加強(qiáng)機(jī)電設(shè)備檔案管理的研究

張晶

摘要：近些年來我國的科學(xué)技術(shù)水平不斷進(jìn)步，帶動著機(jī)電設(shè)備技術(shù)實(shí)力也在不斷提升，可用設(shè)備種類數(shù)量直線上升。這也給管理機(jī)電設(shè)備檔案的工作帶來了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。本文從機(jī)電設(shè)備檔案管理工作內(nèi)容入手，研究了這一工作現(xiàn)存的問題，并根據(jù)實(shí)際情況提出了有效的解決措施，希望能有助于管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：機(jī)電設(shè)備;檔案;管理研究

從企業(yè)資產(chǎn)的角度來看，機(jī)電設(shè)備是企業(yè)重要的固定資產(chǎn)，占據(jù)企業(yè)全部資產(chǎn)的半數(shù)以上。建立系統(tǒng)化規(guī)范化的機(jī)電設(shè)備管理體系，能夠幫助企業(yè)更好的控制成本，同時提高生產(chǎn)效率。科學(xué)有效的管理措施還能夠及時排查設(shè)備帶來的安全隱患，提升生產(chǎn)過程的安全系數(shù)，降低重大安全事故的發(fā)生概率。想要實(shí)現(xiàn)對機(jī)電設(shè)備的有效管理，首要的就是認(rèn)識其重要性，了解設(shè)備中可能存在的安全隱患，根據(jù)實(shí)際情況制定針對性的管理措施。

一、管理機(jī)電設(shè)備檔案工作內(nèi)容簡述

機(jī)電設(shè)備的檔案指的是制造、使用以及日常維護(hù)檢修機(jī)電設(shè)備產(chǎn)生的記錄，這些記錄能夠直觀的反映設(shè)備的情況以及運(yùn)行狀態(tài)、工作質(zhì)量。只需要對已有的檔案進(jìn)行分析，就能夠?qū)υO(shè)備技術(shù)狀態(tài)進(jìn)行合理的評價，同時判定設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，排查潛在的不安全因素提高生產(chǎn)過程的安全性。機(jī)電設(shè)備的檔案還能夠真實(shí)的反映設(shè)備的購買與處置情況，企業(yè)對這一部分的檔案進(jìn)行分析，有助于提升之后成本預(yù)算的合理性，機(jī)電設(shè)備檔案主要包含以下幾部分內(nèi)容：第一：設(shè)備訂購的申請文件、訂購合同以及訂貨單;第二;與設(shè)備技術(shù)相關(guān)的所有文件;第三，機(jī)電設(shè)備的安裝、調(diào)試、驗(yàn)收記錄與報告;第四，定期維修記錄，重大故障的處理記錄;第五;設(shè)備轉(zhuǎn)讓、報廢等相關(guān)文件。機(jī)電設(shè)備的檔案中記錄的不只是設(shè)備的技術(shù)文件與設(shè)備購買、使用、維護(hù)檢修過程，不斷變化的工作材料、文件和數(shù)據(jù)也是需要記錄的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)對機(jī)電設(shè)備規(guī)范化、目標(biāo)化的管理。

二、現(xiàn)有問題及成因分析

（一）工作人員管理觀念不到位

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少檔案管理工作人員的管理觀念不夠先進(jìn)，這些工作人員沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義。同時由于科學(xué)合理管理制度的缺失，管理機(jī)電設(shè)備檔案的工作并未得到有效的實(shí)施。雖然企業(yè)為這一工作設(shè)立了專門的部門，但是管理觀念和管理制度的落后都阻礙了部門應(yīng)有作用的發(fā)揮。部分管理人員責(zé)任意識不強(qiáng)，在進(jìn)行管理工作時并不認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，后續(xù)管理和使用過程中問題頻發(fā)。

（二）管理人員綜合素養(yǎng)有待提升

檔案管理工作對工作人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)也是有一定的需求的，分析實(shí)際情況可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)中大部分負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員綜合素養(yǎng)都有待加強(qiáng)。不少員工沒有與時俱進(jìn)的意識，知識體系陳舊管理觀念落后。不少管理人員的學(xué)歷水平也不高，對很多應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作無法熟練掌握，部分工作內(nèi)容還只能依賴人力來完成。計(jì)算機(jī)技術(shù)與電子信息技術(shù)沒有得到充分的應(yīng)用，工作的質(zhì)量和效率都難以滿足企業(yè)的發(fā)展需求。信息技術(shù)應(yīng)用的不到位，給檔案的查閱也帶來了很大的阻礙，一旦問題出現(xiàn)還需要在查閱資料方面耗費(fèi)大量的人力和時間。

三、提高管理質(zhì)量的有效措施

（一）建立并完善管理制度

管理制度是支持管理工作順利開展的重要基礎(chǔ)，科學(xué)合理的管理制度能夠有效提升管理工作的規(guī)范性，推動日常管理工作的開展和落實(shí)。對管理制度的完善應(yīng)當(dāng)包括以下幾個方面：首先是國家的扶持，在國家層面建立并完善管理機(jī)電設(shè)備檔案工作的規(guī)章制度，并將這些制度納入到法律管理的范圍中;其次，企業(yè)要明確責(zé)任的落實(shí)和劃分，明確劃分每個工作人員的責(zé)任范圍，將責(zé)任落實(shí)到具體員工的身上;再次是專門監(jiān)督部門的建立，企業(yè)應(yīng)當(dāng)組織專門的部門對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，及時排除管理過程中的不規(guī)范行為，提升檔案管理工作的質(zhì)量餓有效性;最后，企業(yè)還需要根據(jù)實(shí)際情況和發(fā)展需求，建立合理的獎罰制度，適當(dāng)?shù)慕o予員工獎勵以提升員工工作的積極性，當(dāng)管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重問題時，被追責(zé)人員必須要有合理的處罰措施。上述行為能夠推動管理工作更好的規(guī)范化，有助于檔案信息的收集整理及其作用的發(fā)揮。

（二）與時俱進(jìn)更新管理理念

時代在發(fā)展社會在進(jìn)步，管理理念也需要與時俱進(jìn)，落后的管理理念會阻礙檔案信息有效性的發(fā)揮。對理念的改進(jìn)應(yīng)當(dāng)從以下幾個方面入手：首先是加強(qiáng)員工的思想建設(shè)，檔案管理工作對管理人員的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)都有著一定的要求;企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高員工對機(jī)電設(shè)備檔案重要作用的認(rèn)知，同時也增強(qiáng)員工的責(zé)任意識;其次要與時俱進(jìn)，引進(jìn)并應(yīng)用電子信息技術(shù)，還要將其作為新的管理理念納入管理體系中。電子信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效提升檔案管理工作的效率，更好的發(fā)揮檔案信息的價值。管理理念是實(shí)際管理工作的根本，對管理理念的改進(jìn)就是在保證其實(shí)用性的基礎(chǔ)上，抓住時代發(fā)展所帶來的便利，實(shí)現(xiàn)對管理效率和質(zhì)量的提升。

（三）建立并實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)化的流程式管理

具體的管理工作必須要有規(guī)章制度的支持才能夠順利的開展并落實(shí)，對此企業(yè)需要根據(jù)實(shí)際設(shè)備使用情況及發(fā)展需求，制定科學(xué)有效的規(guī)章制度。通過這種方式建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作，并在規(guī)章制度中設(shè)立明確的管理流程，實(shí)現(xiàn)對檔案信息流程化的管理。具體流程化信息記錄應(yīng)當(dāng)包括設(shè)備的采購到報廢全過程，從申請采購開始遵循以下順序：設(shè)備采購申請-訂購合同-訂貨單（卡）-設(shè)備技術(shù)文件-設(shè)備安裝調(diào)試過程-設(shè)備研究結(jié)果-日常維修養(yǎng)護(hù)記錄-故障維修、零件更換記錄-員工違規(guī)操作行為-設(shè)備安全隱患-故障情況-轉(zhuǎn)讓記錄-報廢文件-有關(guān)部門審批文件。遵循上述流程能夠確保機(jī)電設(shè)備信息被全面的收錄到檔案中，有助于之后對機(jī)電設(shè)備的管理，確保檔案信息的時效性和可靠性。

四、總結(jié)

綜上所述，目前我國還有很多企業(yè)沒有意識到管理機(jī)電設(shè)備檔案的重要意義，管理理念沒有跟上時代的發(fā)展，管理人員的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)也有待提升。想要充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，實(shí)現(xiàn)對管理效率和質(zhì)量的有效提升，首要的就是改變管理的理念。充分抓住時代的優(yōu)勢，建立并完善相關(guān)制度，定期培養(yǎng)提升管理人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，為管理工作的高效開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，還需要增加現(xiàn)代化技術(shù)在管理工作中的應(yīng)用，充分利用電子信息技術(shù)，提升信息收集和儲存的效率，更好的發(fā)揮檔案信息的作用，推動企業(yè)實(shí)現(xiàn)長久高效的發(fā)展。

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