國(guó)有電力企業(yè)基層辦公室的文秘工作現(xiàn)狀及改善策略研究

陳青

摘要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，國(guó)有電力企業(yè)也在不斷的進(jìn)行改革。辦公室事務(wù)就是企業(yè)日常工作的中心，而文秘人員平日里要負(fù)責(zé)處理各項(xiàng)事務(wù)，具備很多的職責(zé)，比如，辦文、辦會(huì)、辦事、信息溝通、全面協(xié)調(diào)、輔助決策等等。在國(guó)有電力企業(yè)的深化改革背景下，自然也對(duì)辦公室文秘人員的能力提出了更高的要求，現(xiàn)階段基層辦公室文秘工作中還有很多的不足和問(wèn)題，使得工作效果受限，限制了日常辦公工作的開(kāi)展，這就需要采取有效的措施進(jìn)行改善，本文就分析了國(guó)有電力企業(yè)基層辦公室的文秘工作現(xiàn)狀及改善策略。

關(guān)鍵詞：國(guó)有電力企業(yè);基層辦公室;文秘工作;現(xiàn)狀;改善策略

新形勢(shì)下國(guó)有電力企業(yè)的辦公室文秘工作也面臨著新的情況，在工作中出現(xiàn)了很多新的問(wèn)題，作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的中心，辦公室文秘人員的工作能力就十分重要，其會(huì)給辦公室文秘工作的效果帶去直接的影響。因此，當(dāng)前基層辦公室文秘人員不能只停留在文字工作方面，還需要具備綜合能力，不僅可以辦文辦會(huì)辦事，還能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的決策提供意見(jiàn)，能夠?qū)Ω鞣竭M(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，這就需要提升辦公室文秘工作管理效果，加強(qiáng)文秘人員工作水平的提升，進(jìn)而為國(guó)有電力企業(yè)的更好發(fā)展提供保障。

一、國(guó)有電力企業(yè)基層辦公室的文秘工作現(xiàn)狀

（一）人力資源結(jié)構(gòu)配置不合理

現(xiàn)階段國(guó)有電力企業(yè)基層，特別是縣級(jí)供電企業(yè)的辦公室文秘工作存在配備不足的問(wèn)題，這就使得有限的文秘人員工作量較大，面臨著很大的工作壓力，他們的工作效率也受到了消極的影響，限制了辦公室日常工作的落實(shí)。加上這項(xiàng)工作的平日事務(wù)繁瑣，部分文秘人員在工作中存在消極的心態(tài)，責(zé)任心不強(qiáng)，這就限制了工作的效率和效果。

（二）文秘工作缺乏創(chuàng)新

很多基層辦公室文秘人員在工作中還是沿用以往的工作方法，例如，封閉式的材料組織模式，在調(diào)研信息方面是以點(diǎn)帶面的繁瑣，還有單向線性的督查督辦方法等，導(dǎo)致任務(wù)完成的效率以及效果都受到了消極影響[1]。另外，文秘人員沒(méi)有專業(yè)對(duì)口的集中培訓(xùn)，加上他們沒(méi)有自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，不能提升自己的工作能力，使得無(wú)法滿足工作的要求，限制了企業(yè)的辦公室文秘工作開(kāi)展。

（三）適應(yīng)企業(yè)環(huán)境變化的能力不足

現(xiàn)階段國(guó)有電力企業(yè)在改革發(fā)展中，在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生的新的問(wèn)題以及情況就需要文秘人員能夠都了解和掌握，能夠?qū)ζ髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息進(jìn)行豐富，然而有一些文秘人員在工作中缺乏創(chuàng)造性以及主動(dòng)性，不能主動(dòng)的進(jìn)行調(diào)查研究，這就不能全面、深入的剖析問(wèn)題，不能有效的體現(xiàn)基層企業(yè)面對(duì)改革發(fā)展復(fù)雜的變化情況。

二、國(guó)有電力企業(yè)基層辦公室的文秘工作改善策略

（一）構(gòu)建健全的規(guī)章制度

基層辦公室文秘工作包含很多的內(nèi)容，因此，要想讓這些工作內(nèi)容能夠有序的開(kāi)展，具需要具備健全的規(guī)章制度，為實(shí)際工作提供指導(dǎo)以及規(guī)范。這就需要辦公室領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合國(guó)有電力企業(yè)辦公室文秘工作內(nèi)容要求，構(gòu)建健全的有關(guān)制度，清楚規(guī)定工作的職責(zé)要求，對(duì)人才選用制度進(jìn)行優(yōu)化，制定文秘工作流程（圖1），讓文秘可以按照流程進(jìn)行工作，提升工作的標(biāo)準(zhǔn)性。辦公室的職能人員以及領(lǐng)導(dǎo)干部都需要嚴(yán)格的落實(shí)有關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)范的開(kāi)展工作，積極的支持文秘工作，配合文明人員加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理工作。文秘人員要按照規(guī)章制度進(jìn)行工作，服從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管，多和相關(guān)部門以及同事溝通，負(fù)責(zé)好自己的工作，促進(jìn)辦公室文秘工作效率和效果的提升。另外，還需要建立合理的人員配置模式，發(fā)揮出員工資源價(jià)值，提升企業(yè)管理效率。

（二）提升基層辦公室文秘人員的整體素質(zhì)

國(guó)有電力企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展，就需要認(rèn)識(shí)辦公室文秘工作的重要性，要依據(jù)當(dāng)前這方面工作的現(xiàn)狀，加強(qiáng)對(duì)文秘人員的培訓(xùn)，要科學(xué)的制定辦公室文秘培訓(xùn)制度以及內(nèi)容，比如，企業(yè)中的培訓(xùn)部門可以先給對(duì)文秘人員進(jìn)行培訓(xùn)文秘各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)，讓他們可以明確辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而能夠規(guī)范自己的工作行為，不斷的提升自己。為了提升培訓(xùn)的有效性，就需要通過(guò)考核的方式來(lái)進(jìn)行檢驗(yàn)和督促，提升企業(yè)中辦公室文秘人員的整體素質(zhì)。除此之外，企業(yè)還需要對(duì)知識(shí)途徑進(jìn)行拓展，給辦公室文明人員營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)空間以及環(huán)境，通過(guò)文秘人員學(xué)習(xí)督促的方式，提升他們的責(zé)任心，促進(jìn)他們業(yè)務(wù)能力的提升。對(duì)于當(dāng)前國(guó)有電力企業(yè)中辦公室文秘人員數(shù)量不足以及能力較差的問(wèn)題，還需要定期的引進(jìn)高素質(zhì)人才，促進(jìn)辦公室文秘總體素質(zhì)的提升。

（三）對(duì)文秘工作方法進(jìn)行創(chuàng)新

創(chuàng)新是發(fā)展的不竭動(dòng)力，也是提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的一個(gè)重要方式，辦公室工作在國(guó)有電力企業(yè)發(fā)展中存在重要的作用，文秘人員需要和基層人員加強(qiáng)溝通聯(lián)系，給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供幫助和支持。對(duì)于企業(yè)改革發(fā)展中產(chǎn)生的新問(wèn)題，文秘人員就需要具有創(chuàng)新的意識(shí)以及能力，堅(jiān)持探索新的工作方法。要想讓文秘人員能夠形成創(chuàng)新能力，就需要領(lǐng)導(dǎo)能夠主動(dòng)有效的引導(dǎo)以及鼓勵(lì)，領(lǐng)導(dǎo)需要全面發(fā)揮出榜樣帶頭作用，改變以往的工作模式，合理的制定管理計(jì)劃，把創(chuàng)新思維加入到辦公室工作中，使用新的工作方式，促進(jìn)辦公室文秘工作效果的提升。

（四）把握國(guó)有電力企業(yè)辦公室文秘工作的核心以及重點(diǎn)

文秘人員需要提升自己的服務(wù)意識(shí)，要主動(dòng)的對(duì)企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，體現(xiàn)出辦公室文秘工作的核心以及要素，能夠及時(shí)整理、系統(tǒng)加工以及正確傳遞，高效的做好文秘工作，進(jìn)而給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、管理以及決策提供保障[2]。要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就需要文秘人員能夠先清楚信息準(zhǔn)確的關(guān)鍵點(diǎn)，在對(duì)信息進(jìn)行有關(guān)的操作時(shí)需要確保信息的系統(tǒng)性、完整性以及代表性，這樣才能更好的給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供支撐，提升領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性以及有效性。另外，文秘人員還需要注意關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)容易忽視的內(nèi)容以及問(wèn)題，立足于企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展、戰(zhàn)略經(jīng)營(yíng)以及綜合發(fā)展的層面全面的對(duì)有關(guān)的資料和信息等進(jìn)行分析，分析出其中含有的內(nèi)在邏輯，找出潛在問(wèn)題，進(jìn)而讓領(lǐng)導(dǎo)能夠更好的了解這些內(nèi)容，及時(shí)的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)以及防范問(wèn)題。最后，文秘人員需要具備工作重點(diǎn)以及自己的特色，了解辦公室文秘的規(guī)律以及特點(diǎn)，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，充分發(fā)揮出自己的作用。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室工作是電力企業(yè)中很重要的一個(gè)組成部分，要想促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展就需要提升辦公室工作效果，這就需要分析當(dāng)前基層辦公室文秘工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)而采取有效的措施進(jìn)行解決，為國(guó)有電力企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]周潔.國(guó)有電力企業(yè)基層辦公室文秘工作現(xiàn)狀及改善策略[J].中外企業(yè)家，2018 （14）：64.

[2]周鋒華.提升電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014 （20）：45.