淺析新形勢下基層檔案管理與發(fā)展

劉暢

摘要：隨著經(jīng)濟與社會的不斷發(fā)展，在當(dāng)前的基層部門管理過程中，要注重檔案的有效管理，了解檔案管理的重難點，不斷提高基層檔案管理效果。因此，本文闡述了基層檔案管理的基本現(xiàn)狀，了解其中所存在的問題，如檔案管理人員素質(zhì)能力有待提升，檔案收集工作存在問題，無法適應(yīng)當(dāng)前新形勢下的管理要求等，要結(jié)合具體問題提出有效策略，加強基層檔案管理隊伍的建設(shè)，根據(jù)實際狀況對檔案管理工作進行有效的調(diào)整，充分加強信息技術(shù)的利用，建立電子檔案，實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢發(fā)展;基層檔案;問題分析;策略應(yīng)用

引言：

基層檔案管理是基層部門管理工作中非常關(guān)鍵的部分。特別在當(dāng)前的經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境下，要明確檔案管理的重難點，針對于當(dāng)前所存在的多方面問題，涉及到各類檔案、文件儲存、信息管理等多個部分，要進行檔案的合理記錄與保存，為日常工作的開展提供數(shù)據(jù)支持。同時，當(dāng)前基層檔案管理過程中所存在的問題也不容忽視，要針對具體問題提出有效的策略，引導(dǎo)檔案管理人員不斷提高專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，規(guī)范基層檔案管理工作;加強對檔案管理的投入，對管理軟件進行更新?lián)Q代，為檔案的長期保存提供支持。特別要針對于電子檔案的收集和整理，要建立檔案庫，對檔案進行安全存放，加強對文件數(shù)據(jù)的保存，提高檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化。

1 目前基層檔案管理的具體現(xiàn)狀

基層部門在進行檔案管理過程中，主要是對上級發(fā)文和本部門收發(fā)文進行整理，加強對文書、聲像、實物、財務(wù)等日常管理資料的全面歸檔，為基層其他單位的具體工作提供支持，因此，了解當(dāng)前檔案管理過程中形成的主要問題：

（一）檔案管理人員水平有待提升

基層檔案管理具有一定的特殊性。大部分檔案管理人員由辦公室人員兼職崗位，更替較為頻繁，人員流動性大，給檔案穩(wěn)定管理造成了一定的難度。尤其在當(dāng)前的信息化建設(shè)過程中，管理員缺乏對管理知識的掌握，沒有對檔案進行基礎(chǔ)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，缺乏對檔案管理工作意義的認(rèn)知，使得到管理水平低下。同時，部分管理員缺乏對新知識新技術(shù)的補充，不會利用信息化、數(shù)字化技術(shù)對檔案進行利用管理，導(dǎo)致基層檔案管理的發(fā)展受到阻礙。

（二）傳統(tǒng)檔案管理方式不適應(yīng)當(dāng)前的新形勢管理要求

在當(dāng)前的新形勢下，電子信息技術(shù)在不斷的發(fā)展，與各個領(lǐng)域進行融合，實現(xiàn)無紙化辦公?；鶎訖n案管理部門要結(jié)合電子技術(shù)進行數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，對電子檔案進行保存，然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理無法適應(yīng)當(dāng)前的信息化的多元性便捷利用要求，缺乏對電子檔案多種載體的儲存，同時，基層檔案管理過程中缺乏對標(biāo)管理，管理效果參差不齊，到不到高質(zhì)量、高效率運用。

（三）基層檔案收集工作存在問題

在基層檔案管理的過程中，對檔案進行收集是其中非常關(guān)鍵的步驟。要提高檔案資源的整體利用效率，利用新技術(shù)和新手段來完成檔案收集工作。然而，在廣大的基層單位，其檔案收集不齊全，事后遺失資料情況不少，收集類型單一，歸檔工作滯后，對于檔案資源的利用效率低下，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，沒有意識到檔案對整個基層單位工作開展的意義和價值。

2 新形勢下基層檔案管理工作開展的具體策略

（一）加強基層的管理隊伍的構(gòu)建

要對基層的管理工作的整體效果進行提升，要加強管理隊伍的構(gòu)建。首先，要對管理理念進行轉(zhuǎn)變，注重基層隊伍素質(zhì)的提升，意識到基層檔案管理對整個基層部門工作的重要意義。其次，基層檔案管理是國家檔案管理過程中非常關(guān)鍵的部分，對檔案資源進行充分利用，要引導(dǎo)檔案管理人員加強對新技術(shù)新知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力;再者，與其他單位的檔案管理人員進行溝通交流，將經(jīng)驗教訓(xùn)進行共享推廣;最后，要調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，不斷提高管理水平，為檔案管理工作進一步發(fā)展創(chuàng)新思路。

（二）推動基層檔案管理規(guī)范化的發(fā)展

在基層檔案管理的過程中，要制定完善的管理制度，嚴(yán)格對檔案的收集、保管進行規(guī)范化的歸檔，利用統(tǒng)一的國標(biāo)進行收集，加強對檔案的分類，使得檔案利用的過程中能夠利用目錄進行有效的檢索。同時，檔案管理人員要定期對檔案中所存在的問題進行整改，檔案行政機關(guān)結(jié)合實際定期開展實施檢查。除此之外，對基層檔案庫房進行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，要確保專項資金的投入，對環(huán)境和條件進行改善，配備專用箱柜、溫濕度計、滅火器、增減濕度器、防磁柜等設(shè)施，便于檔案能夠長期保存。

（三）加強對電子檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建

在當(dāng)前的信息化技術(shù)發(fā)展過程中，對電子檔案進行建設(shè)要發(fā)揮電子技術(shù)的優(yōu)勢，借助不同的載體，如圖片、音頻、視頻等方式，對檔案進行收集整理建立數(shù)據(jù)庫，對檔案進行分類保存，統(tǒng)一管理。通過掃描進行存檔，購置專門的管理軟件和儲存設(shè)備，對電子檔案進行存放，同時，要提高安全性，避免數(shù)字信息的丟失，要做好安全工作，提高檔案管理效力，不斷豐富館藏檔案。

3 結(jié)束語

眾所周知，檔案對社會發(fā)展進行真實記錄。在基層部門的管理過程中，對檔案進行有效的收集管理，有利于對工作活動過程進行詳細(xì)的記錄，為今后工作的進一步開展提供參考依據(jù)。因此，要了解當(dāng)前基層檔案管理過程中所存在的問題，針對具體問題，提出有效的發(fā)展建議。首先，要加強基層隊伍工作作用的發(fā)揮，在檔案管理的過程中，要對檔案資源進行充分開發(fā)利用，提高人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力;其次，對檔案進行規(guī)范化的管理，通過對檔案管理人員的培訓(xùn)與考核，結(jié)合檔案工作的實際狀況，對檔案進行檢查和指導(dǎo);最后，要對電子檔案進行建設(shè)，形成數(shù)據(jù)庫，通過掃描進行存檔，提高檔案管理的安全性和多元性，為檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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（作者單位：云南省昆明市呈貢區(qū)檔案館）