(xiàn)在不僅開(kāi)展學(xué)歷教育，還開(kāi)展非學(xué)歷教育，許多基層電大同時(shí)也是當(dāng)?shù)氐纳鐓^(qū)學(xué)院，開(kāi)展著許多非學(xué)歷的教育，例如培訓(xùn)、社區(qū)教育、老年教育等。因此，非學(xué)歷教育也日漸成為基層電大另外一項(xiàng)重要任務(wù)，而非學(xué)歷教育中培訓(xùn)占了很大比例。而培訓(xùn)所需資源很大層度上與電大的教師和設(shè)施資源重合，如果培訓(xùn)單獨(dú)安排就很容易與電大的學(xué)歷教育中的導(dǎo)學(xué)安排相沖突，因此將非學(xué)歷教育中的培訓(xùn)整合到電大的教學(xué)管理業(yè)務(wù)中，可以合理高效的利用電大教師和設(shè)施資源，大大降低兩者產(chǎn)生沖突的可能性。

5 結(jié)束語(yǔ)

國(guó)開(kāi)系統(tǒng)里流傳著一句話：“招生是生存線，教學(xué)與管理是生命線，考試是警戒線”，其中兩條與教務(wù)管理有關(guān)，可見(jiàn)教務(wù)管理在電大管理中的重要性?；鶎与姶蟮慕虅?wù)管理直接面對(duì)學(xué)生，服務(wù)于學(xué)生，它服務(wù)質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到學(xué)生在國(guó)家開(kāi)放的學(xué)習(xí)感受。因此，基層電大的教務(wù)管理配置必須合理化、精細(xì)化以及信息化，這樣才能更好地為學(xué)生服務(wù)。

（作者單位：浙江電大桐鄉(xiāng)學(xué)院（桐鄉(xiāng)社區(qū)學(xué)院））