企業(yè)人力資源管理信息化的實(shí)踐研究

繆文靜

[摘 要]信息化時(shí)代要求企業(yè)能夠融合信息技術(shù)，為企業(yè)決策提供借鑒。這一融合不僅針對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)部門(mén)、市場(chǎng)部門(mén)以及其他直接為企業(yè)產(chǎn)生效益的部門(mén)，同樣包括企業(yè)人力資源部門(mén)。企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)信息化是企業(yè)持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)的基礎(chǔ)，本文分析了企業(yè)人力資源管理應(yīng)用信息化手段的弊端，并提出了相應(yīng)解決方案，旨在為相關(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]信息化;企業(yè)決策;人力資源管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.037

[中圖分類號(hào)]F272.92[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）18-00-02

1? ? ?信息化在企業(yè)人力資源管理中的作用和適用領(lǐng)域

1.1? ?信息化在企業(yè)人力資源管理中的作用

信息化最大的優(yōu)勢(shì)即便捷、系統(tǒng)化?，F(xiàn)代企業(yè)人力資源管理融合信息化技術(shù)能夠?qū)⑷肆Y源管理全部?jī)?nèi)容和流程整合為一個(gè)系統(tǒng)，便于企業(yè)隨時(shí)進(jìn)行人力資源管理。信息化手段與技術(shù)是一項(xiàng)戰(zhàn)略武器，能夠?yàn)槠髽I(yè)人力資源管理帶來(lái)兩方面的效用。

（1）信息化手段與技術(shù)可以節(jié)約人力資源管理成本。第一，融合信息化手段的人力資源管理系統(tǒng)相比于傳統(tǒng)人力資源管理系統(tǒng)，就好似計(jì)算機(jī)之于手工計(jì)算。舉個(gè)例子，如果要計(jì)算一組數(shù)據(jù)，那么計(jì)算機(jī)的效率要比手工計(jì)算更快、更高效，數(shù)據(jù)越復(fù)雜，這種優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)得越明顯。同樣地，傳統(tǒng)人力資源管理、融合信息化手段的人力資源管理系統(tǒng)對(duì)于小規(guī)模企業(yè)來(lái)說(shuō)可能效用相等，但是對(duì)于龐大的企業(yè)帝國(guó)來(lái)講，后者的優(yōu)勢(shì)將遠(yuǎn)遠(yuǎn)勝于前者，企業(yè)的規(guī)模越大，這種優(yōu)勢(shì)也就越明顯。第二，節(jié)約招聘成本與培訓(xùn)費(fèi)用。信息化手段改變了傳統(tǒng)的企業(yè)招聘方式，節(jié)省了企業(yè)與求職者之間的時(shí)間成本，在員工入職以后，還能節(jié)約培訓(xùn)費(fèi)用。比如，培訓(xùn)教材就可以省去不買，直接錄制成視頻上傳至云，然后分享即可，既省錢(qián)又環(huán)保。

（2）信息化手段可以使企業(yè)各部門(mén)之間的溝通合作更加流暢高效。第一，，簡(jiǎn)化了人事操作流程。比如，員工若想請(qǐng)假，直接發(fā)給HR一封郵件即可;人事安排也可以通過(guò)郵件或者通訊工具傳達(dá);視頻會(huì)議則可以解決會(huì)議人員不能同時(shí)到場(chǎng)的矛盾;出差記錄的系統(tǒng)化存儲(chǔ);工資的系統(tǒng)結(jié)算;出勤的系統(tǒng)記錄;工作簽到打卡。這些人事化操作流程全部都可以通過(guò)信息化手段快速解決。第二，方便企業(yè)之間、部門(mén)之間、員工之間的溝通。舉個(gè)例子，對(duì)于擁有10萬(wàn)名員工的跨國(guó)公司來(lái)講，很難想象如果不運(yùn)用信息化手段而讓各部門(mén)、員工之間高效交流與合作。

1.2? ?信息化在企業(yè)人力資源管理中的適用領(lǐng)域

信息化并非可以應(yīng)用于人力資源管理全部領(lǐng)域，適用的領(lǐng)域如下4個(gè)方面。

（1）員工基本信息。員工信息包含員工個(gè)人信息以及工作信息。個(gè)人信息即入職所提交的材料，而工作信息包含員工工作內(nèi)容、工作關(guān)鍵事件以及工作績(jī)效評(píng)價(jià)等。其中，工作關(guān)鍵事件和工作績(jī)效評(píng)價(jià)可以供晉升和獎(jiǎng)勵(lì)參考。

（2）合同信息。合同即員工入職后與公司簽訂的雙方協(xié)議。簽訂合同以后，員工的權(quán)益即受到保護(hù)，不可以隨便侵害;員工也需要遵守協(xié)議，不可以泄露公司機(jī)密，維護(hù)公司利益。合同對(duì)于雙方都非常必要，通過(guò)信息化的整理收集，企業(yè)也可以從中獲益，制定出更加符合企業(yè)發(fā)展的合同。

（3）薪酬信息。人力資源管理部門(mén)的人員需要發(fā)放薪酬，通過(guò)信息化的存儲(chǔ)與分析，可以觀察每一位員工的薪資發(fā)放變動(dòng)情況，并從員工近期表現(xiàn)分析應(yīng)當(dāng)發(fā)放多少薪酬為宜，并且還可以從中總結(jié)出員工的績(jī)效表現(xiàn)，為員工晉升提供參考意見(jiàn)。不管企業(yè)有多么龐大，有多少員工，信息化系統(tǒng)都可以記錄并分析每一位員工的薪酬變化情況，這是傳統(tǒng)的賬簿式記錄無(wú)法比擬的。

（4）培訓(xùn)方案即成果記錄。對(duì)于員工來(lái)講，企業(yè)需要對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn)，幫助員工提升自身技能和綜合素質(zhì)，幫助企業(yè)獲得更好的成長(zhǎng)與發(fā)展。人力資源培訓(xùn)需要考慮員工的培訓(xùn)需求、企業(yè)的發(fā)展需要、市場(chǎng)的變化情況等，信息化的系統(tǒng)可以幫助企業(yè)存儲(chǔ)、分析過(guò)去的培訓(xùn)方案和成果，再依據(jù)現(xiàn)實(shí)和未來(lái)的需要，輔助人力資源部門(mén)的人員制訂符合實(shí)際的最新培訓(xùn)方案。

2? ? ?信息化手段在企業(yè)人力資源管理中應(yīng)用的問(wèn)題

盡管信息化手段已經(jīng)在絕大多數(shù)中大型企業(yè)得以應(yīng)用，但是仍然存在不少問(wèn)題。具體來(lái)說(shuō)，可以從以下4個(gè)方面加以闡述。

2.1? ?應(yīng)用目標(biāo)不夠明確

盡管國(guó)內(nèi)企業(yè)在人力資源管理體系中大都應(yīng)用信息化手段與技術(shù)，卻沒(méi)有取得預(yù)期效果，究其根本原因在于開(kāi)始的目標(biāo)不夠明確。不夠明確一方面是因?yàn)楹鲆暳巳肆Y源管理的重要性和作用，另一方面是沒(méi)有理解信息化手段與技術(shù)怎樣應(yīng)用于人力資源管理系統(tǒng)才算作高效。舉個(gè)例子，部分企業(yè)在人力資源管理中應(yīng)用信息化手段與技術(shù)，卻僅僅將其當(dāng)作是企業(yè)跟上現(xiàn)代化步伐的佐證，是為了展示自身沒(méi)有落后于時(shí)代，一言以蔽之在于當(dāng)作花瓶而非實(shí)戰(zhàn)武器。這些企業(yè)沒(méi)有運(yùn)用信息化手段優(yōu)化人事流程、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，工作模式還是傳統(tǒng)低效的方式，諸如請(qǐng)假必須到公司、會(huì)議必須全體到場(chǎng)等。殊不知如此做法是殺雞用牛刀的行為。

2.2? ?制定目標(biāo)不切實(shí)際，不符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展需要

部分企業(yè)雖然應(yīng)用信息化手段與技術(shù)的目標(biāo)明確，卻不知犯了較大的錯(cuò)誤。第一，這些企業(yè)不顧實(shí)際，在短時(shí)期內(nèi)，所有部門(mén)全部推廣信息化手段與技術(shù)，并要求企業(yè)全體員工適應(yīng)這一目標(biāo)，從而違背了循序漸進(jìn)的原則，犯了揠苗助長(zhǎng)的毛病，并且極大地浪費(fèi)了資源。第二，把其他企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)直接嫁接到自己身上，導(dǎo)致水土不服，殊不知“橘生淮南則為橘，生于淮北則為枳”。

2.3? ?試圖上演“螞蟻吞象”

部分企業(yè)一味地追求信息化手段的推廣與應(yīng)用，且固執(zhí)地不斷在軟件研發(fā)上加大投入，越是沒(méi)有研發(fā)成功，越是投入資金，卻沒(méi)有把資金投入到更加重要的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，導(dǎo)致耗費(fèi)了企業(yè)有限的資金，犯了本末倒置的錯(cuò)誤，導(dǎo)致企業(yè)的生存危機(jī)。

2.4? ?人力資源部門(mén)員工素質(zhì)有待提升

部分企業(yè)人力資源管理部門(mén)的員工綜合素質(zhì)不高，既無(wú)法理解企業(yè)管理者實(shí)施信息化變革的意義，又無(wú)法從自身實(shí)際行動(dòng)上予以配合協(xié)作，盡管企業(yè)人力資源活動(dòng)融合了信息化手段與技術(shù)，卻無(wú)法通暢運(yùn)行，無(wú)法達(dá)到預(yù)期的效果，從而導(dǎo)致企業(yè)管理者誤以為信息化手段與技術(shù)無(wú)用，從而做出錯(cuò)誤的企業(yè)決策。

3? ? ?人力資源管理信息化的改進(jìn)策略

3.1? ?構(gòu)建科學(xué)的人力資源管理體系并進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)

人力資源管理信息化是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程而非短期的改進(jìn)措施，從而要求企業(yè)人力資源管理部門(mén)需要制定與之匹配的人力資源管理體系。相應(yīng)的人力資源管理體系需要符合企業(yè)發(fā)展需要，滿足長(zhǎng)期化建設(shè)的需要，企業(yè)也需要給予相應(yīng)的資源，使人力資源體系得以落實(shí)。在此背景下，應(yīng)從以下幾方面設(shè)計(jì)企業(yè)的人力資源管理體系。首先，企業(yè)管理者需要對(duì)現(xiàn)有人力資源管理體系進(jìn)行研究，充分探究其不足之處，可以將人力資源管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人組成若干小組，深入其他部門(mén)進(jìn)行調(diào)研，掌握其他部門(mén)的需求。其次，總結(jié)各部門(mén)對(duì)于人力資源管理信息化的需求，為企業(yè)構(gòu)建人力資源管理信息化體系、進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)提供參考。最后，組成專家團(tuán)隊(duì)對(duì)構(gòu)建完畢的人力資源管理信息化方案進(jìn)行評(píng)價(jià)，主要從可持續(xù)性、可實(shí)施性、科學(xué)性3個(gè)角度進(jìn)行評(píng)價(jià)，并得出判斷結(jié)論。

3.2? ?改變企業(yè)的經(jīng)營(yíng)理念、明確信息化應(yīng)用目標(biāo)

企業(yè)進(jìn)行人力資源信息化管理的過(guò)程不僅是設(shè)備、系統(tǒng)的信息化、升級(jí)化，也是轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)理念，觀念革新比設(shè)備的更新升級(jí)要更為重要。每一次觀念的升級(jí)革新就意味著將技術(shù)性的問(wèn)題升華到經(jīng)營(yíng)層次，此外，將經(jīng)驗(yàn)化的管理升華至信息化管理，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)可以降低管理成本，有利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，中國(guó)企業(yè)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)理念，逐漸引入信息化的管理思想，在企業(yè)逐步發(fā)展壯大的過(guò)程中，運(yùn)用信息化管理和人力資源管理信息化經(jīng)營(yíng)企業(yè)，使企業(yè)在每一步的發(fā)展中穩(wěn)扎穩(wěn)扎、步步為營(yíng)，可以長(zhǎng)久在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。再者，企業(yè)還需要明確人力資源管理信息化的目標(biāo)。在上述企業(yè)人力資源管理信息化問(wèn)題中提到了目標(biāo)不明確的問(wèn)題。中國(guó)企業(yè)在人力資源管理領(lǐng)域引入信息化手段與技術(shù)，首先需要明確引入的目的是什么、最終要達(dá)到什么目標(biāo)，是幫助企業(yè)降低人力資源管理成本、是幫助企業(yè)提升人力資源效率還是其他目標(biāo)，設(shè)定目標(biāo)需要依據(jù)企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況，需要可行、具體、盡可能量化，而不是把其他大企業(yè)的信息化應(yīng)用目標(biāo)照搬過(guò)來(lái)。

3.3? ?引進(jìn)人才，加強(qiáng)人力資源管理信息化安全建設(shè)

在上述企業(yè)人人力資源管理信息化應(yīng)用問(wèn)題中，其中很多企業(yè)的人力資源部門(mén)缺少人才，跟不上企業(yè)信息化變革的腳步。對(duì)于這一問(wèn)題，企業(yè)首先要給予員工適應(yīng)時(shí)間，盡可能培訓(xùn)改革意愿較強(qiáng)的員工，提升這些員工的綜合能力，使這類員工帶動(dòng)意愿不強(qiáng)的員工，從而實(shí)現(xiàn)全員向前推進(jìn)的局面;如果意愿較強(qiáng)的員工數(shù)量太少，那么企業(yè)可以在人力資源成本允許的情況下引進(jìn)信息化的人才，同樣起到相似的作用，即達(dá)到“鲇魚(yú)效應(yīng)”。企業(yè)進(jìn)行人力資源信息化管理建設(shè)的同時(shí)還需要加強(qiáng)信息化安全建設(shè)，信息化容易帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)，諸如員工信息泄露、公司機(jī)密泄露，從而造成不必要的損失。泄露的原因主要來(lái)自黑客竊取甚至暗中的交易等。規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的辦法就是全過(guò)程監(jiān)控，雖然不能消除全部風(fēng)險(xiǎn)因素，但是可以最大化降低風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的可能性。

4? ? ?結(jié) 語(yǔ)

本文首先闡述了人力資源管理信息化的作用和信息化在人力資源管理應(yīng)用的領(lǐng)域，然后介紹了當(dāng)前中國(guó)企業(yè)人力資源管理信息化的問(wèn)題，并給出了解決方案，以期為中國(guó)企業(yè)解決人力資源管理信息化難題提供借鑒。

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