對石油系統(tǒng)歸檔問題的思考

葉德斌

摘要：本文通過對石油檔案重要性的闡述，結(jié)合中國石油西部鉆探吐哈鉆井公司實(shí)際，剖析了目前檔案歸檔工作存在問題，提出了處理歸檔的措施和建議。

關(guān)鍵詞：歸檔;檔案;石油;吐哈鉆井

隨著中石油向多種經(jīng)營方式轉(zhuǎn)變，檔案歸檔數(shù)量越來越多、歸檔要求越來越高。歸檔是否及時(shí)，關(guān)系工作的開展，關(guān)系檔案的利用，更關(guān)系公司的生產(chǎn)運(yùn)行，因此必須做到應(yīng)歸盡歸。但在實(shí)踐中，歸檔問題一直是制約檔案水平提升的瓶頸。

一、石油檔案的重要作用

毛澤東長征中曾強(qiáng)調(diào)：“寧可丟性命，也不丟檔案”。原石油工業(yè)部部長王濤曾指出：“決不能認(rèn)為我們的事業(yè)發(fā)展了，我們的工作就做好了。如果形成的檔案是不完整、不準(zhǔn)確的，我們的工作不能算做好，而且是對國家、對子孫后代欠下了債”。

（一）檔案是歷史記錄。這些檔案，記錄了吐哈鉆井公司70多年的歷史進(jìn)程，也記錄了前進(jìn)過程中的問題、困難、應(yīng)對策略、解決辦法和積累的經(jīng)驗(yàn)等，是公司發(fā)展的重要史料，是一部縮小版石油工業(yè)的創(chuàng)業(yè)史、成長史和改革發(fā)展史。

（二）檔案是有形資產(chǎn)。檔案完整記錄了公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理方面的成果，是工程技術(shù)人員心血和智慧的結(jié)晶，是技術(shù)和知識儲備的重要形式，是企業(yè)核心競爭力的重要體現(xiàn)之一。

（三）檔案是生產(chǎn)要素。公司始終致力于推動檔案資源和服務(wù)利用體系建設(shè)，以吐哈鉆井公司為例，近三年累計(jì)實(shí)現(xiàn)檔案利用138人次，665卷/件，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展提供了強(qiáng)有力信息支持。

二、目前歸檔現(xiàn)狀和存在問題

吐哈鉆井公司1939年組建于“鐵人精神”發(fā)祥地——玉門油田，是以石油天然氣鉆井為主，集鉆井技術(shù)服務(wù)為一體的專業(yè)化公司。78年的歷史館藏?cái)?shù)量達(dá)到32971卷/件，目前正在以每年1500卷/件的速度遞增，但在歸檔過程中還存在一些問題，主要變現(xiàn)為“三個(gè)不”。

（一）重視程度不夠。在思想上，部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性認(rèn)識不夠，存在“重工作、輕歸檔”錯(cuò)誤思想;部分檔案員責(zé)任心不強(qiáng)，沒有對歸檔工作高度重視;部分機(jī)關(guān)和二級單位檔案歸檔存在應(yīng)付思想。在管理上，部分單位未配備獨(dú)立檔案管理部門，無專職檔案管理人員;使用非正式職工，工資水平低，管理積極性不高;“檔案日”等宣傳不到位，公司、員工認(rèn)識不夠、重視不夠。

（二）歸檔管理不細(xì)。以公司為例，盡管上報(bào)了《歸檔范圍備案審批表》，年年下發(fā)歸檔通知和《文件檔案歸檔范圍確認(rèn)書》，建立了完善的管理考核評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，但仍存在上交實(shí)物不全面、不完整，只憑經(jīng)歷或者想當(dāng)然該歸檔或者不歸檔，造成許多重要有價(jià)值的文件不能及時(shí)歸檔，部分缺少簽字蓋章;紙質(zhì)文件與電子文件不一致，紙質(zhì)文件提交數(shù)量大于電子文件;檔案交接工作進(jìn)行比較遲緩，部分科室或二級單位不能夠及時(shí)完成檔案歸檔工作;部分鉆井工程井史等重要資料，歸檔單位與檔案室分別留存，既浪費(fèi)資源，又無法有效發(fā)揮檔案價(jià)值。

（三）歸檔效率不高。隨著社會信息化進(jìn)程的加快，檔案數(shù)字化建設(shè)成為信息技術(shù)發(fā)展的必然要求。2011年，中石油推廣應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)（E6），要求“十二五”末可數(shù)字化檔案達(dá)到80%。2015年吐哈鉆井克服時(shí)間緊、任務(wù)重、人手少、數(shù)據(jù)量大等困難，經(jīng)過八個(gè)半月的努力，檔案數(shù)字化率達(dá)到99%，但每年新增檔案數(shù)字化工作是最費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的工作，依然采用實(shí)體檔案一張一張掃描、裁剪、上傳、審核等方式進(jìn)行電子件歸檔，歸檔效率較低，與數(shù)字化建設(shè)初衷相悖。同時(shí)，檔案員對各單位分管工作不熟悉，致使歸檔范圍確認(rèn)書與實(shí)際歸檔有出入，特別是對基建、合同、科研等專項(xiàng)檔案不熟悉也一定程度影響了歸檔的效率。

三、解決措施及建議

面對歸檔過程中出現(xiàn)的諸多問題，我們必須創(chuàng)新方式、加強(qiáng)管理、強(qiáng)化培訓(xùn)，切實(shí)推動檔案歸檔工作邁向新臺階。

（一）加強(qiáng)檔案宣傳，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持。領(lǐng)導(dǎo)重視是抓好檔案工作關(guān)鍵所在。要定期召開檔案會議，研究政策、聽取匯報(bào)、了解現(xiàn)狀;要幫助檔案人員解決困難和問題，為工作開展提供有力保障;要保證合理投入，使檔案工作有專門機(jī)構(gòu)、專職人員，硬件設(shè)施符合達(dá)標(biāo)要求。搞好宣傳是抓好檔案工作根本保證。要拓寬路子廣開宣傳渠道，通過知識問答、制作宣傳欄、張貼宣傳畫、網(wǎng)站、微博等各種途徑，積極宣傳檔案法等相關(guān)知識，提高全員檔案意識，積極培育檔案文化，營造“大檔案觀”。

（二）創(chuàng)新歸檔方式，提高歸檔效率。目前管理類（文件、合同等）數(shù)字化歸檔占到歸檔總數(shù)的60%。因此，加快辦公現(xiàn)代化建設(shè)，是提高檔案歸檔效率的關(guān)鍵。中國石油集中身份管理與統(tǒng)一認(rèn)證服務(wù)平臺中辦公自動化系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)全部已經(jīng)上線運(yùn)行，要探討將各個(gè)系統(tǒng)中具備數(shù)字簽名的辦公系統(tǒng)文件、合同管理招標(biāo)及合同文本結(jié)算、集中報(bào)銷憑證等直接匯總到檔案管理系統(tǒng)中，減少大量掃描工作，不僅可以實(shí)現(xiàn)時(shí)時(shí)、快速、高效歸檔，還可以進(jìn)一步推動檔案系統(tǒng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

（三）嚴(yán)格歸檔管理，健全管理體制。在制度體系上，要通過實(shí)踐逐漸完善檔案歸檔制度，使其更加規(guī)范化，為歸檔工作提供有效支撐。在歸檔時(shí)間上，要嚴(yán)格落實(shí)《檔案管理手冊要求》，鉆井單井類、聲像實(shí)物類隨時(shí)歸檔，產(chǎn)品、科研、建設(shè)項(xiàng)目類竣工3個(gè)月內(nèi)歸檔，其他在次年上半年完成歸檔。在溝通考核上，要堅(jiān)持定時(shí)歸檔、限期歸檔與通報(bào)、催交相結(jié)合，建立檔案歸檔工作與業(yè)績考核、評先選優(yōu)相掛鉤的政策，確保歸檔工作得到有效落實(shí)。在開發(fā)利用上，要以年鑒、大事記、利用事例匯編、周年慶典等為抓手，結(jié)合石油系統(tǒng)形勢和熱點(diǎn)，推出一批檔案文化產(chǎn)品，推出一批有影響力的編研成果。

（四）強(qiáng)化檔案培訓(xùn)，打造過硬隊(duì)伍。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，不僅需要較高的政治素質(zhì)、職業(yè)道德，還要具有較高的檔案理論水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。要強(qiáng)化檔案員思想政治教育，培養(yǎng)他們高度的事業(yè)心和責(zé)任心，牢固樹立任勞任怨、執(zhí)著追求、無私奉獻(xiàn)的精神。要強(qiáng)化檔案員專業(yè)知識培訓(xùn)，以檔案法、檔案管理手冊、統(tǒng)計(jì)年報(bào)、基建、保密等為重點(diǎn)，努力造就一支業(yè)務(wù)精通的檔案隊(duì)伍。

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