分析高職院校文書(shū)檔案數(shù)字化管理方案

劉洋

關(guān)鍵詞：高職院校;文書(shū)檔案;數(shù)字化;管理方案

現(xiàn)階段我國(guó)已經(jīng)逐漸的邁進(jìn)了信息時(shí)代，所以在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息技術(shù)己經(jīng)逐漸滲透到各行各業(yè)，其中就直接包括檔案管理領(lǐng)域。在過(guò)去的高職院校文書(shū)檔案管理中，很多時(shí)候都是采用文書(shū)的檔案形式，這種以紙質(zhì)材料保存原始文件資料的方式雖然能夠有效、客觀地反映歷史，但是其利用價(jià)值不高，而且一旦保存不善就會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的情況，而且在進(jìn)行高職院校文書(shū)檔案管理的過(guò)程中會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力，直接會(huì)降低高職院校文書(shū)檔案管理效率。

1高職院校文書(shū)檔案數(shù)字化管理的重要性

在對(duì)高職院校文書(shū)檔案數(shù)字化管理的重要性進(jìn)行深入分析的過(guò)程中需要從幾個(gè)方面來(lái)闡述：第一個(gè)方面就是數(shù)字化檔案管理是完善檔案管理的有效措施，第二個(gè)方面就是數(shù)字化檔案管理是強(qiáng)化信息安全性的必然選擇。

1.1數(shù)字化檔案管理是完善檔案管理的有效措施

現(xiàn)階段很多管理人員都意識(shí)到傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段越來(lái)越多的檔案，所以需要進(jìn)新型的管理模式，而高職院校選擇開(kāi)放的數(shù)字化管理模式就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的科學(xué)化、數(shù)據(jù)化管理。

1.2數(shù)字化檔案管理是強(qiáng)化信息安全性的必然選擇

檔案信息作為記錄高職院校各項(xiàng)事業(yè)的重要依據(jù)，其信息的安全問(wèn)題理應(yīng)擺在檔案管理的首要位置。

2做好高職院校文書(shū)檔案數(shù)字化管理的路徑

在對(duì)做好高職院校文書(shū)檔案數(shù)字化管理的路徑進(jìn)行深入分析的過(guò)程中需要從幾個(gè)方面來(lái)闡述：第一個(gè)方面就是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí);第二個(gè)方面就是高職院校文書(shū)檔案管理人員用先進(jìn)技術(shù)，做好檔案加工;第三個(gè)方面就是管理人員要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

2.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

在對(duì)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)進(jìn)行深入分析的過(guò)程中需要從幾個(gè)方面來(lái)闡述：第一個(gè)方面就是高職院校領(lǐng)導(dǎo)要開(kāi)拓思路、更新觀念;第二個(gè)方面就是檔案管理工作者自身要提高檔案管理意識(shí)。

2.1.1高職院校領(lǐng)導(dǎo)要開(kāi)拓思路、更新觀念

高職院校的領(lǐng)導(dǎo)需要引進(jìn)新型的文書(shū)檔案數(shù)字化管理，并注重檔案對(duì)于學(xué)校日后發(fā)展的重要性，從而為檔案管理提供一個(gè)更安全的環(huán)境，其中主要包括幾個(gè)方面：第一個(gè)方面就是購(gòu)置設(shè)備、第二個(gè)方面就是擴(kuò)建館舍等，在增加必要資金投入的基礎(chǔ)上不斷的更新檔案系統(tǒng)，從而更好的進(jìn)行檔案管理。

2.1.2檔案管理工作者自身要提高檔案管理意識(shí)

對(duì)于高職院校文書(shū)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，自身需要提升檔案管理意識(shí)，而且要對(duì)自己的工作充滿信心，了解自己這份工作的重要性。在日常的工作中不僅僅要對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真的整理、歸檔還需要對(duì)其進(jìn)行細(xì)心的保管，進(jìn)而確保檔案的完整性和有效性。

2.2高職院校文書(shū)檔案管理人員用先進(jìn)技術(shù)，做好檔案加工

在對(duì)高職院校文書(shū)檔案管理人員用先進(jìn)技術(shù)，做好檔案加工進(jìn)行深入分析的過(guò)程中需要從幾個(gè)方面來(lái)闡述：第一個(gè)方面就是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)做好檔案信息的檢索、處理、整合，第二個(gè)方面就是利用微縮技術(shù)翻拍、留存、傳遞檔案信息。

2.2.1應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)做好檔案信息的檢索、處理、整合

現(xiàn)階段隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)在人們的生活中已經(jīng)占據(jù)了非常主要的位置，而且通過(guò)信息技術(shù)不僅僅可以轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的高職院校文書(shū)檔案管理模式還可以提升高職院校文書(shū)檔案管理人員的管理效率，通過(guò)數(shù)字化的特點(diǎn)保證高職院校文書(shū)檔案可以更好的應(yīng)用在各個(gè)方面。而且現(xiàn)階段科技也一直在不斷發(fā)展，信息技術(shù)對(duì)于高職院校文書(shū)檔案的處理功能也日益強(qiáng)大，大容量、高速度的信息技術(shù)不僅僅可以快速對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、歸檔還可以極大地減輕了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，讓高職院校文書(shū)檔案管理人員可以更好的進(jìn)行檔案管理工作，在保證檔案安全和準(zhǔn)確度的基礎(chǔ)上提高檔案的管理效率。同時(shí)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的檔案信息還能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)計(jì)、打印、傳遞、編目等多種功能的步驟，將所有的流程一起制作出來(lái)，極大提高了高職院校文書(shū)檔案管理人員的工作效率。

2.2.2利用微縮技術(shù)翻拍、留存、傳遞檔案信息

微縮技術(shù)就是將文件按照一定比例縮小，通過(guò)感光材料拍攝下來(lái)，制成微縮復(fù)制品，

進(jìn)而完成存儲(chǔ)、傳遞、使用的一項(xiàng)技術(shù)。

2.3管理人員要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

在現(xiàn)階段的高職院校文書(shū)檔案管理中，很多管理人員都開(kāi)始采用新型的檔案管理模式，將信息技術(shù)逐漸的融入到高職院校文書(shū)檔案管理中，進(jìn)而提高高職院校文書(shū)檔案管理效率。而且通過(guò)這種新型的檔案管理模式還可以減輕高職院校文書(shū)檔案管理人員的工作壓力，讓管理人員可以管理更多的檔案，并保證檔案的安全。通過(guò)信息技術(shù)的引進(jìn)可以了解到的就是高職院校文書(shū)檔案最終的傳播模式就是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，這就需要高職院校文書(shū)檔案管理人員開(kāi)始學(xué)習(xí)新型的檔案管理模式，不斷的引進(jìn)最新型的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而在高職院校文書(shū)檔案管理的過(guò)程中逐漸建立一套傳輸效率高、安全、穩(wěn)定的信息網(wǎng)絡(luò)，然后將檔案管理同網(wǎng)絡(luò)逐漸的結(jié)合到一起，真正意義上實(shí)現(xiàn)高職院校文書(shū)檔案信息資源跨區(qū)域傳遞以及跨部門(mén)傳遞，一旦有需要檔案的人員便可以通過(guò)最有效的方式讓其獲得自己想要的檔案，從而讓檔案管理人員更好的進(jìn)行管理檔案。

綜上所述，隨著新課標(biāo)的不斷深入，在現(xiàn)階段的高職院校文書(shū)檔案管理中，很多管理人員都逐漸意識(shí)到傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求，所以高職院校文書(shū)檔案的工作人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，在傳統(tǒng)的管理模式中逐漸的引進(jìn)數(shù)字化管理，通過(guò)信息技術(shù)來(lái)實(shí)行高職院校文書(shū)檔案職責(zé)。只有這樣才能讓提高自身的管理水平，同時(shí)也讓高職院校文書(shū)檔案更永久的保存下來(lái)，給高職院校日后的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。