淺談電子發(fā)票和電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)

幸倞　陳世忠

摘要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)信息化快速地推進(jìn)，電子發(fā)票逐步成為一種新型的開票和管理模式。全面推廣電子發(fā)票，不僅可以解決發(fā)票管理的諸多問(wèn)題，而且可以大力地促進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)。

關(guān)鍵詞：電子發(fā)票;電子會(huì)計(jì)檔案;信息化

一、電子發(fā)票的現(xiàn)狀

電子發(fā)票是記錄和反映商品買賣或交易的一種電子證明，是發(fā)票的無(wú)紙化形式，是企業(yè)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的重要依據(jù)。

在電子發(fā)票應(yīng)用上，國(guó)外已積累了許多成功的經(jīng)驗(yàn)。例如，美國(guó)普遍地采用電子發(fā)票，約有80%左右的大公司在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中采用電子發(fā)票。在歐洲，電子發(fā)票應(yīng)用非常廣泛，芬蘭、瑞典等國(guó)家積極地進(jìn)行有關(guān)電子發(fā)票的立法工作。

在我國(guó)，國(guó)家稅務(wù)總局于2013年4月正式頒布《網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理辦法》，在全國(guó)范圍內(nèi)推行網(wǎng)絡(luò)發(fā)票。2015年2月，中國(guó)人壽保險(xiǎn)公司開具我國(guó)金融保險(xiǎn)業(yè)的第一張電子發(fā)票。2015年8月，我國(guó)北京、上海、浙江和深圳四個(gè)地方，開展了增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)的試運(yùn)行工作。2015年12月，我國(guó)全面推行增值稅電子發(fā)票，明確規(guī)定電子發(fā)票可以報(bào)銷入賬。

2018年開始，我國(guó)交通運(yùn)輸部全面推行用戶卡通行費(fèi)的增值稅電子發(fā)票，不再使用紙質(zhì)版發(fā)票。

二、電子發(fā)票的主要優(yōu)點(diǎn)

（一）大幅度地降低發(fā)票運(yùn)行成本

電子發(fā)票是發(fā)票的電子圖片，是一連串財(cái)稅信息的電子記錄。電子發(fā)票的應(yīng)用不僅減少發(fā)票的印制成本，也降低了企業(yè)的發(fā)票流轉(zhuǎn)和管理成本。據(jù)統(tǒng)計(jì)資料顯示，電子發(fā)票由于采用電子載體方式，其成本只相當(dāng)于紙質(zhì)發(fā)票的1/20。從紙質(zhì)發(fā)票到電子發(fā)票，對(duì)于企業(yè)會(huì)計(jì)工作來(lái)說(shuō)，是一個(gè)從“重載”到“輕裝”的過(guò)程。電子發(fā)票的應(yīng)用，節(jié)省了制版、打印、存儲(chǔ)和運(yùn)輸?shù)瘸杀荆?jié)約了大量的時(shí)間和人力，避免了紙質(zhì)發(fā)票的毀損、遺失、盜竊風(fēng)險(xiǎn)。電子發(fā)票的填制、核準(zhǔn)、配號(hào)、數(shù)據(jù)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)全部在線上操作，節(jié)省了企業(yè)財(cái)務(wù)人員多次地往返于稅務(wù)局辦理發(fā)票事務(wù)的耗費(fèi)時(shí)間。另外，受票人也可以利用電腦、手機(jī)等設(shè)備，隨時(shí)在線上查詢電子發(fā)票的詳細(xì)信息。

（二）提高企業(yè)財(cái)務(wù)分析的效率和準(zhǔn)確性

電子發(fā)票作為電子原始憑證，可以直接導(dǎo)入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。電子發(fā)票上承載的各項(xiàng)信息，包括發(fā)票號(hào)碼、采購(gòu)單價(jià)、數(shù)量、金額、納稅人識(shí)別號(hào)、稅金等，可以在系統(tǒng)中進(jìn)行歸集和處理，然后，自動(dòng)計(jì)算資產(chǎn)負(fù)債率、流動(dòng)比率、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率等各項(xiàng)財(cái)務(wù)指標(biāo)。企業(yè)財(cái)務(wù)分析效率和準(zhǔn)確性的提高，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和投資決策提供更為合理的、科學(xué)的依據(jù)。

（三）容易查詢發(fā)票真?zhèn)?/p>

企業(yè)發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)后，將商品買賣或交易信息上傳至稅務(wù)部門的服務(wù)器。服務(wù)器上的征管系統(tǒng)對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行分類、編碼、存儲(chǔ)等，然后模擬紙質(zhì)發(fā)票的開票方式，以彩圖形式生成帶有發(fā)票專用章的電子發(fā)票，由開票企業(yè)交給受票人。同時(shí)，電子發(fā)票明細(xì)數(shù)據(jù)自動(dòng)存入稅務(wù)部門的電子底賬系統(tǒng)。受票人可以通過(guò)微信、電郵或手機(jī)端等方式接受電子發(fā)票，也可以在電子發(fā)票平臺(tái)查詢、驗(yàn)證或者打印電子發(fā)票。

（四）有利于政府加強(qiáng)稅收管理

電子發(fā)票實(shí)質(zhì)上是一種在線發(fā)票，在買賣雙方交易完成時(shí)實(shí)時(shí)生成，與紙質(zhì)發(fā)票相比，傳遞時(shí)間短，處理流程少，開票效率高。從稅務(wù)部門來(lái)看，電子發(fā)票記錄的營(yíng)業(yè)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)上傳，有利于對(duì)開票企業(yè)的納稅數(shù)據(jù)進(jìn)行線上查詢、統(tǒng)計(jì)和監(jiān)控，保證國(guó)家稅款不流失，實(shí)現(xiàn)公平稅負(fù)和信息管稅，從源頭上杜絕了偽造發(fā)票和虛構(gòu)發(fā)票信息的現(xiàn)象。

三、電子發(fā)票對(duì)會(huì)計(jì)核算的積極作用

電子發(fā)票是一種新型的發(fā)票形式，統(tǒng)一地設(shè)定發(fā)票類型、版面、字體標(biāo)準(zhǔn)、二維碼等，是一種重要的原始憑證，是整個(gè)會(huì)計(jì)核算流程的起點(diǎn)，保證了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的真實(shí)性和會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，為會(huì)計(jì)核算提供了實(shí)時(shí)、全面、規(guī)范的數(shù)據(jù)，對(duì)會(huì)計(jì)核算帶來(lái)了深遠(yuǎn)的影響。

（一）保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性和透明度

電子發(fā)票一旦開具后，在系統(tǒng)中自動(dòng)生成記賬憑證，提升了會(huì)計(jì)電算化程度。由于每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息都實(shí)時(shí)地記錄下來(lái)，保證了采集信息的真實(shí)可靠，減少人為的主觀判斷，避免人工操作帶來(lái)的失誤。受票人取得電子發(fā)票后，通過(guò)掃描二維碼，對(duì)發(fā)票信息進(jìn)行讀取，實(shí)時(shí)查詢發(fā)票真?zhèn)巍恼嵌瓤?，電子發(fā)票上的各項(xiàng)數(shù)據(jù)在線上獲取，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)體現(xiàn)為電子網(wǎng)頁(yè)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)稅務(wù)、工商、檢察數(shù)據(jù)共享，提高對(duì)企業(yè)的監(jiān)管能力。

（二）促進(jìn)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程電子化和科學(xué)化

電子發(fā)票的推廣應(yīng)用，將過(guò)去的手工報(bào)銷轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘓?bào)銷，簡(jiǎn)化了賬務(wù)報(bào)銷流程，促進(jìn)了報(bào)銷效率的提高。在財(cái)務(wù)報(bào)銷平臺(tái)上，報(bào)銷人按要求填寫電子報(bào)銷單，把電子發(fā)票和其他電子附件上傳至平臺(tái)指定欄內(nèi)。財(cái)務(wù)人員審核報(bào)銷人上傳的電子資料，審核無(wú)誤后，點(diǎn)擊生成電子記賬憑證。財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)以電子發(fā)票號(hào)碼為識(shí)別，自動(dòng)剔除個(gè)別重復(fù)報(bào)銷的電子發(fā)票，然后，接受未重復(fù)的電子發(fā)票與電子記賬憑證。財(cái)務(wù)復(fù)核人員詳細(xì)地復(fù)核電子發(fā)票及其他電子附件，在確認(rèn)無(wú)誤之后，上報(bào)審批。獲批之后，出納員通過(guò)網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬支付，完成報(bào)銷流程。電子發(fā)票逐步地取代紙質(zhì)發(fā)票，將實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算無(wú)紙化，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的統(tǒng)一化、精細(xì)化、智能化。

（三）解決發(fā)票報(bào)銷難問(wèn)題

報(bào)銷人在提交電子發(fā)票時(shí)，可以隨時(shí)打印，打印次數(shù)也沒有限制，無(wú)需擔(dān)心發(fā)票丟失或損毀而影響報(bào)銷。特別是企業(yè)長(zhǎng)期駐外人員在報(bào)銷時(shí)不必寄送紙質(zhì)資料，而是直接在線上傳輸電子發(fā)票到企業(yè)總部的財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門在線上審核、復(fù)核、報(bào)批及支付，大大提高報(bào)銷效率，提高企業(yè)員工的滿意度。

國(guó)家稅務(wù)總局2015年84號(hào)文件規(guī)定，增值稅電子發(fā)票打印后，其法律效力、基本使用與紙質(zhì)發(fā)票相同。所以，在法律層面上，電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等的效果。審核人員可通過(guò)識(shí)別軟件，以掃描二維碼方式，點(diǎn)擊進(jìn)入電子發(fā)票平臺(tái)，核實(shí)電子發(fā)票信息的真實(shí)性和完整性，完成發(fā)票報(bào)銷流程。

（四）為未來(lái)建立全國(guó)統(tǒng)一發(fā)票平臺(tái)奠定基礎(chǔ)

目前，各省的電子發(fā)票平臺(tái)都是各自開發(fā)、各自獨(dú)立的，全國(guó)沒有形成統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)票平臺(tái)。電子發(fā)票平臺(tái)不統(tǒng)一，不利于全國(guó)發(fā)票數(shù)據(jù)的獲取、交換、統(tǒng)計(jì)和比較。電子發(fā)票是信息化的必由之路，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定水平后的必然產(chǎn)物。隨著電子發(fā)票的廣泛應(yīng)用，全國(guó)將統(tǒng)一和規(guī)范電子發(fā)票系統(tǒng)的使用和管理，對(duì)電子發(fā)票的類型、標(biāo)準(zhǔn)、格式、字體、印章做出統(tǒng)一規(guī)定，使得各省份可以使用統(tǒng)一的發(fā)票信息線上采集平臺(tái)和數(shù)據(jù)交換模塊。

四、以電子發(fā)票為契機(jī)，加快電子會(huì)計(jì)檔案的全面建設(shè)

電子會(huì)計(jì)檔案包括了四項(xiàng)內(nèi)容：電子會(huì)計(jì)憑證、電子賬簿、電子財(cái)務(wù)報(bào)表以及其他電子會(huì)計(jì)檔案。從我國(guó)現(xiàn)有的發(fā)展水平來(lái)看，第二、三項(xiàng)內(nèi)容可以實(shí)現(xiàn)全面電子化，第一、四項(xiàng)只能實(shí)現(xiàn)部分電子化。從會(huì)計(jì)檔案的部分電子化，到全面電子化，這個(gè)過(guò)程仍需時(shí)日。電子發(fā)票屬于電子原始憑證，在電子會(huì)計(jì)憑證中的比例較大。電子發(fā)票應(yīng)用，為會(huì)計(jì)憑證電子化提供了前提條件和寶貴經(jīng)驗(yàn)，并促進(jìn)其他電子會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)和推廣，最終，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的全面電子化。

2016年1月1日，我國(guó)新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》正式生效。該辦法從法律上肯定電子會(huì)計(jì)檔案的效力，確定了電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等電子化管理，允許符合條件的會(huì)計(jì)檔案只建立電子檔案，不建立紙質(zhì)檔案。這些規(guī)定對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化的發(fā)展產(chǎn)生十分深遠(yuǎn)的影響。

（一）提高會(huì)計(jì)檔案使用效率

平時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)部門產(chǎn)生許多的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這些紙質(zhì)檔案需要按類別進(jìn)行梳理和保管，所以，財(cái)務(wù)部門只能投入大量的人力和物力。隨著紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案日積月累，儲(chǔ)存的物理空間需要越來(lái)越大?？梢哉f(shuō)，會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等檔案資料的移交、分類、整理、歸檔、存放已成為財(cái)務(wù)部門的沉重負(fù)擔(dān)。由于紙質(zhì)檔案管理需具備防盜、防鼠、防塵、防潮等各項(xiàng)設(shè)施，檔案室管理成本相對(duì)較高。

推廣電子會(huì)計(jì)檔案，不僅節(jié)省大量紙質(zhì)資料的打印、傳送、整理成本，而且降低了歸檔后的保管成本，避免社會(huì)資源的不必要損耗。電子會(huì)計(jì)檔案的傳輸與保存流程，既高效又簡(jiǎn)潔，使得會(huì)計(jì)檔案的利用效率顯著提高。電子發(fā)票以電子圖片形式存放在會(huì)計(jì)檔案里，與電子會(huì)計(jì)憑證、電子明細(xì)賬關(guān)聯(lián)，形成一個(gè)成套的、安全的、規(guī)范的電子會(huì)計(jì)文件。這種方式滿足了檔案使用人員的調(diào)閱需求，保證了電子會(huì)計(jì)檔案的安全性和保密性，創(chuàng)造一種便利的、靈活的會(huì)計(jì)信息查閱環(huán)境，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票在更大范圍內(nèi)的利用和共享，實(shí)現(xiàn)真正意義上的“無(wú)紙化”。

（二）促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案大數(shù)據(jù)的發(fā)展

社會(huì)經(jīng)濟(jì)治理和現(xiàn)代化建設(shè)需要大數(shù)據(jù)的支持，企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)也需要大數(shù)據(jù)的分析和支撐。企業(yè)通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行過(guò)濾和處理，可以尋求和捕捉新的商業(yè)機(jī)會(huì)，選取最優(yōu)的經(jīng)濟(jì)決策。電子會(huì)計(jì)檔案促進(jìn)了會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和高效利用，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)、投資和籌資提供多維度的參考數(shù)據(jù)，為企業(yè)全面信息化、科學(xué)化發(fā)展注入新的活力。

（三）積極發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的作用

在開展會(huì)計(jì)檢查和會(huì)計(jì)監(jiān)督時(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案帶來(lái)諸多方便。檢查人員的電腦軟件與電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)對(duì)接，可以多層次、全方位地獲取全面的、準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息，順利進(jìn)行復(fù)核和監(jiān)督，提高監(jiān)督的時(shí)效性，有效地防范會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)。在電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)中，設(shè)置不同層次的使用權(quán)限，有效地防范某些圖謀不軌者對(duì)會(huì)計(jì)資料的篡改，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

（四）提升企業(yè)信息化管理水平

企業(yè)財(cái)務(wù)處理流程，記錄了營(yíng)業(yè)收入、物資采購(gòu)、存貨管理、資金運(yùn)營(yíng)等過(guò)程的資金流動(dòng)。電子會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生于電子發(fā)票、電子原始憑證、電子記賬憑證、電子明細(xì)賬、電子總賬到電子會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)信息控制流程。企業(yè)業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)從電子發(fā)票到最終電子財(cái)務(wù)報(bào)告整個(gè)流程的自動(dòng)化處理，提高會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、相關(guān)性和完整性。電子會(huì)計(jì)檔案管理的推進(jìn)，有利于企業(yè)信息化的發(fā)展。

五、電子發(fā)票和電子會(huì)計(jì)檔案要解決的共同問(wèn)題

（一）信息安全問(wèn)題

企業(yè)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，連接到稅務(wù)部門的電子發(fā)票系統(tǒng)。在這種情況下，企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的信息安全問(wèn)題，是一個(gè)極其重要的問(wèn)題。電子發(fā)票信息包含了企業(yè)不少的商業(yè)機(jī)密，在發(fā)票開具時(shí)，需要提取、傳送大量的企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)。一旦電子發(fā)票系統(tǒng)遭受惡意網(wǎng)絡(luò)攻擊，企業(yè)的商業(yè)機(jī)密就有可能泄露，形成巨大的信息安全隱患。稅務(wù)部門應(yīng)充分利用國(guó)家行政職能，促使系統(tǒng)開發(fā)商在設(shè)計(jì)中采取防篡動(dòng)、防竊密、防黑客的安全措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子發(fā)票數(shù)據(jù)的全程保護(hù)。

電子會(huì)計(jì)檔案在病毒防范、網(wǎng)絡(luò)安全、存儲(chǔ)保管等方面，也要嚴(yán)格控制風(fēng)險(xiǎn)和保障信息安全。采用防火墻、入侵檢測(cè)、防病毒和加密等技術(shù)手段，保證電子會(huì)計(jì)檔案完整、齊全和真實(shí)性，嚴(yán)防不良分子的攻擊和破解，確保電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的出入口安全。為了絕對(duì)保證電子數(shù)據(jù)的信息安全，可以采取內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)物理隔離、雙機(jī)備份等措施，建立電子會(huì)計(jì)檔案監(jiān)控制度，設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、完整的、分層的?quán)限體系，加強(qiáng)檔案人員專業(yè)培訓(xùn)，建立和健全一整套有關(guān)電子會(huì)計(jì)檔案的信息安全保障體系。

（二）規(guī)范管理問(wèn)題

電子發(fā)票和電子會(huì)計(jì)檔案一般是財(cái)務(wù)部門進(jìn)行保管的，但是，這些人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，往往是兼任的，所以，有時(shí)出現(xiàn)管理不到位的情況。電子會(huì)計(jì)檔案管理的職責(zé)不明確，缺乏規(guī)范的管理流程，人為主觀隨意性很大。在檔案庫(kù)中，有時(shí)出現(xiàn)歸類錯(cuò)誤、檔案丟失或無(wú)法查找等情況，對(duì)檔案使用帶來(lái)很大的困擾，以致電子會(huì)計(jì)檔案無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，電子發(fā)票和電子會(huì)計(jì)檔案，亟待建立一系列科學(xué)的、完善的、規(guī)范的管理制度。

（三）智能化不足問(wèn)題

目前，電子發(fā)票和電子會(huì)計(jì)檔案智能程度不高，其調(diào)閱過(guò)程模擬人工操作。今后，電子會(huì)計(jì)檔案的管理工作，應(yīng)放開視野，提供智能服務(wù)，大力發(fā)展電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)，開發(fā)數(shù)字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術(shù)檔案等。

（四）執(zhí)行落實(shí)問(wèn)題

電子會(huì)計(jì)檔案，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)工作來(lái)講是一件重大工作。企業(yè)須從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合本企業(yè)檔案管理制度，分析本企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題，制定完整的解決方案，或者，派人學(xué)習(xí)和借鑒優(yōu)秀單位的經(jīng)驗(yàn)，引入先進(jìn)的檔案管理手段。電子會(huì)計(jì)檔案需要檔案管理人員掌握新的管理知識(shí)和技能，參加培訓(xùn)和提升自我，積極運(yùn)用電子發(fā)票和電子會(huì)計(jì)檔案的先進(jìn)管理方法。

參考文獻(xiàn)：

[1]涂純.電子發(fā)票在中國(guó)的應(yīng)用和前景[J].時(shí)代金融，2014年9月.

[2]王薇“.中國(guó)電子發(fā)票藍(lán)皮書”在京發(fā)布[J].中國(guó)市場(chǎng)，2011年8月.