淺談基層電力企業(yè)文秘人員如何提高公文寫(xiě)作能力

馬超

摘要：近年來(lái)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷提升，基層電力企業(yè)管理模式不斷變革，對(duì)文秘人員內(nèi)在素養(yǎng)與職業(yè)技能的要求也愈發(fā)嚴(yán)格。基層電力企業(yè)文秘人員不僅要熟練掌握文秘基本職業(yè)技能，靈活操作辦公室基本運(yùn)作流程，還要了解電力行業(yè)知識(shí)，具備較高的公文寫(xiě)作能力。公文作為基層電力企業(yè)的基礎(chǔ)管理工具，不僅能夠保障企業(yè)管理基礎(chǔ)穩(wěn)定，增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)與企業(yè)基層員工之間的交流，更能夠明確企業(yè)運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范領(lǐng)導(dǎo)及員工工作流程，促進(jìn)基層電力企業(yè)良性運(yùn)轉(zhuǎn)。本文簡(jiǎn)要分析基層電力企業(yè)文秘人員公文寫(xiě)作現(xiàn)存問(wèn)題，深入探究提高基層電力企業(yè)文秘人員公文寫(xiě)作能力的具體對(duì)策，以期能夠?yàn)橄嚓P(guān)人士提供參考。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；文秘人員；公文；寫(xiě)作能力

公務(wù)文書(shū)是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中的一種書(shū)面材料，常見(jiàn)于機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位行使職權(quán)或是施行管理的過(guò)程中，具有一定的法律效力，是政治、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中不可或缺的重要工具，更是基層電力企業(yè)管理體系的重要組成部分。目前基層電力企業(yè)文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和公文寫(xiě)作水平較低，常出現(xiàn)公文框架結(jié)構(gòu)不清晰、寫(xiě)作素材準(zhǔn)備不充分、公文格式不規(guī)范等情況，嚴(yán)重影響基層電力企業(yè)的管理效率，降低了公文在基層電力企業(yè)日常公務(wù)活動(dòng)中的效力，甚至部分公文不具備應(yīng)有的法律效力[1]。針對(duì)以上情況，各基層電力企業(yè)文秘人員應(yīng)積極提升文秘專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和公文寫(xiě)作能力，減少公文書(shū)寫(xiě)失誤，避免由于公文書(shū)寫(xiě)不正確、不規(guī)范產(chǎn)生的不良影響。

一、基層電力企業(yè)文秘人員公文寫(xiě)作現(xiàn)存問(wèn)題

（一）公文框架結(jié)構(gòu)不清晰

目前很多基層電力企業(yè)的文秘人員在書(shū)寫(xiě)公文時(shí)不能夠清晰準(zhǔn)確的了解領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際需求、寫(xiě)作方向、思維方式和關(guān)注核心，導(dǎo)致公文框架結(jié)構(gòu)模糊，缺乏邏輯思維，沒(méi)有書(shū)寫(xiě)重點(diǎn)，大大降低了公文的可借鑒度，不能夠充分發(fā)揮其匯報(bào)工作、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示、對(duì)重大問(wèn)題的意見(jiàn)及通告等作用。除此之外，部分基層電力文秘人員由于缺乏與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的有效溝通，撰寫(xiě)公文時(shí)常常“斷章取義”，肆意發(fā)揮個(gè)人臆想，導(dǎo)致公文材料思想方向偏離正軌，錯(cuò)誤傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖，嚴(yán)重時(shí)更直接影響電力企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）寫(xiě)作素材準(zhǔn)備不足

在基層電力企業(yè)中，一些文秘人員將工作重心集中在處理公司日?，嵤路矫?，如：接收、訂閱、整理企業(yè)相關(guān)資料，復(fù)印、打印、傳真公司文本等工作，忽視了在日常工作中對(duì)公文寫(xiě)作素材的積累，導(dǎo)致在書(shū)寫(xiě)公文時(shí)沒(méi)有足夠的材料作為理論依據(jù)和實(shí)際事例作為支撐，公文內(nèi)容空洞。

文秘人員公文素材準(zhǔn)備不足，一方面是由于其忽視日常積累的重要性，在工作時(shí)沒(méi)有深入領(lǐng)會(huì)的談話核心和工作精神，在集團(tuán)公司系統(tǒng)企業(yè)開(kāi)展會(huì)議時(shí)，沒(méi)有將會(huì)議中的重要思想戰(zhàn)略、工作方針、重大問(wèn)題解決觀點(diǎn)及事例等詳細(xì)記錄并認(rèn)真思考，導(dǎo)致撰寫(xiě)公文時(shí)無(wú)法準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，常發(fā)生框架松散、思維方向偏離主題及立意膚淺等情況；另一方面是基層電力企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)利用率不高，業(yè)務(wù)部門(mén)內(nèi)可借閱資料較少，沒(méi)有參考價(jià)值。另外，目前很多基層電力企業(yè)中業(yè)務(wù)部門(mén)報(bào)送的資料存在信息不全、虛假數(shù)據(jù)等情況，給文秘人員的公文書(shū)寫(xiě)工作造成不良影響[2]。

（三）公文書(shū)寫(xiě)格式不規(guī)范

公文是各企業(yè)、事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中的常見(jiàn)信息媒介，具有一定的權(quán)威性和法律效力，代表一個(gè)企業(yè)的對(duì)外面貌，因此公文的書(shū)寫(xiě)格式要求較為嚴(yán)格，不同文種的公文書(shū)寫(xiě)格式也各不相同。很多基層電力企業(yè)的文秘人員對(duì)公文文種認(rèn)識(shí)不全面，在撰寫(xiě)公文時(shí)不能夠根據(jù)書(shū)寫(xiě)意圖明確劃分文種，導(dǎo)致公文書(shū)寫(xiě)格式錯(cuò)誤，降低基層電力企業(yè)公文的權(quán)威性。除此之外，部分基層電力企業(yè)文秘人員撰寫(xiě)公文時(shí)用詞不當(dāng)，句式錯(cuò)誤，書(shū)寫(xiě)內(nèi)容口語(yǔ)化嚴(yán)重，影響基層電力單位的對(duì)外公務(wù)形象。

二、提高基層電力企業(yè)文秘人員公文寫(xiě)作能力具體對(duì)策

（一）提高文字表達(dá)能力，簡(jiǎn)潔明確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示

與一般單位的文秘不同，基層電力企業(yè)文秘人員不僅要負(fù)擔(dān)企業(yè)內(nèi)部不同人員的寫(xiě)作任務(wù)，熟練掌握不同文種的應(yīng)用方法，還要將公文書(shū)寫(xiě)內(nèi)容與電力知識(shí)結(jié)合，對(duì)其文字表達(dá)能力和文字銜接能力有較高的要求[3]。因此，基層電力企業(yè)文秘人員要針對(duì)日常工作需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，全面掌握公文書(shū)寫(xiě)技能，提高文字運(yùn)用水平。

基層電力企業(yè)文秘人員可以閱讀《公文寫(xiě)作與處理》《現(xiàn)代公文寫(xiě)作（第四版）》《新編公文寫(xiě)作技巧與范例大全》等，學(xué)習(xí)書(shū)中公文的構(gòu)思與寫(xiě)作技巧、公文格式、行文規(guī)則與領(lǐng)導(dǎo)人意圖領(lǐng)會(huì)方法，分析書(shū)中提供的正反事例，加強(qiáng)公文寫(xiě)作練習(xí)，提高公文書(shū)寫(xiě)技能[4]。另外，基層電力企業(yè)文秘人員還需要閱讀《中國(guó)電力百科全書(shū)（第三版）火力發(fā)電卷》，了解電力安全生產(chǎn)知識(shí)，提升文秘人員的電力職業(yè)素養(yǎng)，促進(jìn)電力常識(shí)與公文書(shū)寫(xiě)的融合，為基層電力企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的公文材料。

（二）積累寫(xiě)作素材，為公文書(shū)寫(xiě)提供事實(shí)依據(jù)

公文撰寫(xiě)必須有充分的材料作為理論支撐和事實(shí)依據(jù)，基層電力企業(yè)文秘人員積累公文寫(xiě)作素材主要包含以下三種方法：第一，透徹理解上級(jí)文件精神，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，將上級(jí)文件的規(guī)定與領(lǐng)導(dǎo)意圖結(jié)合，歸納整理成為公文寫(xiě)作素材，將整理出的素材與電力企業(yè)的實(shí)際工作內(nèi)容有機(jī)結(jié)合，并在公文中明確體現(xiàn)出實(shí)際事例，做到“凡事有出處”；第二，文秘人員在日常工作中要充分發(fā)揮其細(xì)致認(rèn)真、觀察入微的品質(zhì)，將領(lǐng)導(dǎo)的工作指示、會(huì)議講話進(jìn)行梳理、分析、總結(jié)，將領(lǐng)導(dǎo)的工作精神和日常指導(dǎo)方法引進(jìn)公文中，發(fā)揮公文的指導(dǎo)作用；第三，充分利用基層電力企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)、內(nèi)刊及官網(wǎng)，在撰寫(xiě)公文時(shí)以書(shū)寫(xiě)核心為依據(jù)進(jìn)行深入調(diào)研，盡可能多的掌握相關(guān)真實(shí)事例和文字材料，并在調(diào)研的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)其發(fā)展規(guī)律和本質(zhì)，加深對(duì)公文書(shū)寫(xiě)意圖的理解，有利于公文構(gòu)架穩(wěn)定，細(xì)節(jié)豐滿，立意深刻[5]。

（三）規(guī)范公文寫(xiě)作格式，保證公文合法性

基層電力單位文秘人員的公文撰寫(xiě)能力不僅體現(xiàn)在明確表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖和素材充足方面，更體現(xiàn)在嚴(yán)謹(jǐn)、正確、規(guī)范的公文寫(xiě)作格式方面。基層電力企業(yè)的公文格式具有完整、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，“完整”表示公文標(biāo)題、主送及發(fā)文機(jī)關(guān)、編號(hào)、日期及密級(jí)等標(biāo)志的完整，這些標(biāo)志缺一不可，部分文種的公文還需要特別標(biāo)注抄送單位、換緩急程度及附件等；“準(zhǔn)確”主要有兩層含義，第一層是表示公文文種選擇準(zhǔn)確，文秘人員需要根據(jù)上級(jí)文件的具體要求、文件內(nèi)容、主送及發(fā)文單位之間的關(guān)系合理分析，選擇正確的文種，不可混亂不清，第二層是表示公文的文號(hào)書(shū)寫(xiě)準(zhǔn)確，其中包括文號(hào)位置、括號(hào)使用及次序排列等；“簡(jiǎn)潔”是表示撰寫(xiě)公文需要文字精煉、措辭用語(yǔ)簡(jiǎn)單明確，用干練的語(yǔ)言表達(dá)公文內(nèi)容。

此外，基層電力企業(yè)的公文撰寫(xiě)尤其要注意公文格式的合法性，文秘人員要加強(qiáng)對(duì)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，掌握基層電力企業(yè)涉及的政治、經(jīng)濟(jì)等相關(guān)法律條款[6]，貫徹落實(shí)我國(guó)法律對(duì)基層電力企業(yè)的管控政策，確保公文符合相關(guān)法律和政策規(guī)定，避免由于公文書(shū)寫(xiě)不當(dāng)出現(xiàn)的違法違規(guī)行為，保證基層電力企業(yè)的良好社會(huì)形象。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，撰寫(xiě)公文是基層電力企業(yè)文秘人員的必備職業(yè)技能之一，文秘人員要正視公文在基層電力企業(yè)發(fā)展中的重要作用，學(xué)習(xí)公文寫(xiě)作知識(shí)，廣泛積累公文寫(xiě)作素材，規(guī)范公文寫(xiě)作格式，為我國(guó)基層電力企業(yè)發(fā)展提供助力。

參考文獻(xiàn)：

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