人事檔案管理的創(chuàng)新探討

楊洋

[摘 要]新時(shí)期發(fā)展背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)秉承與時(shí)俱進(jìn)的基本原則，客觀分析工作中存在的各類(lèi)問(wèn)題，采取有針對(duì)性、有策略性的處理措施，維護(hù)員工根本權(quán)益，從而增強(qiáng)員工認(rèn)同感與歸屬感，穩(wěn)定人員架構(gòu)，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的良好發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

[關(guān)鍵詞]人事檔案管理;處理措施;人員架構(gòu)

[中圖分類(lèi)號(hào)]D035.2

1 人事檔案的基本概念

人事檔案是指如實(shí)反饋員工政治面貌、道德風(fēng)范、教育履歷及個(gè)人成長(zhǎng)狀況的文件資料。其在職務(wù)評(píng)級(jí)、職稱(chēng)申報(bào)、崗位調(diào)動(dòng)及福利待遇調(diào)整等方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。人事檔案的作用主要體現(xiàn)在如下六個(gè)方面：其一，加強(qiáng)個(gè)人行政職務(wù)的穩(wěn)定性;其二，辦理個(gè)人離退休手續(xù)的證明文件;其三，職稱(chēng)申報(bào)的參考依據(jù);其四，職務(wù)調(diào)整的審核文件;其五，參與公務(wù)員招聘的履歷證明;其六，出入境的核對(duì)文件等。

2 新時(shí)期背景下，踐行人事檔案管理的積極意義

眾所周知，機(jī)關(guān)事業(yè)單位是由眾多員工構(gòu)成的綜合體系。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在調(diào)整人員配置的過(guò)程中，要充分了解員工的基本情況，確保員工在所屬崗位上充分發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展獻(xiàn)策獻(xiàn)力。從員工角度來(lái)說(shuō)，也要如實(shí)記錄個(gè)人所取得的業(yè)績(jī)或成就，為長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供參考依據(jù)。由此可知，無(wú)論是機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展，還是員工個(gè)人職業(yè)發(fā)展，人事檔案管理工作都至關(guān)重要。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過(guò)審閱人事檔案的基本信息，了解員工的個(gè)人基本情況，客觀評(píng)價(jià)員工的綜合能力，進(jìn)而優(yōu)化人力資源配置。另外，在信息時(shí)代背景下，依托互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)管理人事檔案，促進(jìn)人事信息的流動(dòng)，有助于機(jī)關(guān)事業(yè)單位在短時(shí)間內(nèi)篩選人才，強(qiáng)化基層隊(duì)伍建設(shè)。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理不僅關(guān)乎機(jī)關(guān)事業(yè)單位的良好發(fā)展，對(duì)個(gè)人職業(yè)發(fā)展也至關(guān)重要。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案是記錄員工整個(gè)職業(yè)生涯的文件資料。近年來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)張，人事檔案為機(jī)關(guān)事業(yè)單位篩選優(yōu)質(zhì)人才提供了必要的參考依據(jù)，這同時(shí)也為員工的個(gè)人發(fā)展提供了合適的契機(jī)。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理環(huán)節(jié)存在的各類(lèi)突出性問(wèn)題

3.1 檔案管理人員責(zé)任意識(shí)淡薄

檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)直接決定了檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理人員責(zé)任意識(shí)淡薄，導(dǎo)致檔案管理工作錯(cuò)漏百出，整體管理效果不夠理想。檔案管理工作失誤具體體現(xiàn)在檔案信息填寫(xiě)不完善、填寫(xiě)內(nèi)容不準(zhǔn)確、檔案資料不完整等方面，而且檔案丟失現(xiàn)象逐漸增多。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理層對(duì)檔案管理工作缺乏重視，未構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)。此外，檔案管理人員綜合素質(zhì)匱乏，其抱著“事不關(guān)己高高掛起”的工作態(tài)度，導(dǎo)致檔案資料存在各種各樣的錯(cuò)誤，無(wú)法發(fā)揮管理工作優(yōu)勢(shì)價(jià)值。

3.2 缺乏完善的內(nèi)部管理體制

隨著時(shí)代的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)張，傳統(tǒng)人事檔案管理體制已無(wú)法滿(mǎn)足機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展需求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理體制形式單一，變通性偏低，無(wú)法按照標(biāo)準(zhǔn)要求執(zhí)行檔案管理工作，且工作落實(shí)效果不盡如人意。例如，在人事檔案管理體制深化變革階段，人事檔案制度也會(huì)隨之改變，而這也勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部人員變動(dòng)。由于絕大多數(shù)新晉人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平不足、綜合素質(zhì)匱乏、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，在工作任務(wù)量繁重的情況下，極易出現(xiàn)焦躁情緒，導(dǎo)致工作失誤。再者，人事檔案管理體制不完善，未能及時(shí)且詳盡的記錄個(gè)人資料，經(jīng)常出現(xiàn)棄檔和死檔的情況。

3.3 高素質(zhì)檔案管理人才匱乏

當(dāng)下，高素質(zhì)的人事檔案管理人才極度匱乏，這對(duì)提高檔案管理工作水平，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位良好發(fā)展構(gòu)成了極大的阻礙。人事檔案管理人員崗位流動(dòng)性較強(qiáng)，絕大多數(shù)人員是跨專(zhuān)業(yè)人員或兼職人員，對(duì)檔案管理工作流程不熟悉，導(dǎo)致工作執(zhí)行效果難以達(dá)到預(yù)期水平。一旦人事檔案管理崗位發(fā)生人員變動(dòng)，就需要完成大量的交接工作，這不僅加大了管理人員的心理負(fù)擔(dān)，也在很大程度上影響了工作進(jìn)度。再者，人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)較差，也使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的人事檔案管理水平普遍偏低。

3.4 人事檔案數(shù)據(jù)信息缺乏完整性與準(zhǔn)確性

人事檔案管理的數(shù)據(jù)信息缺乏完整性與真實(shí)性，機(jī)關(guān)事業(yè)單位無(wú)法根據(jù)人事檔案調(diào)整戰(zhàn)略決策。人事檔案管理人員在工作期間，態(tài)度不端正、不積極，未能?chē)?yán)格履行工作職責(zé)，形式化主義嚴(yán)重，往往只是單純的記錄基本信息，導(dǎo)致人事檔案資料缺乏完整性與準(zhǔn)確性。與此同時(shí)，在錄入信息后，未能全面且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮藢?duì)查閱信息，數(shù)據(jù)信息經(jīng)常出現(xiàn)遺漏或錯(cuò)誤。另外，部分員工為獲得職務(wù)晉升機(jī)會(huì)，采取暗箱操作的方式，擅自修改信息，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位造成極大的負(fù)面影響。

3.5 檔案管理單位硬件設(shè)施陳舊，管理方式有待轉(zhuǎn)變

人事檔案管理工作中，最重要的就是對(duì)人才信息檔案的保存，要想這項(xiàng)工作做得好，不僅需要專(zhuān)業(yè)的管理人員，更需要專(zhuān)業(yè)的硬件設(shè)施。但是，很多人事單位對(duì)檔案管理工作的投入不夠，根本無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理工作的需求。比如，很多單位的檔案管理室除做材料儲(chǔ)存庫(kù)用，同時(shí)還當(dāng)作倉(cāng)庫(kù)，將很多其他的東西同關(guān)鍵的人才信息混放在一起。另外，至今有些單位的檔案查找工作還是由人工操作完成，而很多都是原件保存，人工查找應(yīng)用時(shí)，就會(huì)造成材料的損害，久而久之，材料就有丟失損害的危險(xiǎn)。

4 提升人事檔案管理水平的可行性策略

4.1 強(qiáng)化檔案管理人員責(zé)任意識(shí)

強(qiáng)化人事檔案管理人員責(zé)任意識(shí)是提升檔案管理水平的必要前提。若檔案管理人員責(zé)任意識(shí)淡薄，就會(huì)導(dǎo)致管理工作秩序混亂，無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。基于此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需確保檔案管理人員明確自身崗位職責(zé)，端正工作態(tài)度，讓其全身心地投入工作，強(qiáng)化管理工作執(zhí)行效果。同時(shí)加大對(duì)人事檔案管理人員培訓(xùn)力度，激發(fā)員工的主觀能動(dòng)性，從而充分挖掘出員工的個(gè)人潛能，優(yōu)化檔案管理工作水平。并將檔案管理工作列為績(jī)效考核目標(biāo)之一，引起員工的高度重視，提高管理工作效率?；蛘邫C(jī)關(guān)事業(yè)單位也可以開(kāi)展常規(guī)檢查與不定期抽查，創(chuàng)建完善的獎(jiǎng)懲制度，以此調(diào)動(dòng)員工積極性，保證人事檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

4.2 建立健全人事檔案管理體制

為提高人事檔案管理工作水平，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合時(shí)代背景、發(fā)展概況及管理情況，優(yōu)化內(nèi)部管理體制變革，保證人事檔案管理的系統(tǒng)性與規(guī)范性。在人事檔案管理體制中，要著重強(qiáng)調(diào)員工對(duì)管理工作的重視，優(yōu)化人力資源配置，調(diào)整各崗位工作內(nèi)容，在減輕員工壓力的基礎(chǔ)上，提高管理工作效率。再者，增強(qiáng)人事檔案管理體制的規(guī)范性與靈活性，充分發(fā)揮管理體制的優(yōu)勢(shì)，確保管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以構(gòu)建人性化的獎(jiǎng)懲機(jī)制從而充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，提高工作效率。或者機(jī)關(guān)事業(yè)單位也可建立健全的人事檔案管理法律法規(guī)，確保管理效果達(dá)到預(yù)期水平。

4.3 加大人事檔案管理人員職業(yè)培訓(xùn)力度

現(xiàn)階段，絕大多數(shù)人事檔案管理人員未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)與職業(yè)素質(zhì)教育，工作水平偏低、綜合素質(zhì)匱乏，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足。對(duì)此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需加大人事檔案管理人員培訓(xùn)力度，定期開(kāi)展多元化檔案管理活動(dòng)，提升專(zhuān)業(yè)技能水平。同時(shí)，著重培養(yǎng)人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力，增強(qiáng)員工的綜合管理能力?？偠灾瑱C(jī)關(guān)事業(yè)單位需打造一支責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平高、職業(yè)素養(yǎng)過(guò)硬、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理隊(duì)伍，并定期開(kāi)展檔案管理的學(xué)習(xí)與考核，以滿(mǎn)足人事檔案管理工作的基本需求。

4.4 全面監(jiān)督數(shù)據(jù)信息管理流程

針對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息缺乏完整性、準(zhǔn)確性的情況，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可設(shè)立完整的檔案管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)，全面落實(shí)數(shù)據(jù)信息監(jiān)督工作，最大限度地保證數(shù)據(jù)信息的完整性與準(zhǔn)確性。檔案管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)要全方位動(dòng)態(tài)監(jiān)督整個(gè)工作流程，以防工作人員態(tài)度不端正。再者，督促工作人員如實(shí)記錄個(gè)人資料信息，杜絕檔案信息涂改現(xiàn)象，避免棄檔情況。總之，積極落實(shí)檔案監(jiān)管工作，有助于校對(duì)審核檔案信息，及時(shí)且準(zhǔn)確的糾正錯(cuò)誤，以便數(shù)據(jù)信息發(fā)揮出實(shí)際價(jià)值。機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將信息數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證信息數(shù)據(jù)的安全性，并有效地進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的核實(shí)和認(rèn)證，加強(qiáng)檔案管理信息的嚴(yán)格性和可靠性。

4.5 拓展空間，為社會(huì)服務(wù)

人才是社會(huì)發(fā)展中最為重要的資源與人才，同時(shí)人才對(duì)國(guó)家綜合實(shí)力也有著決定性的作用。所以對(duì)人才檔案進(jìn)行有效管理的過(guò)程中一定要采取有效的措施不斷地轉(zhuǎn)變和改革，從而更好地滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)人才的基本需求，尤其是要重視人力資源開(kāi)發(fā)方面的需求。檔案管理部門(mén)應(yīng)在日常工作中不斷創(chuàng)新思維模式和工作方法，從而以更加積極和主動(dòng)的態(tài)度走入社會(huì)，全面了解人才構(gòu)成和調(diào)查。此外，還要在這一過(guò)程中不斷擴(kuò)大服務(wù)的空間。因此，檔案管理部門(mén)也應(yīng)不斷地建立更加清晰的人才培養(yǎng)思路，為傳統(tǒng)支柱型產(chǎn)業(yè)和發(fā)展前景較好的朝陽(yáng)類(lèi)產(chǎn)業(yè)輸入大量的人才。

其次，實(shí)現(xiàn)管理模式的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作中主要采用分散管理的模式，其形式缺乏多樣性，所涉及的檔案單位對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展也有著不可忽視的作用，這極大地限制了事業(yè)單位人事檔案管理工作的開(kāi)展，但是在長(zhǎng)期的探索和研究過(guò)程中，很多單位的人才流動(dòng)更加頻繁，檔案的來(lái)源和內(nèi)容也更加多樣，事業(yè)單位若要在發(fā)展中更好地提高人事管理的能力，則應(yīng)在特定的地區(qū)和行業(yè)范圍內(nèi)完成檔案管理中心的集中化建設(shè)，同時(shí)還應(yīng)積極配備管理人員，對(duì)人事檔案采取分類(lèi)管理的方式，這既能夠引導(dǎo)其嚴(yán)格按照自身的能力進(jìn)行集中化建設(shè)，配備更多的管理人員，同時(shí)也可有效實(shí)現(xiàn)分類(lèi)管理，提供更有針對(duì)性的個(gè)性化服務(wù)，進(jìn)而保證檔案規(guī)劃工作的合理性。

5 結(jié) 論

綜上所述，在新時(shí)期發(fā)展背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需秉承與時(shí)俱進(jìn)的基本原則，深化人事檔案管理體制變革，且建立健全管理體制，加大管理人員專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)與職業(yè)素質(zhì)教育力度，力求打造一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)，以此徹底優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位綜合管理水平，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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