信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新探究

王倩

摘 要：近些年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展與進步，信息時代與人工智能也逐漸興起，各行各業(yè)都在向數(shù)字化方向上發(fā)展。步入了信息時代，給我們的生活的方方面面都帶來了巨大的變化。并且隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息時代正在以多元的承載方式改變著世界。檔案的管理工作也隨著信息時代的來臨發(fā)生了巨大的變化。文章將主要針對信息時代的檔案管理工作進行探討，并對檔案管理工作進行創(chuàng)新性研究。

關(guān)鍵詞：信息時代 檔案 管理 創(chuàng)新 探究

一、信息時代檔案管理工作的重要性分析

隨著時代的發(fā)展，信息時代檔案管理工作的內(nèi)容也在逐漸的增多，檔案管理的工作也在逐漸深化。與此同時，隨著信息時代檔案管理工作的內(nèi)涵以及業(yè)務(wù)內(nèi)容的不斷豐富，需要我們適應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，利用新技術(shù)、新方法去開展檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理主要使用的紙質(zhì)、電子文檔以及圖片和視頻等主要的信息載體。隨著時代的不斷發(fā)展，越來越多的信息需要存儲，而顯然傳統(tǒng)的檔案存儲方式是難以適應(yīng)時代發(fā)展的，為此，需要信息時代檔案管理，促進檔案管理朝著智能化以及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，進而為企業(yè)提取有效、有價值的信息奠定基礎(chǔ)。

隨著信息時代檔案管理工作模式的更新變化，檔案的科學(xué)化管理已經(jīng)具備足夠的條件。與此同時，如何利用計算機技術(shù)對檔案進行科學(xué)化的管理也成為信息時代檔案管理的重要內(nèi)容。信息時代檔案管理工作也是適應(yīng)我國現(xiàn)階段經(jīng)濟發(fā)展形勢的?？梢源龠M我國檔案管理工作的理念不斷更新，讓管理人員勇于創(chuàng)造和嘗試新型的檔案管理手段。

二、信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新研究

（一）增強管理人員管理理念，完善檔案資料

在信息化時代，檔案管理人員需要提升自身對檔案管理的重視，這是做好檔案管理的關(guān)鍵性前提。為此，進行檔案管理的人員需要積極主動的匯報和宣傳文書檔案工作，加深對檔案管理工作的認(rèn)識。與此同時，檔案管理人員也需要不斷的學(xué)習(xí)檔案管理的新知識、新技能，及時的更新自身的檔案管理知識系統(tǒng)，提升檔自身的綜合管理素質(zhì)，進而為檔案管理提供更加全方位的服務(wù)。

此外，對資料的收集是檔案管理的基礎(chǔ)工作內(nèi)容之一，也是檔案整理的根本工作內(nèi)容。為此，檔案管理人員需要將材料進行立卷歸檔，提高自身的責(zé)任意識，實現(xiàn)檔案工作的系統(tǒng)化。最好的方法就是制定系統(tǒng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，對收發(fā)的文件及時清楚的記錄，確保材料的完整性。此外，制定標(biāo)準(zhǔn)也有利于檔案管理人員對資料進行復(fù)查，和綜合的分析與整理。進而充分發(fā)揮檔案的信息化管理功能，豐富檔案資源的管理方式，明確在不同時期的工作重點，從而為檔案的管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）加快檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)信息化管理

在傳統(tǒng)的檔案管理中，存在資料眾多，工作量大等問題。甚至存在著手工檢索等檔案的檢索方式。為此，需要加快檔案管理的信息化進程，讓檔案管理工作變得更加的高效化。與此同時，需要加大對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，或者組織管理人員進行繼續(xù)教育，不斷提升管理人員的專業(yè)化水準(zhǔn)，不斷優(yōu)化管理人員自身的知識結(jié)構(gòu)。只有讓相關(guān)的工作人員更加適應(yīng)檔案的管理工作，才能讓檔案的管理工作高效化。此外，在檔案的信息化建設(shè)過程中還需要企業(yè)加大資金投入，加大對檔案的軟件開發(fā)與利用，不斷對檔案的檢索工具的進行技術(shù)升級，讓檔案的檢索變得更加的高效、方便，更加適應(yīng)時代的發(fā)展的步伐。

（三）完善信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施，對檔案進行數(shù)字化管理

檔案管理部門需要加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，逐步提高檔案管理的硬件設(shè)施。檔案管理人員也要深刻的認(rèn)識到檔案的根本目的是為了企業(yè)提供服務(wù)，要認(rèn)真的進行資料的整理，樹立服務(wù)意識，完善服務(wù)功能 ，從而發(fā)揮出檔案的有效價值。鑒于此，需要為管理人員提供更加優(yōu)質(zhì)的決策服務(wù)，提升檔案的管理水平，讓企業(yè)的檔案管理更加符合時代的發(fā)展趨勢。但是，這其中最為重要的還是要強化檔案管理的硬件設(shè)施，才能實現(xiàn)對檔案的信息化管理，讓檔案管理變得更加的標(biāo)準(zhǔn)化和具體化，助力企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，為我國的經(jīng)濟發(fā)展增添活力。

除此之外，需要對信息時代的檔案進行數(shù)字化的管理。數(shù)字化的管理可以實現(xiàn)檔案之間的對接，讓檔案的管理工作變得更加規(guī)范化，也使得檔案管理的流程變得清晰可見。與此同時，還可以實現(xiàn)對檔案的及時保存，對檔案資料全方位覆蓋。可以實現(xiàn)對海量信息的有效處理，充分實現(xiàn)信息的共享價值，提高數(shù)字化檔案管理的水平。

（四）擴展檔案管理范圍

可以在發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)的同時，興辦服務(wù)實體，進而加強檔案管理的橫縱聯(lián)合，實現(xiàn)檔案資源的共享，并創(chuàng)建有效的反饋機制，逐步改善檔案信息的利用方式。在信息化的時代，檔案管理不僅僅是單純的對檔案信息進行保管，還應(yīng)該做檔案信息的提供者，檔案管理部門不僅僅是單純的保管機構(gòu)，應(yīng)該是信息資源的聚集中心。因此，應(yīng)該在日常服務(wù)的基礎(chǔ)上為企業(yè)提供社會化的檔案管理工作，創(chuàng)建以檔案信息的搜集、加工等為主的工作實體，將工作中積累的資料和知識全部進行收集與保存，建立一個完善的信息共享系統(tǒng)，充分的發(fā)揮出信息網(wǎng)絡(luò)化的作用。與此同時，需要創(chuàng)建有效的反饋機制，逐步改善檔案的信息利用方式。通過有效的信息反饋機制將檔案信息對檔案信息管理工作進行分析與總結(jié)，促進檔案管理更加科學(xué)合理。也可以通過反饋機制了解到現(xiàn)階段檔案管理存在的主要問題，然后及時的彌補檔案管理工作中的不足。

（五）創(chuàng)建電子檔案數(shù)據(jù)中心

隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟的發(fā)展以及信息時代檔案管理的發(fā)展，檔案管理部門與各個單位的信息管理部門應(yīng)該相互配合，共同創(chuàng)建“電子檔案數(shù)據(jù)中心”，將各個部門的信息檔案進行統(tǒng)一化的管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息以及檔案管理資源的共享，努力的將收集到的數(shù)據(jù)和信息及時的進行電子化，實現(xiàn)在線檔案的信息化檢索，為用戶提供方便和快捷的服務(wù)。 信息化時代網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)改變了我們的生活方式和工作方式，給人們 的工作和生活帶來了一定的影響，讓人們越來越注重信息的時效性。為此，需要積極的開展在線服務(wù)，通過軟硬件技術(shù)手段即使準(zhǔn)確的提供檔案信息，提高檔案管理的服務(wù)水平。

三、結(jié)束語

綜上所述，隨著信息化不斷發(fā)展，我國的檔案管理要求也在變得逐漸嚴(yán)格。鑒于此，需要在信息化時代的發(fā)展背景下，不斷加強檔案管理工作的創(chuàng)新性研究。需要增強管理人員管理理念，完善檔案資料、加快檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)信息化管理、不斷完善信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施，對檔案進行數(shù)字化管理并逐步擴展檔案管理范圍等多種措施，促進檔案管理的全面化、科學(xué)化、數(shù)字化。讓我國的檔案管理模式更加創(chuàng)新化，緊跟信息時代的發(fā)展步伐。

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